1、OA 使用說明書什么是OAOA系統(tǒng)是指辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation）系統(tǒng)，用于企業(yè)網(wǎng)上辦公。它是指基于公司司現(xiàn)實(shí)，通過過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用用以提高單位位內(nèi)部信息交交流、共享、流流轉(zhuǎn)處理的和和實(shí)現(xiàn)辦公自自動(dòng)化和提高高工作效率的的信息化設(shè)備備和應(yīng)用軟件件；它不是孤孤立存在的，而而是與其它各各類管理系統(tǒng)統(tǒng)（如人事管管理系統(tǒng)，公公司資產(chǎn)管理理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)務(wù)系統(tǒng)等等）緊緊密聯(lián)系，有有機(jī)整合而形形成的。在OA系統(tǒng)中，我我們可以通過過收發(fā)郵件來來傳遞信息，通通過信息中心心查收公司的的各種信息、制制度，通過流流程管理明確確規(guī)范公司各各種事務(wù)，通過內(nèi)內(nèi)部辦公系統(tǒng)統(tǒng)管理公司諸諸如會(huì)議、人人事、資產(chǎn)等等方面

2、。總之之，熟練的操操作OA系統(tǒng)統(tǒng)可以讓我們們的工作變得得快捷規(guī)范。如何使用OA系系統(tǒng)使用前的準(zhǔn)備我公司的系系統(tǒng)通過瀏覽器直接接登陸，不用用安裝其他的的軟件。啟動(dòng)動(dòng)公司OA系統(tǒng)統(tǒng)的方法為：在計(jì)算機(jī)桌桌面上打開IIE瀏覽器，在在地址欄輸入入： HYPERLINK http:/ httpp:/服務(wù)務(wù)器IP地址址，然后敲回回車鍵，如果果正常的話，系系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯顯示以下畫面面：如圖-1圖2-1 登陸陸界面圖2-2 登陸陸前設(shè)置人員登陸輸入“用戶名”（系統(tǒng)管理理員為每個(gè)人人員分配了一一個(gè)賬號(hào)即用用戶名，為了了方便起見，一一般情況下為為姓名的漢語語拼音）和“密碼”（即：初始始密碼為“1”，該密碼用戶可以以修

3、改），點(diǎn)點(diǎn)擊“登錄”（或敲“回車”），如果用用戶名和口令令正確，則系系統(tǒng)進(jìn)入以下下主界面：如如圖2-3 。（注：為為了方便用戶戶的使用，此此時(shí)，用戶可可以選擇“記住名字”，這樣以后后只要輸入“密碼”就可以進(jìn)入入系統(tǒng)）圖2-3 登錄錄后界面辦公主界面介紹紹進(jìn)入系統(tǒng)后，當(dāng)當(dāng)前的辦公主主界面（個(gè)人人平臺(tái)界面）有三個(gè)部分組成，左側(cè)為子模塊功能區(qū)；中間為信息提示區(qū)，右側(cè)為導(dǎo)航欄。右上方（圖中紫色區(qū)域）為功能界面選擇區(qū)，由于切換各種辦公主界面。點(diǎn)擊功能界面選選擇區(qū)的“工作流程”，進(jìn)入到工工作流程辦公公界面（辦公公流程的定義義及使用方法法，請(qǐng)見 44.工作流程程 ），如如圖2-4。圖2-4 工作作流程界面相

4、應(yīng)的，點(diǎn)擊功功能界面選擇擇區(qū)的“信息中心”，進(jìn)入到公公司信息中心心界面；點(diǎn)擊擊“內(nèi)部辦公”則進(jìn)入內(nèi)部部辦公界面。系統(tǒng)功能詳解 1. 進(jìn)入個(gè)人人平臺(tái)辦公界界面，此界面面的主要功能能是個(gè)人日常常辦公信息處處理和各種功功能導(dǎo)航。其其中左側(cè)子模模塊功能區(qū)包包括郵件系統(tǒng)統(tǒng)、日程安排排、通訊錄、萬萬年歷、個(gè)性性管理等模塊塊，以下做詳詳細(xì)說明。電子郵件系統(tǒng)：通過電子郵郵件系統(tǒng)可以以向公司人員員發(fā)送相關(guān)文文件及附件。發(fā)郵件：當(dāng)您需需要給別人發(fā)發(fā)送郵件時(shí)，您您可以單擊左左導(dǎo)航中的“郵件系統(tǒng)-寫郵件件（左邊粉紅紅色區(qū)域）”，如圖2-55所示，圖2-5 寫信信息界面如普通的電子郵郵箱一樣，此此郵箱可以上上傳附件（圖

5、圖2-5中下下部黑色區(qū)域域），一次最最多可以上傳傳10M左右右的附件。此此外，本郵箱箱還可以直接接通過各種OOFFICEE文檔的形式式進(jìn)行編輯，如如需使用EXXCEL文檔檔時(shí)，點(diǎn)擊“EXCELL文檔” （圖2-55上部綠色區(qū)區(qū)域），如圖圖2-6圖2-6 郵件件的文件類型型如要發(fā)送郵件，點(diǎn)點(diǎn)擊右下角的的“立即發(fā)送”，即可彈出出目標(biāo)人員選選擇框，如圖圖2-7圖2-7 郵件件發(fā)送選擇人員時(shí)，可可選中某一人人員，雙擊，此此時(shí)人名從“未選擇用戶戶”移到“已選擇用戶戶”，表示選中中；如果選擇擇人員較多時(shí)時(shí)，可按住CCTRL鍵，選選擇相關(guān)人員員，再按“”鍵，則所有有選中的人員員均被選中。此時(shí)，點(diǎn)擊“立即發(fā)送

6、”即可發(fā)送成功。查看郵件，未查查看過的郵件件可以從郵件件系統(tǒng)的“新郵件”中查閱，查閱閱過的郵件可可在“收件箱”中找到，這這很類似普通通的電子郵箱箱，這里不做做復(fù)述。在發(fā)件箱中，有有一個(gè)選項(xiàng)“查看”，點(diǎn)擊查看看可以看到自自己發(fā)送的郵郵件的閱讀情情況，如圖22-8圖2-8 郵件件發(fā)送情況日程安排有沒有這樣的時(shí)時(shí)候，早早安安排好的事情情，到了眼前前卻忘了做，或或者做著做著著卻走了樣；有時(shí)，突然然的一陣靈感感駕臨眼前，卻卻隨著時(shí)間流流逝而消逝了了。這樣的時(shí)時(shí)候，你需要要一個(gè)定時(shí)提提醒的日程表表來提醒、規(guī)規(guī)范自己的工工作?！叭粘贪才拧边@個(gè)模塊，就就給大家提供供了這樣的功功能。它的使使用十分簡(jiǎn)單單，如圖2

7、-9，點(diǎn)擊“日程安排”按鈕，進(jìn)入日日程安排定制制界面圖2-9 日程程安排點(diǎn)擊日歷的“+”進(jìn)入編輯界界面，在此界界面中設(shè)定提提醒事項(xiàng)及提提醒時(shí)間，點(diǎn)點(diǎn)擊確定保存存。當(dāng)日期為設(shè)定日日期后，該系系統(tǒng)將會(huì)提醒醒，如圖2-10。點(diǎn)擊擊后，將彈出出本日具體的的提醒事項(xiàng)。圖2-10 日日程安排定時(shí)時(shí)提醒通訊錄 在系統(tǒng)中，有有兩處地方可可以查到公司司員工的通訊訊錄：第一處處，在個(gè)人人平臺(tái)通訊訊錄目錄下下，在公共共通訊錄中中，可以按照照部門查閱員工工聯(lián)系方式，在個(gè)人通訊錄中，員工可以把自己所需的一些聯(lián)系電話，保存在這個(gè)欄目中。第二處，在信信息中心知知識(shí)管理公公司通知中中最新公司司通訊錄將將隨時(shí)更新，員員工可以到

8、此此處下載通訊訊錄的電子版版，如圖2-11。如圖2-11 公司通訊錄錄個(gè)性管理個(gè)人平臺(tái)中的 個(gè)性管理 欄目主要用用于OA個(gè)人人設(shè)置，包括括OA帳戶密密碼設(shè)置（修修改密碼），個(gè)個(gè)人檔案設(shè)置置（用于設(shè)置置個(gè)人基本信信息等）。使使用起來比較較簡(jiǎn)單，這里里就不多做介介紹了。由于OA中可能能包含許多公公司和個(gè)人信信息，公司要要求，員工本本人的密碼要要超過6位，請(qǐng)請(qǐng)新員工盡快快修改密碼。（5） 導(dǎo)航航欄導(dǎo)航欄在個(gè)人平平臺(tái)界面的右右上方，包括括公文流轉(zhuǎn)、會(huì)會(huì)議通知、今今日日程、任任務(wù)管理有郵郵件系統(tǒng)五個(gè)個(gè)欄目，如果果該欄目后綴綴為紅色數(shù)字字如： 郵件件系統(tǒng)（5），意為有有5封新郵件件還沒有閱讀讀，當(dāng)點(diǎn)擊此此

9、數(shù)字時(shí)，將將進(jìn)入 新郵郵件 欄目。以以此類推，諸諸如新的流程程，新的日程程等等。（看看參加圖2-10）2. 信息中心心，在頁面右上上角點(diǎn)擊“信息中心”進(jìn)入信息中中心，信息中中心主要用于于發(fā)布公司通通知、公司制制度以及部門門信息等，此此外，公司還還會(huì)根據(jù)實(shí)際際需要，在此此界面上，設(shè)設(shè)置新的欄目目，如：薪酬酬體系實(shí)施 等等。員工可以通過在在 個(gè)人平臺(tái)臺(tái) 的 訂閱閱欄目（個(gè)性性管理-信息息訂閱）來及時(shí)閱讀讀最新的通知知、制度等（參參加圖2-33）。一般可可設(shè)定為公司司通知，公司司制度以及本本部門的發(fā)布布信息，如圖圖2-12。圖2-12 信信息欄目訂閱閱在 部門發(fā)布 這個(gè)欄目里里，各部門包包括兩個(gè)部分

10、分 內(nèi)部 外外部，“內(nèi)部”是指僅本部部門員工可以以查看的信息息組，“外部”是所有部門門人員均可以以查閱的信息息組。如圖22-13圖2-13 部部門發(fā)布在信息中心欄目目中，還有內(nèi)內(nèi)部論壇、內(nèi)內(nèi)部下載等分分欄目。3. 內(nèi)部辦辦公點(diǎn)擊右上角的“內(nèi)部辦公”，進(jìn)入內(nèi)部部辦公界面。內(nèi)內(nèi)部辦公界面面現(xiàn)在尚處于于開發(fā)階段，在在這個(gè)界面里里，根據(jù)各部部門員工可工工作的性質(zhì)、要要求，會(huì)提供供相應(yīng)的辦公公模塊，比如如現(xiàn)在已經(jīng)初初步開發(fā)的“資產(chǎn)管理模模塊”，主要針對(duì)對(duì)行政部辦公公資產(chǎn)的整理理；“人事模塊”用于人事部部管理員工檔檔案、獎(jiǎng)懲、調(diào)調(diào)動(dòng)等等。簡(jiǎn)簡(jiǎn)單點(diǎn)說，內(nèi)內(nèi)部辦公這個(gè)個(gè)平臺(tái)可以較較好的把OAA辦公系統(tǒng)與與企業(yè)

11、資源管管理（ERPP）結(jié)合在一一起。4. 工作流程程工作流程這個(gè)模模塊，是由大大舜自己通過過定制工具開開發(fā)出的，是是公司辦公的的一大特色。什么是流程。在一些例行工作作中，員工的的操作都是有有制度、程序序可循的。比比如說請(qǐng)假，公公司有考勤勤休假制度，上上面明確規(guī)定定了請(qǐng)假的程程序和審批的的權(quán)限：請(qǐng)假假有請(qǐng)假人申申請(qǐng)，經(jīng)審批批同意后，方方可實(shí)施請(qǐng)假假，請(qǐng)假后銷銷假，人事備備案；審批的的權(quán)限為，請(qǐng)請(qǐng)假1天以內(nèi)內(nèi)由部門經(jīng)理理批準(zhǔn)；1-3天（含含）由部門經(jīng)經(jīng)理審核，人人力資源部經(jīng)經(jīng)理審批；33天以上由部部門經(jīng)理、人人力資源部經(jīng)經(jīng)理審核，報(bào)報(bào)總經(jīng)理審批批。如果按照過去使使用請(qǐng)假單的的舊模式，一一個(gè)人請(qǐng)假審

12、審批要經(jīng)過兩兩三個(gè)部門經(jīng)經(jīng)理的簽批，回回來后要銷假假，請(qǐng)假單備備案，但有事事因?yàn)槭虑榧奔被蛘邔?duì)程序序不了解，造造成這樣或那那樣的疏漏，為為企業(yè)正常的的個(gè)幫工帶帶來了一定的的影響。現(xiàn)在如果使用流流程，流程會(huì)會(huì)自動(dòng)指定辦理的環(huán)環(huán)節(jié)，明確所所需的要素，設(shè)定好辦理時(shí)間，即使剛來公司不久的新人也能按部就班的掌握和執(zhí)行公司的各項(xiàng)制度和程序。所以我們可以把把流程這這樣定義：通通過OA系統(tǒng)統(tǒng)，用以規(guī)范范員工工作、辦辦公程序、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作、審審批系統(tǒng)。流程使用介紹流程界面介紹。點(diǎn)擊右上角的“工作流程”，進(jìn)入工作作流程辦公界界面，見圖22-14圖2-14 工工作流程界面面在圖2-14中中，頁面左側(cè)側(cè)為功能欄目目區(qū)

13、，上部幾幾個(gè)下拉框?yàn)闉楣芾韺?dǎo)航區(qū)區(qū)，下部為具具體流程處理理區(qū)域。功能欄目區(qū)中，有有幾個(gè)概念需需要解釋清楚楚，分別是“待辦工作、已已辦工作、完完成工作”，待辦工作：在某某一流程中，當(dāng)當(dāng)前的環(huán)節(jié)需需要本人處理理，則此時(shí)該該流程對(duì)于自自己來說就是是待辦工作。已辦工作：當(dāng)你你將這個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)處理完畢，把把流程發(fā)送到到下一個(gè)處理理人后，那么么這個(gè)流程對(duì)對(duì)于你來說已已經(jīng)處理完畢畢了，這就是是已辦工作。完成工作：當(dāng)一一個(gè)流程發(fā)到到最后一個(gè)處處理人處，這這個(gè)流程就結(jié)結(jié)束了，這個(gè)個(gè)流程不會(huì)再再是任何一個(gè)個(gè)人的待辦工工作或已辦工工作。過去所所有處理的流流程均會(huì)在完完成工作中結(jié)結(jié)束。工作中，我們要要經(jīng)常注意有有無 待辦

14、工工作 ，如果果有應(yīng)盡快處處理完畢。通過 管理導(dǎo)航航 可以根據(jù)據(jù)流程種類、辦辦理日期以及及發(fā)起部門較較快速的查詢?cè)兙唧w流程，這這在有大量流流程的情況下下，比較有用用。新建流程要使用一個(gè)流程程，首先就要要新建流程，新新建流程需按按一下步驟創(chuàng)創(chuàng)立：工作流流程-流流程管理-（流程類類別）-具體流程，以建立“一天內(nèi)內(nèi)的請(qǐng)假、換換休流程” 為例，其創(chuàng)建步驟驟為：工作流流程-流流程管理-申請(qǐng)流程程-人事事-一天天內(nèi)的請(qǐng)假、換換休流程，如如圖2-155，圖2-15 新新建流程 一一點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖標(biāo)，進(jìn)進(jìn)入流程新建建界面。如圖圖2-16，圖2-16 新新建流程二在圖2-16中中，所見到的的幾個(gè)流程，是是指該類型流

15、流程中，尚在在流轉(zhuǎn)中的流流程，可點(diǎn)擊擊查閱，但不不能做任何操操作（流程的的發(fā)送框呈灰灰色，無法操操作）。點(diǎn)擊“新建”則則會(huì)新建流程程，開始某一一個(gè)流程的使使用。當(dāng)你發(fā)送了一個(gè)個(gè)流程，但發(fā)發(fā)現(xiàn)流程發(fā)錯(cuò)錯(cuò)了，這個(gè)時(shí)時(shí)候你可以使使用“回收”功能，對(duì)原原流程實(shí)施回回收，取消上上一次流程發(fā)發(fā)送。操作的辦法是，選選中某一流程程最左邊的小小框，點(diǎn)擊“回收”即可。但“回收”功能能有一定的限限制，當(dāng)下一一個(gè)處理人員員處理了流程程之后，回收收功能將失去去作用。流程處理 處理單新建流程后，進(jìn)進(jìn)入流程，以以“工作聯(lián)系”這個(gè)流程為為例，如圖22-17圖2-17 流流程進(jìn)入界面面（處理單）進(jìn)入界面后，看看到是“處理單”界

16、面，黑色色橫線以上是是表頭，標(biāo)明明流程的基本本信息，有流流程發(fā)起者填填寫。其中標(biāo)標(biāo)題一欄尤為為重要，一般般需包括工作作內(nèi)容、時(shí)間間、主要人員員等內(nèi)容，每每一個(gè)流程的的標(biāo)題，都有有一個(gè)范例，可可以根據(jù)范例例填寫。如果操作框上有有一個(gè)這樣的的標(biāo)記 ，代代表此環(huán)節(jié)（操操作框）需要要你進(jìn)行處理理。點(diǎn)擊“批示”，彈出批示示框，進(jìn)行審審批，審批完完成后，點(diǎn)擊擊批示框的“”，即可保保存，并自動(dòng)動(dòng)關(guān)閉。 正文 點(diǎn)擊“正文”欄，進(jìn)入正正文界面，如如圖2-188圖2-19 流流程正文界面面這是一個(gè)純正的的WORD界界面，可以使使用所有的功能能，在一些流流程中（如：工作日志、績(jī)績(jī)效考核流程程），正文包包含一些表格格

17、，流程處理理人員能在正正文中處理各各種公文，并并且此頁面有有筆記留痕的的功能，可以以通過字體顏顏色，區(qū)分是是由誰操作的的。在在正文頁面中中，也可以通通過導(dǎo)入其他他WORD文文檔，來覆蓋蓋當(dāng)前頁面，操操作方法是：點(diǎn)擊左上角角的“導(dǎo)入文檔”，瀏覽選擇擇目標(biāo)文檔，點(diǎn)點(diǎn)擊“打開”，即可覆蓋蓋。 附件在流程中經(jīng)常要要有一些諸如如EXCELL表、圖片的的資料，作為為審批的參考考依據(jù)，可通通過“附件”，上傳資料料。點(diǎn)擊流程程頁面左上方方的“附件”按鈕，進(jìn)入入附件頁面。其上傳方法法與傳統(tǒng)的EEmail郵郵箱類似，這這你就不再復(fù)復(fù)述了，如圖圖2-20圖2-20 上上傳附件 流程描述 點(diǎn)擊“流程描述”進(jìn)入相應(yīng)界界

18、面，如果想想了解流程的的步驟環(huán)節(jié)設(shè)設(shè)置，請(qǐng)點(diǎn)擊擊“流程描述”，將會(huì)有流程程圖描述整個(gè)個(gè)流程的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)步驟，如圖圖2-21.圖2-21 流流程描述 流轉(zhuǎn)查閱閱 在流流轉(zhuǎn)查閱頁面面，處理過這這個(gè)流程的人人員均可以查查閱流程的流流轉(zhuǎn)情況（見見圖2-222），藍(lán)色為為發(fā)起人，白白色為正常處處理環(huán)節(jié)，綠綠色為退件（意為此環(huán)節(jié)退回至上環(huán)節(jié)），紅色為現(xiàn)需要處理公文人員。圖2-22 流流轉(zhuǎn)查閱 流程屬性設(shè)設(shè)置想發(fā)送流程還差差一個(gè)設(shè)置才才能發(fā)送，時(shí)時(shí)間設(shè)置。點(diǎn)點(diǎn)擊“流程屬性設(shè)設(shè)置”，進(jìn)入相應(yīng)應(yīng)界面。在這這個(gè)界面中選選擇這個(gè)流程程的開始時(shí)間間和預(yù)計(jì)結(jié)束束時(shí)間，而這這個(gè)時(shí)間也將將會(huì)被系統(tǒng)認(rèn)認(rèn)為相應(yīng)的處處理時(shí)間，在在設(shè)

19、定時(shí)間內(nèi)內(nèi)，系統(tǒng)視為為“正?！?，一旦超出出這個(gè)時(shí)間，則則被視為逾期期。請(qǐng)見 圖圖2-23， 關(guān)聯(lián)流程 各流流程之間也可可以通過關(guān)聯(lián)聯(lián)流程的方式式互相聯(lián)系。比比如說，策劃劃部經(jīng)理處理理了一個(gè)流程程，認(rèn)為該流流程應(yīng)向上級(jí)級(jí)反應(yīng)，但該該流程上級(jí)無無法處理，策策劃部經(jīng)理可可以通過新建建相關(guān)流程“工作聯(lián)系”，發(fā)送給相相應(yīng)的上級(jí)審審批。方法為為：點(diǎn)擊流程程界面中上部部的“新建相關(guān)流流程”，打開新建建界面，選擇擇相應(yīng)的相關(guān)關(guān)流程，點(diǎn)擊擊確定，即可可進(jìn)入新建流流程了，如圖圖2-23，圖2-23 建建立相關(guān)流程程 新建建的相關(guān)流程程使用方法與與一般流程使使用方法一致致。通過這種方式可可以在新建的的相關(guān)流程中中查閱連接的的流程，查閱閱的方法為，點(diǎn)點(diǎn)擊新建流程程的“關(guān)聯(lián)流程”按鈕，進(jìn)入入關(guān)聯(lián)流程界界面，選擇原原流程標(biāo)題名名稱，雙擊，即即可進(jìn)入原流流程，如圖22-24圖2-24 查查閱關(guān)聯(lián)流程程3. 部分流程程介紹 現(xiàn)在在公司已經(jīng)編編制了各種流流程50多個(gè)個(gè)，