1、股份公司文件管理規(guī)定1總則為了加強公司內部的文件控制和管理，使之既利于提高效率和質量、 又利于安全和保密，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳和上級主管部門的 有關規(guī)定，結合運行實際，特制定本制度。公司文件是生產經營活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的 文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布規(guī)章制度、實施企業(yè)標準、施 行行政措施、請示和答復問題、指導布置和商洽工作、報告情況和交流經驗 的重要工具。文件管理總的原則是：準確、及時、安全。文件處理和文件控制力求 做到規(guī)范化、制度化、科學化。技術文件、管理文件的控制 ，具體按TS “文 件控制程序”執(zhí)行。公司總經理辦公室文秘人員負責公文處理工作。

2、文秘人員應當忠于職 守，廉潔正派，具備有關專業(yè)知識。公司職能部門要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調查研究、實事求是和認 真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手 段，努力提高公文處理工作效率和質量。行文要少而精、注重效用。在公文處理過程中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關規(guī)定，確保國家和企業(yè)的機密安全。2文件種類公司文件分為技術文件、管理文件、專用文件。技術文件主要有產品圖樣及設計文件、 工藝文件、工藝裝（設）備文 件、采購文件、檢驗文件等。管理文件主要有職責職能、規(guī)章制度、質量體系文件等。專用文件指在一定的業(yè)務范圍內使用，具有特定文件版頭和處理程 序的公文。文件一般分

3、上行文、平行文、下行文三種。上行文一指對上級機關的請示、報告等。平行文一指同級單位之間聯(lián)系的公函、通報等。下行文一指對下級單位的規(guī)定、 通知、通告、通報、標準、命令等。文件使用范圍凡股份公司職責范圍內的事項，以股份公司行文。分廠、部門、子（分）公司文件：凡各單位職責范圍內的事項，以各 分廠、部門、子（分）公司行文。文件使用文種根據(jù)國家行政機關公文處理辦法的有關規(guī)定，結合公司實際情況，本 公司公文文種主要有：命令適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實施重大強制性行政 措施；獎懲有關人員；撤消下級機關不適當?shù)臎Q定。決定適用于對重要事項或重大行動做出安排。公告、通告“公告”適用于向國內外宣

4、布重要事項，或者法定事項?！巴ǜ妗边m用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。通知適用于批轉下級機關的公文；轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關公文； 發(fā)布規(guī)2章；傳達要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況。報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機 關的詢問。請示適用于向上級機關請求指示、批準。批復適用于答復下級機關請示事項。函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題；向有關主管部門請示批準等。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。3公文格式公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、

5、簽發(fā)人、標 題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關和 時間等部分組成。發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時，主辦機關應當排列在前。秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”、“絕密”、“機 密”公文應當標明份數(shù)序號。3.1.3緊急文件應當分別“特急”、“急件”受控文件應當在文件封面蓋上“受控”字樣，并在“受控”字樣下 方編號。發(fā)文字號，包括機關代號、年號、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機 關發(fā)文字號。上報的公文，應當在首頁注明簽發(fā)人姓名。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外一般不

6、用標 點符號。公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名 稱。成文時間以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導 人的簽發(fā)日期為準。3.10文件應當標注主題詞，主題詞一般應在文件“抄送”欄上方用三號 黑體字打?。ㄅ庞。?。3.2公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）；也可以采用國 際標準人4型（長297毫米、寬210毫米）左側裝訂。4行文規(guī)則公司和分廠、部門、子（分）公司各級的行文關系，應當根據(jù)各自的隸 屬關系和職責范圍確定。根據(jù)職責范圍、隸屬關系和有關公文處理的規(guī)定，行文應遵守下列規(guī) 則：各類文件的編制、校對、審核和會簽必須符合規(guī)定程序，并經公司分管領導或

7、歸口部門負責人審批后才能正式發(fā)布和實施。請示應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關， 應用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。除領導直接交辦的事項外，“請 示”不要直接送給領導者個人。報告中不得夾帶請示事項。職能部門之間未對有關問題協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文， 如擅自行文，公司有權撤消。職能部門在職責范圍內允許以公司名義行文。 分廠、子（分）公司原 則上不得以公司名義行文，但在特殊情況下，可以采取代公司擬稿的辦法， 代公司擬稿的單位領導只能核簽而不能正式簽發(fā)公文。此類公文應由公司領 導簽發(fā)或由有關歸口職能部門領導根據(jù)授權簽發(fā)。5公文辦理公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包

8、括傳遞、簽收、登記、分 發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包 括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀 等程序。需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍 或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查 辦，做到緊急公文及時跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文 定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。草擬公

9、文應當做到：符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確, 篇幅力求簡短。人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文 字號。日期應當寫具體的年、月、日。結構層次序號a通用文件，一般可：第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”， 第四層為“”。b技術文件或“標準”，一般可：第一層為“1”、第二層為“ 1.1”、第三 層為“1.1.1 、第四層為“ 1.1.1.1必須使用國家法定計量單位。用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明 簡稱。公司文件由公司領導簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主 持日常工作的副職領導人簽發(fā)；經授權，有的公司文件可由公司總經理辦公 室主任簽發(fā)。草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝 訂線外書寫。各類文件的發(fā)放，依據(jù)確定的發(fā)放范圍進行，并做好發(fā)放簽收記錄。6公文立卷、歸檔和銷毀公文辦完后應當根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關規(guī)定，及時將 公文定稿、正本和有關材料整理立卷公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要 保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司主要工作情況，以便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷