1、導入”按鈕8、在“ CSV 導入”向導中單擊“瀏覽”按鈕，在彈出“打開”對話框中找到 開。然后單擊“下一步”按鈕。OE 地址簿 .csv ”文件并打9、最后單擊“完成”按鈕即可將在Excel 中建立的大型用戶聯(lián)系名單迅速導入到Outlook Express 中。這樣，你就能夠使用 Excel 強大的數(shù)據(jù)管理功能來管理你的聯(lián)系人記錄了學習使用公式 - 批量計算某一列的數(shù)值對某個列進行批量的計算，如果是用手工來做的話，就會非常浪費時間和精力。如果利用公式來計算的話 那就方便了很多?，F(xiàn)在還不會用公式嗎？沒問題，下面給我一起做下面這個例子就可以了。問題 : 在 Excel 中有一列是所有人的身份證號，

2、現(xiàn)在需要把每個人的年齡計算出來。當然，如果人不是太多的話完全可以手工計算，但是如果有好幾百個或者好幾千個人哪？也需要完全用手工來計算嗎？我們可以利用身份證號里面包含的出生日期進行計算生日。1. 首先把 Word 中的客戶檔案全部復制到 Excel 中生成一個數(shù)據(jù)庫文件。然后在數(shù)據(jù)庫文件中新建一列，并 命名為“出生年月”。因為身份證號有 15 位和 18 位，為了計算方便，先對身份證號進行排序。2. 用 MID 函數(shù)計算出第一個客戶的出生年月。函數(shù)表達方式如下 份證號在 E 列第二行中，要從這個位置中的第 7 個文本始返回:MID （ E2 ， 7，2），表示第一個客戶的身2 個長度的字符。回車

3、確認后，J2 ”中的值變?yōu)椤?62 ”，表示該職工 62 年出生。接著下拉J2 公式復制單元格，快速求出每個職工的出生年月（若身份證為18 位，則公式變?yōu)?MID（ E2， 9，2）再把 J 列的格式改為數(shù)值型在 D2 中輸入計算機公式“ =108-J2 ”就可求出該職工的實際年齡。下拉 D2 中的公式再次復制，近千個職 工的年齡就一鍵敲定。怎么樣，是不是很快就計算出了生日公式解釋 : Mid 函數(shù)，用來讀取某個單元格里面的數(shù)據(jù)內容，其中第一個參數(shù)的意思是要讀取的單元格的位 置。比如說我們想讀取 A 列第 2 個單元格的內容，第一個參數(shù)就是A2 ；第二個參數(shù)的意思是讀取的起始位置，就是從第幾個

4、字開始；第三個參數(shù)的意思是共讀取幾個字符。如何保護你的 Excel 文件？一個比較重要的 Excel 文件，所以需要保護。但是有兩種保護的含義 :(1) 你不希望別人能夠打開你的 Excel 文件，不希望別人能看到你 Excel 文件中有什么內容。 (2) 你不希望別人都更改你 Excel 文件中的數(shù)據(jù)或者 內容，但是還是愿意讓別人看到你的 Excel 文件里面的數(shù)據(jù)或者內容的。針對第一種問題，操作的步驟是 ：啟動Excel，打開相應的工作簿文檔，執(zhí)行“工具選項”命令，打開“選 項”對話框。 切換到“安全性”標簽下，在“打開權限密碼”右側的方框中輸入密碼，按下“確定”按 鈕，再輸入一次密碼，確

5、定返回。這樣的話這個 Excel 文檔別人不過不知道密碼的話就無法打開，當然更無法更 改了。第二種問題就比較簡單了，步驟是 ：執(zhí)行“工具保護保護工作表”，在彈出的對話框里面選擇你運行的操 作，然后輸入密碼就可以了。在這種模式下，別人如果不知道密碼的話可以打開你的文檔，但是無法修改你 的文檔內的內容。當然，設置密碼并不是萬能的，也有一些工具可以用來破解你的密碼，最快的能在幾秒鐘之內就完全把你 設置的密碼給破解出來。也許你已經在 Excel 中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為 Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手

6、的使用方法只不過是Excel 全部技巧的百分之一。本專題從 Excel2002 中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel 的別樣風情。一、建立分類下拉列表填充項數(shù)據(jù)有效性 ”功能建了一個分個體企業(yè) ”等 )分別輸入不同列我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用類下拉列表填充項在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 (如“工業(yè)企業(yè) ”、 “商業(yè)企業(yè) ” 中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中 A 列 ( “工業(yè)企業(yè) ”名稱所在列 )，在 “名稱 ”欄內，輸入工業(yè)企業(yè) ”字符后，按回車 ”鍵進行確認個體企業(yè)仿照上面的操作，將B、 C 列分別命名為 “商業(yè)企業(yè)切換到Sh

7、eetl中，選中需要輸入 “企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù) 有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性 ”對話框。在 “設置 ”標簽中，單擊 “允許 ”右側的下拉按鈕，選中 “序列 ”選項，在下面的 “來 源 ”方框中，輸入 “工業(yè)企業(yè) ”， “商業(yè)企業(yè) ”，“個體企業(yè) ” 序列 （各元素之間用英文逗號隔 開 ），確定退 出。序列 ”選項后，在 “來再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 （如 D 列 ），再打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對話框，選中 源 ”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1） ，確定退出。選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的

8、D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱 填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印 “企業(yè)類別 ”列，可以選中該列，右擊鼠標，選 “隱藏 ”選 項，將該列隱藏起來即可。二、建立 “常用文檔 ”新菜單在菜單欄上新建一個 “常用文檔 ”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義 ”選項，打開 “自定義 ”對話框。在 “命令 ”標簽中，選中“類別 ”下的 “新菜單 ”項，再將 “命令 ”下面的 “新菜單 ”拖到菜單欄。按“更改所選內容 ”按鈕，在彈出菜單的“命名 ”框中輸入一個名稱（如 “常用文檔 ”

9、） 。再在 “類別 ”下面任選一項 （如“插入 ”選項 ），在右邊 “命令 ”下面任選一項 （如 “超鏈接 ”選項 ），將它 拖到新菜單 （常用文檔 ）中，并仿照上面的操作對它進行命名 （如“工資表 ”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。選中 “常用文檔 ”菜單中某個菜單項 （如 “工資表 ”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開 ”選項，打開 “分配超鏈接 ”對話框。通過按 “查找范圍 ”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如 “工資 .xls 等” ）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來

10、。以后需要打開 “常用文檔 ”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開 “常用文檔 ”菜單，單擊其中的相應 選項即可。提示：盡管我們將 “超鏈接 ”選項拖到了 “常用文檔 ”菜單中，但并不影響 “插入 ”菜單中 “超鏈 接 ”菜單項和“常用 ”工具欄上的 “插入超鏈接 ”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000 元的工資總額以 “紅色 ”顯示，大于等于 1500 元的工資總額以 “藍 色 ”顯示，低于 1000 元的工資總額以 “棕色 ”顯示，其它以 “黑色 ”顯示，我們可以這樣設置。打開“工資表”工作簿，選中 “工資總額”所在列，執(zhí)行 “格式 f條件格式”

11、命令，打開 “條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于 或等于 ”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000 ”。單擊 “格式 ”按鈕，打開 “單元格格式 ”對話框，將 “字體 ”的 “顏色 ”設置為 “紅色 ”。按 “添加 ”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件 （大于等于 1500 ，字體設置為 “藍色 ”；小于 1000， 字體設置為 “棕色 ”） 。設置完成后，按下 “確定 ”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作 “專業(yè)符號 ”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的 “

12、專業(yè)符號 ”工具欄。執(zhí)行“工具 f宏 f錄制新宏”命令，打開 “錄制新宏”對話框，輸入宏名如“ fuhaol ”并將宏保存在“個人宏工作簿 ”中，然后 “確定 ”開始錄 制。選中 “錄制宏 ”工具欄上的 “相對引用 ”按鈕，然后將需要 的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊 “錄制宏 ”工具欄上的 “停止 ”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。打開 “自定義 ”對話框，在 “工具欄 ”標簽中，單擊 “新建 ”按鈕，彈出 “新建工具欄 ”對話框，輸 入名稱 “專業(yè)符號 ”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到 “命令 ”標簽中，選中 “類別 ”下面的 “宏

13、 ”，將 “命令 ”下面的 “自定義按鈕 ”項拖到 “專業(yè)符號 ”欄上 （有多少個特殊符號就拖多少個按鈕 ）。.選中其中一個 “自定義按鈕 ”，仿照第 2 個秘技的第 1 點對它們進行命名。.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏 ”選項，打開 “指定宏 ”對話框，選中相應的宏 （如 fuhao1 等 ），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。關閉 “自定義 ”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號 ”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用 “視面管理器 ”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器 ”吧。打開需要打

14、印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列 ）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選隱藏 ”選項，將不需要打印的行（或列 ）隱藏起來執(zhí)行“視圖 -視面管理器”命令，打開 “視面管理器”對話框，單擊 “添加”按鈕，彈出 “添加 視面 ”對話框，輸入一個名稱 （如 “上報表 ” ） 后，單擊 “確定 ”按鈕。3 .將隱藏的行 （或列 ）顯示出來，并重復上述操作，“添加 ”好其它的打印視面。以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器 ”，選中需要打印的表格名稱，單擊 “顯示 ”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印 ”按鈕，一切就 OK了。

15、六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆 畫順序，怎么辦 ? 可采用自定義序列來排序。確定 ”按鈕退出執(zhí)行 “格式 -選項 ”命令，打開 “選項 ”對話框，進入 “自定義序列 ”標簽中，在 “輸入序列 ”下面的方 框中輸入部門排序的序列 （如 “機關 ,車隊 ,一車間 ,二車間 ,三車間 ”等 ），單擊 “添加 ”和2.選中 “部門 ”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù) -排序 ”命令，打開 “排序 ”對話框，單擊 “選項 ”按鈕，彈出 “排序選項 ”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定 ”按鈕返回，所有數(shù)

16、據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了選中需要隱藏內容的單元格 （區(qū)域 ），執(zhí)行 “格式 -單元格 ”命令，打開 “單元格格式 ”對話框，在 “數(shù)字 ” 標 簽的 “分類 ”下面選中 “自定義 ”選項，然后在右邊 “類型 ”下面的方框中輸入 “； ”（ 三個英文狀態(tài)下的分 號 ） 。2 .再切換到 “保護 ”標簽下，選中其中的 “隱藏 ”選項，按 “確定 ”按鈕退出。執(zhí)行 “工具 -保護 -保護工作表 ”命令，打開 “保護工作表 ”對話框，設置好密碼后， “確定 ”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是

17、使用Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在 “保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的 “V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便， 何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù) T有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到（輸入法列表中的第1 個中文輸入法模式 ”標簽下，按 “模式 ”右側的下拉按鈕，選中 “打開 ”選項后， “確定 ”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法輸入法 ）自

18、動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓 “自動更正 ”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢?那就往下看吧pcw ”用小寫 ），在 “替換為 ”下面的執(zhí)行“工具 T自動更正”命令，打開 “自動更正”對話框。在 “替換 ”下面的方框中輸入“pcw” （也可以是其他字符，方框中輸入“電腦報 ”，再單擊 “添加 ”和“確定 ”按鈕。以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“ pew ”字符 此時可以不考慮“ pew ”的大小寫，然后確認一下就成了。十、在 Exeel 中自定義函數(shù)Exeel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成

19、一些特定的 運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具 -宏 -Visual Basie編輯器”菜單命令（或按“ Alt+F11快”捷鍵），打開Visual Basie編輯窗口在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊1在右邊的 “代碼窗口 ”中輸入以下代碼：Funetion V（a,b,h）V = h*（a+b）/2End Funetion關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1

20、.執(zhí)行 “格式 -工作表 -背景 ”命令，打開 “工作表背景 ”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下入 ”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”

21、就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在 D1單元格中輸入公式：=B1 &C1 &D1。再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到 D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯 t選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第 1、2步的操作，合并效果已經實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第 3步操作，將公式

22、轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條 ”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第 1行為標題，第2行為學科名 稱。切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（） , 3）=0 ,，IF（OMODEC也 J 3（=1 , sheet1 ! A$2 , INDEX（sheet1 ! $A: $G, INT（ROW（）+4）/3）+1） , COLUMN。）。再次選中

23、A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到 B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到 A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中 A1 至 G3 單元格區(qū)域，點擊 “常用 ”工具欄上的 “格式刷 ”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自 A4 拖 拉至 G186 單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印 ”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、 Excel 幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的 “搜索函數(shù) ”功能可以幫你縮小范 圍，挑選出合適的函數(shù)

24、。執(zhí)行“插入 T函數(shù)”命令，打開 “插入函數(shù)”對話框，在 “搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求 (如“計 數(shù) ” ) ，然后單擊 “轉到 ”按鈕，系統(tǒng)即刻將與 “計數(shù) ”有關的函數(shù)挑選出來，并顯示在 “選擇函數(shù) ”下面 的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表 (Sheet1) 時，需要查看其它工作表中 (Sheet2 、 Sheet3 ) 某個單元格的內容， 可以利用 Excel 的 “監(jiān)視窗口 ”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖 T工具欄 T監(jiān)視窗口 ”命令，打開 “監(jiān)視窗口 ”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開

25、 “添加監(jiān)視點 ”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加 ”按鈕。重復前述操作，添加其它 “監(jiān)視點 ”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開 “監(jiān)視窗口 ”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數(shù)據(jù)和相關信十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻Excel 2002 對此功能進行了全新煩，的拓展。單擊 “格式 ”工具欄上 “邊框 ”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列“繪圖邊框 ”選項，或者執(zhí)行表中，選“視圖 T工具欄 T邊框”命令，展開 “邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉

26、，即可 為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸 入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對 Excel 來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記 個四位數(shù)來

27、表示。所以，我們可以單擊“年份 ”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望 “年份 ” 都用“數(shù)據(jù) ”菜 單的 “有效性 ”選項。在 “設置 ”卡片 “有效性條件 ”的“允許 ”下拉菜單中選擇 “文本長度 ”。然后在 “數(shù)據(jù) ”下拉菜單中選擇 “等于 ”，且 “長度 ”為“ 4 ?！?同時，我們再來到 “出錯警告 ”卡片中，將 “輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告 ”設為 “停止 ”，并 在 “標題 ”和“錯誤信息 ”欄中分別填入 “輸入文本非法 ! ”和 “請輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警告對話框，告訴你出 錯

28、原因，并直到你輸入了正確 “樣式 ”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其實，在 Excel 的 “數(shù)據(jù)有效性 ”判斷 中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如 “文本類型 ”啊， “序列大小 ”啊， “時間遠近 ”啊，如你有 興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開 Excel ，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出 Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié) 調工作。要協(xié)調關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此， 在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸

29、入同樣的內容。那么如何 對表格進行成組編輯呢 ? 首先我們單擊第一個工作表的標簽名“ Sheet1 ，”然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標簽名 “Sheet3 ”（ 如果我們 想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl 鍵進行點選 ）。此時，我們看 到 Excel 的標題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組 ”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工 作了。在需要一次輸入多 張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組 ”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅 僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ? 首先，我們得改變第一張表格

30、的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯 ”菜單 的 “填充 ”選項，然后在其子菜單中選擇 “至同組工作表 ”。這時， Excel 會彈出 “填充成組工作表 ”的對話框，在這里我們選擇 “格式 ”一項， 點 “確定 ”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫 在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內容， Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本 的大小寫?！?UPPER（ 源數(shù)據(jù)格 ） ”，=PROPER（ 源數(shù)據(jù)格 ） ”，將文本A1 單元格中輸入小寫的在 E

31、xcel 2002 中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數(shù)。它們分別是： 將文本全部轉換為大寫；“ =LOWER（ 源數(shù)據(jù) 格 ） ”，將文本全部轉換成小寫；轉 換成 “適當 ”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的“ excel ，”然后在目標單元格中輸入結果將會是 “ EXCEL ?！蓖瑯樱绻覀冊凇?=UPPER(A1) ，”回車后得到的 A3=PROPER(A3) ”那么我們得到的結果就將是，單元格中輸入 “ mr.weiwei ，”然后我們在目標單元格中輸入 “ Mr.Weiwei 了”。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中

32、提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別 是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從 A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT( 源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) ) ”函數(shù)，它表示“從 A4 單元格最右側的字符開始提取 2 個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要 使用“ =LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取 “武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“ =MID(A5,4,2) 就可”以了。意思是：在 A5 單元格中提取第4

33、個字符后的兩個字符，也就是第4 和第 5 兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th 后”綴，但大凡是以“1、”“2、”“ 3結”尾的數(shù)字卻分別是以“ st、” “nd和” “rd結”尾的。而且，“11、”“ 12、”“ 13 這” 3 個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th 結”尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13), th ，IF

34、(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), stnd ， rd ), th )?！痹摴奖M管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以11、12、“13結”尾的，則加上 “ th后”綴；如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1結”尾使用 “st、”以“ 2結”尾使用“nd、”以“3結”尾使用 “ rd ; ”如果第1、2原則都無效，那么就用“ th?！币虼?，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法 ”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$之

35、”類的符號。其 實，在函 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT數(shù)。它的基本格式是 “=REPT( 特“殊符號”，填充位數(shù) ) ”。比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結尾處用“#號”填充至 16 位，就只須將公式改為“ =(A2&REPT( #,16-LEN(A2) 即”可； 如果我們要將A3 單元格中的數(shù)字從左側用“ #號”填充至 16 位，就要改為“ =REPT( #，16-LEN(A3)&A3 ”；另外，如果我 們想用“#號”將A4中的數(shù)值從兩側填充，則需要改為“ =REPT( #，8-LEN(A4)/2)&A4&REPT( #)8- LEN(A4)/2)如果你還嫌不夠專

36、業(yè)，要在A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 “ $符”號的話，那就改為：“ =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( # ,16-LEN(TEXT(A5, $#,#0.00) ，”一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復輸入之外， “REPT 函”數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中 “預算內”月份的顯示區(qū)，將 “G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結果“D列”的數(shù)值，用

37、“Wingdings字”體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“ =IF(D30,REPT( n，ROUND(D3*100,0),)” ，也拖動填充柄至G14 。我們看到，一個沒有動用Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了二十四、計算單元格中的總字數(shù) 有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到 “SUBSTITUTE ”函數(shù)的虛擬計算外， 還要動用 “TRIM ”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在 A1 單元格 中輸入有 “ how many words? ”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙

38、：=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), , )+1)該式的含義是先用 “SUBSTITUTE ”數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用函“TRIM ”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格 ”的數(shù)量，最后將空格數(shù) +1 ，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關于歐元的轉換這是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝 Excel 2002 時選擇的是默認方式，那么很可能不能在 “工具 菜單中找到它。不過，我們可以先選擇 “工具 ”菜單中的 “加載宏 ”，然后在彈出窗口中勾選 “歐元工 具 選

39、項， “確定 ”后 Excel 2002 就會自行安裝了。完成后我們再次打開 “工具 ”菜單，單擊 “歐元轉換 ”，一個獨立的專門用于 歐元和歐盟成員國貨幣轉換 的窗口就出現(xiàn)了。與 Excel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域 ”和“目標區(qū)域 ”，然后再選擇轉換前 后的不同幣種即可。所示的就是 “100 歐元 ”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價 一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊 Excel 工具 欄上的 “歐元 ”按鈕，這樣所有轉換 后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道， Excel 表格和 Word 中的表格最

40、大的不同就是 Excel 是將填入表格中的所有內容(包括靜態(tài)文本 )都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內。我們可以利用“函數(shù)查詢 ”，對目標數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從 A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8 到 A13 的單元格中我們則建立了一個 “函數(shù)查詢 ”區(qū)域。我們的設想是， 當我們在 “輸入學生姓名 ”右邊的單元格，也就是 C8 格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如 下：18 彈出的窗將光標定位到 C9 單元格中，然后單擊 “插入 ”之 “函數(shù) ”選項。在如圖 口中，選擇“VLO

41、OKUP ”函數(shù)，點 “確 定”。在隨即彈出的函數(shù)參數(shù) ”窗口中我們設置Lookup_value ”（ 指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的Table_array）為是，就為值 ）為 “C8”（ 即搜索我們在C8 單元格中填入 的人名 ）；指”（數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“ A2 : B6 ” （即在所有學生的 “語文 ”成績中搜索 ） ；“ Col_vindex_num ”指（要搜索的數(shù)值在表格中的序列號“2” （即數(shù)值在第2 列 ）；“ Range_lookup 指” （ 是否需要精確匹配）為“ FALSE 表” （ 明不是。如果“ TURE ”） 。設定完畢按 “確定 ”。此時回到表格，單擊 C9單元格，

42、我們看到 “fx區(qū)”域中顯示的命令行為 “二VL00KUP（C8 , A2 : B6 , 2 , FALSE）。”復制該命 令行，在 C10、 C11、C12、 C13 單元格中分別輸入： “ =VLOOKUP（C8 ， A2: C6， 3， FALSE）；”“ =VLOOKUP（C8 ， A2: D6， 4， FALSE） ；”“ =VLOOKUP（C8 ， A2: E6， 5， FALSE） ；”“ =VLOOKUP（C8 ，A2:F6，6， FALSE） ” （其參數(shù)意義同C9 中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP ”函數(shù)的功效。試著在“ C8 ”單元格中輸入某個學生

43、名，比如“趙耀 ”，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。二十七、 Excel 工作表大綱的建立和 Word 的大綱視圖一樣， Excel 這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同 一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù) 類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠 標選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “分類匯總 ”選項。并在彈出菜單的 “選定匯總項 ”區(qū)域選擇 你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖 19 所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎 ?當然，如果你還想查看明細的話，單 擊表格左側的 “ +按”鈕即可。二十八、插入 “圖示

44、盡管有 14 大類 50 多種 “圖表 ”樣式給 Excel 撐著腰，但對于紛繁復雜的數(shù)據(jù)關系，常規(guī)的圖表表示方 法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002 中加入了 “圖示 ”的功能。雖然在 “插入 ”菜單的 “圖 示 ”窗口中只有區(qū)區(qū) 6 種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結構卻起到了 “四兩撥千斤 ”的效果。比如要 顯示數(shù)據(jù) 的層次關系可以選擇 “組織結構圖 ”；而要表達資金的流通過程則可以選擇 “循環(huán)圖 ”；當然，要說明各種 數(shù)據(jù)的交 * 重疊性可以選擇 “維恩圖 ”。你看， 如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示， 調出 “圖示 ”工具欄。隨心所欲地設

45、置 “圖示樣式庫 ”甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉 Excel 的 “從文本到語音 ”O(jiān)ffice 軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡Office 不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫這是 Excel 2002 中的一個搶眼的新功能。它就是讓管 目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的 都是其它同類軟件不可比擬的。按照 Office 的默認安裝，你可能還不能在 Excel 的菜單中找到它，在我們確認安裝了 “從文本到語音 ”的 選項后，就可以在 Excel 的 “工具 ”菜單 中看到 “語音 ”項目了。如圖 21 所示，打開一個表格，隨便選擇其中 的內容，然后單擊 “從文本

46、到語音 ”工具欄上的 “朗讀單元格 ”按鈕，此時一個帶有磁性的聲 音就開始一字 一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時， Excel 的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和 其他軟件完全不同，筆者認為這 樣的處理更加自然。Excel 2002 中語音朗讀的速度，可以在控制面板 ”中雙擊 “語音還有一點需要說明的是，如果你想調整圖標，然后在 “文字到語音 ”卡片上調整即可三十、 Excel 中“攝影 ”功能的妙用正統(tǒng) ”功能格格不入，因為它的作用竟然是 “抓這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等屏 ”! 而且還不是像 “ PrintScreen 按”鈕那樣 “一把亂抓 ”，

47、而是允許讓你通過鼠標進行選擇， “指哪抓哪要找到這個功能還不太容易，我們點擊 Excel “工具 ”菜單的 “自定義 ”選項。在 “命令 ”卡片的 “類別 ”中點 “工具 ”，再在命令欄中找到 “攝影 ”按鈕， 并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部 分 “照相 ”，只須先選擇它們 （圖 23） ，然后按下 “攝影 ” 按鈕，這時該選定區(qū)域就被 “拍 ”了下 來。然后將鼠標移 動到需要顯示 “照片 ”的地方 （ 當然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影 ”按鈕，這樣剛才被 “拍攝 ”的 “照 片 ”就立即粘貼過來了。當 然，和 “照片 ”一同出現(xiàn)的還有 “圖片 ”工具欄。很

48、顯然， Excel 是將它作為一 幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝 ”下來的表格數(shù)據(jù)看看 刷新一下 “照片 ”，結果 “照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 !三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開 Excel ，軟件總是打開了一個由 3 張空白表格組成的文件組呢 ? 如果你是專 業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手， 就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復雜， 單 * 一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當十的制勝

49、法 寶。比如我們首先制作 “Sheet1 為”“一班學生成績表 ”， “ Sheet2 為”“二班學生成績表 ”，然后來到 “Sheet3 ，” 想 進行 “一班 ”和“二班 ”各科成績的比較以及 “年級平均分 ”的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位 置，選擇好相關函數(shù)。然后在 Excel 彈出的函數(shù)對話 框中，利用數(shù)據(jù)列表右側的 “”按鈕點擊一下其他表格 中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“X班學生成績表！ XX單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3 的”目標位置都會適時進行重新計算。三十二、 “馴服 ”Excel 2002 的剪貼板窗口Excel 2002 極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納 24 個項目 （而 Excel 2000 只能 容納 12 個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office 應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需