1、大學(xué)基建處基建檔案管理辦法為了進(jìn)一步規(guī)范我?；n案管理工作，全面、及時(shí)收集基建文 件材料，確保基建檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，發(fā)揮基建檔案在 學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我?；ü?作實(shí)際，特制定本辦法。一、基建檔案的定義本辦法所稱(chēng)基建檔案是指在基建處工作過(guò)程中形成、與基建工 程項(xiàng)目相關(guān)、具有保存價(jià)值的文件，包括文字、圖紙、聲像等不同形 式與載體的文件材料。二、基建檔案管理的原則（一）統(tǒng)一性原則?；n案由綜合科專(zhuān)人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng) 一管理，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（二）完整性原則。基建檔案應(yīng)該全面反映基建項(xiàng)目從申請(qǐng)立項(xiàng) 到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，

2、保證檔案的完整。（三）準(zhǔn)確性原則?；n案歸檔前應(yīng)認(rèn)真審核，保證基建檔案 的準(zhǔn)確。（四）系統(tǒng)性原則?；n案應(yīng)按不同類(lèi)別及時(shí)收集、整理、歸 檔，便于管理和使用。（五）安全性原則。基建檔案必須妥善保管，有完整的查閱與借閱制度，以確保檔案的安全。（六）有效利用原則?；n案應(yīng)該得到充分、有效的利用，發(fā)揮其在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的應(yīng)有作用。三、基建檔案的歸檔范圍（一）基建項(xiàng)目前期文件.決策立項(xiàng)文件。包括項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)；可行性研究報(bào)告批復(fù); 項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告；環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告；設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)。.建設(shè)用地、征地、拆遷文件。包括征占用地的相關(guān)文件；規(guī)劃 意見(jiàn)書(shū)及附圖；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件、附圖；國(guó)有

3、土地使用證； 國(guó)有土地使用權(quán)出讓交易文件等。.勘察、測(cè)繪及設(shè)計(jì)文件。包括工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告； 建筑用地釘樁通知單；驗(yàn)線合格文件等；設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)；審定設(shè)計(jì)方案 通知書(shū)；初步設(shè)計(jì)圖紙及說(shuō)明；施工圖設(shè)計(jì)及說(shuō)明；設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)；消 防設(shè)計(jì)審核意見(jiàn)；施工圖審查通知書(shū)；各階段設(shè)計(jì)圖紙等。.招投標(biāo)文件及合同。包括勘察招投標(biāo)文件及合同；設(shè)計(jì)招投標(biāo) 文件及合同。.工程開(kāi)工文件。包括年度施工任務(wù)批準(zhǔn)文件；修改工程施工圖 紙通知書(shū)；建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖；建設(shè)工程施工許可證； 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等。.商務(wù)文件。包括工程投資估算文件；工程設(shè)計(jì)概算；施工圖預(yù) 算；施工預(yù)算；建設(shè)工程概況等。（二）項(xiàng)目竣工文件.施

4、工文件。包括工程管理與驗(yàn)收文件；施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄；施工記錄；施工試驗(yàn)記錄;施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄；施工招投標(biāo)文件及合同等。.室外工程文件。包括規(guī)劃紅線以?xún)?nèi)的道路、路燈、綠化及地下 各種管線工程的隱檢、洽商、施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收等文件。.竣工圖。包括工藝平面布置圖等竣工圖；建筑竣工圖、幕墻竣 工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；建筑給水、排水與采暖竣工圖；燃?xì)饪⒐D；建 筑電氣竣工圖；智能建筑竣工圖；通風(fēng)與空調(diào)竣工圖；地上部分的道 路、綠化、庭院照明、噴泉噴灌等竣工圖；地下部分的各種市政、電 力、電信管線等竣工圖。.監(jiān)理文件。包括監(jiān)理管理資料；監(jiān)理工作記錄；監(jiān)理驗(yàn)收文件; 工程變更單

5、；監(jiān)理招投標(biāo)文件及合同等其他資料。.其他文件。包括合同約定由學(xué)校采購(gòu)的材料、構(gòu)配件和設(shè)備的 質(zhì)量證明文件及進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)文件；工程竣工總結(jié)；工程未開(kāi)工前的原貌、 竣工新貌照片；工程檔案移交文件等。（三）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收及備案文件等。包括建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表、工程竣 工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；規(guī)劃、消防、環(huán)保等部門(mén)的準(zhǔn)許使用文件；房屋建筑工 程質(zhì)量保修書(shū)；住宅質(zhì)量保證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)；建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合 格文件；工程審計(jì)文件、材料、決算報(bào)告；工程開(kāi)工、施工、竣工的 錄音錄像資料；建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)等。、基建檔案管理分工（一）綜合科負(fù)責(zé)基建檔案的統(tǒng)一管理，督促計(jì)劃科、工程科及 時(shí)報(bào)送收集到的基建文件材

6、料，在進(jìn)行審核、整理后報(bào)學(xué)校檔案館正 式歸檔。（二）計(jì)劃科負(fù)責(zé)基建工程項(xiàng)目前期文件材料的收集并移交給 綜合科管理。（三）工程科派出的甲方代表負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督基建工程項(xiàng)目施工、 監(jiān)理、竣工等文件材料的收集、整理工作，在工程竣工驗(yàn)收前組織竣 工檔案的預(yù)驗(yàn)收，按時(shí)向北京市城建檔案館報(bào)送竣工檔案，辦理基建 檔案?jìng)浒甘掷m(xù)，向綜合科移交文件材料并協(xié)助向?qū)W校檔案館歸檔。五、基建檔案的收集、整理與歸檔（一）基建檔案的收集.基建檔案的收集工作，應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，在簽訂項(xiàng)目合 同時(shí)，要將對(duì)竣工檔案的要求納入合同中，并作為工程驗(yàn)收時(shí)的依據(jù) 之一。.在建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)階段要重視文件材料的存在價(jià)值，如：文字 材料要有主要

7、負(fù)責(zé)人簽字，以單位名義形成的文件要加蓋公章，圖紙 標(biāo)簽欄不得有漏簽等。.計(jì)劃科、工程科在建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料原件要 及時(shí)移交綜合科。計(jì)劃科在取得工程前期文件資料后應(yīng)立即移交給綜 合科；工程科派出的甲方代表應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后及時(shí)整理各種 文件材料，在三個(gè)月內(nèi)向綜合科移交。.工作人員發(fā)生崗位變動(dòng)時(shí)，必須首先辦理檔案清理和移交手續(xù)，任何人不得私自留存應(yīng)該歸檔的文件材料原件。（二）基建檔案的整理.綜合科應(yīng)及時(shí)對(duì)各階段形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。.綜合科應(yīng)按照基建檔案的歸檔范圍，認(rèn)真整理、篩選各項(xiàng)文件 材料，保持文件材料之間內(nèi)在的客觀的有機(jī)聯(lián)系。.按照學(xué)校要求做好歸檔前的清理編目、裝訂、立

8、卷等工作。（三）基建檔案的歸檔.歸檔的基建檔案應(yīng)為與檔案目錄完全一致的一整套資料，必 須是原件且符合建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)定的要求。.各項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，竣工檔案不完整、不準(zhǔn)確、不符合要求的， 不予驗(yàn)收?？⒐n案在工程驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須在三個(gè)月內(nèi)向 綜合科報(bào)送，再由綜合科統(tǒng)一驗(yàn)收，共同辦理交接手續(xù)，對(duì)已立卷準(zhǔn) 備歸檔的案卷，應(yīng)由處領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可移交學(xué)校檔案館。.對(duì)移交檔案館的檔案應(yīng)及時(shí)辦理移交手續(xù)，綜合科應(yīng)留存移 交目錄一份，以備查考。六、基建檔案的保管、查閱和借閱（一）基建檔案在歸檔前由基建處綜合科專(zhuān)人統(tǒng)一管理，以維護(hù) 檔案的完整、安全。（二）本校人員因工作需要查閱檔案時(shí)應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，校 外人員需要查閱須憑單位介紹信、本人證件經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理查 閱登記手續(xù)。（三）查閱基建檔案一般只能在基建處辦公室內(nèi)進(jìn)行。校內(nèi)人員如因特殊情況必須借出，應(yīng)辦理登記手續(xù)，明確歸還時(shí)間，正本文件 須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借出，孤本文件、底圖等只供復(fù)制，不外借。（四）查閱基建檔案需拍照、復(fù)制時(shí)，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意。（五）查閱、借閱人員要愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自拆卷、抽頁(yè)、涂改、 轉(zhuǎn)借，如有損失，應(yīng)追究其相關(guān)責(zé)任。（六）綜合科檔案管理人員要及時(shí)將用畢退回的文件材料放歸 原卷