1、南開區(qū)衛(wèi)衛(wèi)生系統(tǒng)統(tǒng)檔案培培訓(xùn)材料料2000807705、文書書檔案：根據(jù)8號號令規(guī)規(guī)定精精神，修修訂各單單位文文書檔案案歸檔范范圍和保管期期限表1、機關(guān)關(guān)文件材材料歸檔檔范圍：（1）上上級機關(guān)關(guān)頒發(fā)的的需要貫貫徹執(zhí)行行的文件件，主要要包括會會議文件件、業(yè)務(wù)務(wù)指導(dǎo)文文件、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話話等；（22）本機機關(guān)產(chǎn)生生的絕大大部分文文件材料料；（33）同級級機關(guān)需需要貫徹徹執(zhí)行的的文件；（4）下下級機關(guān)關(guān)報送的的重要的的文件材材料。2、機關(guān)關(guān)文件材材料不歸歸檔范圍圍：（11）上級級機關(guān)文文件材料料中，普普發(fā)性不不需要辦辦理的文文件材料料，任免免、獎懲懲非本機機關(guān)工作作人員的的文件材材料，供供工作參參考的抄

2、抄件；（22）本機機關(guān)文件件材料中中的重份份文件，無無查考利利用價值值的事務(wù)務(wù)性、臨臨時性的的文件，一一般性文文件的草草稿，無無特殊保保存價值值的信封封，不需需要辦理理的一般般的人民民來信、電話記記錄，機機關(guān)內(nèi)部部互相抄抄送的文文件材料料，本機機關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人兼任任外單位位職務(wù)形形成的與與本機關(guān)關(guān)無關(guān)的的文件材材料，有有關(guān)工作作參考的的文件材材料；（33）同級級機關(guān)的的文件材材料中，不不需要貫貫徹執(zhí)行行的文件件材料，不不需要辦辦理的抄抄送文件件材料；（4）下下級機關(guān)關(guān)的文件件材料中中，供參參閱的簡簡報、情情況反映映，抄報報或越級級抄報的的文件材材料。3、保管管期限。（1）永永久保存存的材料料：一是

3、是反映本本單位重重大史實實的文件件材料；二是上上級形成成的、與與本單位位有直接接關(guān)聯(lián)的的、應(yīng)該該作為永永久保存存的文件件材料；三是下下級部門門形成的的、本單單位應(yīng)該該作為永永久保存存的文件件材料。（2）330年保保存的材材料：一一是本單單位形成成的、不不具備永永久保存存價值的的，300年內(nèi)有有參考價價值的材材料；二二是上級級形成的的、不具具備永久久保存價價值的，330年內(nèi)內(nèi)有參考考價值的的材料；三是下下級形成成的、不不具備永永久保存存價值的的，300年內(nèi)有有參考價價值的材材料。（3）110年保保存的材材料：各各級形成成的，在在10年年內(nèi)具有有參考價價值的文文件材料料。、會計計檔案：15年以以下

4、保管管期限會會計檔案案排列，按按5年的的報表15年年的帳簿簿15年年的憑證證先后次次序排列列、照片片檔案：數(shù)碼照片片的整理理方法隨著社會會科學(xué)技技術(shù)的發(fā)發(fā)展，在在原來以以膠片作作為記錄錄載體的的同時，增增加了以以數(shù)字形形式記錄錄信息的的新載體體光盤盤。光盤盤有著體體積小、容量大大、移動動性強、存儲方方便、價價格低廉廉等諸多多優(yōu)點，已已被大多多數(shù)單位位采用。用數(shù)碼碼相機拍拍照后，將將數(shù)據(jù)刻刻錄在光光盤上，就就形成了了數(shù)碼照照片光盤盤?？梢砸哉f，數(shù)數(shù)碼照片片光盤是是另一種種形式的的底片。要將數(shù)數(shù)碼照片片按照年年度分開開，不得得跨越年年度。建建立一個個名為：數(shù)碼照照片檔案案+年度度的文件件夾。將將一

5、個年年度內(nèi)需需要歸檔檔的全部部數(shù)碼照照片放入入其中。例：20006年年的數(shù)碼碼照片檔檔案應(yīng)全全部放入入到圖AA的文件件夾中。 圖A在年度度下進行行分組管管理，分分組原則則與照片片檔案的的分組原原則相同同，一般般按照拍拍攝內(nèi)容容進行分分組。一一個拍攝攝內(nèi)容的的數(shù)碼照照片分為為一組，應(yīng)應(yīng)放入同同一個文文件夾內(nèi)內(nèi)，不能能混淆。文件夾夾的文件件名要概概括出該該組照片片的基本本內(nèi)容，但但應(yīng)該比比照片檔檔案中該該組照片片的總說說明略簡簡單些。該文件件夾應(yīng)放放入到所所屬年度度的數(shù)碼碼照片文文件夾下下。例：20006年年某局接接受市級級某項檢檢查的一一組照片片就都應(yīng)應(yīng)該放入入到圖AA（數(shù)碼碼照片檔檔案2000

6、6年年）的文文件夾下下的圖BB的文件件夾中。 圖圖B由于數(shù)數(shù)碼光盤盤廉價、體積小小、容量量大等諸諸多特點點，每組組照片內(nèi)內(nèi)很可能能出現(xiàn)一一部分?jǐn)?shù)數(shù)碼照片片沖洗成成照片入入冊，成成為照片片檔案；另一部部分沒有有沖洗出出來，只只作為資資料進行行保存。我們應(yīng)應(yīng)當(dāng)把被被選沖洗洗入冊歸歸檔的數(shù)數(shù)碼照片片的文件件名改為為與之對對應(yīng)的沖沖洗出照照片的檔檔號。例如：單單位全宗宗號為550，照照片檔案案目錄號號為166，本照照片沖洗洗后在第第5卷，照照片號為為46，則則該數(shù)碼碼照片的的文件名名應(yīng)為圖圖C： 圖圖C同一年年度、同同一問題題的數(shù)碼碼照片不不分開刻刻錄光盤盤。沒有被選選入的照照片的文文件名，暫暫不作要

7、要求。、編研研材料：編研的概概念：編編研工作作是指以以館（室室）藏檔檔案資料料為主要要物質(zhì)對對象，以以主動提提供或報報導(dǎo)檔案案信息內(nèi)內(nèi)容為主主要目的的，在深深入研究究的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，圍圍繞著一一定的題題目范圍圍，對檔檔案文獻獻進行收收集、篩篩選和不不同性質(zhì)質(zhì)、不同同層次的的加工，使使之轉(zhuǎn)化化為不同同形式的的出版物物，供社社會或有有關(guān)方面面利用。按加工層層次劃分分的兩類編研研成果：一、一一次文獻獻編研成成果：收發(fā)文文匯編、專題文文件匯編編選編、文集、圖冊等等。什么是是一次文文獻？一一次文獻獻也稱為為檔案文文獻的原原文，是是人們實實踐活動動的原始始記錄，它它包括檔檔案原件件及其復(fù)復(fù)制品，即即凡內(nèi)容容和

8、原件件相同的的文件、圖紙等等都可稱稱為一次次文獻。一次文獻獻編研成成果的概概念：是是按照特特定的題題目，對對有關(guān)檔檔案材料料進行收收集，經(jīng)經(jīng)過篩選選、轉(zhuǎn)錄錄、校勘勘、編排排和出版版，成為為某種檔檔案文件件的匯集集。一次文獻獻編研成成果特點點：向讀讀者提供供真實、準(zhǔn)確、可靠的的檔案或或文件的的原文。一次文獻獻編研成成果的要要求：高高度忠實實于檔案案或文件件的原文文原意。二、二次次文獻編編研成果果：1、全全宗介紹紹2、大大事記33、組織織沿革44、基礎(chǔ)數(shù)字字匯集55、利用用效果事例例匯編什么是二二次文獻獻？二次次文獻不不是檔案案文獻的的原文，是是對分散散的、原原始的檔檔案信息息進行濃濃縮或提提煉后

9、形形成的文文獻。二次文獻獻編研成成果的概概念：是是根據(jù)一一定題目目的需要要，采擷擷、濃縮縮或提煉煉檔案所所載的內(nèi)內(nèi)容，用用新的體體例、編編者自己己的語言言編寫而而成的編編研成果果。二次文獻獻編研成成果的特特點：向向讀者提提供的不不是檔案案原文或或原文的的復(fù)制品品，而是是以檔案案內(nèi)容為為依據(jù)，將將檔案原原文中部部分信息息進行重重新組合合的材料料 。1、發(fā)文文匯編：將某單單位發(fā)制制的文件件按字號號或時間間順序排排列匯編編成冊。例：南南開區(qū)委委文件匯匯編 南黨發(fā)發(fā)20007號、南南黨發(fā)20007號、南南黨發(fā)20007號注意：不不同發(fā)文文字號的的文件應(yīng)應(yīng)分別編編制匯編編。南黨辦發(fā)發(fā)字號的的文件應(yīng)應(yīng)該匯

10、編編南開開區(qū)委辦辦公室文文件匯編編2、專題題文件匯匯編：將反映映某一專專題的文文件匯編編成冊。 3、收文文匯編：將上級級機關(guān)的的普發(fā)性性文件按按一定的的順序匯匯編成冊冊。例：市市衛(wèi)生局局文件匯匯編（11996619999）4、全宗宗介紹:又稱“全宗指指南”以某一一全宗為為對象范范圍，以以文章敘敘述的形形式對立立檔單位位及其檔檔案的內(nèi)內(nèi)容和成成分價值值情況進進行報導(dǎo)導(dǎo)的一種種參考資資料。全宗介紹紹編寫必必要性：編制全全宗介紹紹是檔案案館（室室）的一一項基礎(chǔ)礎(chǔ)業(yè)務(wù)建建設(shè)；編編制全宗宗介紹為利利用者提提供基本本的查找找線索；編制全全宗介紹紹為編寫寫檔案館館指南積積累資料料。結(jié)構(gòu)：封面：全宗指南南名稱

11、、全宗檔檔案起止止時間、全宗號號、編制制者、編編制時間間例： 南開開區(qū)委全全宗介紹紹 （）全宗號： 南開開區(qū)委檔檔案室編編一九九八八年六月月十八日日正文：A、立檔檔單位歷歷史沿革革簡介：立檔單單位的名稱（全全稱、簡簡稱）和和性質(zhì)；成立時時間、坐坐落地點點及相關(guān)關(guān)歷史背背景；隸屬關(guān)關(guān)系；單位職職能、任任務(wù)及職職權(quán)范圍圍；內(nèi)部部組織機機構(gòu)的設(shè)設(shè)置及演演變情況況；主要要活動情情況；黨黨、政領(lǐng)導(dǎo)人人名錄及及變化情情況等。B、全宗宗歷史概概況：檔檔案的來來源、數(shù)數(shù)量；整整理、分分類原則則；檔案案價值鑒鑒定情況況；保管完完整程度度；檢索工工具的編編制情況況；檔案利利用情況況；其他他需要說說明的問問題。 C

12、、檔案內(nèi)內(nèi)容與成成分介紹紹：是全全宗介紹紹的主體體，以文章章敘述形形式，按按全宗內(nèi)內(nèi)檔案的的實際分分類體系系介紹。 例：（一）文文書檔案案：本全宗宗共有文文書檔案案XXXX卷，其其中永久久XXXX卷，長長期XXXX卷，短短期XXXX卷。按年代代問題（或或年代機構(gòu)）組組卷，主主要內(nèi)容容有：（二）基基建檔案案: 本全全宗共有有基建檔檔案XXXX卷，全全部永久久保管，分分基建項項目和房房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)兩類。主要內(nèi)內(nèi)容有：（三）設(shè)設(shè)備檔案案:本全宗宗共有設(shè)設(shè)備檔案案XXXX卷，分分辦公設(shè)設(shè)備和交交通設(shè)備備兩大類類，全部部短期保保存。（四）會會計檔案案:本全宗宗共有會會計檔案案XXXX卷，其其中永久久XXXX

13、卷，定定期XXXX卷，分分會計報報表、賬賬簿、憑憑證三大類。等等等。 D、其其它情況況說明： a、所所采用的的材料全全部來源源于本檔檔案室?guī)鞄齑鏅n案案； b、合合并單位位檔案保保存情況況； c、隸隸屬關(guān)系系變化使使檔案保保存發(fā)生生變化。5、大事事記：是按照照時間順順序，簡簡要地記記載一個個單位在在一定歷歷史時期期內(nèi)發(fā)生生的大事事和要事事的一種種檔案編編研成果果。特點：必必須嚴(yán)格格地按照照時間順順序記載載有關(guān)歷歷史事實實；使用用編年記記事體。編年記記事體是是一事一一記，逐逐年、逐逐月、逐逐日以時時間發(fā)生生的時間間先后為為序記述述，一日日數(shù)事，則則分條記記述。結(jié)構(gòu)：題名。包括總總標(biāo)題，記記述事件件

14、的起止止時間，編編者。例如：XXX市文文化局大大事記X年X月月-X年年X月XX市文文化局檔檔案室編編目錄。正文。大事記記的主體體部分，主主要由大大事時間間和大事事條目組組成。 二零零零七年 一一月 1日，XXXXXXXXXXX輔文：圖表、注釋、講話稿稿等大事記的的記述范范圍：各各種重要要的決定定、辦法法、通知知等文件件的頒布布實施情情況；各各種重要要的會議議和活動動情況；區(qū)域和和隸屬關(guān)關(guān)系變化化；機構(gòu)構(gòu)建立和和調(diào)整、名稱更更改；領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)成員員的任免免情況和和重要活活動情況況；本單單位內(nèi)部部機構(gòu)的的設(shè)置、調(diào)整和和人員任任免情況況；獎勵勵、處罰罰等情況況；重大大項目建建設(shè)、重重大成果果取得情情況；獲

15、獲得的各各種重大大榮譽；上級領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)視察察、檢查查工作；重要外外事活動動；重大大災(zāi)害、事故、案件的的發(fā)生；其他大大事、要要事、新新事。大事記的的編寫要要求:大事記記述范圍圍掌握要要準(zhǔn)確，做做到：大大事突出出、要事事不漏、小事不不收，突突出大事事、要事事、新事事;大事發(fā)發(fā)生時間間要保持持唯一性性，不能能模糊;大事內(nèi)內(nèi)容包括括事件、起因因、發(fā)展展過程、結(jié)果等等要素，必必須完整整、概括括和確切切。6、組織織沿革：是以文文字或圖圖表形式式，系統(tǒng)統(tǒng)記述和和反映某某一獨立立機關(guān)（包包括黨政政機關(guān)和和各種團團體、企企事業(yè)單單位）或或某一地地區(qū)、某某一系統(tǒng)統(tǒng)各級各各類機關(guān)關(guān)自身發(fā)發(fā)展演變變的參考考資料。體例：組

16、組織機構(gòu)構(gòu)沿革的的編寫體體例有編編年體、系列體體和階段段體三種種。最常常用的組組織機構(gòu)構(gòu)沿革體體例是編編年體。編年體體是以年年代為序序，逐年年列出本本單位體體制、機機構(gòu)設(shè)置置和人員員編制等等方面的的情況?；窘Y(jié)構(gòu)構(gòu)：總題名名：標(biāo)題題、起止止時間、編者 例：XXX醫(yī)院院組織沿沿革（19XXX 199XX） XX局局綜合檔檔案室編編序言：是說明明編寫目目的、體體例、時時間斷限限、材料料來源和和歷史沿沿革概況況等。目錄：正文：正文是是組織沿沿革主體體，主要要說明地地址遷移移、機構(gòu)構(gòu)成立和和調(diào)整、機構(gòu)的的職權(quán)范范圍、機機構(gòu)性質(zhì)質(zhì)和任務(wù)務(wù)、隸屬屬關(guān)系、編制核核定、內(nèi)內(nèi)部機構(gòu)構(gòu)設(shè)置、干部任任免等情情況。附

17、錄：補充正正文所涉涉及到的的有關(guān)材材料。如如：有關(guān)關(guān)機關(guān)設(shè)設(shè)置的上上級批文文的復(fù)印件。附錄附附在正文文后面，起起到補充充說明的的作用。組織機構(gòu)構(gòu)沿革的的編寫要要求：準(zhǔn)確地地反映整整個單位位的組織織體系，將將整個單單位的組組織機構(gòu)構(gòu)分別按按層次、序列疏疏理清楚楚。統(tǒng)一組組織機構(gòu)構(gòu)編寫涉涉及的機機構(gòu)和人人員層次次，特別別對于機機構(gòu)設(shè)置置多而且且變化較較頻繁的的企業(yè)事事業(yè)單位位尤其要要注意這這一點。采用編編年體編編寫組織織機構(gòu)時時，為了了避免過過多的內(nèi)內(nèi)容重復(fù)復(fù)，可以以只寫有有變動的的部分。所謂變變動主要要指機構(gòu)構(gòu)設(shè)置的的變化、機構(gòu)職職能的調(diào)調(diào)整和人人員任職職的更替替。為了了將隸屬屬關(guān)系反反映得更更

18、清楚，組組織體系系部分的的內(nèi)容可可以用圖圖表表述述，再加加以文字字?jǐn)⑹稣f說明。7、基礎(chǔ)礎(chǔ)數(shù)字匯匯集：以數(shù)字字語言反反映某一一單位或或某一地地區(qū)、某某一系統(tǒng)統(tǒng)的某一一方面情情況或若若干方面面基本情情況的一一種參考考資料。整體結(jié)構(gòu)構(gòu)總標(biāo)題題：單位位、 內(nèi)內(nèi)容、 名稱、 時時間 例：XXX社區(qū)區(qū)XX慢慢性病情情況統(tǒng)計計（1999019999） 編制說說明正文正文要素素與形式式要素：數(shù)列是是構(gòu)成統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)字字匯集正正文的基基本要素素。一個數(shù)列列包含四四個方面面的內(nèi)容容：統(tǒng)計計對象、時間與與空間范范圍、統(tǒng)計數(shù)數(shù)值、統(tǒng)計指指標(biāo) 注意：每一個個數(shù)列可可以根據(jù)據(jù)需要選選擇不同同的時間間范圍或或空間范范圍，以以便

19、加以以比較，但但它所反反映的統(tǒng)統(tǒng)計對象象卻只能能始終是是一個。形式：文字?jǐn)⑹鍪?、圖表式式、圖表與與文字相相結(jié)合形形式統(tǒng)計圖表表的繪制制圖示：直方圖圖、折線線圖、圓圓餅圖表格：時間數(shù)數(shù)列表、空間數(shù)數(shù)列表、時空數(shù)數(shù)列表基礎(chǔ)數(shù)字字匯集編編寫要求求:準(zhǔn)確、全面性性和系統(tǒng)統(tǒng)性、規(guī)范。8、利用用效果事事例：將實際際工作中中利用檔檔案的典典型實例例按照一一定的體體例加工工提煉而而成的一一種參考考資料。編寫檔案案利用事事例的意意義：11、顯示示檔案的的價值22、宣傳傳檔案工工作、33、交流流檔案利利用經(jīng)驗驗4、拓寬寬檔案利利用途徑徑編寫要求求：1、典型性性2、真真實性33、科學(xué)學(xué)性4、明確性性基本內(nèi)容容：標(biāo)

20、題；利用檔檔案的單單位或利利用者姓姓名、職職務(wù)（職職稱）等等；利用檔檔案的時時間利用檔檔案的目目的或原原因；利用檔檔案的內(nèi)內(nèi)容、數(shù)數(shù)量、人人次；利用檔檔案解決決的具體體問題；該實例例的提供供者 “年北京京市食物物中毒發(fā)發(fā)生情況況分析”“北京市市五百例例預(yù)防接接種副反反應(yīng)分析析”“年北京京市流腦腦發(fā)病、死亡數(shù)數(shù)統(tǒng)計與與分析”這類編研研材料已已經(jīng)常地地被業(yè)務(wù)務(wù)人員應(yīng)應(yīng)用于科科研、專專題調(diào)查查等實際際工作中中，顯示示了很強強的實用用性。一、家庭庭檔案的的概念 家庭檔檔案，是是指家庭庭及家庭庭成員在在家庭生生活和社社會活動動中形成成的可歸歸屬個人人保存?zhèn)鋫洳榈奈奈淖?、圖圖表、聲聲像、電電子、實實物及其其他各種種形式的的歷史記記錄。（如如：出生生證明、日記、病歷、手稿、書信、作品、照片、錄音（像像）帶、證件、憑據(jù)、證書、磁（光光）盤、實物等等資料） 二、家家庭檔案案的管理理 1、管管理原則則。家庭庭檔案是是維護家家庭及家家庭成員員合法權(quán)權(quán)益、經(jīng)經(jīng)濟利益益，反映映家庭歷歷史真實實面貌的的重要依依據(jù)，應(yīng)應(yīng)集中存