1、 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程之相關(guān)制度和職責(zé)，物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。2適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。3職責(zé)3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及.物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。2適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。3職責(zé)3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。4程序要點(diǎn)4.1檔案的編號(hào)4.1.1公司、管理處編號(hào):a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為: (公司英文縮寫(xiě))

2、;b)物業(yè)管理處編號(hào)為: (管理處英文縮寫(xiě))。4.1.2部門(mén)編號(hào):a)綜合部編號(hào)為: Z?H;b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: C?W;c)管理部編號(hào)為: G?Wd)項(xiàng)目部編號(hào)為: X?Me)工程部編號(hào)為: G?C;4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004。4.1.4檔案挨次號(hào):接受阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、.。4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):-檔案序號(hào)類(lèi)別編號(hào)部門(mén)編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):一一一一檔案序號(hào)類(lèi)別編號(hào)部門(mén)編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)4.2檔案的分類(lèi)4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):a

3、)行政、人事類(lèi);b)財(cái)務(wù)類(lèi);c)物業(yè)管理類(lèi);d)保潔類(lèi);e)工程修理類(lèi);f)保安類(lèi)4.2.2全宗檔案的分類(lèi):要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律動(dòng)身,符合檔案形成的實(shí)際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。依據(jù)物業(yè)管理的特性,我們接受組織機(jī)構(gòu)-問(wèn)題分類(lèi)法,如:收文類(lèi)發(fā)文類(lèi)合同類(lèi)a)綜合部員工人事檔案圖紙類(lèi)后勤類(lèi)收文類(lèi)報(bào)表類(lèi)b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類(lèi)憑證類(lèi)合同類(lèi)工程圖紙類(lèi)合同類(lèi)收文類(lèi)發(fā)文類(lèi)業(yè)主檔案類(lèi)c)管理部員工檔案類(lèi)修理類(lèi)投訴類(lèi)回訪類(lèi)有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)方案總結(jié)類(lèi)4.3立卷與編制名目4.3.1立卷:就是依據(jù)單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案

4、盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)依據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:-物業(yè)管理有限公司綜合部收文:-X?Z-收文;-物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:-C?W-報(bào)表;-管理部業(yè)主檔案:一-G?W-業(yè)主檔案。c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后挨次存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。4.3.2編制名目:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置預(yù)備活頁(yè)檔案名目;b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在檔案名目

5、(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。4.4檔案的保管期限4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作狀況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。4.5檔案的保管4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;b)保證檔案的平安;c)防止檔案的損壞;d)實(shí)行修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;

6、c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、修理、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及方案、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。4.5.3檔案的保管程序:a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;b)檔案管理員將該資料登記在檔案名目中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);c)檔案管理員定期將檔案名目輸入電腦,以便查詢(xún);d)檔案原則上保管原件。4.6檔案的密級(jí)4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、一般:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公

7、司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;b)機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、修理、回訪記錄、方案總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;e)一般檔案包括:公司的通知、通告等一般性文件。4.7檔案的查閱權(quán)限4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)全部檔案。4.7.4其他人員依據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在文件查閱/借閱/復(fù)制登記表中登記。4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱

8、資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;一般檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。4.11檔案的銷(xiāo)毀4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀方案及清單,報(bào)綜合部主管審核。4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇平安地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案名目文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)