1、秘書需要的技能和素質 1、總經(jīng)理秘書與辦公室行政工作有類似的地方，而且很多工作是相同的，比如內勤、文件處理、檔案管理、來人來電接待等，都有這樣的工作。多想想以前怎么工作的，總結一下以往的經(jīng)驗并且發(fā)揚光大就好。2、總經(jīng)理秘書顧名思義是總經(jīng)理的秘書，也就是總經(jīng)理的日常工作助手，最重要的職責就是為總經(jīng)理服務，從這個意義上來說工作也比較單純，因為只有一個工作核心和重心，那就是圍著總經(jīng)理轉。3、作為秘書，還有一項重要的職責，就是橋梁與紐帶作用，你是總經(jīng)理與其他部門、領導、同事的橋梁與紐帶，要通過你來做到上傳下達、下情上傳，因此要忠實地做好傳聲筒，千萬不能猜測，加入自己的理解和東西，這一點十分重要。4、俗

2、話說：秘書不是官，見官大一級，你所說的一切都代表總經(jīng)理，因此說話做事要慎重，不能信口開河，不懂就問，多與總經(jīng)理溝通。5、既然見官大一級，那么為人處事也是很注意，畢竟秘書不是官，不能有大國沙文主義的思想存在，相反為人應該更謙虛謹慎，以平常心對待其他每一個人，有時候甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人。當然該運用權威的時候也要好好運用。6、好記性不如爛筆頭，隨時準備紙筆，邊聽邊記，不明白的再問再記。7、其他的自己再多想想，多總結，多學習。秘書（公益型）工作描述：秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項： 接聽電話，向電

3、話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話； 收發(fā)與回復日常郵件； 撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告； 會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作； 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔； 接待訪客； 采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。核心競爭力：知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，并有一定的外語基礎。技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使

4、用各種辦公自動化設備，在授權范圍內有一定的預見能力和判斷能力。經(jīng)驗要求：具有一年以上相關職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。 職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。職業(yè)現(xiàn)狀：秘書職業(yè)向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出

5、責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。風險與回報：秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。 據(jù)權威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在50008000元之間的秘書有4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。職業(yè)趨勢：發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書

6、持證上崗。轉型機會：根據(jù)秘書的知識結構和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。個人總結為： 1、必須有更多的付出精神，不能太計較工作時間和個人報酬； 2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系盡可能熟記； 3、要學會擺弄文件，學會擋案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內）過手的文件要迅速知道其去處； 4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的； 5、應酬活動，場合允許要站在老板身邊

7、，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的； 6、學會記錄，只要在場能記錄的一般你就別拉下，說不定什么時候有用； 7、開會一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問及，一般不發(fā)言，但是一定要將會議記錄一定要全面，尤其是重要發(fā)言和會議決議； 8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明； 9、為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需； 10、對其它同事不可有驕嬌之氣； 11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”； 12、不上網(wǎng)做與工作無關的事，也許別的同事可以； 13、手機永遠是振動，網(wǎng)上QQ也不要有唧唧的叫聲； 14、要

8、細心，學會在小事情上為上司補缺，必要時候需要為上司圓場； 15、上司的失誤要適時地提示，溫和地提醒； 16、常規(guī)性的瑣碎事務，妥善處理，必要情況一跟到底，不要讓人有半點不放心； 17、對內外任何場合不議論公司、同事是非； 18、不是上司問及，不議論同事的不好； 19、少喝酒，不能醉； 20、對同事言語不能曖昧，對上司絕對尊重。不和上司短信商討個人問題； 21、穿衣服有工裝最好，不要為了取悅自己穿太性感的衣服； 22、切不可產(chǎn)生辦公室戀情，如有萌芽立即走人； 23、向上司匯報工作或者接受上司安排、指令一定要記得帶上筆記本，好記性不如爛筆頭； 24、上司的任何安排或者指示，一定要在上司說完后，記錄

9、好，沒聽清楚一定要問或者請上司重復一次。 25、事很多，別著急，抓緊辦，慢慢來。 怎樣做個好秘書 身為秘書，在工作中應注意的問題： 1.與上司關系的處理： 秘書地位的特殊性，很多時候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。 體諒上司的勞苦，分擔他的壓力。要觀察細致，盡可能考慮周到。 不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。 不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運作的不滿，所以要選擇好時間場合，才

10、會有助于問題的解決。 不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動幫助、輔佐上司，要有相應的獨立性。 2與工作人員關系協(xié)調： 要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。 要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。 要寬容體諒他人，不強求別人。不同的人能力素質不同，要善待世事。 要勇于承擔責任。這一點很重要，工作中難免有錯誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認錯誤和承擔責任，反而會得到別人的原諒和敬重。 此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了 培養(yǎng)秘書口頭報告能力 秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能

11、力、協(xié)調能力、應變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于： 一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。 二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結果六要素調查了解，構建完善的信息。 三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。 四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調節(jié)器平和，口齒清晰，不

12、卑不亢。 五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。 秘書日常工作程序 起提前到達上班地點 負責本人及領導辦公場所衛(wèi)生清潔 領導文具、茶水準備、家具、物品有序擺放 分拆信件、分送報紙 領導到達時 提示領導本日日程 匯報有關事項 詢問領導本日日程 督辦重要事項，急事急辦 進行正常事務工作 接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復印 來往文件 領導隨 并記錄 并校對 收發(fā)傳真

13、 處理催辦 叫服務 領導臨時交辦的其他任務 下班時間向領導征詢需辦事項 確定是否陪領導或在家加班 檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班 領導發(fā)火時秘書如何對待 人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)脾氣去達到一定的目的。 老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當然也會發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達到一定的工作目的。 發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權威，這一點可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到

14、驗證。不少指揮員在激戰(zhàn)時都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產(chǎn)生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應激效果。假如，老板在指揮工作時，其指令不能對下屬產(chǎn)生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權力越大的人其脾氣往往也就越大。當然，所說的脾氣是指理智控制下的脾氣，超過理智界線的脾氣常常導致相反的效果。 員工在與老板打交道、相處時，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應有的損失。 對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應該以忍讓為上。 特別是當員工在工作上出

15、了差錯，老板為此發(fā)脾氣時，你不僅應該忍耐，而且應主動表示認錯或道歉。因為，事實證明，糾正一個人的錯誤的最好方法，與其說是和風細雨，不如說是適當?shù)匕l(fā)點脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。 因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結教訓。 假如在老板發(fā)脾氣時，你認為自己受到了委屈，也不應該當場頂撞和對抗，同樣應該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個人尊嚴的小事情，你則大可不必與老板斤斤計較。 值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時，能主動向老板表示親近的員工，將會被視為聰明、有理

16、智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質修養(yǎng)。此時，最愚蠢的行為，莫過于當場與老板對抗、頂撞。 當然，地于那些品質惡劣、視員工為奴隸，動輒以發(fā)脾氣來壓服下屬、員工的老板，筆者并不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是綿里藏針。即你可采取比較溫和的態(tài)度，強硬的措辭，向老板表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老板說出一些有份量的話；二是旁敲側擊。即你可以采用借喻、比喻、喑喻的手法，向老板表示反抗。三是針鋒相對。對于低素質的老板，你不必過于忍讓。針鋒相對往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節(jié)，不可隨意擴大矛盾。 秘書寶典十招 1、有些事要想到領導前邊 雖然你要聽領導布置工作，但有

17、些事情，秘書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好秘書。 2、領導布置的工作要提前交卷 如寫材料、搞調查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。 3、注意保密工作 秘書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。 4、負責做領導與他人的溝通工作 當領導與另外領導或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作，使其消氣，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除，

18、別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的。 5、平時多給領導提供資料 領導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。 6、善于聽取領導意見 對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。 7、不要輕易在領導面前告別人的狀 輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內心埋怨秘書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。 8、不向領導提過高的有利于自己的要求 比如機關要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領導為難的。如果辦不成，以后領導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，

19、影響也不好。 9、多到群眾中去 聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。 10、要關心領導的生活 經(jīng)常在領導身旁工作，對領導的飲食、作息時間、身體健康多進行關懷照顧，既體現(xiàn)了關心領導，又反映了同事之情。 秘書工作者知識結構的組成 于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面:基礎知識、專業(yè)知識、相關知識 一、基礎知識 秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。 1. 科學文化知識 基礎知識的基礎，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以