電子郵件使用規(guī)范.4.20第1頁(yè)一、電子郵件主要性二、電子郵件書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第2頁(yè)一、電子郵件主要性（一）為何要使用電子郵件并規(guī)范電子郵件禮儀（二）什么樣情形下需要發(fā)送郵件第3頁(yè)為何電子郵件很主要？（一）電子郵件是一個(gè)正式、便捷溝通方式（二）電子郵件是最好工作統(tǒng)計(jì)（三）電子郵件是最好文件中轉(zhuǎn)站（四）電子郵件是展示組織形象窗口第4頁(yè)什么情況下需要發(fā)郵件？1、正式工作匯報(bào)2、工作相關(guān)各方需要留下書(shū)面資料往來(lái)信息3、公告、通知4、知識(shí)推薦和信息傳遞5、沒(méi)有見(jiàn)面交流條件其它交流內(nèi)容6、復(fù)雜事項(xiàng)，難以簡(jiǎn)單說(shuō)明事項(xiàng)……第5頁(yè)一、電子郵件主要性二、電子郵件書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第6頁(yè)主題書(shū)寫(xiě)方法格式：郵件內(nèi)容+（時(shí)間）主題要明確，主題中加入郵件緊急、主要程度。假如尤其著急，能夠在郵件主題上加上英文：【URGENT】第7頁(yè)稱(chēng)呼書(shū)寫(xiě)格式

稱(chēng)呼頂格寫(xiě)在第一行，加上冒號(hào)/逗號(hào)，表示有話(huà)要說(shuō)。第8頁(yè)問(wèn)候書(shū)寫(xiě)格式

問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱(chēng)呼下面并空一行第9頁(yè)正文書(shū)寫(xiě)格式

正文普通分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每個(gè)部分開(kāi)頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。第10頁(yè)祝福語(yǔ)和署名書(shū)寫(xiě)格式

寫(xiě)完郵件正文空一行，在正文左下角寫(xiě)下祝福語(yǔ)和發(fā)件人姓名第11頁(yè)一、電子郵件主要性二、電子郵件書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第12頁(yè)倒金字塔敘事方法多用點(diǎn)，少用面對(duì)于關(guān)鍵內(nèi)容強(qiáng)調(diào)附件處理要科學(xué)郵件撰寫(xiě)次序正文撰寫(xiě)規(guī)則第13頁(yè)倒金字塔敘事方法在郵件開(kāi)頭，用一段話(huà)，言簡(jiǎn)意賅地概括大意，講清楚“四個(gè)W和一個(gè)H”。誰(shuí)（WHO）什么（WHAT）何時(shí)（WHEN）為何（WHY）怎么樣（HOW）唯一任務(wù)所屬人需求或者要求需求時(shí)限事件主要性詳細(xì)操作指示第14頁(yè)請(qǐng)找出下文四個(gè)W和一個(gè)H四個(gè)W和一個(gè)H第15頁(yè)多用點(diǎn)，少用面分點(diǎn)敘述，清楚明了。正文書(shū)寫(xiě)要求分點(diǎn)敘述，盡可能做到言簡(jiǎn)意賅。點(diǎn)與點(diǎn)之間沒(méi)有重復(fù)，邏輯清楚。假如事情復(fù)雜，最好列幾個(gè)段落進(jìn)行清楚明確說(shuō)明，而且保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)。第16頁(yè)規(guī)范提醒方法：合理提醒是必要，但過(guò)多提醒則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。突出重點(diǎn)：經(jīng)過(guò)背景色，粗體，字體顏色改變突出重點(diǎn)對(duì)于關(guān)鍵內(nèi)容強(qiáng)調(diào)第17頁(yè)1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提醒收件人查看附件；2）正文應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)明說(shuō)明，尤其是帶有多個(gè)附件時(shí)，附件數(shù)目不宜超出4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；附件處理要科學(xué)第18頁(yè)附件處理要科學(xué)3）附件文件應(yīng)按有意義名字命名；如：項(xiàng)目名稱(chēng)；文件是什么；今天日期；假如有之前版本，加上你縮寫(xiě)名字，如：衛(wèi)生健康_村醫(yī)培訓(xùn)_7月18日_OYH。4）能夠貼在正文里面附件，盡可能都貼出來(lái)。讓收件人能夠一目了然。第19頁(yè)

寫(xiě)新郵件最正確次序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。附件1輕易忘記，先把附件貼進(jìn)郵件正文2依照要求，正確書(shū)寫(xiě)標(biāo)題3檢驗(yàn)郵件疏漏收件人4明確收件人郵件撰寫(xiě)次序第20頁(yè)一、電子郵件主要性二、電子郵件書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第21頁(yè)電子郵件使用注意事項(xiàng)1、正確使用發(fā)送，抄送與密送2、收件人排列應(yīng)遵照一定規(guī)則3、回復(fù)郵件時(shí)注意事項(xiàng)4、關(guān)于Email五個(gè)習(xí)慣第22頁(yè)正確使用發(fā)送、抄送與密送

將抄送人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成無(wú)須要困擾和“垃圾”。收件人(ToList)需要回復(fù)或采取行動(dòng)人，不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)人第23頁(yè)人名排列應(yīng)遵照規(guī)則

人名排序按職務(wù)級(jí)別從高到低第24頁(yè)防止郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)3、假如RE過(guò)多，請(qǐng)刪除重復(fù)，防止郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)