1、項(xiàng)目經(jīng)理必備三大能力項(xiàng)目經(jīng)理必備三大能力項(xiàng)目經(jīng)理必備三大能力V:1.0精細(xì)整理，僅供參考 項(xiàng)目經(jīng)理必備三大能力日期：20 xx年X月項(xiàng)目經(jīng)理必備三大能力項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫，距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。一個稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要必備以下的能力：1. 要易于溝通筆者在2002年時曾經(jīng)親自問過美國的一位項(xiàng)目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人)，問他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是一位項(xiàng)目管理最需具備的有三件事，第一是溝

2、通，第二是溝通，第三還是溝通。請您回想一下，在執(zhí)行項(xiàng)目時，你花費(fèi)最多時間在什么部份跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng).對項(xiàng)目經(jīng)理來說，一天內(nèi)大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的。可是在項(xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于在什么樣的時間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人。很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于被動式的項(xiàng)目經(jīng)理。就是你先說你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你

3、。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。如果換個比較主動的角度來看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項(xiàng)目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒有任何的意外。講起來簡單，做起來其實(shí)也不難，二個小時就可以做好溝通計(jì)劃，幾個步驟掌握住就好：(1) 認(rèn)識項(xiàng)目干系人(2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求(3) 依照信息需求找出信息種類(4) 將信息種類歸類(5) 決定信息傳遞的周期

4、(6) 決定信息傳遞方式(8) 傳遞信息(9) 檢討信息傳遞成效2. 要想的周全項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置;確認(rèn)都沒有問題后，開始表演;表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓;節(jié)目結(jié)束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進(jìn)的地方，如此一段表演才算正式收尾。項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了，執(zhí)行過的項(xiàng)目的人都知道，首先客戶的需求不容易了

5、解，其次計(jì)劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。表演魔術(shù)可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項(xiàng)目可沒辦法先來一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽?、一年或二年如何?zhí)行及因應(yīng)先演過一遍，就對項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這就靠項(xiàng)目經(jīng)理做計(jì)劃的功夫。做計(jì)劃其實(shí)是很煩人的事，相信每個人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。做個小練習(xí)：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產(chǎn)品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項(xiàng)產(chǎn)品的主要工作步驟(5-6個即可)，以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;需要

6、供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。上述步驟，就是整個計(jì)劃的基礎(chǔ)了?？梢园l(fā)展出細(xì)部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預(yù)算需求、采購品項(xiàng)及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細(xì)節(jié)，限于篇幅，爾后再論。這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產(chǎn)生的問題列出來。這個是很關(guān)鍵的步驟，列的愈多，將來臨機(jī)處理的狀況愈少(試想如果項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔(dān)心那突然出現(xiàn)的1個;但如果你只事先考量到1個，那結(jié)果可就不得了了)。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。二張紙，一個計(jì)劃的框架就成形了。這樣其實(shí)還不足以執(zhí)行項(xiàng)目，但是最

7、起碼項(xiàng)目經(jīng)理先將整個項(xiàng)目執(zhí)行過程大概想了一遍(就有如魔術(shù)師先行彩排一樣)，同時也建立一個以后細(xì)部計(jì)劃的基礎(chǔ)。由以上的練習(xí)來看，做計(jì)劃并不難，重點(diǎn)在于去不去想，去不去做。3. 要能夠預(yù)測結(jié)果日前一個朋友赴美，飛機(jī)誤點(diǎn)，航空公司沒有宣布會擔(dān)誤多久時間，因此在機(jī)場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機(jī)的乘客，有的人需要轉(zhuǎn)機(jī)，有的人有親友在目的地機(jī)場接機(jī)，有的人初次訪美。此時在機(jī)場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點(diǎn)多少時間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項(xiàng)目是不是也是如此計(jì)劃是想，執(zhí)行是做。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術(shù)、管理、人力等問題，都會影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但

8、是如果無法推測完成的時間、成本及產(chǎn)出，項(xiàng)目經(jīng)理就像是那些旅客一樣彷徨無助。所以項(xiàng)目經(jīng)理除了要會做計(jì)劃之外，還要能綜合研判情勢，預(yù)測項(xiàng)目時間、成本及產(chǎn)出的結(jié)果。以一個一年的項(xiàng)目來說，開始之后，項(xiàng)目經(jīng)理就負(fù)了成敗責(zé)任，所有的壓力都落在項(xiàng)目經(jīng)理肩上。每天項(xiàng)目經(jīng)理要想的，不應(yīng)該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項(xiàng)目盈余目標(biāo)可以達(dá)成、今天無法達(dá)成的，剩下的時間里我應(yīng)該怎么處理才能達(dá)成。所以總的來看，項(xiàng)目經(jīng)理不僅要做Micro Management(細(xì)節(jié)管理)，同時還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到Macro

9、Management最基本的作法就是從全面預(yù)測項(xiàng)目結(jié)果，并且采取各種因應(yīng)作法。要如何預(yù)測結(jié)果今天工作延誤，明天也會延誤，后天也照樣會延誤，以后到底要如何補(bǔ)回來呢傳統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)理在現(xiàn)在這個時點(diǎn)是沒有概念的，結(jié)果是到項(xiàng)目要結(jié)束前才在趕工，到那時候才發(fā)現(xiàn)所要花的錢早就把利潤吃光了。比較好的作法是今天發(fā)生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那幺假設(shè)今天這個工作得延長二周，照著時程表推下去，所有相關(guān)工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看，推到項(xiàng)目完成期限，是否會延誤(不是所有工作的延誤都對項(xiàng)目完成時間有影響的!);如果有影響，就要思考后續(xù)的工作要如何先期調(diào)整，以適度的調(diào)配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得借助項(xiàng)目管理軟件。目前項(xiàng)目管理軟件，