1、高效會(huì)議系統(tǒng)Wentyle20101014SZX1經(jīng)理人的困惑 每天要開(kāi)很多的會(huì)，有意義的、無(wú)意義的；與工作有關(guān)的、與工作無(wú)關(guān)的； 在某些公司，會(huì)議時(shí)間占了一大半，根本沒(méi)時(shí)間做事，比如工作安排、工作指導(dǎo)與檢查、思考問(wèn)題 議而不決、決而不行、行而無(wú)果的會(huì)議，會(huì)上說(shuō)了，會(huì)后算了 你還遇到了哪些會(huì)議的問(wèn)題？2會(huì)議目的分析和解決問(wèn)題達(dá)成共識(shí)、統(tǒng)一思路溝通手段傳達(dá)資訊決策與資源共享協(xié)調(diào)工作矛盾檢查工作進(jìn)度3課程意義及適用對(duì)象本課程幫助部門經(jīng)理人員系統(tǒng)會(huì)議管理的方法，快速提升本團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和工作效率。適合公司部門經(jīng)理或中層以上管理者4會(huì)議診斷項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)1時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，

2、每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。2地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。3開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。4主持人影響力不夠會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。5參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。6準(zhǔn)備工作不夠充分開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知參會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。7目的和結(jié)果不明確開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。5課程目錄一 會(huì)議組織原則二 職責(zé)三 會(huì)議分類四 會(huì)議準(zhǔn)備五 會(huì)務(wù)執(zhí)行六 會(huì)后監(jiān)督七 會(huì)議

3、管理八 快樂(lè)基金九 工具及支持6一 會(huì)議組織原則布置工作講標(biāo)準(zhǔn)（工作事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)間、進(jìn)度檢查、檢查結(jié)果反饋）。檢查工作問(wèn)過(guò)程（完成過(guò)程匯報(bào)、總結(jié)與檢討）。匯報(bào)工作講結(jié)果（總結(jié)與結(jié)論、評(píng)價(jià)與調(diào)整)。 請(qǐng)示工作講方案（存在問(wèn)題點(diǎn)與建議）。回憶工作講感受（成績(jī)與借鑒、檢討）。拿數(shù)據(jù)說(shuō)話7一 會(huì)議組織原則專題會(huì)議內(nèi)容所涉及的部門，至少有一名負(fù)責(zé)人到會(huì)。對(duì)公司的政策性宣導(dǎo)會(huì)議需公司中層以上干部參與。會(huì)議采取簽到制（語(yǔ)音、視頻以現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)名記錄為準(zhǔn)）。拿記錄說(shuō)話8二 職責(zé)界定主持人會(huì)務(wù)秘書參會(huì)人員稽核與跟進(jìn) IT部門督查組（委員會(huì)）拿權(quán)限說(shuō)話 各司其責(zé)9三 會(huì)議分類會(huì)議按層級(jí)與范圍分公司、部門（本部、

4、部、課、班、組、拉/線）兩級(jí)會(huì)議按性質(zhì)再細(xì)分為例會(huì)、專題會(huì)、緊急會(huì)議，部門不設(shè)專題會(huì)。10三 會(huì)議分類常見(jiàn)例會(huì)：例會(huì)為有固定會(huì)議名稱、召開(kāi)頻率與時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容(主題、議程)、主持人、與會(huì)人員、會(huì)務(wù)秘書等的會(huì)議?？偨?jīng)理工作會(huì)生產(chǎn)（業(yè)務(wù)、技術(shù)）協(xié)調(diào)會(huì)品質(zhì)周/月會(huì)部門周例會(huì)月度工作總結(jié)會(huì)季度工作總結(jié)會(huì)年度工作總結(jié)會(huì)11三 會(huì)議分類常見(jiàn)專題會(huì)：凡因解決公司經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等領(lǐng)域的重要問(wèn)題或事務(wù)，需涉及兩個(gè)以上部門間（不含的兩個(gè)）溝通與協(xié)調(diào)的會(huì)議；原則上只需兩個(gè)部門進(jìn)行溝通的事項(xiàng)，不再單獨(dú)組織會(huì)議。項(xiàng)目評(píng)審會(huì)訂單分析會(huì)關(guān)于打倒小日本的動(dòng)員會(huì)12四 會(huì)議準(zhǔn)備2.是否一定要開(kāi)會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議

5、的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽(tīng)教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單13四 會(huì)議準(zhǔn)備1前期準(zhǔn)備：除緊急會(huì)議外，其它會(huì)議至少提前2小時(shí)（工作時(shí)間）由會(huì)務(wù)秘書將相關(guān)資料及開(kāi)會(huì)通知發(fā)至各與會(huì)人員，以便會(huì)前做好思考與信息收集；未提前通知的非緊急會(huì)議，與會(huì)人員有權(quán)拒絕出席。2通

6、知內(nèi)容：應(yīng)將會(huì)議名稱、具體時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議形式、與會(huì)人員、會(huì)議主題詳細(xì)告知與會(huì)人員；需要與會(huì)人員特別發(fā)言的（需提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)資料、案例分析等），應(yīng)在會(huì)議通知中注明或特別通知；會(huì)議通知可以以郵件方式發(fā)送，但在發(fā)送郵件后應(yīng)電話通知與會(huì)人員。14四 會(huì)議準(zhǔn)備3會(huì)務(wù)應(yīng)于開(kāi)會(huì)前五分鐘準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)及開(kāi)會(huì)時(shí)的演示設(shè)備及相關(guān)資料；各參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前應(yīng)準(zhǔn)備并攜帶好相關(guān)資料。15五 會(huì)務(wù)執(zhí)行1紀(jì)律要求1.1會(huì)議原則上不允許請(qǐng)假，如有特殊情況（緊急任務(wù)或銷假中）須提前報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人批準(zhǔn)，并授權(quán)其職務(wù)代理人參加會(huì)議，否則視同缺席。1.2與會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席，否則分別執(zhí)行20元/次（遲到、早

7、退）和50元/次（缺席）快樂(lè)基金；與會(huì)人員中途有急事離開(kāi)須征得主持人同意。1.3會(huì)議中，與會(huì)人員手機(jī)應(yīng)調(diào)至震動(dòng)或靜音；如因手機(jī)鈴響或接聽(tīng)電話干擾會(huì)議，執(zhí)行20元/次快樂(lè)基金。 16五 會(huì)務(wù)執(zhí)行2發(fā)言規(guī)則2.1主持人右側(cè)第一人為第一發(fā)言人，第一發(fā)言人右側(cè)第一人為第二發(fā)言人，主持人左側(cè)第一人為會(huì)議記錄員（會(huì)務(wù)秘書）；未到自己發(fā)言順序時(shí)，除主持人以外，任何人不得插話；當(dāng)有人發(fā)言時(shí)，其余與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真記錄，在發(fā)言過(guò)程中表述自己觀點(diǎn)，并回復(fù)前面發(fā)言人提出的問(wèn)題；嚴(yán)禁大聲喧嘩，統(tǒng)一聽(tīng)從會(huì)議主持人安排,發(fā)言不得偏離議題或帶有人身攻擊；經(jīng)主持人指出拒不改正的，執(zhí)行50元/次快樂(lè)基金；違反會(huì)議發(fā)言秩序越權(quán)插話/

8、發(fā)言的，執(zhí)行10元/次快樂(lè)基金。17五 會(huì)務(wù)執(zhí)行發(fā)言規(guī)則主持人會(huì)務(wù)秘書2發(fā)言1發(fā)言6發(fā)言7發(fā)言11發(fā)言18五 會(huì)務(wù)執(zhí)行2發(fā)言規(guī)則2.2每人發(fā)言時(shí)間長(zhǎng)短依會(huì)議要求而定，力求言簡(jiǎn)意賅，一般性會(huì)議原則上每次發(fā)言不得超過(guò)3分鐘，總結(jié)性會(huì)議發(fā)言人不得超過(guò)5分鐘；超出發(fā)言時(shí)間，對(duì)發(fā)言人執(zhí)行1元/分鐘/與會(huì)人次快樂(lè)基金激勵(lì)。2.3每次會(huì)議結(jié)束前由主持人預(yù)留3-5分鐘討論時(shí)間對(duì)有爭(zhēng)議的事項(xiàng)進(jìn)行討論；并在會(huì)議結(jié)束前總結(jié)和確認(rèn)會(huì)議所安排之工作事項(xiàng)（需有執(zhí)行事項(xiàng)、具體責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間）。19五 會(huì)務(wù)執(zhí)行3組織要求3.1會(huì)議原則上按既定的時(shí)間召開(kāi)，如遇特殊情況，經(jīng)會(huì)議主持人決定，由會(huì)務(wù)提前10分鐘將推遲信息

9、及調(diào)整后具體的召開(kāi)時(shí)間（或取消信息）通知與會(huì)人員；因主持人掌控不力導(dǎo)致會(huì)議延時(shí)，對(duì)會(huì)議主持人執(zhí)行1元/分鐘/與會(huì)人次快樂(lè)基金激勵(lì)。20五 會(huì)務(wù)執(zhí)行3組織要求3.2避免懸而不決：屬與會(huì)人員權(quán)責(zé)內(nèi)事務(wù)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)解決，以會(huì)議結(jié)果（會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議決議）的共享來(lái)關(guān)閉問(wèn)題點(diǎn)；權(quán)責(zé)內(nèi)無(wú)法決策的（如資源問(wèn)題、權(quán)限問(wèn)題），主持人也應(yīng)在會(huì)議中明確解決思路，并依此落實(shí)推進(jìn)責(zé)任人，并擬制完成時(shí)間、安排任務(wù)的追蹤與稽核人，以確保會(huì)中的布置事項(xiàng)在會(huì)后得到落實(shí)。21五 會(huì)務(wù)執(zhí)行3組織要求3.3避免決而不行：與會(huì)人員于會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)將會(huì)議精神傳達(dá)或上報(bào)至部門相關(guān)人員（主持人對(duì)此有特別要求的，依主持人要求），會(huì)議主持人應(yīng)指導(dǎo)

10、會(huì)務(wù)秘書（記錄員）于會(huì)議結(jié)束后4小時(shí)（0.5個(gè)工作日）內(nèi)將會(huì)議決議或會(huì)議紀(jì)要發(fā)至與會(huì)人員和相關(guān)部門。如涉及工作布置的會(huì)議，會(huì)后相關(guān)人員應(yīng)按會(huì)議中確定的進(jìn)度如期完成，不事先提出困難并獲得會(huì)議主持人同意（同時(shí)知會(huì)稽核、跟進(jìn)人）、又不如期完成的，視為怠于完成工作。22六 會(huì)后監(jiān)督1、會(huì)議相關(guān)人員（主持人、組織者、與會(huì)人員、記錄員、會(huì)議中落實(shí)的工作事務(wù)負(fù)責(zé)人）應(yīng)按本規(guī)定履行職責(zé)，否則視為怠于履行工作，視情節(jié)輕重執(zhí)行50-200元快樂(lè)基金。代理人怠職責(zé)任由授權(quán)人承擔(dān)；未傳答造成的怠職責(zé)任由傳答人承擔(dān)。2、例會(huì)中有涉及工作任務(wù)分配的，議程中必須設(shè)置“上次會(huì)議布置事項(xiàng)進(jìn)度通報(bào)”環(huán)節(jié)；例會(huì)中涉及工作計(jì)劃的，議

11、程中必須設(shè)置“上期計(jì)劃的達(dá)成情況通報(bào)”環(huán)節(jié)；通報(bào)未能如期達(dá)成的事項(xiàng)，根據(jù)當(dāng)次會(huì)議要求對(duì)責(zé)任人執(zhí)行50-200元快樂(lè)基金激勵(lì)；若再次怠于完成的，執(zhí)行加倍快樂(lè)基金激勵(lì)。23七 會(huì)議管理1各項(xiàng)會(huì)議通知應(yīng)抄送公司督查組全體成員，會(huì)議執(zhí)行結(jié)果以督查組是否收到該次會(huì)議記錄為準(zhǔn)。2公司督查組負(fù)責(zé)檢查各次會(huì)議執(zhí)行情況，包括但不限于對(duì)會(huì)議主持人、參會(huì)人員的抽查、訪談，并根據(jù)督查結(jié)果提報(bào)激勵(lì)建議。3各級(jí)例會(huì)排程時(shí)間由人事行政部確認(rèn)通報(bào)，因會(huì)議時(shí)間、場(chǎng)地導(dǎo)致的沖突，由人事行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。24七 會(huì)議管理4人事行政部匯總公司各級(jí)會(huì)議時(shí)間，協(xié)調(diào)會(huì)議場(chǎng)館，并將各會(huì)議時(shí)間安排表張貼于各會(huì)議室門上，會(huì)議排程表每季度更新一次（如有重大調(diào)整，應(yīng)及時(shí)更新）。5每次會(huì)議進(jìn)行前，會(huì)務(wù)秘書應(yīng)將會(huì)議室門外的使用牌掛出，明確會(huì)議室使用中，以免他人打擾；當(dāng)會(huì)議室門處于關(guān)閉狀態(tài)時(shí)，進(jìn)入會(huì)議室前應(yīng)注意會(huì)議使用牌和會(huì)議排程表，確認(rèn)是否應(yīng)該進(jìn)入。25八 快樂(lè)基金快樂(lè)基金作為一種激勵(lì)的形式存在于公司管理過(guò)程中，可以有不同的名字，原則上以公司、部門為單位設(shè)立。 取之于民，用之于