行政溝通中的障礙與對策研究

【摘要】行政交流是不是強健的對政府能不能發(fā)揮它的功能有著直接的影響。近年來我國經(jīng)濟發(fā)展快速，這導致了區(qū)域政府行政交流出現(xiàn)一些諸如信息不對稱、失真和結(jié)構不適合等阻礙。解決這些難題，需要我們對行政的組織體系進行完善，達到行政信息和它的傳播媒體的多元化的目的，同時加強行政事務中有關電子方面的建設。因此，本篇文章主要探究行政交流中的阻礙和解決方案，討論我國目前存在的行政交流阻礙，并給出有關的解決辦法，以此使我國的行政交流能力得到提升，達到社會和諧的目標。

【關鍵詞】政府、行政溝通、對策

目錄

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一、我國基層政府行政溝通中的主要障礙

一、我國基層政府行政溝通中的主要障礙

（一）信息失真

信息的失真在行政交流溝通中指的是，對信息的理解產(chǎn)生了差錯或者是使信息失去了原來的含義。這種情況在接受者和發(fā)送者身上都有可能發(fā)生。行政信息一但失真會有三點表現(xiàn)：第一點，虛假信息。就是假的信息，無法展現(xiàn)具體的現(xiàn)象，產(chǎn)生于傳遞最初對事情真相的扭曲。第二點，信息傳遞最后錯過了最佳時間。主要原因是行政管理層擔心外界竊取公布的內(nèi)部信息數(shù)據(jù)，考慮太多傳遞的晚。第三點，信息片段缺失。行政信息的基本功能是反映部門相關政治決策得失。反映現(xiàn)實情況也是它最重要的一點要素。這就要傳遞者實事求是上傳政治成就，全方位、可靠的傳達各方面信息。不要盲目夸大政治成就。第四點，信息的失真能傳遞。一個單位產(chǎn)生了信息失真，傳遞下去會造成數(shù)據(jù)大量級偏差，使得與失真信息有關的其它信息質(zhì)量下降，產(chǎn)生不良結(jié)果，不僅普通的互動路徑無法暢通，其他的途徑也有可能被干擾，最終導致整個部門信息紊亂。

（二）信息不對稱

我國行政部門中存在較為普遍的現(xiàn)象是信息的不對稱。主管機構和其領導，收集和接觸的資料往往十分豐富全面。信息獲取優(yōu)勢隨著階層的不同表現(xiàn)為階梯狀增長，高層獲取的信息比底層豐富，領導比員工全面。但是在我國有關行政方面的信息，傳遞共同閱讀了解的途中，經(jīng)常被上層領導獨享，員工等非領導的管理者不能獲得最新消息。這種信息無法自由傳遞，被高層占據(jù)普通員工獲取不了的現(xiàn)象就是信息不對稱。

（三）組織結(jié)構設置不合理

我國基礎的行政活動單位是組織機構。在組織機構中有橫縱兩個關系，橫是權責，縱是等級從屬。行政溝通交流單位時間內(nèi)完成工作量的大小會因為不合理、不科學的組織階層設計而降低，有諸如下面的幾點問題：行政溝通交流要是存在臃腫的層次、結(jié)構和單一的渠道，會很難順利進行下去。據(jù)研究表明，整體的行政組織中，跨一層信息就會丟失百分之二十。但是，我國目前的行政部門，溝通時間太長，使得信息在長時間的傳遞過程中可信性降低。在行政溝通交流中，因為單一的渠道，導致不能及時的將信息傳遞、反饋。這些使得內(nèi)部管理在單位時間內(nèi)完成的任務量減少，同時妨礙了信息傳遞的及時性。

二、內(nèi)部行政溝通障礙原因

（一）僵化的官僚制組織結(jié)構

官僚制是我國行政管理形式的直接表現(xiàn)，也是基本形式。由此極大程度的促進了行政溝通的形成。官僚制最初由馬克斯·韋伯提出，由其觀點來解釋，等級制度并不是一種政府類型的行政制度，其活動體系被抽象化的體系所桎梏，存在著一套比較嚴密且需嚴格恪守的規(guī)章制度。并以此為基礎，形成一套完美的分工體系。逐漸將分工系統(tǒng)化，階層權利等級化，擁有正式的等級鏈體系。決策文書正式化，管理客觀化，人事制度合理化合法化是官僚制形成的幾個關鍵特征。

考試制度的瑕疵逐漸隨著科學的進步顯現(xiàn)出來。局限性是現(xiàn)階段中國官僚體制弊端中最顯著的一部分。主要是雙方之間無法正常溝通，不論是個人還是組織。一方面，過度集中的權利會使個人在組織領導過程中個性化的成分所占比例過多，導致權利濫用。會使主權人在權利行使過程中徇私舞弊，影響公正性。僵化的等級制度將會給組織結(jié)構帶來不利影響。僅僅關照領導者一人的意愿開展工作，會與下級領導干部在溝通方面產(chǎn)生芥蒂。除此之外，組織中的任何一員都擁有參與權和決策權，不僅因此而侵犯他人權利，還會造成決策失誤等工作事故，同時也限制了成員之間彼此碰撞的條件。另一方面，缺乏最基本的溝通工作不僅會帶來巨大的工作量，而且重復的工作還會使部分信息有效性的抵消，相當于做了無用功。其次按人數(shù)分配崗位的方法，不僅人資龐大，成本消耗量發(fā)，而且避免不了會帶來重復工作情況。由以上問題可以看出，這些問題的出現(xiàn)會嚴重妨礙組織反應速度的提升。當前社會中，等級化明顯，層次分明等現(xiàn)象會對信息實效性帶來不言而喻的負面影響。缺乏互動性，或者達不到互動效力的基本要求，都會使得的組織的靈活性下降。再之，過于看重對于秩序性等表面現(xiàn)象，沒有注意到實質(zhì)性的功用，會對表現(xiàn)優(yōu)異者有很大的束縛力，進而產(chǎn)生不利于工作進行的惰性思想，無法靈活變通。

會導致組織太過于單一性，創(chuàng)新意識不夠明顯，工作效率低下。工作氛圍差，缺乏團隊凝聚力。體制僵化，墨守成規(guī)的人居多，導致組織閉塞不前。

（二）行政工作人員忽視反饋

行政人員忽視信息反饋，導致溝通失敗。我國行政組織的通病大都是層次繁復，等級森嚴。會議討論成了上下級溝通討論的主要形式，因此在反饋信息過程中信號減弱現(xiàn)象頻出。再者，由于政府工作的特殊性，各個部門科室之間溝通存在弊端，正常交流溝通受到影響。見面次數(shù)少之又少。甚至同一部門，統(tǒng)一科室的職員之間的溝通都似有似無。由于這種情況的局限，各種信息反饋的路徑較為閉塞，無法形成科學的監(jiān)察制度。就會導致上下級之間缺乏溝通，工作執(zhí)行能力差，執(zhí)行方向偏差等問題出現(xiàn)。

（三）語言引起的溝通障礙

在工作中，傳遞信息最主要的工具就是語言，但由于語言使用的局限性，導致信息的傳播路徑受到阻礙。原因一，作為溝通中一種符號的存在，語言使彼此相互理解。事物之間往往關系界定較為模糊，因此事物之間總是一一對應的。因此描述事物的語言也是不確定的。原因二，語言使用的過程中，由于自身概念上的歧義會導致信息傳遞過程中出現(xiàn)差錯，進而影響信息的準確性以及有效性。這就會導致由語言障礙帶來的交流障礙。原因三，不同類型語言的使用，在傳遞信息時會使語言使用的不同群體產(chǎn)生差錯，造成語言障礙。影響信息的傳遞。

（四）價值觀不同導致溝通障礙

人們在組織內(nèi)時，特別是行政組織中，組織內(nèi)不同的價值理念和群體觀念會對人們的個性產(chǎn)生不可控的影響，這是個人家庭背景，個人追求和教育水平高低而決定的。比如在企業(yè)的高層人員與高管，他們有著自己社會背景和人生經(jīng)歷，他們的對于組織整天都目標追求極其重視，而對于一般員工而言，他們更多在意與重視的是個人的利益和成果，而非將組織目標作為自己的追求，這是眾多職工的通病。另外，由于組織機構內(nèi)部本身帶有的等級觀念也決定了上司在與員工的相處中有絕對的權威性，員工一旦有意義便會影響上司的權威性，同時人性本身就傾向于逃避錯誤，這些都是影響上下級交流溝通的重要因素

（五）缺乏換位思考引起的溝通障礙

以制度為基礎，為推廣數(shù)據(jù)，以及換位評估提供動力，在框架體系內(nèi)，提倡鼓勵個體之間溝通交流以及互動，構建互動格局是信息傳遞在行政溝通中的主要形式。換位評估實施的關鍵在于兩方面：首先是體會對方的需求，并給予一定的支持；再者，提出建設性的意見，彌補不足，共同克服弊端。除此之外，信息溝通是一個主觀能動的過程，但由于各個主體的所處環(huán)境及知識體系不同，因此看法并不相同。由于政府工作的特殊性，大部分是就當前行政問題展開的溝通。需要不斷的與下屬部門與人民大眾進行溝通交流。假設在行政工作過程中，工作人員沒有按照原則換位思考，就無法理解當事人所處環(huán)境的局限性，很難達成一致良好的溝通效果。以上問題，主要是由于溝通障礙而導致互動失敗。順利與對方達成一致，就應該換位思考，對于對方所處的境地進行細致分析，明確對方真正的需求。有針對性的逐個擊破，從而完美的完成交流溝通工作。

三、減少我國行政溝通障礙的主要途徑

（一）建立一個扁平的行政結(jié)構

在管理部門管理過程中，領導管理階層和基礎操作階層人員的差距與中間階層的介入越弱越有利于相關決策的高效施行。擴大決策層與基礎操作人員的階級化無利于方案措施的有效施行，而增加決策層與運作管理層人員的溝通，互通有無下帶來的是高效的決策和實施階段。中國的金字塔式官僚化的管理機制弊病由來已久，層層遞進的權利和分散的管理，帶來的是層層的腐敗和不作為，而較之更為平穩(wěn)度好，扁平化的管理行政處理體系，能有效規(guī)避緩慢，低效的信息傳遞，各操作階層之間的互相溝通交流障礙問題也隨之解決。在很大程度上削弱了階層間的信息傳遞和溝通問題，扁平化的行政管理保留了信息傳遞過程中的真實性，有效性。

而要想在行政管理部門中適當?shù)臏p弱階層間的距離化，達成扁平化的良好局面，即應該針對相應的方案措施做出改革和完善。首先，在管理部門階層的民主集中權應該建立，避免出現(xiàn)一家獨大的局面，讓行政管理階層和基礎操作人員的互動溝通交流得以有效并且高效進行。然后還要針對部門組成結(jié)構復雜化，組織大的部門機構精良從簡化，較為復雜的公司部門企業(yè)來說，不利于信息傳遞的高效性，而且中間管理層的增加和繁多，勢必導致層層貪污腐敗問題的加重，不利于信息的傳遞和各階層人員之間的互動，有效溝通。最后，只有呼吁人人平等，構建良好的組織內(nèi)部溝通交流環(huán)境才能更好的激勵對方，達成良好高效的合作交流模式。

（二）提升行政溝通環(huán)境

要想增加我國在國際大環(huán)境的背景下逐漸增強經(jīng)濟活躍度，流通量，要從加快強化管理行政方面的數(shù)據(jù)處理化，確保在最短的時間內(nèi)獲得真實有效更新的準確信息顯得尤為重要。高效傳遞的準確信息能有效的杜絕信息傳遞過程中的失真性帶來的操作失誤和管理弊病。對行政管理階層方面來說，針對管理階層的行政方面的改革完善機制也必有所行增強行政管理部門的公信力，人民群眾的選擇擁護性，加快相關行政管理的精化改革進程，構建良好的法治社會氛圍，使公眾達成與構建法律社會的和諧性和參與性。

（三）行政溝通方式的正確選擇

從行政管理方面來說，存在多種有效的溝通交流方式，針對不同的溝通交流方式有其不同的實際操作可行性。所以，在不同的時間，場合，環(huán)境氛圍中選擇對應有效的溝通交流模式尤為重要。因為高效的溝通交流才促進高效的談判和共識，才能促進相對應的具體方案實施的高操作性。在這種情況下，需要對相應的行政管理階層提出較高要求，行政人員的社會經(jīng)驗，針對本職工作的相關工作經(jīng)驗豐富與否直接導致選擇溝通交流方案的高效性。所以在選擇方案的時候要具有針對性，在和人溝通交流之前，先了解所要去交流的人，調(diào)查清楚對方所適應的溝通交流方式，從對方的角度來促進此溝通交流得高效進行。所以改變固化的溝通交流方式能使行政溝通交流更為有針對化，高效化的進行。

（四）建立多種溝通渠道

組織管理部門與溝通實施部門作為一個主體，一方改變造成的是全體的相應溝通交流方式的改變變動。行政管理階層的溝通交流方式作為社會溝通交流網(wǎng)絡的一部分。應該適應日益變化的社會環(huán)境，在以強大的基礎文化背景作為前提的情況下，適當?shù)呐c現(xiàn)有的社交網(wǎng)絡做有機結(jié)合運用，改變傳統(tǒng)信息傳遞過程中的單一性，低效性，在已有的信息傳遞系統(tǒng)中，信息的單一信保證了信息傳遞過程中的真實有效性。但作為信息傳遞渠道的單一性也受限與此，當渠道被封鎖和關閉時信息的傳遞也就無從談起。所以針對行政過程中的溝通交流要做出以下改變：

首先，在溝通之前的信息認知階段，作為正式溝通的前提。要對溝通環(huán)境，溝通交流人員做全面的認知和調(diào)查，為高效的溝通環(huán)境，交流氛圍打好基礎，以文化為切入點的溝通交流則顯得較為全面和靈活。比如行政領導在視察時，開會，座談會等等形式的公共溝通交流過程中常以文化作為背景切入點，對正式溝通促進靈活性和親切感。而格式化和模板化的溝通交流不僅無益與促進高效的溝通交流，也在一定程度上影響了傳播信息的高效性，所以，當非正式溝通交流作為前提的過程中，如何正確運用社交溝通提前準備，以非正式溝通為切入點的溝通渠道能很好的為正式溝通排憂解難，提供良好的社交溝通前景。

其次，提高行政部門與基礎實施操作部門的雙向溝通性，完善，健全已有的溝通交流體制，長久以來，人們依從分級溝通，逐級傳達的溝通方式，較為嚴格的依照規(guī)矩來作為信息傳達的主要途徑。由會議形式來表現(xiàn)溝通交流環(huán)境的層次來說更為明顯，以會議主導上層領導干部指揮的會議，帶有很多的無奈性，新生的建議和評價在會議上被階層附屬關系所壓制。往往造成的局面時，以走過場的形式，明面上的民主集中制，實則在部門領導意愿下進行的偽民主形式。所以在一定程度上加大雙向溝通的渠道交流，完善改進現(xiàn)有的會議模式，讓人們能自主，合理的表達自己的看法。

（五）處理由于速度慢和信息失真導致的延遲和低效的問題

隨著高速發(fā)展社會管理服務，以電子政務作為代表的新型溝通交流渠道得到大量推廣。依據(jù)網(wǎng)絡線上行政服務平臺提供的便利信息傳遞服務，能保證行政部門的高效施行性，維護行政部門的公信力。而由電子政務牽頭的信息傳遞和收集也為行政部門提供便利，也在一定范圍內(nèi)促動公民的參與積極性，帶動全民信息傳遞渠道的健康，良性發(fā)展。由此帶來的互動信息交流極大程度上的服務于行政管理部門和公眾。

總的來說，行政部門在利用網(wǎng)絡技交流互動模式技術的支持下。能夠加速改進對信息的收集，管理，資源的分配等等方面都做到更好的配置，加速電子行政的運用管理板塊，也是在加速公民與行政部門之間的信息交流和雙方互動。而高互動帶來的是高支持度，參與投入共同對網(wǎng)絡行政管理技術的建設和完善，增加公民的參與感，被越來越多的公眾所支持和認可。長遠