1、淺談企業(yè)檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題淺談企業(yè)檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成局部，企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、消費(fèi)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的根底性管理工作，應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為論文聯(lián)盟.Ll.企業(yè)研發(fā)、消費(fèi)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)開展提供有效效勞。企業(yè)檔案工作必須在黨的指導(dǎo)下，遵循效勞企業(yè)、促進(jìn)開展的宗旨，堅(jiān)持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論以及三個(gè)代表重要思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀，執(zhí)行?企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)?等關(guān)于檔案開放、開發(fā)、公布與利用的方針、政策、法規(guī)，堅(jiān)持以

2、社會(huì)利益為最高利益的原那么，實(shí)現(xiàn)檔案工作社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大統(tǒng)一，確保黨和國(guó)家、企業(yè)機(jī)密的平安，維護(hù)安定團(tuán)結(jié)，使檔案工作的效勞職能有一個(gè)正確的政治定位。如何做好企業(yè)檔案管理工作，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面入手：一、進(jìn)步企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)隨著改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化，檔案工作的特點(diǎn)也有了新的變化，因此進(jìn)步檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)也變得極為重要。首先，要進(jìn)步企業(yè)檔案管理人員的政治理論程度、政治態(tài)度及職業(yè)道德。在日常工作中，定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針、政策，進(jìn)步他們的政治敏感度；其次，要進(jìn)步檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。貫徹落實(shí)?企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)?，加強(qiáng)檔案各項(xiàng)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)

3、習(xí)，適應(yīng)企業(yè)改革、信息化建立的新形勢(shì)、新開展。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有探究研究檔案工作開展中出現(xiàn)新情況的意識(shí)，利用先進(jìn)技術(shù)解決新問題，豐富和開展檔案工作的理論與理論。另外隨著社會(huì)的開展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、效勞對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，企業(yè)指導(dǎo)要敢于大膽啟用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年青干部，發(fā)揮他們的聰明才智，效勞企業(yè)檔案工作。二、做好企業(yè)檔案管理中的保管工作檔案保管工作是檔案管理的日常業(yè)務(wù)工作，它是關(guān)系檔案能否及時(shí)、充分發(fā)揮作用的重要影響因素，保持良好的庫(kù)藏秩序，實(shí)現(xiàn)檔案的有

4、效管理，才能保證順利地查找和提取檔案；保證檔案齊全、成套的完好狀態(tài)，才能迅速、準(zhǔn)確的提供利用；保證檔案的平安，才能使檔案的使用壽命更長(zhǎng)。因此，做好檔案的日常保管工作，對(duì)檔案的科學(xué)管理、有效利用和長(zhǎng)久保存都具有重要意義。重點(diǎn)要做好以下幾個(gè)方面的工作：2.1檔案存放應(yīng)根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)備份。檔案管理人員應(yīng)選擇適宜的裝具，紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架；底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時(shí)注意防磁、碰撞；企業(yè)的重要檔案應(yīng)備份，防止反復(fù)屢次利用造成損毀。

5、2.2檔案入庫(kù)前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對(duì)已接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)展消毒、去塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲霉進(jìn)入庫(kù)內(nèi)；對(duì)已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)展去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)原貌，進(jìn)步檔案耐久性；對(duì)易損的制成材料和字跡，可采用復(fù)制副本、拍照等方式，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責(zé)任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的平安。2.3檔案庫(kù)房要保持干凈、整潔，并具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，并保持適宜的溫度、濕度。檔案庫(kù)房

6、要裝備適宜的消防器材，并按要求定期進(jìn)展檢查、更換，平安使用電器設(shè)備，對(duì)電源、線路、開關(guān)、照明設(shè)施定期檢查，消滅一切火災(zāi)隱患；檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施，防止陽(yáng)光直射檔案；檔案庫(kù)房保持適宜溫度，防潮、防濕、防高溫，要注意紙質(zhì)載體檔案與其他載體檔案保管條件的差異，分類保管為好；同時(shí)還要對(duì)有害生物采取防護(hù)措施，庫(kù)房和柜架內(nèi)防止防蟲劑，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處理，確保檔案壽命。2.4做好檔案保管的保密工作。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。對(duì)檔案工作來(lái)說，保密與利用兩者都非常重要，決不可偏頗。首先要做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要

7、工作，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、斷定檔案的開放與控制使用范圍。其次是做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)?保密法?規(guī)定，劃分為絕密、機(jī)密、機(jī)密三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。三、檔案管理操作流程要標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理中，檔案的歸檔和借閱都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理工作通常包括檔案的搜集、整理、排架、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用和鑒定銷毀等。3.1文件的搜集工作?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理人員已經(jīng)不同于傳統(tǒng)企業(yè)檔案員，不再是看堆守?cái)偟膸?kù)房管理工。他們要有責(zé)任感和使命感，關(guān)注本企業(yè)有歸檔責(zé)任的部門在工作中對(duì)有價(jià)值的文件材料的搜

8、集和積累情況，定期指導(dǎo)其按規(guī)定對(duì)有價(jià)值的文件材料進(jìn)展搜集、積累、整理和歸檔，防止重要資料在歸檔前就喪失和損毀。同時(shí)要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)的進(jìn)步、企業(yè)的開展、企業(yè)內(nèi)部部門職能的拓展、先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的管理方式方法在本企業(yè)的應(yīng)用等客觀情況，檔案管理人員要有較強(qiáng)的職業(yè)敏感度，及時(shí)掌握信息并適時(shí)調(diào)整歸檔范圍，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)使用或準(zhǔn)備使用ERP管理形式，該系統(tǒng)形成的一些數(shù)據(jù)一旦喪失就不會(huì)再生，檔案管理人員要針對(duì)這一情況，研究和解決該系統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)和管理工作，加強(qiáng)對(duì)歸檔責(zé)任部門檔案資源形成過程的控制和保護(hù)指導(dǎo)，防止因重要資料、資源的遺失給企業(yè)造成不可挽回的損失。3.2文件整理工作。檔案移交到

9、檔案部門后，檔案工作者要按照行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)歸檔文件進(jìn)展整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案身份的轉(zhuǎn)換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。文件材料、數(shù)據(jù)歸檔后就進(jìn)入檔案管理工作范圍，檔案整理的好與壞，完全依賴檔案人員的工作責(zé)任感和業(yè)務(wù)才能。企業(yè)檔案工作人員要熟悉本企業(yè)檔案的分類規(guī)那么、理論與方法研究和掌握本企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)檔案分類方法與庫(kù)藏檔案的根本種類設(shè)置檔案大類，劃分屬類，進(jìn)展類目排序，為企業(yè)檔案的每個(gè)類目固定相應(yīng)的代字和代號(hào)。在檔案分類工作中，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)行業(yè)或?qū)I(yè)的規(guī)定進(jìn)展。不同行業(yè)有不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，分類正確將為今后提供利用檔案及檢索該

10、檔案提供可靠地保證，是有效防止漏檢的基矗3.3檔案保管期限確實(shí)認(rèn)。檔案保管期限是衡量和表示檔案價(jià)值的一種標(biāo)識(shí)，永久保存的檔案是指反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)、重大活動(dòng)和根本歷史相貌的，在工作查考、經(jīng)歷總結(jié)、科學(xué)研究等工作中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)證據(jù)價(jià)值的檔案，是企業(yè)的核心檔案；定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可分為30年和10年兩檔。根據(jù)檔案的利用價(jià)值，假如是本企業(yè)在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為30年的保管期限，假如在較短的時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為10年保管期限。檔案管理部門要按照專業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。3.4企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)檔案管理規(guī)定要求國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案的登記工作，要按照填報(bào)要求和說明準(zhǔn)確填寫，按時(shí)報(bào)送，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。3.5檔案的利用效勞工作。提供檔案利用效勞工作室檔案工作的根本目的，借閱檔案必須填寫登記表，它既是檔案部門記錄、掌論文聯(lián)盟.Ll.握提供利用情況的一種登記形形式，又是檔案部門向利用者詳細(xì)提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)，般檔案借閱時(shí)間最好一周為限，特殊情況可予以延長(zhǎng)，檔案管理人員對(duì)調(diào)卷人員填寫的借閱審批單要嚴(yán)格審查，按照審批單相關(guān)內(nèi)容履行借閱職能。對(duì)在借閱過程中損毀的檔案，要及時(shí)通知相關(guān)人員修復(fù)，按照工