1、南京審計大學(xué)金審學(xué)院檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求總體目標(biāo)為了進(jìn)一步提高金審學(xué)院檔案管理工作水平，提升工作效率。為學(xué)院管理、決策提供有效的依據(jù)。整體要求（1）系統(tǒng)總體要求和功能要求須滿足檔辦發(fā)20173號國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)的通知的要求。（2）系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)； （3）前端支持HTML5等較新技術(shù)，支持各類主流瀏覽器，如IE、Chrome、火狐、Edge、360瀏覽器等；（4）支持x86構(gòu)架服務(wù)器。（5）數(shù)據(jù)庫根據(jù)事務(wù)處理、數(shù)據(jù)長期保存、檢索利用等業(yè)務(wù)的不同需求，須支持oralce、mysql、SQLServer等數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫需支持分布式部署。（6）系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)保證實時完成大容量數(shù)據(jù)處理的時效性；

2、同時在處理大運算量業(yè)務(wù)時，保證系統(tǒng)其他業(yè)務(wù)運行不受影響，不降低運行效率。（7）保證實現(xiàn)大用戶量的并發(fā)處理和高效的網(wǎng)頁瀏覽速度，支持并發(fā)數(shù)不少于100個，千萬級目錄數(shù)據(jù)檢索響應(yīng)時間不超過5秒，全文檢索響應(yīng)時間不超過20秒。（8）系統(tǒng)應(yīng)確保關(guān)鍵業(yè)務(wù)的連續(xù)不間斷運作和對非正常情況的可靠處理。具體功能要求檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案室內(nèi)各種介質(zhì)檔案的移交接收、分類編目、長期保存、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等功能，有效支撐檔案管理員和利用人員順利完成各項工作。系統(tǒng)應(yīng)包括（但不限于）檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊、全文檢索模塊、OCR識別模塊、電子文件管理模塊等?；竟δ芤娤卤砻枋觥９δ芄δ苷f明檔案收集支持條目信息的快速著錄，提

3、供卡片式著錄，表格式著錄等多種著錄方式，滿足單位不同層面檔案管理人員進(jìn)行操作。支持檔案條目信息的登記、修改、查詢等功能。系統(tǒng)支持著錄數(shù)據(jù)自動檢測，規(guī)范著錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)審核。支持電子全文掃描掛接功能并建立起條目信息和電子全文之間的關(guān)聯(lián)。支持自動對掛接的電子文件進(jìn)行后期處理：生成預(yù)覽文件（進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換并根據(jù)需要添加水?。?、抽取正文內(nèi)容并建立索引。支持Excel格式數(shù)據(jù)導(dǎo)入，在表格導(dǎo)入的過程中，系統(tǒng)支持進(jìn)行完整性、有效性的檢查，并支持批量修改。系統(tǒng)支持同時批量上傳文件夾，并自動抓取文件夾名、文件名、文件等信息后批量自動生成著錄條目。支持壓縮包進(jìn)行批量上傳，能夠根據(jù)文件夾進(jìn)行自動組卷，系統(tǒng)中支持1個文件

4、夾為1卷，每一個文件為一件進(jìn)行組卷，并自動抓取文件夾名、文件名等信息后批量自動生成著錄條目，自動將文件與條目進(jìn)行掛接。對已經(jīng)完成掃描的電子文件，系統(tǒng)支持將本地文件批量上傳到系統(tǒng)中，且支持?jǐn)帱c續(xù)傳。將服務(wù)器上的某個文件夾下的所有文件批量與條目進(jìn)行掛接。檔案整理支持一文一件、傳統(tǒng)立卷兩種方式的檔案管理以及對所著錄的條目進(jìn)行分類調(diào)整等操作。支持檔案條目信息的登記、修改、查詢等功能。支持對已完成組卷的數(shù)據(jù)進(jìn)行拆卷、重組卷的功能。能根據(jù)預(yù)先定義檔案檔號規(guī)則自動生成檔號，并能由用戶自主修改和重排序，支持卷內(nèi)檔號重排，保存時有防重號校驗功能。導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)文件，數(shù)據(jù)文件格式包括：xml文件、Excel文件。將

5、系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到外部數(shù)據(jù)文件，格式包括xml文件、Excel文件。系統(tǒng)自帶數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換功能，可以把 DOC、PPT、JPG、TIFF 等格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成 PDF 格式。支持批量修改檔案條目的字段信息。刪除后的檔案數(shù)據(jù)可以在“回收站”查看，可以對回收站的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)、查詢、刪除、清空回收站等操作。（1）檔案管理系統(tǒng)通過歸檔流程實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)；（2）在歸檔過程中可選擇是否更改檔號和直接歸檔；（3）支持檔案數(shù)據(jù)移交、接受、退回流程管理。（4）系統(tǒng)采用工作流技術(shù)用戶可自定義各種審批流程。（1）支持檔案目錄信息的關(guān)鍵字查詢、目錄樹分類查詢、跨字段模糊查詢；（2）支持案卷封面、脊背、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔

6、文件目錄、備考表等檔案目錄報表自動生成打??；（3）支持檔案目錄報表Excel格式轉(zhuǎn)出；（4）系統(tǒng)采用自定義報表技術(shù)用戶可根據(jù)需要自定義報表。檔案整理完畢后，支持立卷部門打印當(dāng)前批次“移交清單”，可自定義移交清單樣式，以便在實體移交時進(jìn)行正常的歸檔交接手續(xù)。系統(tǒng)提供遮擋打印控件在打印時當(dāng)所需信息是文件一頁當(dāng)中的一部分時，可打印待定區(qū)域，實現(xiàn)區(qū)域打印。當(dāng)所需信息需要遮擋文件一頁當(dāng)中的一部分時，可實現(xiàn)遮擋打印。長期保存系統(tǒng)對已錄入并且進(jìn)行分類整理后的檔案進(jìn)行存儲。對檔案數(shù)據(jù)定期備份?？梢栽O(shè)置檔案庫的操作權(quán)限，管理員可以對檔案庫中的內(nèi)容進(jìn)行增刪改查，其余人員無查看權(quán)限。根據(jù)檔案管理人員所列條件，查詢到

7、期應(yīng)銷毀的檔案，系統(tǒng)可自動輸出銷毀清冊，經(jīng)過審批后，可對實體進(jìn)行銷毀，同時系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)做同步更新；支持對檔案的損壞、丟失、找回進(jìn)行登記。用于檔案室的電子文件長期保存，作為立檔單位與檔案室之間的數(shù)據(jù)交換格式。對電子全文進(jìn)行“四性”檢查，確保在整個管理的過程中，電子文件未篡改，未遺失，未損壞，保證檔案數(shù)據(jù)的永久保存。數(shù)字簽名用于確認(rèn)文件的完整性、驗證發(fā)送者的身份和文件的來源。系統(tǒng)對所有正式進(jìn)入檔案庫電子文件進(jìn)行數(shù)字簽名。檔案利用對借閱人、借出檔案信息、借閱審批記錄進(jìn)行記錄。對檔案借閱申請進(jìn)行審批檔案實物借閱待取信息室內(nèi)借閱登記支持用戶直接輸入關(guān)鍵字進(jìn)行跨檔案類型、跨字段的檔案信息的檢索。系統(tǒng)支持用

8、戶對檢索結(jié)果的二次檢索。系統(tǒng)支持用戶自行設(shè)定檢索字段，進(jìn)行檔案信息的檢索，例如有用戶習(xí)慣使用保管期限進(jìn)行檢索，有用戶習(xí)慣使用題名進(jìn)行檢索。系統(tǒng)支持用戶自行通過邏輯運算符組合檢索字段，進(jìn)行檔案信息的檢索。系統(tǒng)支持對上傳的掃描文件、PDF文件等進(jìn)行OCR識別，方便用戶在檢索時可對全文內(nèi)容進(jìn)行檢索。系統(tǒng)支持用戶進(jìn)行同義詞定義檢索。能對檔案照片中指定的人物進(jìn)行批量自動人臉識別。系統(tǒng)支持上傳圖片，在系統(tǒng)中自動對相似照片進(jìn)行檢索。系統(tǒng)利用全文檢索進(jìn)行檢索，能夠?qū)斎氲年P(guān)鍵詞進(jìn)行語義分析展示相近的關(guān)鍵詞提供用戶選擇查詢。以檔案信息資源為數(shù)據(jù)倉庫，集素材搜集、編目、撰寫、審核、發(fā)布等功能于一體，可以實現(xiàn)對檔案

9、資源素材的管理，并通過專題的編撰整理，自動生成可供展示的編研成果。可查看編研成果且可提供第三方系統(tǒng)查看、抽取功能。支持存儲編研稿，可對已編研但未發(fā)布的編研稿進(jìn)行修改。系統(tǒng)支持可以在瀏覽原文的同時進(jìn)行編研，瀏覽原文窗口右側(cè)展示編輯框，用戶可以將原文中的文字、圖片等直接復(fù)制到編輯框進(jìn)行編輯。檔案統(tǒng)計按照國家檔案局制定的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報標(biāo)準(zhǔn)，年報管理模塊主要是對本單位及下屬單位的年報進(jìn)行管理，包含添加、編輯、刪除年報，對本單位及下屬單位的年報進(jìn)行年報匯總，支持年報利用情況的自動統(tǒng)計以及室藏數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，支持接收與上報功能。系統(tǒng)支持對平臺中不同卷宗下的所有檔案數(shù)據(jù)根據(jù)不同特征進(jìn)行統(tǒng)計，如保管期限，密

10、級，檔案類型，年度等。系統(tǒng)支持對平臺中檔案利用人次進(jìn)行統(tǒng)計，支持對數(shù)字檔案資源的利用情況包括借閱次數(shù)、瀏覽次數(shù)、下載次數(shù)、打印次數(shù)、條目著錄、條目刪除、掛接原文等詳細(xì)檔案利用信息進(jìn)行檢索及匯總。輔助了解數(shù)字檔案資源利用的人群分布、對象特點、目的情況。支持通過利用人、利用的檔案條目、利用的檔案庫類型等統(tǒng)計口徑進(jìn)行匯總。系統(tǒng)支持對各個人員檔案歸檔情況、錄入情況等相關(guān)的工作量進(jìn)行統(tǒng)計及對統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行發(fā)放。收集進(jìn)庫統(tǒng)計、歸檔部門進(jìn)庫統(tǒng)計、按檔案類型統(tǒng)計。實物借閱統(tǒng)計、電子借閱統(tǒng)計、遠(yuǎn)程借閱統(tǒng)計，統(tǒng)計檔案的借閱記錄、借閱數(shù)量、借閱件數(shù)。對已錄入檔案的查看次數(shù)形成記錄并進(jìn)行統(tǒng)計。對檔案人員資質(zhì)、檔案庫藏、

11、設(shè)備進(jìn)行手動統(tǒng)計。統(tǒng)計用戶使用歸檔范圍功能的次數(shù)。定期對檔案庫中以存儲文件進(jìn)行掃描，統(tǒng)計檔案系統(tǒng)中檔案的異常情況，如文件丟失、文件被篡改等。系統(tǒng)每天會定時觸發(fā)檢測文件任務(wù)，如文件有異常則記錄在此統(tǒng)計頁面中。動態(tài)報表、可跨全宗跨檔案類型統(tǒng)計、支持多種方式的統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果導(dǎo)出、打印，統(tǒng)計報表以圖形方式顯示。支持多維度查詢、統(tǒng)計，覆蓋所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計。檔案系統(tǒng)設(shè)置庫表字段管理。提供了檔案的分類管理功能，系統(tǒng)支持檔案按組織樹進(jìn)行分類。不同的組織下面可以單獨設(shè)置各自組織的案卷和案卷內(nèi)數(shù)據(jù)。默認(rèn)字段配置。支持設(shè)置案卷錄入模板和案卷內(nèi)數(shù)據(jù)的錄入模板。配置歸檔流程目標(biāo)庫。設(shè)置主題詞。系統(tǒng)會對檔案條目自動進(jìn)行主

12、題詞標(biāo)引。角色權(quán)限配置。管理系統(tǒng)中的角色，提供添加、編輯、刪除、檢索、角色權(quán)限設(shè)置和數(shù)據(jù)級權(quán)限設(shè)置。用戶信息管理。管理系統(tǒng)中的用戶，提供添加、編輯、刪除、搜索用戶功能，以及初始化用戶密碼。系統(tǒng)菜單權(quán)限修改。實現(xiàn)對系統(tǒng)菜單增加和維護(hù)，可添加頂級菜單、添加子集菜單，也可以修改系統(tǒng)菜單名稱和刪除菜單，對菜單功能資源設(shè)置。分配檔案借閱審批權(quán)限?？梢詫n案庫下每個節(jié)點設(shè)置借閱審核人。分配檔案歸檔權(quán)限?？梢詫γ總€檔案庫節(jié)點下設(shè)置歸檔審核人。分配檔案銷毀權(quán)限?？梢詫n案銷毀環(huán)節(jié)設(shè)置審核人?？梢栽O(shè)置角色對各類庫節(jié)點中檔案數(shù)據(jù)字段的讀寫權(quán)限。查看用戶登錄日志查看檔案庫操作日志查看檔號修改日志查看OCR識別異常記

13、錄全文索引建立可以配置某個關(guān)鍵字的同義詞，在全文檢索時，搜索某個關(guān)鍵字時，這個關(guān)鍵字的同義詞也能被搜索出來。數(shù)據(jù)詞典的代碼管理設(shè)定各庫歸檔范圍。可以指定某個庫中檔案數(shù)據(jù)部分字段的初始值，并支持特定的角色。角色在新增檔案數(shù)據(jù)時，可將部分字段值直接設(shè)置為此處配置的值，無需重再手動輸入。配置第三方數(shù)據(jù)源備份檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)封裝生成密鑰數(shù)據(jù)簽名頒發(fā)證書配置打印報表模板檔案系統(tǒng)接口配置 配置FTP從第三方數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)培訓(xùn)要求要求供應(yīng)商對用戶進(jìn)行全面的技術(shù)培訓(xùn)，使用戶能夠了解和熟悉整個系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及其功能，掌握系統(tǒng)安裝、檢測、日常維護(hù)和排除故障的基本技術(shù)和技巧，能夠獨立維護(hù)系統(tǒng)運行的軟硬件支撐環(huán)境，熟練的使用綜合檔案管理與利用系統(tǒng)，獨立進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的管理工作。主要包括以下三個方面的培訓(xùn)：系統(tǒng)運行維護(hù)培訓(xùn)：主要面向相關(guān)技術(shù)人員，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)軟硬件環(huán)境、系統(tǒng)安裝與部署、系統(tǒng)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)配置功能、系統(tǒng)運行監(jiān)