1、智能檔案管理系統(tǒng)介紹杭州比特信息技術(shù)有限企業(yè)We are your way 第1頁(yè)一、智能檔案管理系統(tǒng)概述 紹興電力局是國(guó)內(nèi)首批 “國(guó)際一流供電企業(yè)”，領(lǐng)先科技進(jìn)步、提升企業(yè)管理水平、提升客戶服務(wù)質(zhì)量一直是紹興電力局不停發(fā)展主要經(jīng)驗(yàn)。伴隨電力行業(yè)改革不停深入，電力企業(yè)已充分認(rèn)識(shí)到提升客戶服務(wù)質(zhì)量，提升企業(yè)管理水平，是電力企業(yè)能否取得生存與發(fā)展機(jī)會(huì)關(guān)鍵。 現(xiàn)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)對(duì)客戶檔案按客戶號(hào)編制，每個(gè)客戶檔案都集中在一起，并分類(lèi)存放，因?yàn)閿?shù)量大（一個(gè)檔案室要存放幾十萬(wàn)份檔案），查找和管理工作繁雜。 營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)為提升客戶服務(wù)水平，科學(xué)規(guī)范客戶資料管理，構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)客戶資料等檔案、文件自動(dòng)化管理

2、，規(guī)范客戶資料入檔流程、借閱流程、償還流程、注銷(xiāo)流程，從而對(duì)客戶資料提供流程化管理，提升客戶服務(wù)效率與質(zhì)量。 第2頁(yè)二、方案設(shè)計(jì)思緒和目標(biāo) 智能檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上要滿足流程化管理檔案資料要求；同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)市局、分局分級(jí)檔案管理要求；能盡可能降低入檔工作量，已經(jīng)有客戶信息能自動(dòng)導(dǎo)入。 智能檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是：建設(shè)一套基于IP網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以檔案管理柜體、控制軟硬件、智能檔案管理軟件組成，符累計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)最新發(fā)展時(shí)尚，含有良好可靠性、可維護(hù)性和擴(kuò)容能力、接入靈活、應(yīng)用成熟智能檔案管理系統(tǒng)。 第3頁(yè)三、智能檔案管理系統(tǒng)框架 第4頁(yè)智能檔案管理系統(tǒng)軟件（檔案管理員）：智能檔案管理系統(tǒng)軟

3、件以檔案管理員身份登錄可完成檔案初始信息錄入、入檔、借閱、償還、注銷(xiāo)等流程。系統(tǒng)中只有本計(jì)算機(jī)用戶才能操作和檔案架硬件相關(guān)聯(lián)操作，比如檔案上架、指示下架操作。智能檔案管理系統(tǒng)軟件（內(nèi)網(wǎng)中有權(quán)限其它用戶）：在內(nèi)網(wǎng)中其它計(jì)算機(jī)用戶安裝完智能檔案管理系統(tǒng)軟件后，能夠完成檔案初始信息錄入、查詢等操作。當(dāng)市局用戶登錄時(shí)，可查詢其它分局檔案信息。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器：整個(gè)智能檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上考慮分散運(yùn)行， 集中管理要求，在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中能夠滿足數(shù)據(jù)集中管理要求， 也能夠單機(jī)運(yùn)行。（假如用戶以為有必要， 能夠在市局統(tǒng)一配置一臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。）第5頁(yè)條碼打印機(jī)：用于檔案盒條碼打印。無(wú)線條碼掃描槍?zhuān)河糜趻呙铏n案盒條碼

4、，完成上架檔案盒編碼錄入。檔案柜體控制系統(tǒng)：?jiǎn)蝹€(gè)檔案柜管理、控制、通訊單元。柜體電機(jī)控制單元：控制柜體電機(jī)運(yùn)行。分節(jié)控制單元：控制單節(jié)檔案柜全部檔案位檢測(cè)、指示。檔案盒指示單元：每個(gè)檔案位含有獨(dú)立指示，完成指示下架等功效。檔案盒入位離位檢測(cè)單元：每個(gè)檔案位能獨(dú)立檢測(cè)是否有檔案上架、下架發(fā)生。 第6頁(yè)四、檔案管理流程定義第7頁(yè)第8頁(yè)第9頁(yè)第10頁(yè)五、主站系統(tǒng)功效介紹1.系統(tǒng)登錄您能夠在”系統(tǒng)開(kāi)始”程序” 智能檔案管理系統(tǒng)” 或 桌面快捷方式進(jìn)入系統(tǒng).初始管理員用戶名為admin和密碼為空假如連接失敗,可點(diǎn)擊數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置查看數(shù)據(jù)庫(kù)配置信息,如數(shù)據(jù)庫(kù)配置正確而測(cè)試連接不上,則可能是服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)未開(kāi)

5、或網(wǎng)絡(luò)連接不可達(dá). 第11頁(yè)在登陸界面中輸入正確用戶帳號(hào),密碼.點(diǎn)擊確定,進(jìn)入系統(tǒng)主界面:第12頁(yè)本機(jī)參數(shù)設(shè)置可設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)連接參數(shù)、與下位機(jī)通信串口參數(shù)、檔案架節(jié)數(shù) 和是否是操作主機(jī)（與下位機(jī)串口通信機(jī)器選是）2.系統(tǒng)初始設(shè)置 第13頁(yè)局管理管理本系統(tǒng)管轄局信息。局信息用于用戶屬性和客戶屬性。用戶管理管理本系統(tǒng)用戶信息。直接操作人員為普通用戶。第14頁(yè)客戶類(lèi)型管理管理系統(tǒng)客戶類(lèi)型。以后可用于客戶屬性進(jìn)行查詢分類(lèi)。檔案類(lèi)型管理 管理檔案包含全部類(lèi)型。3.數(shù)據(jù)初始化 第15頁(yè)檔案盒管理初始化系統(tǒng)全部檔案盒?？捎脳l碼槍連續(xù)按批次輸入。檔案架管理定義系統(tǒng)管理全部檔案架，設(shè)置檔案架編號(hào)、邏輯地址、行數(shù)和

6、列數(shù)。第16頁(yè)在客戶管理界面【非居用戶EXCEL導(dǎo)入】按鈕，可導(dǎo)入excel數(shù)據(jù)源。其格式為：F1：原檔案所在盒號(hào)（可為空）F2：檔案序號(hào)（客戶行為空，不然不能為空）F3：檔案明細(xì)序號(hào)（客戶行或檔案行為空，明細(xì)行不能為空）F4：客戶號(hào)（不能為空，且必須確保正確）F5：名稱F6、F7：空 （但必須保留，導(dǎo)入程序需要）F8：序列號(hào)（等前面信息整理好后，按序遞增）4.客戶資料、檔案及明細(xì)導(dǎo)入第17頁(yè)客戶管理 管理系統(tǒng)全部客戶及其檔案及檔案明細(xì)?？砂纯蛻籼?hào)、客戶名和客戶類(lèi)型查詢。點(diǎn)擊某客戶，可查看其檔案列表。雙擊某檔案，可查看改檔案明細(xì)。5.日常使用 第18頁(yè)客戶、檔案及其明細(xì)管理新建檔案時(shí)，點(diǎn)擊【初

7、始明細(xì)】可依據(jù)檔案類(lèi)型初始化檔案明細(xì)，再依據(jù)實(shí)際情況修改。第19頁(yè)檔案入盒、出盒掃描入盒：選擇要入盒檔案，點(diǎn)擊【掃描入盒】，用條碼槍掃描檔案盒條碼，系統(tǒng)即將檔案資料放入該盒?！咀ⅰ靠蛻袅斜碛疫叀究蛻魴n案掃描入盒】可將該客戶全部檔案一起入盒。在同客戶已經(jīng)有資料入盒且想入相同檔案盒時(shí)，可先選擇目標(biāo)盒，待標(biāo)題“盒號(hào)”上面顯示目標(biāo)盒號(hào)后，點(diǎn)擊未入盒檔案盒號(hào)列即可。第20頁(yè)指示下架 假如檔案已上架（如架號(hào)顯示：01-3-1-5【表示01架3行1節(jié)5列】），則指示檔案架該庫(kù)位亮燈，等候下架。【注】客戶列表右邊【指示下架】可將該客戶全部檔案所在庫(kù)位一起亮燈，等候下架。第21頁(yè)檔案架滑動(dòng)列表雙擊可跳到該架位在

8、檔案架區(qū)右鍵有相同功效菜單鼠標(biāo)懸停在盒上，能顯示該盒檔案列表檔案架管理第22頁(yè)檔案盒檔案列表將鼠標(biāo)懸停在目標(biāo)檔案盒，則顯示該盒檔案列表?？蛻魴n案盒查詢輸入客戶號(hào)，點(diǎn)擊【查詢】，“庫(kù)位列表”顯示該客戶全部檔案所在盒及盒所在庫(kù)位信息。如有庫(kù)位信息，檔案架區(qū)默認(rèn)跳轉(zhuǎn)至第一個(gè)庫(kù)位。雙擊要查看庫(kù)位即可跳轉(zhuǎn)至該庫(kù)位。 第23頁(yè)檔案架管理操作列表通訊測(cè)試：測(cè)試全部檔案架通訊是否連通。連接狀態(tài)檢驗(yàn)：檢驗(yàn)當(dāng)前檔案架采集板通訊情況。單點(diǎn)庫(kù)位檢驗(yàn)：檢驗(yàn)當(dāng)前庫(kù)位與下位機(jī)是否一致，如不一致則提醒報(bào)警并將該庫(kù)位顯示紅色全部庫(kù)位檢驗(yàn)：檢驗(yàn)當(dāng)前檔案架全部庫(kù)位與下位機(jī)是否一致，不一致庫(kù)位顯示紅色。指示下架：指示當(dāng)前庫(kù)位亮燈，等

9、候下架。取消下架：指示當(dāng)前庫(kù)位滅燈，取消下架。第24頁(yè)檔案借閱第25頁(yè)借閱 選擇要借閱檔案，點(diǎn)擊【借閱】，系統(tǒng)提醒輸入借閱人和備注，確定后系統(tǒng)將所選檔案設(shè)為借閱（提醒天數(shù)按照右上角提醒天數(shù)，可修改）。借閱檔案不再屬于原檔案盒；同盒其它檔案仍屬于原檔案盒；原檔案盒也從原庫(kù)位中去除。整盒借閱選擇要借閱盒所在某一行，點(diǎn)擊【整盒借閱】，系統(tǒng)提醒輸入借閱人和備注，確定后系統(tǒng)將所選盒全部檔案設(shè)為借閱（提醒天數(shù)按照右上角提醒天數(shù)，可修改）。盒里全部檔案不再屬于原檔案盒；原檔案盒也從原庫(kù)位中去除。取消借閱提醒天數(shù)設(shè)置和修改借閱窗口打開(kāi)時(shí)，系統(tǒng)將默認(rèn)天數(shù)取出設(shè)置到右上角提醒天數(shù)中。用戶經(jīng)過(guò)修改并點(diǎn)擊【設(shè)為默認(rèn)】

10、可將新默認(rèn)天數(shù)設(shè)到系統(tǒng)中，以后系統(tǒng)會(huì)將新天數(shù)作為默認(rèn)天數(shù)。 如需修改借閱統(tǒng)計(jì)里提醒天數(shù)，可選擇要修改借閱統(tǒng)計(jì)，修改統(tǒng)計(jì)上面提醒天數(shù)并點(diǎn)擊【更改提醒天數(shù)】。第26頁(yè)檔案償還第27頁(yè)償還到源盒選擇償還檔案，點(diǎn)擊【償還到源盒】按鈕，系統(tǒng)提醒輸入償還人和備注，確定后系統(tǒng)將所選檔案設(shè)為已償還，檔案自動(dòng)屬于原檔案盒。償還到新盒選擇償還檔案，點(diǎn)擊【償還到新盒】按鈕，系統(tǒng)彈出【檔案盒條碼掃描采集】，用掃描槍掃描新盒條碼后，提醒輸入償還人和備注，確定后系統(tǒng)將所選檔案設(shè)為已償還，檔案屬于新檔案盒。作廢不能償還檔案能夠選擇作廢，使他不再在系統(tǒng)中歸檔，當(dāng)還能夠在客戶管理中他所屬客戶下檔案列表中看見(jiàn)，顯示為紅色。選擇要作廢檔案，點(diǎn)擊【作廢】按鈕，系統(tǒng)彈出【檔案作廢說(shuō)明】，確定后系統(tǒng)將所選檔案設(shè)為已作廢。第28頁(yè)檔案查詢第29頁(yè)借閱查詢第30頁(yè)償還查詢第31頁(yè)系統(tǒng)軟件采取.net平臺(tái)+S