各類物業(yè)管理檔案的建立與管理（1）檔案分類物業(yè)管理檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理活動中收集和產(chǎn)生的，為物業(yè)管理工作提供依據(jù)和參考的，各種應予歸檔保存的文字、圖形、實物等文件材料。物業(yè)管理檔案管理內(nèi)容包括工程技術、設備管理檔案、管理處內(nèi)務管理檔案、管理運作檔案?！窆こ碳夹g、設備管理檔案：做好建筑物原始檔案材料、維護、改造施工記錄材料；如竣工驗收資料，房屋的單體竣工圖，小區(qū)改造變更資料，房屋及公共設施維修資料，各類管線圖、裝修管理檔案等?！窆芾硖巸?nèi)務管理檔案：包括訪客登記材料、甲方員工產(chǎn)權材料，經(jīng)營財務以及人事勞資檔案等?！窆芾磉\作檔案：包括管理法規(guī)材料、管理及租賃合約材料、服務記錄材料、治安情況記錄材料、會訪記錄材料等；如各類巡視記錄、運行檔案、滿意度調(diào)查記錄、投拆與回訪記錄、園區(qū)文化活動、宣傳記錄等。（2）物業(yè)管理檔案的建立●建立檔案管理制度按照社會檔案行政管理的要求和公司ISO體系文體標準，建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據(jù)，物業(yè)檔案管理制度主要有：對機構部門管理人員職責的規(guī)定；對管理工作程序的規(guī)定；對檔案相關責任部門的規(guī)定；對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準；對違反制度的處罰規(guī)定等。根據(jù)檔案資料初建的情況，擬首先制定如下制度：《物業(yè)檔案管理制度》《檔案查詢利用制度》、《庫房管理制度》《檔案移交驗收制度》、《檔案內(nèi)容及分類分密級標準》、《檔案文件借閱規(guī)定》等。●確定檔案的內(nèi)容物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、甲方員工檔案、管理動作。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接管物業(yè)管理時，從發(fā)展商手中接收的在工程建設施工過程中形成的工程檔案。物業(yè)管理單位接受的工程檔案，其內(nèi)容第1頁共3頁應包括檔案行政管理部門對工程檔案規(guī)定的全部內(nèi)容及移交手續(xù)文件。建筑物維護、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體（或稱物業(yè)公共設施及公共部分）進行維護、改造的有關資料。管理工作檔案管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項法規(guī)、條例、通知；制訂的各種管理規(guī)定、公約；公司ISO體系文件；財務資料；工作計劃、方針、目標記錄；各項管理工作日志；糾正和預防措施方案；質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄；設備設施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護記錄；滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表；投訴及投訴處理記錄等。這部分工作是檔案管理工作的基礎，物業(yè)管理檔案員應從項目接管開始便收集應歸檔的各類文件資料并進行驗收、整理、組織移交等工作，確保檔案材料完整、真實、規(guī)范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應嚴格按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進行，對于缺項少件要有明確的記錄，并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴格核實材料的真實性、原始性；對于檔案中規(guī)定為復印件的材料接收時應嚴格與原始材料核對，核實后的材料應有明確的注明。（3）各類物業(yè)檔案的管理●管理條件：檔案儲藏箱柜內(nèi)溫度不超過20℃，溫度不超過50%，密閉防光、防鼠防蟲，嚴禁煙火，配氣體或干粉滅火設備。適量的存儲和查閱空間，符合規(guī)定的整理裝訂設備、工具和裝具。管理人員要求高中文化程度、經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓；文檔管理人員專職負責管理處所有文件（通知、命令、公函、總結報告、通報、會議紀要）及資料（技術圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、車輛檔案、住戶檔案等）的存檔、收集和保管，任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期；職員、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目；文件資料要合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按照字母順序還是內(nèi)容、時間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔