1、 酒店行政規(guī)章制度及操作手冊 Executive Standard Operation 目 錄錄 呈文管理制制度行文管理制制度收發(fā)文管理理制度印章管理制制度檔案文件借借閱管理理制度介紹信管理理制度辦公用品領領用管理理辦法車輛管理辦辦法檔案管理制制度行政辦公室室操作手手冊行政辦公室室組織架架構及工工作職責責呈文管理規(guī)規(guī)定為使酒店各各部門行行文規(guī)范范化，提提高整體體辦公效效率，特特做如下下規(guī)定：呈文文字表表述應準準確、簡簡練、通通順、標標點正確確。呈文專題專專用，一一文一事事，內容容明確。開開門見山山提出本本部門對對所請示示問題的的處理意意見，請請酒店領領導酌定定。呈文由本部部門承辦辦人擬定定，由

2、本本部門經經理負責責核稿。并并在部門門領導意意見一欄欄，寫出出部門的的具體意意見。態(tài)態(tài)度要明明朗，簡簡明扼要要，最后后簽名并并注明時時間。呈文格式包包括：呈呈文文號號、呈文文題目、主主管領導導批示。呈呈文內容容書寫要要符合規(guī)規(guī)范。文文號不得得重復；呈文題題目簡明明扼要，高高度概括括；主管管領導名名稱不得得襲用“酒店領領導”的簡稱稱；在主主管領導導名稱后后，另起起一行書書寫請示示報告的的主要內內容；末末尾簽署署呈文部部門及時時間。各部門負責責人作為為核稿人人，不僅僅要對呈呈文內容容審核，而而且要審審查呈文文格式是是否規(guī)范范，對呈呈文負全全面責任任。各部門呈取取文，需需嚴格辦辦理收發(fā)發(fā)文手續(xù)續(xù)，寫

3、明明收發(fā)文文時間、文文稿內容容、收發(fā)發(fā)人姓名名。若手手續(xù)不全全，總經經理辦公公室有權權不負責責遞送。各部門送來來閱批的的文件，總總經理簽簽發(fā)后兩兩個工作作日內發(fā)發(fā)出。呈文程序： 在呈文文本上登登記 各部門呈文文 行行政辦 主主管領導導 在在收文本本上登記記公遞越文政予回行文管理制制度以酒店名義義的行文文，先由由部門承承辦人擬擬稿，經經部門經經理審閱閱后，送送總經理理辦公室室核稿并并請總經經理簽發(fā)發(fā)?？樣〉奈募蓴M擬稿人負負責校對對，重要要文件（以以酒店名名義的行行文）均均由總經經理辦公公室校對對。打字字、校對對人均在在原稿上上簽注姓姓名、日日期。經修改后的的稿件，如如字跡潦潦草，涂涂改較多

4、多，模糊糊不清的的，應由由原擬稿稿人謄清清后再打打印。 收發(fā)文管理理制度公文辦理一一般包括括登記、分分辦、批批辦、承承辦、擬擬辦、核核稿、簽簽發(fā)、印印刷、用用印、傳傳遞、歸歸檔、銷銷毀等程程序。酒店的收文文，由檔檔案秘書書簽收登登記，總總經理的的收文由由酒店總總經理簽簽收，屬屬酒店領領導親收收件，一一律交收收件人親親自拆封封。公文登記后后，由行行政辦公公室根據(jù)據(jù)總經理理的指示示，轉交交各位領領導傳閱閱，如需需轉交有有關部門門閱辦，應應由檔案案秘書送送交，并并經登記記、簽收收后才可可送交。閱讀文件應應按規(guī)定定范圍，秘秘密級以以上文件件須到行行政辦公公室閱讀讀。因工工作需要要借閱文文件應辦辦理手續(xù)

5、續(xù)，用完完后及時時退還，秘秘密級以以上文件件，各級級領導及及有關人人員均不不得攜離離辦公室室。各部門均應應實行公公文催辦辦制度。負負責辦理理公文的的人員，對對自己經經手處理理的公文文，應件件件落實實，事事事有下文文，轉辦辦要及時時，催辦辦有結果果，防止止積壓誤誤事。公文辦完后后，應根根據(jù)文書書立卷、歸歸檔的有有關規(guī)定定及時將將公文定定稿，正正本和有有關材料料整理立立卷，當當年文件件應于第第二年第第一季度度移交完完成。各級管理人人員調動動時，應應將文件件（含保保密記錄錄本）清清理移交交，凡參參加會議議帶回的的文件，應應及時送送行政辦辦公室登登記保管管。沒有存查必必要的公公文，經經過鑒別別和主管管

6、領導批批準，由由行政辦辦公室定定期銷毀毀，銷毀毀秘密公公文，要要進行登登記，有有專人監(jiān)監(jiān)督，保保證不丟丟失，不不漏銷，秘秘密級以以上文件件，不準準作廢品品處理，一一律集中中按有關關規(guī)定處處理。 印章管理制制度一、印章刻刻制刻制印章是是印章管管理工作作的一個個重要環(huán)環(huán)節(jié)。酒酒店需刻刻制新印印章須報報總經理理批準；酒店各各部門需需刻制新新印章，要要寫出報報告，并并附上新新印章的的名稱、式式樣和規(guī)規(guī)格，報報經行政政辦公室室批準，方方可到當當?shù)毓舶膊块T申申請刻制制。新印印章要做做好戳記記，并留留樣保存存，以便便被查。啟啟用新印印章，應應選擇好好時間，并并提前向向有關單單位發(fā)出出正式啟啟用印章章的通知

7、知。二、印章保保管酒店的行政政印章和和總經理理的私章章，由總總辦統(tǒng)一一保管，并并有專人人專管；各部門門的印章章也要指指定專人人保管。未未經領導導批準，印印章保管管人不得得委托他他人代管管印章，并并不得攜攜帶出辦辦公室使使用。三、印章使使用印章使用要要做到：嚴格手手續(xù)、認認真審閱閱、詳細細登記、蓋蓋章正規(guī)規(guī)。印章章使用必必須經批批準，其其權限可可分級掌掌握。使使用部門門的印章章，需經經部門領領導批準準；使用用酒店印印章，須須認真填填寫用印印申請表表，并附附有關材材料，經經主管店店領導審審批后，方方可使用用印章，并并進行登登記，店店領導不不在時，授授權總辦辦主任核核準。員員工因私私須開具具各種證證

8、明，加加蓋酒店店印章，必必須書面面申請并并附有關關材料，經經部門經經理批準準并報酒酒店領導導審批。四、印章停停用由于機構變變動或部部門（單單位）撤撤銷等原原因而造造成的印印章停用用，按規(guī)規(guī)定進行行清理，并并將其所所有停用用印章收收到酒店店行政辦辦公室統(tǒng)統(tǒng)一保管管，同時時辦好移移交手續(xù)續(xù)。屬于于個人的的印章應應退給本本人。經經報請總總經理批批準后，按按規(guī)定將將停用印印章存檔檔或銷毀毀。檔案文件借借閱管理理制度一. 借閱閱檔案（包包括文件件、資料料），必必須先履履行檔案案借閱登登記手續(xù)續(xù)，秘密密級以上上檔案文文件必須須經酒店店領導批批準方能能借閱。二. 案卷卷不能借借出，只只供在行行政辦公公室閱看

9、看，未立立卷的文文件及資資料可借借出。三. 文件件、資料料借閱期期限不得得超過兩兩個星期期，到期期必須歸歸還，如如需再借借，應辦辦理續(xù)借借手續(xù)。 借閱檔案案的人員員必須愛愛護檔案案，要保保證檔案案的安全全與完整整，對檔檔案內容容要保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾畫、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、翻翻印、復復印、攝攝影、轉轉借或損損壞，否否則按違違反保保密法追追究當事事人的責責任。 借閱的檔檔案交還還時，必必須當面面點交清清楚，如如發(fā)現(xiàn)遺遺失或損損壞，應應及時報報告領導導。外單位借閱閱檔案，應應持有單單位介紹紹信，并并經總經經理批準準后方能能借閱，但但不能帶帶離行政政辦公室室。外單位摘抄抄卷內檔

10、檔案，應應經總經經理同意意，對摘摘抄的材材料要進進行審核核、簽章章后才能能帶出。 介紹信管理理制度一.介紹信信種類1信箋介介紹信：用這種種信箋開開介紹信信，可以以表達較較為復雜雜內容。2存根介介紹信：用這種種介紹信信主要是是用于介介紹某人人到何處處辦何事事的一個個憑證。這這種介紹紹信的存存根要歸歸檔，保保存期五五年。3證明信信：以酒酒店行政政的名義義證明某某人的身身份、經經歷或者者有關事事件的真真實情況況的專用用書信。二.介紹信信保管與與使用酒店介紹信信一般由由人事部部秘書負負責保管管和開具具，開具具介紹信信要嚴格格履行審審批手續(xù)續(xù)。重要要事宜需需由部門門領導簽簽署意見見后，報報經主管管店領導

11、導審批；一般事事宜需由由部門經經理簽字字，人事事部經理理審批，方方可開具具介紹信信。嚴禁禁開出空空白介紹紹信。辦公用品（設設備）領領用管理理辦法 為為了進一一步加強強酒店辦辦公用品品（設備備）的申申購領用用管理，降降低辦公公成本費費用，根根據(jù)有關關財務規(guī)規(guī)定和本本酒店當當前實際際情況，特特制訂如如下辦法法：酒店辦公用用品（設設備）由由總經理理辦公室室統(tǒng)一購購買及發(fā)發(fā)放。各部門領用用辦公用用品（設設備）需需填寫“辦公用用品領用用單”，經部部門經理理簽字認認可后，到到人事行行政部領領取。人事部根據(jù)據(jù)各部門門領用情情況，對對無庫存存的辦公公用品（設設備）進進行申購購，填制制酒店申申購單，列列明品名名

12、、規(guī)格格型號及及數(shù)量，并并向供應應商詢價價。經財財務部經經理審核核、總經經理批準準后，方方可購買買。 車輛管理規(guī)規(guī)定（ 暫 行 ）公司辦公用用車由總總辦統(tǒng)一一調派。各部門每日日上午99時，將將當日用用車計劃劃填寫“用車申申請單”，注明明目的地地、事由由等，由由部門經經理簽字字后，交交總辦統(tǒng)統(tǒng)一安排排。臨時時用車也也應填寫寫“用車申申請單”，由總總辦視事事情的緩緩急另行行安排。申申請單如如無部門門經理簽簽字，總總辦有權權不予做做派車安安排。特特殊情況況除外?？傓k接到申申請單后后，開具具“派車單單”給相關關駕駛員員。駕駛駛員在接接到“派車單單”后方可可出車。否否則，視視為私自自出車，按按曠工處處理

13、。駕駛員完成成出車任任務回到到單位后后，應立立即將派派車單填填寫完整整交回行行政辦，以以便備查查。駕駛員在無無出車任任務時，應應在休息息室待命命，不得得私自外外出。否否則，視視為曠工工。檔案管理制制度酒店檔案酒店檔案是是酒店在在經營管管理活動動中形成成的，具具有保存存價值的的，以備備查考的的文字、圖圖像、聲聲音及其其他各種種方式和和載體的的文件材材料。酒店檔案管管理機構構總經理總辦文員各部門兼職職檔案管管理員文件立卷1.1文件件立卷即對酒店在在工作中中具有存存查價值值、處理理完畢的的文件材材料，系系統(tǒng)、完完整地歸歸入卷宗宗暫保管管，以備備隨時調調用參考考。1.2文件件立卷的的原則按照文件形形成

14、的自自然規(guī)律律，保持持文件之之間的歷歷史聯(lián)系系，反映映酒店工動和面以加店的和利用。1.3文件件立卷的的范圍1.3.11 重要要的會議議材料，包包括會議議通知、日日程安排排、工作作報告、重重要講話話、會議議記要或或決議、會會議記錄錄、典型型材料、錄錄音帶、錄錄像帶、照照片等；1.3.22上級發(fā)發(fā)來的與與酒店業(yè)業(yè)務有關關的決議議、決定定、指示示、條例例、辦法法、計劃劃、規(guī)劃劃、批復復等；1.3.33 酒店店向上級級單位的的正式發(fā)發(fā)文，包包括請示示、報告告、計劃劃、各類類統(tǒng)計報報表等；1.3.44 酒店店及各部部門在接接待賓客客工作中中的各類類重要計計劃、安安排、記記錄、總總結，以以及營業(yè)業(yè)收入、創(chuàng)

15、創(chuàng)匯等統(tǒng)統(tǒng)計材料料等；1.3.55 酒店店與有關關單位及及不相隸隸屬單位位協(xié)商工工作的往往來文書書，以及及簽訂的的各類契契據(jù)，如如合同、協(xié)協(xié)議書等等；1.3.66 酒店店各級管管理人員員的任免免書，職職工勞動動、工資資、福利利、教育育培訓、考考核及獎獎懲等方方面的材材料等；1.3.77 酒店店財產、物物資、檔檔案交接接的憑證證等；或改設施一工來件料料等；酒店的大事事記錄，反反映酒店店重要活活動的剪剪報、錄錄音、錄錄像、照照片等；社會有有關部門門、單位位發(fā)來的的要求酒酒店共同同貫徹執(zhí)執(zhí)行和橫橫向協(xié)作作的有關關文件、材材料等；重要投訴及及其他信信訪工作作的材料料等；重要的業(yè)務務電報、電電傳、傳傳真

16、及有有關經營營管理而而撰擬的的各類條條據(jù)等；其他與酒店店有關的的重要書書面材料料或資料料等。2. 檔案案的收集集2.1 各各部門隨隨時收集集辦理完完畢的文文件材料料，按類類別分別別存放。第第二年經經檢查齊齊全后，整整理歸檔檔。2.2 各各部門設設兼職檔檔案管理理員，負負責本部部門文書書檔案的的日常收收集、管管理、監(jiān)監(jiān)督及檢檢查。2.3 文文字檔案案的收集集使用檔檔案袋或或檔案夾夾。電案于硬軟保機件保碼碼。3. 檔檔案的分分類3.1 按按事宜分分類：即即按文件件內容所所涉及的的具體事事宜或工工作進行行分類。3.2 按按時間分分類：即即按文件件形成的的時間進進行分類類。3.3 按按收、發(fā)發(fā)文單位位

17、分類。3.4 按按酒店部部門設置置分類。4. 檔案案的編號號4.1文件件編號本發(fā)文發(fā)會要采門碼+文件類類型+日日期+序序號進行行編號：XXXXXXXXX。機機密文件件還應按按密級標標明“機密文文件”、“絕密文文件”。酒店部門設設置及代代碼如下下：（英英文開頭頭字母）行政辦 EO財務部 FC營業(yè)部 MS人事部 HR工程部 EN保安部 SE前廳部 FO房務部 HK餐飲部 FB4.2案卷卷編號對已處理完完畢的文文件，按按照文件件類別及及次序進進行編號號。5. 檔案案的整理理5.1 檢檢查文件件認真檢查每每一類別別中積累累的文件件是否齊齊全、是是否符合合歸類。5.2 文文件排序序每類文件可可按文件件形

18、成時時間順序序、重要要程度或或工作程程序等進進行排序序。系統(tǒng)統(tǒng)排列后后，應用用阿拉伯伯數(shù)字統(tǒng)統(tǒng)一編寫寫頁碼，以以固定排排列順序序，保證證材料完完整。5.3 編編寫案卷卷標題5.4案卷卷標題反反映該類類文件的的自然聯(lián)聯(lián)系與共共同特征征，要求求嚴謹，文文字通順順、扼要要。5.5 填填寫案卷卷目錄案卷目錄包包括順序序號、文文件標題題、文件件編號和和日期等等。5.6 填填寫案卷卷封皮案卷封皮的的項目包包括單位位名稱、案案卷標題題、卷內內文件材材料張數(shù)數(shù)、起止止日期和和保管期期限等。5.7 案案卷裝訂訂案卷裝訂前前要拆除除金屬物物，做好好文件材材料的檢檢查，如如對破損損或褪色色的材料料，應當當進行修修補

19、和復復制；裝裝訂部位位過窄或或有字跡跡的材料料，要用用紙加襯襯邊；紙紙面過大大的文件件，要按按卷宗大大小摺疊疊整齊。5.8 案案卷歸檔檔裝訂后的案案卷，應應按照年年度進行行排列，統(tǒng)統(tǒng)一編號號登記，填填寫歸歸檔案卷卷目錄。檔案的保管管6.1 涉涉及經濟濟的檔案案，如合合同、協(xié)協(xié)議書、保保證書等等（原件件）檔案案由財務務部統(tǒng)一一保管；硬件設設施使用用說明書書或操作作手冊（原原件）檔檔案由工工程部統(tǒng)統(tǒng)一保管管，其余余檔案由由總辦統(tǒng)統(tǒng)一管理理。6.2 檔檔案室應應做好防防盜、防防火、防防水、防防潮、防防塵、防防鼠、防防高溫、防防強光等等措施。6.3 每每年對檔檔案進行行一次檢檢查，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時采采

20、取補救救措施，確確保檔案案的安全全。6.4 對對于已失失去作用用的檔案案要進行行銷毀。銷銷毀檔案案要經過過認真鑒鑒定，確確定銷毀毀的檔案案材料必必須列冊冊登記，送送總經理理審批后后銷毀。6.5 銷銷毀檔案案材料時時，必須須指派專專人監(jiān)銷銷，防止止失密。 檔案的借閱閱7.1 借借閱檔案案，必須須在檔案案借閱登登記簿登登記后方方可借閱閱；機密密級以上上的檔案案文件須須經總經經理批準準方能借借閱。7.2 借借閱期限限不得超超過兩周周，到期期必須歸歸還，如如需再借借，應辦辦理續(xù)借借手續(xù)。7.3 借借閱檔案案的人員員必須愛愛護檔案案，要保保證檔案案的安全全與保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾畫、剪剪裁、抽抽

21、取、拆拆散、摘摘抄、復復印、復復制、攝攝影、轉轉借或損損壞。否否則，按按違反保保密法追追究當事事人責任任。7.4 借借閱的檔檔案交還還時，必必須當面面點交清清楚，如如發(fā)現(xiàn)遺遺失或損損壞，應應立即報報告檔案案管理負負責人。7.5 外外單位借借閱檔案案，應持持有單位位介紹信信，并經經總經理理批準后后方能借借閱。但但不能帶帶離檔案案室。7.6 外外單位摘摘抄檔案案材料，應應經總經經理同意意；檔案案管理負負責人應應對其摘摘抄的材材料進行行審查、簽簽章。各辦公室操操作手冊冊1. 圖文文傳真、電電話和電電子郵件件的處理理（商務務中心）1.1. 傳真操操作1.1.11. 打入入的傳真真/電子子郵件必須要記錄

22、錄接收日日期及時時間、傳傳真機或或電子郵件地址，以以便收件件人直接接簽收。1.1.22. 因公公務而發(fā)發(fā)出的傳傳真/電電子郵件件：1.預備消消息內容容。2.校對訊訊息內容容及資料料，確保保以最短短時間發(fā)發(fā)出準確確的消息息。3.查明對對方（接接收者）姓姓名、職職位、機機構、地地域（國國家或城城市）名名稱、傳傳真機號號碼或郵郵件地址址。4.待部門門經理批批閱簽字字后，方方可發(fā)出出。5.跟催有有關消息息發(fā)出后后打印副副本，作作為存檔檔之用。1.2. 電話操操作員工在電話話里的良良好談吐吐、得體體應對是是替酒店店建立良良好形象象的重要要一環(huán)。1.2.11. 接聽聽外來電電話1.聽到電電話鈴聲聲，立即即

23、接聽。說說出部門門名稱或或你的名名字，再再加上禮禮貌的問問候，例例如“早晨好好”、“您好”等。2.表現(xiàn)友友善及樂樂于幫忙忙的態(tài)度度。3.不可使使用俚語語，更不不可粗言言穢語。4.通話內內容均須須保密不不可外涉涉。5.不要讓讓對方等等候太久久，必要要時請他他（她）留留言以便便回復。6.應隨時時預備筆筆及記事事簿。7.當你不不在辦公公室時，應應通知總總機或其其他同事事代為接接聽。8.要找尋尋資料而而須對方方等候，應應通知對對方所需需的時間間，讓對對方決定定繼續(xù)等等候抑或或稍后再再聯(lián)絡。9.若對方方因任何何理由被被轉錯電電話，應應盡量幫幫助他(她)轉到正正確的部部門、內內線，轉回總機。10.若談談話

24、中斷斷，應把把聽筒放放回，等等待對方方再來電電。11.若對對方要找找的人不不在，應應詢問對對方：A)可否否轉到辦辦公室中中其他同同事處理理;B)記下下對方姓姓名、電電話、公公司名稱稱，有待待回復；C)請對對方稍后后再來電電。12.確保保上司不不會被不不必要的的電話騷騷擾。記錄留言言的要點點：A）接接聽日期期及時間間B）被被電訪的的人是誰誰C）對方方的姓名名、電話話號碼（及及內線）及及公司名名稱 DD）留言言（消息息）內容容E）復述述一遍有有關資料料，讓他他（她）知知道你已已記下正正確的消消息F）最后，把把留言便便條放在在被訪者者的桌上上，使他他（她）回回來后能能即時知知道。 1.2.22.打出

25、電電話 11.認定定電話號號碼無誤誤。2.接不通通電話應應稍后片片刻再打打。 33.對方方接聽后后，你應應說出要要找誰人人或內線線號碼。若屢次接不不通，而而你的電電話機操操作正常常，應將將接通工工作交予予下屬初初級員工工負責，以以免浪費費你寶貴貴時間。此此外，可可透過電電話房查查詢對方方電話是是否失靈靈。5.在打打出電話話前，應應記下通通話內容容要點，以以免遺漏漏某一部部分而要要重打，對對方也會會欣賞你你的工作作效率。6.談話中中斷，應應由你負負責重打打電話，繼繼續(xù)通話話內容。2. 辦公公室文件件處理2.1.檔檔案系統(tǒng)統(tǒng)、分類類、取閱閱檔案儲存存的主要要原因是是保存文文件整齊齊及在有有需要時時

26、第一時時間可找找尋得到到。2.1.11.設立檔檔案系統(tǒng)統(tǒng)必需合合乎下列列七大原原則： 11.操作作簡單、快快捷 22.必須須易于翻翻查 33.考慮慮文件的的數(shù)量、大大小及性性質 44.只存存放最新新的資料料 55.能配配合日后后擴充的的需要 66.所占占空間大大小適中中 77.防火火及防盜盜（例如如存放法法律文件件） 2.1.22.分類大大致可分分為：1.按筆劃劃、字母母來分類類（優(yōu)點點：可作作無限的的擴充）。2.按項目目來分類類，而項項目的先先后次序序也用筆筆劃來區(qū)區(qū)分。(優(yōu)點：同同類型的的事情集集中一起起，方便便查閱)3.按地區(qū)區(qū)（國家家、城市市）來分分類。4.以以編號（代代碼）代代替名稱

27、稱存檔。5.采用索索引卡可可快捷準準確地找找出資料料，以找找尋編號號檔案索索引卡必必須按筆筆劃排序序，放在在特別抽抽屜中。2.1.33.順序存存檔適用于每個個檔案之之中，按按日期先先后存檔檔，把最最新（最最近期）的的文件放放在檔案案的最前前或最上上面。 2.1.44.檔案儲儲放的形形式 1.直立式式 2.橫橫放式 3.圖圖表 4.盒盒裝 5.待待處理文文件6.微微型膠卷卷 2.1.55.取檔記記錄卡為省卻追尋尋被取出出或外借借檔案的的時間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文文件后，把把該卡放放入填補補空位?？ㄓ校航杞杓诵招彰⒉坎块T、借借出日期、答答允歸還還日期、借借件人及及經辦人人

28、簽署，方方便日后后追尋。取取檔記錄卡宜用鮮鮮明顏色色紙制成成（例如如紅色），卡卡紙標題題應高出出其他檔檔案，令令人一目了然然，容易易跟催。 * 每次次外借檔檔案均須須獲得直直屬上級級同意才才可辦理理2.11.6跟催檔檔案為確保按按時處理理任務，而而且不會會有所遺遺漏，這這個檔案案非常有有效。檔檔案以一年十二個個月份來來分隔，與與及以三三十一天天來分隔隔。把將將要做的的工作寫寫成字條，放在在預定的的“月份”或“日期”的小格格中。只只要我們們每天查查看這檔案，便可可作出當當天應做做的“跟催”工作。 2.1.77 存檔的的一般守守則1.按按檔案系系統(tǒng)把文文件分類類、集中中。2.把把文件放放在正確確的

29、檔案案內。3.存存檔時按按日期的的次序正正確地排排列，最最近期的的放在前前。4.為避避免檔案案堆積，應應將過時時的或現(xiàn)現(xiàn)時不需需要的文文件與其其他的分分隔?？伎紤]將這些拔拔歸入“舊檔案案”中或甚甚至將它它毀滅。在在已抽出出舊資料料的檔案中記下那那些文件件所屬的的舊檔編編號、名名稱或存存放位置置?！芭f檔案案”也須按放妥當當及分類類，方便便日后翻翻查。5.不可隨隨意把檔檔案中的的文件取取去。若若有必要要，須把把“取檔記記錄卡”放在取去文件的的位置。甚甚至整個個檔案亦亦須使用用此卡。6.如無足足夠資料料來建立立新的檔檔案，應應把這些些文件集集中在“雜項”檔案中中。7.找找尋某些些檔案名名稱可能能涉及

30、多多個途徑徑，應把把有關資資料分別別記在不不同的索引卡上，加加快翻查查速度。例如檔案名名稱“CHIIEFCONNSTAABLEE OOF BLAANKSSHIRRE PETTERJJENKKINSS”，應記記在“CHIIEF”“BLLANKKSHIIRE”及“JENNKINNS（即C，BB，及J字）索索引卡上上。8.每天存存檔令你你的檔案案儲有最最新的資資料。9.放放置檔案案或索引引卡應遵遵守下列列原則：A)先排排姓氏，再再排名字字。若同同姓則以以名字筆筆劃、字字母排列列。B)若公司司名稱包包含姓名名，例如如LEOONARRD WWHITTE AAND COMMPANNY，應將此檔案案放在“W

31、”（WHIITE）檔檔中。C)若公司司名稱包包含多個個人名，取取其第一一個。例例如： “MESSSERRS MMAY，JONNES ANDD JEENKIINS”應放在在“M” 檔中中。D)若若公司名名稱包含含“THEE”字，可可省去。例例如：“THEE HIGGH PPRESSSURRE TTOOLLS LTDD”應放在在“H”（HIGGH）檔檔中。文件件應在存存檔前作作分類，一一個分類類架（或或分類盒盒）實在在合用。它它可以是是按筆劃劃多寡（或或英文字字母先后后）來分分成多格格，幫助助應付大大量文件件存檔。10. 酒店內內部各部部門間的的溝通，其其中一個個主要方方式為來來往之備備忘錄，所所

32、有經行政部部發(fā)出之之信件，備備忘錄應應有一影影印本存存放于獨獨立的總總檔案內，此外，亦亦須影印印一份存存放于有有關該事事項或該該部門的的檔案內內。3. 處理理郵遞文文件3.1.11外來的的信件 處處理外來來信件需需要系統(tǒng)統(tǒng)并有效效率，以以求盡快快送到收收件人手手中。1. 把商業(yè)業(yè)信件與與“私人”信件及及“機密”文件分分開。 22. 用開開信刀或或開信機機拆信，并并確保文文件完整整。3. 打開開信件，如如有附件件，將它它一并釘釘裝。 44. 在在信件上上蓋收件件日期作作為記錄錄。5. 到掛掛號郵件件，須在在郵局的的收據(jù)上上蓋印、簽簽署。 6. 若信信件連同同支票、匯匯票或匯匯款，應應把金額額寫在

33、信信件的右右上角及及簽署，以以便財務務部進一一步工作作。7. 把信信件連同同信封分分發(fā)到各各收件人人。8.“私人”及“機密”信件應應原封送送往收件件人。9. 收到到資料不不全的郵郵件，例例如沒有有注明部部門，或或只寫上上人名及及地址等等，應向向前廳部部或人事事部查詢詢。3.1.22 行政辦辦秘書必必須把其其上司的的信件細細閱，然然后指出出重要的的部份，節(jié)節(jié)省其上上司的閱閱讀時間間。信件件中會提提及幾個個有關事事項而需需要知會會不同部部門，則則可以下下列方法法處理： 1. 把文文件傳閱閱各有關關部門 2.把正本本交給須須處理信信件中重重要事情情的部門門，再由由他們負負責傳給給其他。 3.影印該該

34、文件送送交各部部門3.1.33 發(fā)出的的信件 由由秘書預預備好發(fā)發(fā)出的信信件： 1. 交給給其上司司簽署。 2. 檢查查附件是是否已放放在一起起。(把把信件副副本留作作存檔之之用) 3. 核對對信件與與信封所所寫的收收件人是是否無誤誤。 4. 摺起起文件放放入信封封內并封封口。 5. 由由于酒店店部門眾眾多，應應在信封封上當眼眼位置用用鉛筆寫寫上部門門名稱或或代號，方方便信差差計算各各部門郵郵費及日日后退件件處理。6. 集中中所有發(fā)發(fā)出的郵郵件，交交由商務務中心統(tǒng)統(tǒng)一寄出出。7. 計算信信件重量量，記錄錄郵費。 88. 將將一般信信件與掛掛號、特特快、航航空郵件件、包裹裹等分開開，并且且填妥所

35、所需的表表格或報報關表等等。3.1.44 中央信信箱1. 設置置在各辦辦公室職職員容易易到達的的地方。2. 信箱箱尺碼宜宜于可放放置標準準信件。 3. 每部部門一格格，設一一格較大大的來放放置寄出出的信件件。3.1.55內部信信封使用內部信信封,可可節(jié)省傳傳送內部部文件的的成本。4. 復印印文件4.1 復印復印印操作的的要點：1. 尺碼碼合用的的紙張，以以免造成成不必要要的浪費費。2. 各部部門自帶帶復印紙紙張。3. 正確確地擺放放正本，使使影印之之副本（無無論文件件或圖形形）合理理工整。4. 按需需要可將將文件縮縮印，節(jié)節(jié)省儲存存空間。5. 操作作完畢，切切記帶走走所有文文件，尤尤其是正正本

36、。6. 勿浪浪費不合合用的副副本，這這些紙張張之背面面可作草草稿。機機密文件件，應立立刻銷毀毀。5. 出外外公干的的安排 55.1 出出外公干干主要涉涉及公干干人員的的交通、住住宿的安安排。1. 查詢詢預計出出發(fā)、回回程日期期、目的的地、公公干人員員正確姓姓名。2. 查詢詢航班時時間表及及到達時時間，以以配合預預計行程程。3. 把以以上資料料交給旅旅行社代代辦，或或直接與與鐵路局局、輪船船公司、航航空公司司聯(lián)系。4. 若不不能符合合預計中中的安排排，應盡盡快知會會公干人人員并落落實修改改行程與與否。5. 當所所有安排排確實后后，盡快快安排付付款及取取票。6. 準備備明細行行程表給給公干人人員備

37、用用。 55.2. 住宿宿安排 在訂房房之前，應應考慮酒酒店地點點是否接接近探訪訪的機構構,交通通方便,價格適適中。酒店訂訂房應提提供的事事項：1. 入住住公干人人員的姓姓名2. 入住住及離店店日期3. 入住住人數(shù)及及房間數(shù)數(shù)量（基基本為雙雙人標準準客房）4. 到達達及離開開時使用用的交通通工具及及詳細資資料5若正值值旅游旺旺季，應應在訂房房時確保保房間的的預定。 66. 說說明公司司名稱、地地址、電電話、傳傳真等，以以便酒店店參考及及方便進進一步聯(lián)聯(lián)絡。 5.3. 行程程表行程表是預預先對公公干期間間的安排排及把需需確認的的事項列列明，使使其上司司能利用用有限的的時間作作出最大大的利益益。當

38、編編制行程程表時請請注意以以下各點點：1. 行程程表應方方便隨身身攜帶及及翻閱。2. 大城市市通常有有多個火火車站（機機場或碼碼頭），盡盡可能安安排在同同一地方方進出境境。3. 留意意交通工工具的時時間表，隨隨時更新新資料。4. 留意意各地時時差，正正確說明明離境及及到達目目的地的的當?shù)貢r時間。5. 在公公干期間間，應花花最短的的時間在在交通上上。 55.4. 計劃劃海外公公干 搜集集目的地地一般資資料，例例如面積積、人口口、主要要城市、氣氣候、服服飾、工工作時間等。入入境方面面則查詢詢有關護護照、入入境簽證證、防疫疫注射、通通用貨幣幣、生活活習慣等等；酒店店及餐廳廳；郵務務、電話話及電訊訊設

39、施；經濟發(fā)發(fā)展、進進出口貿貿易條例例、政府府及工商商機構、商商務法則則等。1.公干費費用：按按已批準準預算案案向財務務部申請請公干費費用，兌兌換目的的地流通通貨幣。2其它事事項： 預備備當?shù)氐牡牡貓D或或交通圖圖確確認交通通、酒店店訂房、被被訪者的的約會詳詳情制作行程程表，內內容包括括酒店、約約會、會會議日期期、時間間、地點點、聯(lián)絡絡電話等等。若其上司司出外公公干，出出發(fā)前須須集中一一切行程程中所需需要的文文件、文文具交付付。6. 辦公公室文儀儀器材 66.1.計算機機 操操作計算算機須先先練習指指法。1. 保持持機器清清潔，用用干抹布布擦試。2. 清潔潔鼠標內內壁。3.將計算算機移走走時應先先

40、關掉電電源，并并以機背背為重心心。4.切勿把把計算機機放近熱熱源。5.切勿把把計算機機放進通通道，容容易被人人碰倒。6.計算機機操作有有偏差，可可嘗試找找出根源源，作適適當調正正。若修修正無效效或理由由不明，應應停止使使用及通通知維修修人員。6.2.碎碎紙機舊檔案或機機密文件件初稿不不適合留留存在辦辦公室內內，應利利用碎紙紙機第一一時間把把它們毀毀滅，將將紙張放放在機內內切成條條狀或碎碎屑。6.33.訂裝機機為配合大型型工商機機構的需需要，例例如內部部預算、計計劃書，可可能有數(shù)數(shù)十頁紙紙之多，小小型訂裝裝機便甚甚為全用用。由于于訂裝機機款式形形形種種種，操作作按個別別種類而而定。7. 輔助助記

41、憶材材料為求部門門運作過過程中所所有工作作、資料料不致遺遺漏，文文職人員員必須采采取下列列輔助工工具作記記錄及跟跟催。7.11.日志志使用用日志要要點：1.不確定定之項目目可用鉛鉛筆記下下，方便便更改。待待確定后后可用原原子筆、墨墨水筆記記下。2.在有關關日期之之欄內記記下時間間，會面面者之姓姓名（及及公司名名）、地地點及話話題。3.遇上西西式社交交場合，應應記下酒酒會時間間及有關關衣著服服飾提示示之類。4.每天約約會須按按時間先先后（分分上、下下午）記記下。5.一天工工作開始始，應先先看日志志，預備備其上司司的約會會、備好好會議所所需要的的文件。6.一天工工作完畢畢，確定定日志上上每一事事項都已已辦理，沒沒有遺漏漏。從日日志談到到安排約約會應注注意的事事項：1.記著其其上司日日常的工工作，避避免與會會面重疊疊。2.當其上上司須外外出會客客，預留留一些花花在交通通上的時時間。3.若來訪訪者約會會在其上上司參加加會議之之后，應應先向前前者解釋釋有可能能延遲散散會。除除非其上上司事先先聲明或或來訪者者乃非常常重要人人物，否否則不可可騷擾會會議的進進行。