1、公文管理辦法文件名稱公文管理辦法編制文件編號版次審核編制日期生效日期批準1.目的為使風電工程技術有限公司（簡稱“公司”）的公文處理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學化，提高辦公效率和質(zhì)量，根據(jù)（）風電設備有限公司公文處理辦法，結(jié)合公司情況，特制定本辦法。2.范圍此辦法適用于公司公文。3.職責公司綜合辦公室是公文管理部門，同時負責指導各職能部門的公文管理工作。4.術語、定義4.1 公司公文（包括收文、發(fā)文、簽報等）是管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹總公司政策要求、發(fā)布規(guī)章措施、請示和答復問題、安排接待活動、布置和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。4.2 公文管理是

2、指公文的收發(fā)、審核、用印、歸檔、保存等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文管理應堅持實事求是、精簡、高效的原則。5、工作程序5.1 公文種類5.1.1報告適用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級的詢問。5.1.2決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。任免、獎懲所屬職能部門和人員。5.1.3通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。5.1.4通告適用于公布有關方面應當遵守或者周知的事項。5.1.5通知適用于批轉(zhuǎn)下級的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不隸屬單位的公文，傳達要求下級辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。5.1.6請示適應于向上級請求指示、批

3、準。5.1.7批復適用于答復下級的請示事項。5.1.8意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。5.1.9函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。5.1.10會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。5.2.公文格式5.2.1 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送、公文份數(shù)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等內(nèi)容組成。5.2.1.1涉及國家秘密、商業(yè)秘密的公文，應當表明密級和保密期限，其中，“絕密、機密”“核心商密”級公文還應表明份數(shù)序號。5.2.1.2緊急公文應當根據(jù)

4、緊急程度分別標明“特急”、“急件”。5.2.1.3行文中使用公司名稱時，中文全稱為“風電公司工程技術有限公司”，簡稱為“工程技術公司”。在公文中與上述名稱銜接緊密，或根據(jù)上下文辨識稱呼所指確定，且不會出現(xiàn)其他歧義時，可直接簡稱為“公司”，“公司”簡稱為“總公司”。5.2.1.4發(fā)文字號。包括單位代字、年份、序號。5.2.1.5上行文應當在首頁注明簽發(fā)人姓名、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。5.2.1.6公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并正確表明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱用書名號外，一般不用標點符號。5.2.1.7“主送”指公文的主

5、要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。5.2.1.8公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。5.2.1.9成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準;聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。傳真以發(fā)出日期為準。5.2.1.10公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。5.2.1.11公文應當標注主題詞，未標注主題詞者，辦公室不予辦理。5.2.1.12“抄送”指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉文公的其他單位或人員，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。5.2.1.13文字從左至右橫寫、橫排。5.2.1.14公文除“會議紀要”（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。5.2.2文公各組成部分的標

6、識規(guī)則，參照國家行政機關公文格式國家標準執(zhí)行。5.2.3公文紙一般采用國際標準A4型（210mm x 297mm）左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。5.2.4工作人員起草的應報送各分管領導審閱的公文，均應以紙質(zhì)計算機打印件形式呈送，手寫稿件不予辦理。文稿中的簽字和批示仍以手寫方式簽批。5.2.5使用計算機編輯文稿一般為每面排22行，每行排28個漢字；文稿頁邊距為上：2.8cm;下：2.8cm;左：2.8cm;右：2.5cm。5.2.6公司級公文的行文規(guī)范：5.2.6.1正文標題：二號宋體字并加粗；5.2.6.2公文發(fā)文字號：三號仿宋字，年份用六角符號括入；5.2.6.3正文：主送

7、單位（加粗）、文字內(nèi)容、成文日期均為三號仿宋字體。5.2.6.4“主題詞”為三號黑體字并加粗；主題詞內(nèi)容為三號宋體字；抄送單位、擬稿單位及印發(fā)日期均為三號仿宋字，印發(fā)日期為阿拉伯數(shù)字。5.2.7 公司部門行文的行文規(guī)范：5.2.7.1正文標題：三號宋體字并加粗；5.2.7.2正文：四號仿宋體字；5.2.7.3頁眉：GC(發(fā)文類別)-【年號】-（發(fā)文號），要求字體為宋體五號，內(nèi)容包括編號及發(fā)文部門，由各部門自行編號。例如：公司2014年1號行政發(fā)文為GCXZ【2014】001號。5.2.8.4各種類別發(fā)文編號：5.2.8.4.1行政類：GCXZ（此類指綜合辦公室發(fā)文）5.2.8.4.2技術類：G

8、CJS（此類指技術部發(fā)文）5.2.8.4.3質(zhì)量類：GCZL（此類指質(zhì)檢部發(fā)文）5.2.8.4.4安全生產(chǎn)類：GCAQ（此類指安全運營管理部發(fā)文）5.2.8.4.5物流類：GCWL（此類指物資保障部發(fā)文）5.2.8.4.6人力培訓類：GCPX（此類指人力資源部發(fā)文）5.2.8.4.7財政類：GCCZ（此類指財政部發(fā)文）5.2.8.4.8營銷類：GCYX（此類指營銷部發(fā)文）。5.2.8.5各類發(fā)文編號自本辦法實行之日起統(tǒng)一由【2014】001號開始編制。5.2.7公司黨支部、團支部、分工會行文不在上述規(guī)范之內(nèi)，具體行文由各分管領導審核下發(fā)即可。5.3行文規(guī)則5.3.1 行文應當確有必要，注重效用

9、。5.3.2行文關系根據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。對公司行文規(guī)定如下：5.3.2.1向上級單位和有關業(yè)務主管機關、政府等單位行文;對所屬單位就重大問題行文；對公司領導人的聘任任免；以及凡需對外報送的公文均用公司名義行文。5.3.2.2各職能部門行文按照本辦法的相關規(guī)定由各職能自行行文，并編排文號，由起草人負責，綜合辦公室保存電子版公文。5.3.2.3外事行文應按外事行文規(guī)則和格式辦理。5.3.2.4 比較重要的行文，一般應當同時抄送總公司和各職能部門。5.3.2.5 公文應當一文一事，一般只寫一個，如需同時送其他單位的，應當有抄送形式，但不抄送其下級單位。5.3.2.6除

10、上級負責人直接交辦的事項外，不得以個人名義向領導者個人報送“請示”、“意見”和“報告”。5.4發(fā)文辦理5.4.1發(fā)文辦理指以本職能部門名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。5.4.2草擬公文應當做到:5.4.2.1符合國家的法律、法規(guī)以及總公司的有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。5.4.2.2情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，書寫（譽?。┕ふη蠛喍?。5.4.2.3公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關系確定。5.4.2.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公

11、文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當明注中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。5.4.2.5層次序數(shù)一般公文：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。5.4.2.6文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。5.4.2.7填寫抄送單位時，順序一般先由大到小、由外及內(nèi)。5.4.2.8需由綜合辦公室辦理的公文必須嚴格按照公文格式編制，對不符合公文格式要求的綜合辦公室一律不予辦理。5.4.2.9編擬起草公文一般應使用計算機打印件。修改、審核和簽批公文應使用鋼筆、簽字筆手寫。禁用圓珠筆

12、或鉛筆。5.4.2.10公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字、企事業(yè)單位代號必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。5.4.3 擬制公文，對涉及其他職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦職能部門應當主動與有關職能部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。5.4.4 公文送負責人簽發(fā)之前，應當進行審核。紅頭類公文必須經(jīng)辦公室審核后，送至總經(jīng)理及各分管領導處簽發(fā)。審核的重點是：是否確需行文，行文編號是否正確，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。對外、對上行文原則上以公司名義發(fā)文。送審文稿（電子版+紙

13、質(zhì)版）如不符合本辦法的有關規(guī)定的，或稿面不整潔、字跡潦草雜亂的，退回經(jīng)辦職能部門修改、眷清。5.4.5公文審批一般按公司領導分工負責的原則辦理。對于需領導及各職能部門、片區(qū)審閱的公文自發(fā)送原稿之日起三日內(nèi)若無意見反饋一律視為認可該公文。5.4.6公文正式印制前，綜合辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。5.4.7 除經(jīng)正式辦文程序辦理的公文外，其他的公文、資料或討論稿等，原則上用廢紙背面打印，或者雙面打印，以節(jié)約紙張。5.4.8 綜合辦公室在印制公文時如發(fā)現(xiàn)原稿中有疑問時，應向核稿人員或經(jīng)辦人

14、員提出，其他人員不得隨意改動已簽發(fā)的文稿內(nèi)容。5.4.9 發(fā)文辦理程序：5.4.9.1以公司名義發(fā)文的程序為：主辦職能部門承辦人擬稿 -分管領導審核-有關職能部門會簽-擬稿人修訂-公司領導（或授權(quán)人）簽發(fā)-綜合辦公室核稿編號-擬稿人校對、簽字、正式繕印-用印-相關職能部門綜合辦公室公文分發(fā)。5.4.9.2以職能部門名義發(fā)文程序（含會議紀要）：職能部門承辦人擬稿-分管領導審核-有關職能部門會簽-擬稿部門核稿、校對、編號、簽字-正式繕印-擬稿職能部門裝訂、用印-擬稿職能部門分發(fā)。5.4.10 公文擬稿職能部門負責公文的掃描、分發(fā)及紙制件存檔。5.5收文辦理5.5.1收文辦理指對收到公文的辦理過程，

15、包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、清退、立卷、歸檔、銷毀等程序。5.5.2 收文5.5.2.1外來的公文、傳真件，一般統(tǒng)一由綜合辦公室公文收發(fā)工作人員簽收、登記、分發(fā)。各職能部門收到的上級公文應交由辦公室處理。5.5.2.2 寫明具體收件單位和個人名稱的信件，由公司公文收發(fā)人員直接分發(fā)至各職能部門相關人員簽收；寫明公司領導親啟的信件，要原封送公司領導簽收。5.5.2.3 分文5.5.2.3.1凡收到的各類重要公文，由綜合辦公室公文收發(fā)人員根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，分送公司主管領導批示或送總額和辦公室領導批分。一般性公文按業(yè)務分工直接分送有關職能部門辦理。需幾個職能部門共同處理的，由主辦

16、職能部門主動找有關職能部門協(xié)商處理。5.5.2.3.2 承辦職能部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本職能部門職權(quán)范圍或者不宜由本職能部門單位辦理的，應當及時退回交辦的職能部門并說明理由。5.5.2.4 送領導批示或者交有關職能部門辦理的公文，綜合辦公室要負責催辦。公司的公文，由綜合辦公室公文收發(fā)人員負責向有關部門催辦；各職能部門的公文，由本職能部門或指定專人負責催辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。5.6公文歸檔5.6.1 公文辦理完畢后，應當及時整理、立卷、歸檔。5.6.2 歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。5.6.3 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦職能部門整理（立卷）、歸檔，其他職能部門保存復制件或其他形式的公文副本。5.6.4 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。收集歸檔的公文一般應是原件，特殊情況下歸檔的復印件應注明原因。5.6.5 任何職能部門或個人都不得將屬于歸檔范圍的公文材料據(jù)為己有或拒