1、哈佛治理技能培訓(xùn)教程：第八單元 哈佛經(jīng)理時(shí)刻治理 第二章 哈佛經(jīng)理時(shí)刻治理通則 第二章 哈佛經(jīng)理時(shí)刻治理通則 辦公促效法 促效法 1將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái) 最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之 因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，能夠大大 的節(jié)約人力與時(shí)刻。 但是，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其緣故之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)常能夠發(fā)覺(jué)，文章是用文書處理機(jī)打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也

2、要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率。 2單面使用活頁(yè)紙 從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。因此，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。只是，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)講，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面。 或許，如此會(huì)令人覺(jué)得太白費(fèi)，然而以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后依舊能分門不類自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清晰易讀。也確實(shí)是講，必要的時(shí)候活頁(yè)紙能夠插換。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，能夠免去一張張翻頁(yè)的苦惱，得以順利的進(jìn)行作業(yè)。 3把書架上大套書籍書背向下排置 百科全書類的大套書籍，能夠稱之為知識(shí)的寶庫(kù)，平常應(yīng)經(jīng)

3、常翻閱利用才是。事實(shí)上，這類書籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津。 把大套書籍排上書架時(shí)，都要書背向下排置。大套書籍因此被人敬而遠(yuǎn)之的緣故之一，在于難以放在一般的書架上。只要向下排置，就能夠解決那個(gè)困擾。把書背向下排置時(shí)，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來(lái)就能夠隨手抽取查閱，可不能再有笨重、不便的感受了。 4利用百科全書的硬紙盒來(lái)收藏，可收一舉兩得之效 把百科全書排上書架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來(lái)，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。 百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊(cè)之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門不類

4、地收藏明信片、書信等信件資料，實(shí)在特不方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，因此，按類不或用途分不收藏是最理想只是了。以后檢索找尋，自是“手到擒來(lái)”。 5將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化 在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就明白該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。像如此將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，能夠不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去許多苦惱。 不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的

5、提高擬稿的速度，專門快就能夠交給秘書去打字。 6將重要的剪貼資料印成B5大小 專門多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的適應(yīng)，只是，假如以此來(lái)整理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。 例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的時(shí)期上，這種方法相當(dāng)不便。 在治理者辦公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要復(fù)印，而且利用復(fù)印機(jī)放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來(lái)，不但日后容易整理，而且檢索工作也會(huì)更為輕松愉快。 7在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔 我們適應(yīng)在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)比兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無(wú)遺。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。 假如有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，

6、在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂(lè)而不為呢? 8參考書籍在復(fù)印出所需資料后，要趕忙歸位 書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，因此會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。整理的要訣在于盡快將使用過(guò)的書籍歸位。 通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁(yè)左右，因此，不管搬出多少本書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來(lái)，隨即把書籍放回書架上，這么一來(lái)，書架才能保持有條不紊，過(guò)后也不必為了找尋書籍，而白費(fèi)許多不必要的時(shí)刻。在整理與檢索上，差不多上特不有效率的，實(shí)在是一舉兩得。 9編制派得上用場(chǎng)的“專屬用書”HT5”，5SS每個(gè)月都要寫相當(dāng)多的稿件。寫

7、一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，確實(shí)是有再多的時(shí)刻也不夠用。一般來(lái)講，專門書籍大差不多上厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要白費(fèi)許多心力。 因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專屬用書”。先將資料整理成一冊(cè)，高效率地進(jìn)行工作。 10采納高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄 喜愛(ài)打高爾夫球的人大概都明白，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，不管打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。 除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來(lái)，即使周圍沒(méi)帶公事包，也能立即記下備忘錄

8、。專門多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)如此，隨身攜帶筆記簿。假如采納這種方法，隨時(shí)隨地都可迅速地記下備忘錄。 11善用鉛筆型橡皮擦 我們?cè)趯懜宓臅r(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。一般橡皮擦，差不多上長(zhǎng)方體，只是這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來(lái)使用。它和一般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它能夠不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。 一旦適應(yīng)了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。不管插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，差不多上十分方便。 12在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西 大部分的辦公桌，都會(huì)在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，只是這種塑膠盤卻不有用，尤其

9、是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都白費(fèi)掉了。 因此就利用空名片盒，來(lái)裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門不類用來(lái)放置郵票、大小回紋針、零鈔票等小東西，移動(dòng)專門方便。 13經(jīng)常備有文具目錄 經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對(duì)自己來(lái)講，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，只是由于文具的種類實(shí)在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見(jiàn)得能夠找到自己想要的東西，這時(shí)候假如手頭上有一本目錄，就能夠立即找到自己想要的東西，同時(shí)明白正確的商品名稱。 想要目錄，只要向廠商索取，他們就會(huì)寄來(lái)，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也

10、能夠，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，因此能有效迅速找到適用的文具制品。 14事先決定文具的“購(gòu)買庫(kù)存量” 要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永久都不能缺少，必須源源不斷的供給，因此完全地實(shí)施文具庫(kù)存治理，是特不重要的。因此，事先決定“購(gòu)買庫(kù)存量”，再依照那個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。 15記下常用文具的商品號(hào)碼 前面講過(guò)，利用目錄來(lái)選購(gòu)文具的方便。此外，治理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來(lái)，如此就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號(hào)碼，確實(shí)是商品的正式名稱。只要告訴廠商那個(gè)號(hào)碼，就能夠正確且迅速的讓對(duì)方了解到所需哪一類文具。 例如，假如指名

11、要“牌三一夾”，即指一般的輕便夾，能夠需要的數(shù)量和顏色來(lái)訂購(gòu)，就可不能有送錯(cuò)東西的情形發(fā)生。比起在店里對(duì)老總費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大”這些繁瑣的話，卻不必能講清情況。 16期數(shù)完整的雜志須編制索引 通常將雜志上必要部分印下來(lái)之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來(lái)。 但是有些雜志自從創(chuàng)刊以來(lái)，已達(dá)幾百期，過(guò)期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。一般講來(lái)，即使收藏完整無(wú)缺的雜志，大概也專門少有人會(huì)特地編制一本“索引”。事實(shí)上把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)約許多

12、時(shí)刻。 17在書架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)” 整理書架時(shí)，大概專門多人差不多上依照書籍的內(nèi)容，而分門不類的排列，有關(guān)法律書籍，就應(yīng)依照內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”區(qū)分成不同的范圍。只是，在書架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”，為專門書籍提供隨時(shí)可用的空間。 剛剛開(kāi)始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料可不能太多，然而隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會(huì)一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。 18把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印HT5”，5SS在現(xiàn)代的辦公室中，OA機(jī)器差不多成了不可或缺的必需品，只是除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋

13、，依舊有專門多提高工作效率的方法，比如講，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。 在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，假如一一手寫，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)刻，因此若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)刻。即使要多花點(diǎn)鈔票，然而由于節(jié)約手寫作業(yè)的時(shí)刻而，提高了工作效率，因此成本反而降低。 19夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來(lái)可立即記下 躺在床上時(shí)，突然靈感一閃，大概專門多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。的確，有許多絕妙的靈感差不多上產(chǎn)生于枕邊，只是，要是不趕忙記下來(lái)，到了第二天早上就會(huì)忘得一干二凈，這種情況經(jīng)常可見(jiàn)。 在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，

14、靈感突現(xiàn)時(shí)，就可趕忙隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，因此不必特地打開(kāi)電燈，就能夠記錄。 20深度太高的書架，只會(huì)造成空間與時(shí)刻的白費(fèi)HT5”，5SS以排列A4大小的書籍來(lái)講，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，但是市面上所出售的書架，深度大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的緣故之一。 在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也白費(fèi)空間，因此為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購(gòu)尺寸合適的制品。 21將剪貼資料的印本直接存檔 前面談過(guò)，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B

15、5大小，如此不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且能夠直接夾在二十六孔活頁(yè)夾上，方便存檔。 如此，不但省去粘貼的苦惱，也可不能有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊(cè)，整齊而不占空間，看起來(lái)一本書一樣。 22將處理完畢的筆記頁(yè)要即刻抽出HT5”，5SS經(jīng)常使用便于插換的活頁(yè)筆記，隨意把第二天的預(yù)定工作和一定要處理的事項(xiàng)記在筆記本之后，將已處理完畢的事項(xiàng)用紅筆劃掉，而且，在全部事項(xiàng)完成之后，立即這一頁(yè)從筆記本中抽出移至保存檔案。 由于每天反復(fù)那個(gè)流程，有時(shí)候在治理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁(yè)，因此上面記載的全是些懸而未決的問(wèn)題。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的

16、時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。 23日后還會(huì)使用的資料要收到“臨時(shí)檔案”里 從筆記本抽出已處理完畢的活頁(yè)紙，或許可不能立即用，只是偶而也會(huì)有再度派上用場(chǎng)的可能，像如此的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復(fù)印，自行推斷分類歸檔。然而，并不是立即收到最后分類的活頁(yè)夾檔案中，而是收到“臨時(shí)檔案”里。 然后，每隔一定時(shí)刻，就翻閱檢查一下秘書的分類有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未推斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。 24以不同顏色的活頁(yè)夾來(lái)區(qū)不不同內(nèi)容的檔案 保存資料的活頁(yè)夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來(lái)我們就使用這種活頁(yè)夾，到它有各種不同的顏色，因此

17、應(yīng)想出一套使用方法充分利用。 比如塑膠面的活頁(yè)夾，專門保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊(cè)與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)不；而布面的活頁(yè)夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。這么一來(lái)，不管活頁(yè)夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類。 25經(jīng)常備有新的活頁(yè)紙HT5”，5SS為新書寫稿的時(shí)候，要以活頁(yè)紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子，立即提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁(yè)夾中。 存檔時(shí)，假如發(fā)覺(jué)新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁(yè)夾中的資料就會(huì)越來(lái)越豐富。因此，一個(gè)活頁(yè)夾只能為一本書一個(gè)主題所專用，為了能夠隨時(shí)使用新的活頁(yè)夾，常備有大量的活頁(yè)紙。 26使用白色活頁(yè)紙，日后的整理工作

18、將更方便 有的人認(rèn)為，依照大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁(yè)紙，分類時(shí)將更為簡(jiǎn)便。 然而，最好一律使用白色活頁(yè)紙，因?yàn)楸緛?lái)能夠?yàn)樗麨榇笏潦褂玫幕铐?yè)紙，一旦區(qū)不顏色，不但日后分類特不苦惱，而且一一區(qū)分顏色也專門累人。另外，在復(fù)印時(shí)，除了彩色復(fù)印以外，資料會(huì)有不清晰等苦惱。 基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁(yè)紙。 27使用二十六孔的活頁(yè)紙 應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)紙?？讛?shù)太少，紙張撕破的危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁(yè)紙。此外，二十六孔的活頁(yè)紙歸檔時(shí)也特不簡(jiǎn)便。 因此不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十

19、六個(gè)孔，然后再夾到活頁(yè)夾上。在活頁(yè)紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格講來(lái)，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。 28使用電動(dòng)打孔機(jī)比較方便 除了活頁(yè)式筆記本之外，報(bào)紙、雜志的剪貼資料也一律復(fù)印成B5大小，然后打上二十六個(gè)孔，再夾到活頁(yè)夾上。 往常使用手動(dòng)式打孔機(jī)，然而在數(shù)量增多的情況下，打孔實(shí)在是件既苦惱又費(fèi)時(shí)的工作。由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動(dòng)式打孔機(jī)差不多不合用了，一改用電動(dòng)式打孔機(jī)之后，即可節(jié)約專門多時(shí)刻。假如必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，依舊電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。 29. 在活頁(yè)紙上寫上大標(biāo)題 活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫上大標(biāo)題，比如“效率法”之類的大標(biāo)題，其下寫上“收集資料”之類的中標(biāo)題，

20、接著按照標(biāo)題分不列出小標(biāo)或?qū)嵭兄械狞c(diǎn)子。 假如記載事項(xiàng)無(wú)法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁(yè)紙上同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)題同時(shí)按順序編上號(hào)碼，這么一來(lái)，即使筆記散亂無(wú)序，只要看到標(biāo)題就能夠了解其內(nèi)容。 30. 在加上新活頁(yè)紙的同時(shí)，順便做整理淘汰的工作 使用活頁(yè)式筆記，其最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠自由地插換頁(yè)數(shù)，必要時(shí)能夠重新插入，不要的能夠丟棄。如此活頁(yè)夾中的資料，其正確性與周密度都會(huì)增加，同時(shí)越來(lái)越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁(yè)紙的魅力所在。 因此，在活頁(yè)夾上加上新的活頁(yè)紙同時(shí)，除了插換的頁(yè)數(shù)之外，也順便掃瞄一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺(jué)有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡(jiǎn)、易讀，而且也能夠大

21、幅度地縮短檢索時(shí)刻。 31呈送出去的書類文件也要做標(biāo)題和目錄 除了時(shí)刻太過(guò)倉(cāng)促的情況外，在對(duì)訂約的公司客戶提出報(bào)告時(shí)，一定要在上面附標(biāo)題和目錄，同時(shí)也要求部屬，在呈送任何書類文件時(shí)，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄。 因?yàn)闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對(duì)文件的整體觀點(diǎn)與主題方向，有一個(gè)概括性的了解。 乍聽(tīng)之下，大概令人覺(jué)得專門苦惱，只是只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)刻，也能夠縮短自己的工作時(shí)刻，其效果絕對(duì)是專門好的。 32寫報(bào)告時(shí)，先將問(wèn)題列在紙上，事后再一并查閱 在寫報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問(wèn)或不了解之處，只要它不是個(gè)阻礙巨大的問(wèn)題，可都不致立即去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問(wèn)題

22、，但是卻因考慮中斷白費(fèi)時(shí)刻，反而耽擱了工作進(jìn)度。 因此一旦有必須查閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問(wèn)題也能夠交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。 33寫報(bào)告或書信時(shí)，依照思路先打草稿，然后再加以修改 在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，只是怎么講是本行以外的副業(yè)，假如不講求工作效率的話，一定會(huì)阻礙到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。 要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。假如一開(kāi)始就想寫出完美無(wú)缺的作品，終究只會(huì)寫一字涂一字，寫一張撕一張，因此不如隨著思路先打個(gè)草稿，然后再加以修改。 34利用業(yè)余時(shí)刻構(gòu)思文稿 在寫稿工作上，構(gòu)思要費(fèi)專門大的

23、功夫，毫無(wú)預(yù)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，因此在寫稿之前，最好在不同的場(chǎng)合，進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫作。 下了班在公車內(nèi)，完全不受電話干擾地用心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。而且，剛從繁重的工作中解放出來(lái)，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就能夠迅速地完成草稿工作。 35利用文書處理機(jī)來(lái)輸入文稿HT5”，5SS商業(yè)文件也和法律文件一樣，有專門多差不多上相同的格式。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初盡管不得不多花一點(diǎn)時(shí)刻來(lái)輸入，只是為了日后的方便，依舊用文書處理機(jī)來(lái)輸入文稿比較理想。 36. 文書處理機(jī)的磁碟片以

24、一張一個(gè)為原則 使用文書處理機(jī)時(shí)，必須特不注意磁碟片的整理方法。舉例來(lái)講，原則上一張磁碟片中，只儲(chǔ)存一個(gè)資料。 磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，只是一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，然而檢索時(shí)，就特不的苦惱，不太合乎效率原則。 按種類預(yù)備不同的磁碟片，可不能花太多的鈔票，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門不類。 37. 以不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片HT5”，5SS盡管將不同的資料分不存在不同的磁碟之中，只是假如不一一顯示屏幕，依舊無(wú)法了解其內(nèi)容，如此就失去了分類的意義。為了解決那個(gè)缺點(diǎn)，一般應(yīng)該采納的方法是在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。

25、 舉例來(lái)講，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采納的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)不專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，假如項(xiàng)目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目?jī)?nèi)容做成表單。 38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片 和錄像帶一樣，文書處理機(jī)的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大伙兒都認(rèn)為，再買新的磁碟片是一種無(wú)謂的白費(fèi)。 輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し颍偃鐚⑵鋾r(shí)刻成本列入考慮，則長(zhǎng)久不用的資料有朝一日也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是一種白費(fèi)，因此要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。 39.活頁(yè)式手冊(cè)

26、既能插換頁(yè)數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)刻 不論到哪里，隨身攜帶一本活頁(yè)式手冊(cè)。在下班回家的公車內(nèi)、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該接著進(jìn)行哪些工作，就立即記在手冊(cè)上。而且，活頁(yè)式手冊(cè)可隨時(shí)增加頁(yè)數(shù)，不要的頁(yè)數(shù)也可任意抽出作廢。 40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可趕忙提筆在B5的活頁(yè)紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項(xiàng)寫下來(lái)的，以一頁(yè)一個(gè)項(xiàng)目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。假如備忘錄上標(biāo)明主題與日期，事后重讀時(shí)，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時(shí)的狀況，就能夠清晰地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查?？晒﹨⒖贾?，備忘錄上假如標(biāo)明這三項(xiàng)，則

27、資料就會(huì)越來(lái)越有份量。 41.在“單純作業(yè)”時(shí)刻，利用耳機(jī)充實(shí)自己 在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)刻里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。工作中有復(fù)印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)刻內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或預(yù)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，因此復(fù)印的工作也能夠不受阻礙地順利進(jìn)行。在辦公時(shí)刻就比較不適合了，但在離開(kāi)座位去做某種單純作業(yè)時(shí)，推廣那個(gè)一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。 42.增強(qiáng)工作意念的妙法 將平常該做的情況列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來(lái)，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作差不多完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來(lái)源。 如此

28、看來(lái)大概沒(méi)什么意義，只是在工作無(wú)甚進(jìn)展的情況下，多半緣故都在于工作流于單調(diào)、冗長(zhǎng)。大部分的工作差不多上由小作業(yè)累積而成的，由于如此專門容易造成繁瑣，因此能夠列表方式來(lái)處理。此外，采納那個(gè)方式還可免于遺漏某項(xiàng)工作。 43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面考慮法” 撰寫一本書著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁(yè)的稿紙，雖講用口述錄音機(jī)或文書處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到專門高的工作效率，只是，有時(shí)候也是一件特不痛苦的事。 在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必通過(guò)程，就會(huì)再次提起干勁。重要的是，假如一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。試用成功畫面考慮法，想像打算成功或完

29、成工作時(shí)的成就感，是防止這些弊端的方法之一。 44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳 專門多人在做單調(diào)工作時(shí)，都適應(yīng)聽(tīng)輕音樂(lè)(BGM)，以集中精神。單調(diào)的工作盡可能的交給機(jī)器或?qū)傧氯プ?，?dāng)四周吵得令人無(wú)法用心做事時(shí)，就可放點(diǎn)輕音樂(lè)，聽(tīng)聽(tīng)小河的流水聲和小鳥(niǎo)的歌聲。也確實(shí)是講，以“悅音”來(lái)對(duì)抗噪音，同時(shí)，這種卡帶最好采納回轉(zhuǎn)式的，如此就能夠不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。 45.以上的方法處理問(wèn)題 經(jīng)常有人發(fā)牢騷講，確實(shí)是因?yàn)楣ぷ魈珶o(wú)聊，因此才無(wú)法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不如何愉快。 同樣地，不妨不要理睬不人如何講，以自己的方式來(lái)處理例行公事。 在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒

30、，會(huì)發(fā)覺(jué)前所未有的樂(lè)趣，如此才能提高效率。 46.辦公桌最理想的狀態(tài) 對(duì)某些人而言，只是外觀的整齊，不見(jiàn)得是最方便、順手的工作環(huán)境。要緊是，最合乎自己方便的狀態(tài)，確實(shí)是“整齊有序的狀態(tài)?！?47.自己整理辦公桌 自己的辦公桌一定要自己動(dòng)手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。假如任由他人多事“收東收西”，等到自己開(kāi)始工作時(shí)，專門容易找不到自己所要的東西。 為了保持隨手取來(lái)，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從那個(gè)意義上來(lái)講，確實(shí)是保持在合乎自己使用適應(yīng)的狀況下。 假如任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率就會(huì)顯著下降。 48.過(guò)暗或過(guò)亮的工作場(chǎng)所都會(huì)導(dǎo)致效率低落 當(dāng)因出差必須

31、投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都過(guò)暗。光線不足，眼睛容易疲勞，全然沒(méi)有方法看書；但光線太強(qiáng)，也會(huì)造成同樣的效果。 過(guò)暗或過(guò)亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。 盡管大伙兒都明白光線所造成的阻礙，然而真正注意關(guān)懷的人，實(shí)在是太少了。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過(guò)暗的工作場(chǎng)所中工作，往往會(huì)事倍功半。 49.臺(tái)燈要放在左側(cè) 前面提過(guò)，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。只是桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)講，臺(tái)燈假如不放在左側(cè)，是特不不方便的，因?yàn)榧偃缗_(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。 而且，如此

32、對(duì)眼睛也不行。這盡管是最一般的常識(shí)，只是假如桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺(tái)燈移置右側(cè)，請(qǐng)務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。 50.將內(nèi)容固定的文章格式化 能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能預(yù)備專用的表格，如此一來(lái)，即可減少處理的時(shí)刻與精力。這也能夠應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對(duì)象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可分不預(yù)備不同的差不多表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時(shí)刻。 51.抽屜整理盡可能細(xì)分化 因此，假如不注意整理的話，抽屜越多苦惱也會(huì)越多。 抽屜假如不整理得有條不紊的話，實(shí)在專門難搞清晰那個(gè)抽屜中裝的是什么東西，因此抽屜的整理盡可能細(xì)分化。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是因此的事

33、，連文件書類也得分門不類地收在不同位置，如此開(kāi)抽屜找東西時(shí)，就可一下子找到。 52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上 一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。 這當(dāng)然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而預(yù)備的，只是另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也可不能有所不便。而回來(lái)之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能立即集中精神接著工作。就連這么一點(diǎn)點(diǎn)小事，也會(huì)阻礙到工作效率。 53.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)HT5”，5SS依各人個(gè)性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無(wú)章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。

34、只是，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。 比如處理文件時(shí)，要伸手拿支筆就得特地移動(dòng)身子或站起來(lái)，如此會(huì)阻礙工作的專注?；诖?，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，幸免些無(wú)謂的時(shí)刻白費(fèi)。 54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用” 備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用。如此一來(lái)，隨時(shí)隨地都可不能缺少必要的文具用筆。 在家里或上下班的車內(nèi)看書時(shí)，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來(lái)的靈感，假如手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)特不的高。從效率投資的觀點(diǎn)來(lái)看，三套用筆的花費(fèi)并不算貴。 55.有玻璃窗的書架效率不佳 假

35、如書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書籍的出入時(shí)刻，就可能加速工作的進(jìn)行。從那個(gè)觀點(diǎn)來(lái)看，經(jīng)常可見(jiàn)的附玻璃窗的書架，就稍有問(wèn)題了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開(kāi)來(lái)關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來(lái)也相當(dāng)白費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)的時(shí)刻更是不容忽視。對(duì)提高效率而言，玻璃窗能夠講是無(wú)用的廢物。 56.即使價(jià)鈔票貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書架 一般來(lái)講，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到專門好的空間效率。在選購(gòu)書架之際，即使多花一點(diǎn)鈔票，依舊可選用高及天花板的尺寸。 在購(gòu)進(jìn)新書架之前，要精確地測(cè)量放

36、置書架的空間大小，以隨時(shí)備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購(gòu)大小適合的書架。這么一來(lái)，空間有限的辦公室就得以完全利用，達(dá)到最高的使用效率。 57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來(lái)排列整理 藏書不多的人，依照法律、經(jīng)濟(jì)、語(yǔ)言等等一般的書不來(lái)整理，大概沒(méi)有什么問(wèn)題。但是，一旦各類藏書多達(dá)數(shù)百冊(cè)，假如不以一個(gè)主題，比如“繼承法”之類，來(lái)排列整理的話，那么檢索就要白費(fèi)專門多時(shí)刻，效率實(shí)在太低。 58.有計(jì)算功能的手表，隨時(shí)隨地都可驗(yàn)算數(shù)字 在公車內(nèi)突然想要計(jì)算數(shù)字，計(jì)算機(jī)手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計(jì)算機(jī)，且對(duì)口算心算沒(méi)有把握時(shí)，這種“計(jì)算機(jī)手表”更能發(fā)揮特有的功能。盡管，按鍵太小不容

37、易操作，然而在這些功能之下，那個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。 59.即使貴一點(diǎn)，對(duì)電腦處理的投資也要在所不惜 最近市面上電腦的價(jià)格急速降低，有許多人除了文書處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。 只要能夠運(yùn)用自如，對(duì)電腦設(shè)備的投資，絕對(duì)是值得的。 溝通促效法 1.站著開(kāi)會(huì)也能提高開(kāi)會(huì)效率 一般講來(lái)，大伙兒大概都認(rèn)定開(kāi)會(huì)一定要坐著開(kāi)，事實(shí)上，偶而站著開(kāi)會(huì)也是個(gè)專門好的方法。站著講話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話講完的心理作用，令精神集中，專門快就能夠獲得結(jié)論，問(wèn)題一下子就決定了。因此相對(duì)而言，那種又臭又長(zhǎng)的會(huì)議，只是白費(fèi)時(shí)刻而已。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采納這種方法。 2.除了通訊錄之外

38、，也要編制“人才錄” 任何人都有通訊錄，只是除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細(xì)的個(gè)人資料。 在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景等等，因此在求才的時(shí)候，特不方便。 “人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。 3.與人會(huì)面選在書店最適合 與人會(huì)面時(shí)，假如對(duì)方?jīng)]有不便之處，你能夠利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，同時(shí)特不指定大書店中你所喜愛(ài)的專柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)刻中，也能夠用來(lái)收集信息，一點(diǎn)也不白費(fèi)時(shí)刻。 假如比約定的時(shí)刻早到，就能夠看看雜志或自己喜愛(ài)的書，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)刻。只要稍加用心，等人時(shí)刻就能夠變成充實(shí)

39、、有意義的時(shí)刻，而且大書店目標(biāo)專門容易找，能夠講是最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場(chǎng)所。 4.名片的整理 在整理通訊錄時(shí)，可采納一般的方法，按照姓氏來(lái)排列。只是名片方面，就不用要那個(gè)方法，而是要分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)目來(lái)整理。 如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要明白對(duì)方是“A公司的職員”，認(rèn)真找找A公司那一份就能夠，此起按姓氏排列，那個(gè)方法更容易檢索。 此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，如此較容易翻閱找尋。 5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息 出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)刻，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感受到，事實(shí)上這些白費(fèi)掉的時(shí)刻，一累積起來(lái)，也是相

40、當(dāng)可觀的。 因此，為了防止這種無(wú)謂的白費(fèi)，連乍看之下專門可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊(cè)”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)刻人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快，將這些具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來(lái)將更為方便、迅速。 6開(kāi)會(huì)時(shí)刻要加上尾數(shù)，以防止遲到 召集會(huì)議時(shí)，假如把時(shí)刻訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。這種幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻，大都會(huì)令人感受這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，專門容易漫不經(jīng)心的珊珊來(lái)遲。 因此，你盡可能在開(kāi)會(huì)時(shí)刻加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，如此一來(lái)，會(huì)令人心生不明白：“那個(gè)時(shí)刻是不是具有什么特不意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。 7趕忙在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料 對(duì)商

41、界人士而言，交換名片大概是不可缺少的“儀式”。從初次見(jiàn)到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源。 當(dāng)與人交換名片后，你能夠立即在對(duì)方的名片上書寫他的專長(zhǎng)、興趣、資歷等等，這么一來(lái)，要找人才就輕松多了。要緊的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是特不重要的。 8與沒(méi)有時(shí)刻觀念的人約會(huì)時(shí)，可接著安排另一個(gè)約會(huì) 約會(huì)老是遲到，沒(méi)有時(shí)刻觀念的人，大多在情況已告一段落之后，仍喋喋不休地講個(gè)沒(méi)完，即使是情況已談完，他們也無(wú)意離開(kāi)，仍興致勃勃地預(yù)備暢談一番。在與這種沒(méi)有時(shí)刻觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，同時(shí)事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我

42、早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見(jiàn)面吧”! 這么一來(lái)，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)刻有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。從第二個(gè)意義上來(lái)講，又可防止時(shí)刻的白費(fèi)。 9與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書寫秘書小姐的芳名 當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你能夠請(qǐng)教對(duì)方專任秘書的芳名，趁著經(jīng)歷猶新，立即寫在收到的名片上。 因?yàn)樵谂c這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時(shí)，他們不可能會(huì)親自接電話，通常都通過(guò)秘書轉(zhuǎn)接，假如事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來(lái)自然會(huì)順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對(duì)日后的工作自是大有益處。 10名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象 除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的

43、“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來(lái)。因此，這些差不多上人才錄上的寶貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)他人的印象，即使是專門久不見(jiàn)的人，只要看看名片，腦海中就能夠出現(xiàn)鮮亮的印象。 最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。 11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，大概每家公司差不多上如此。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)阻礙到工作效率與工作成果，因此專門多人對(duì)女性職員都特不用心?；诖它c(diǎn)最好的方法是記住小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有

44、什么不滿，也會(huì)一筆勾銷。 12. 通訊錄要采納活頁(yè)卡片，以便插換追加 通訊錄最好是采納活頁(yè)式卡片，這種活頁(yè)式通訊錄，一張卡片上只登記一個(gè)人，因此不管對(duì)方搬了幾次家，改來(lái)改去都不怕沒(méi)地點(diǎn)可寫，換新卡片也是專門簡(jiǎn)單。 此外，還可依照情況的需要，隨意插換追加。舉例來(lái)講，假如“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，然而這種活頁(yè)式的通訊錄，就可潔凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要立即轉(zhuǎn)記到人才錄上 最近賀年卡上的賀辭大部分差不多上印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比

45、如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。 對(duì)這些賀年卡上的新信息，你必須認(rèn)真篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的卡片上。這些差不多上人才信息的基礎(chǔ)資料，假如遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無(wú)法再進(jìn)展下去。 14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間 只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。 至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)榧偃缌⒘⒓丛假Y料丟棄，就無(wú)法對(duì)比“人才錄”上的記錄有無(wú)錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽(yáng)差的現(xiàn)象。為了防止誤認(rèn)或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。 15.借著人才錄的關(guān)心，即使多年不

46、見(jiàn)的人，也能談得專門融洽 “人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性不欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等 因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可明白對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天，借此彼此可不能感到陌生，能專門快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。 16采納名片大小的卡片做通訊錄，十分方便 采納名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)

47、碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團(tuán)體名。 這些資料一目了然，能夠講是效率專門高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。 17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分 活頁(yè)卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。以“林達(dá)新”來(lái)講，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個(gè)字，如此一來(lái)，在L區(qū)之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細(xì)分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時(shí)刻，專門快找到自己所要的資料。 盡

48、管找一個(gè)人省不了多少時(shí)刻，然而在找專門多人的情況下，效率可就大有不同。 18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率 為了在交待秘書寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的苦惱，你能夠先在通訊錄上加“”、“”、“”、“”等等記號(hào)?！啊北硎久磕昙目ㄆ娜耍啊北硎疽鸭牧撕脦啄陞s一直沒(méi)回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，“”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。 將寄卡片的工作交待屬下去辦，假如采納“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就能夠順利進(jìn)行工作。 19.先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作 假如你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問(wèn)候卡，如此龐大的數(shù)量，專門容易發(fā)生漏寄的失誤，因此最好的方法

49、是先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作。 先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來(lái)，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過(guò)。這時(shí)期的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，同時(shí)在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無(wú)誤。如此一來(lái)，就可不能發(fā)生漏寄的情形。 20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在假如核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就能夠防止漏寄的失誤，而且，最好是采納不打印臺(tái)的橡皮章。假如用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置專門難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)專門容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。依舊采納市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。 2

50、1.賀年卡已差不多都收到了，就開(kāi)始做整理 假如收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來(lái)的卡片，一般都會(huì)立即再補(bǔ)寄一張，因此，過(guò)了正月初七之后，依舊經(jīng)常會(huì)收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后依照通訊錄復(fù)印名單，查出沒(méi)有寄卡片給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒(méi)有寄卡片給他的人，假如收到他所寄來(lái)的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。 22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面 一年之中，也許你會(huì)收到專門多專門多的信件，因此，收到時(shí)若不行好整理，最后就會(huì)亂成一堆，陷入無(wú)法整理的狀態(tài)。 最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一

51、律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，如此不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就能夠明白收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。 23. 以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話 在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)講了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概專門多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。 在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。視情況而定，也能夠講：“我現(xiàn)在有客人，有事請(qǐng)直講?！睅拙湓捑桶亚闆r解決。如此或許有些不客氣，只是，假如一通電話要白費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)刻，長(zhǎng)時(shí)刻累積下來(lái)，也是相當(dāng)可觀的，因此，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)刻白費(fèi)。 24.應(yīng)付

52、長(zhǎng)舌的妙法HT5”，5SS在那個(gè)世界上，有種舌頭特不長(zhǎng)的人，正事談完了依舊喋喋不休地講個(gè)不停。在這種會(huì)談之中，有時(shí)也會(huì)意外地獵取有用的信息。但是，如有急事因此不能把寶貴的時(shí)刻白費(fèi)在談天上。 在與長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該依照情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)刻。等到手表響起，你就講：“實(shí)在專門抱歉，我另外有急事?！苯璐私Y(jié)束會(huì)談。以這種方法來(lái)打斷談話，對(duì)方也能夠同意。讓定時(shí)表講出有口難言的“逐客令”。 25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來(lái) 當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)面談，因?yàn)?，即使腦海中專門清晰情況的始末，一旦實(shí)際用口講出來(lái)，依舊會(huì)有專門多不清晰的問(wèn)題

53、所在。 請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問(wèn)題的家屬、親戚等等，如此就能專門快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)刻。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可講是有效與人會(huì)談的要訣。 26.選擇下午時(shí)刻與人會(huì)談 與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，只是，你最好依舊盡可能約定下午的時(shí)刻，因?yàn)槿绱四軌蛐颐庹加糜行Ю玫臅r(shí)刻。 上午是開(kāi)始一天工作的時(shí)段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些情況假如都在上午交待好，下午的工作就能專門快完成加以檢查，可達(dá)到專門高的工作效率。 而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會(huì)感到有點(diǎn)疲乏，在那個(gè)時(shí)候與人會(huì)面，正好能夠轉(zhuǎn)換一下心情。

54、27.事先訂好會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)刻 在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)刻，并通知開(kāi)會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)刻，會(huì)使參加人員產(chǎn)生用心開(kāi)會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。這確實(shí)是心理學(xué)上所講的“截止效果”。舉例來(lái)講，因?yàn)槿雽W(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫完考卷，就會(huì)集中全副心神用心作答。將這原理應(yīng)用到會(huì)議上，就可不能白費(fèi)時(shí)刻與精力。 28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的 不管做任何事，總有人不守時(shí)。比如講兩點(diǎn)開(kāi)會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來(lái)。假如等到遲到者全來(lái)了之后才開(kāi)始開(kāi)會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造成時(shí)刻大量的白費(fèi)。 因此在通知開(kāi)會(huì)時(shí)刻時(shí)，清晰表示會(huì)議是

55、逾時(shí)不候的，如此，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，遲到的人也無(wú)話可講，而且下次也不敢再遲到了。29開(kāi)會(huì)前要求提案者預(yù)備書面報(bào)告 馬拉松會(huì)議的緣故，都在于事先預(yù)備得不夠周全。沒(méi)有審議議題內(nèi)容的時(shí)刻，在會(huì)場(chǎng)中被要求立即講出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對(duì)的份兒，因此在沉默中白費(fèi)許多時(shí)刻?；谶@些，會(huì)議的召集人最好事先預(yù)備“議題”、“問(wèn)題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，如此每個(gè)問(wèn)題、觀念都一目了然，自能提高會(huì)議的效率。 30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿HT5”，5SS在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不先整理出條理，就冒然開(kāi)口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，講話

56、結(jié)結(jié)巴巴，不只白費(fèi)時(shí)刻，更會(huì)令上司感到不耐煩，而阻礙到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。 不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要講的話，才把人叫過(guò)來(lái)?！倍议_(kāi)口時(shí)，要先從結(jié)論講起，如此，對(duì)方就會(huì)明白談話重點(diǎn)所在，不但可不能白費(fèi)時(shí)刻，也比較可不能發(fā)生誤會(huì)。 31.好的工作程序要記入工作手冊(cè)，使新進(jìn)者也能應(yīng)用 在做一件工作時(shí)，往往必須多方摸索嘗試，只是，在嘗試的過(guò)程中，即使發(fā)覺(jué)新的方法，一旦完成這件工作，有時(shí)也會(huì)忘了那個(gè)妙法，因此，所造成的時(shí)刻白費(fèi)無(wú)法可能。 因此，在你所在單位中，假如有人發(fā)覺(jué)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊(cè)”中，如此那個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)覺(jué)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照

57、章行事，一定能夠順利無(wú)誤地完成工作。 32.“有用工作手冊(cè)”來(lái)自以往的工作經(jīng)驗(yàn) 不管期望做得多么完整，“工作手冊(cè)”一定會(huì)有所遺漏。一種文件寫法盡管已考慮到種種狀況，但為了對(duì)應(yīng)特不的情況，就必須采取相應(yīng)的做法。因此明知不夠完整，依舊編制工作手冊(cè)，將其當(dāng)成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就趕忙追加、修正工作手冊(cè)的內(nèi)容。如此日積月累就能完成一本“有用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。 33.多關(guān)懷女職員，托以重任 以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)懷，來(lái)對(duì)待共事的女職員是必要的。除了前面提過(guò)的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你能夠適時(shí)地予以嘉勉慰問(wèn)，或是與她們談?wù)勊饺说目鄲?，給予一

58、點(diǎn)建議與關(guān)心。 平日就如此對(duì)待女職員，在意想不到的時(shí)刻就會(huì)得到對(duì)方大力相助，比如講臨時(shí)有急事，對(duì)方主動(dòng)承擔(dān)下來(lái)，專門快就完成工作。不管如何，只要獲得女性職員的支持，萬(wàn)事都會(huì)有所依靠。 34.交待工作時(shí)，先講明做法與意圖 譬如，在交待秘書訂車票時(shí)，你不能講：“幫我訂購(gòu)某月某日某號(hào)的訂位車票?！蹦阕詈眠@么講：“我要在某月某日幾點(diǎn)之前到達(dá)，請(qǐng)為我訂購(gòu)訂位車票。” 若往常者的講法，一旦客滿，秘書會(huì)講：“差不多沒(méi)座位了?！币痪湓捑土私Y(jié)了，但是若以后者的講法傳達(dá)自己的意圖，她就會(huì)問(wèn)：“您需要的訂位已沒(méi)有，其它車廂的座位能夠嗎?” 得以靈活的應(yīng)變處理。在交待工作時(shí)，若將意圖與做法講明清晰，就能迅速無(wú)誤地完成

59、工作。 35.想明白交待工作的結(jié)果，必須先聲明 交待屬下辦件事，等了好久都不見(jiàn)回復(fù)，一問(wèn)起來(lái)，才回答講：“我打算待會(huì)兒去向你報(bào)告?！边@種情況經(jīng)?？梢?jiàn)。為了幸免這種“失誤”，假如想盡快明白交辦工作的結(jié)果，你可事先講明。這么一來(lái)，即使還有其他情況要辦，受托者也會(huì)趕忙報(bào)告工作結(jié)果，省得心煩氣噪苦苦等候。如此多叮嚀一句，不但能夠防止白費(fèi)時(shí)刻，且能提高工作效率。 36.午休是交換信息的黃金時(shí)段HT5”，5SS假如你利用午休時(shí)刻，積極與不同行業(yè)的朋友會(huì)面，和他們邊吃飯，邊談天，其樂(lè)融融。 如此借機(jī)與不同行業(yè)的人碰面，能夠獲得各種信息與知識(shí)，特不新奇有味。與專門久不見(jiàn)的朋友在一起談天，有時(shí)會(huì)自其中獲得意想不

60、到的靈感。這是種寶貴的人際關(guān)系，也是十分重要的信息網(wǎng)。 想鄭重其事地與朋友見(jiàn)個(gè)面，彼現(xiàn)在間往往專門難配合，只是，假如選擇午餐時(shí)刻，彼此都比較容易排出時(shí)刻來(lái)。 37.中午與人會(huì)餐時(shí)，必須先向餐廳訂位 午餐時(shí)刻是與不同行業(yè)的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機(jī)會(huì)。只是，由于一般公司的午休時(shí)刻頂多只有一小時(shí)，假如在等人與選擇餐廳上白費(fèi)太多時(shí)刻，不用講吃飯就連講話也沒(méi)有多少時(shí)刻。 因此，假如你與朋友預(yù)備午餐約會(huì)，最好先定位。而且，雙方都稍早離開(kāi)辦公室，就得以充分利用午餐時(shí)刻，從容不迫地享受會(huì)餐的樂(lè)趣。如此，彼此都能夠完全地活用人際關(guān)系網(wǎng)。 38.午餐時(shí)刻錯(cuò)開(kāi)一小時(shí)，就有充裕的時(shí)刻 一般公司的午休時(shí)刻，差不多