企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：會計資料無紙化政策破冰

——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之一一、有關(guān)背景信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去文件規(guī)定以及習慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會計資料輸出為紙面文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗。據(jù)某大型國企反映，該企業(yè)每年因會計資料打印所帶來的各種成本耗費超過3,000萬元。由此估算全國企業(yè)的耗費，保守的數(shù)字也達數(shù)億元。平均計算，我國企業(yè)每天因會計資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。信息化的價值和目標之一是取代手工作業(yè)和紙面文件。如果沒有充分的理由，僅僅因為會計資料是電子形式而不予認可，則信息化的優(yōu)勢就大打折扣，也會挫傷企業(yè)開展會計信息化的積極性，阻礙會計信息化的深入發(fā)展。而且，會計資料的紙面要求，會進一步導致企業(yè)間交易擺脫不了紙面文件的傳遞，整個經(jīng)濟體系交易環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展也受到制約，從而阻礙社會產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新。從政策制度層面認可電子會計資料的有效性，免除企業(yè)對一定范圍內(nèi)會計資料的打印責任，是建設(shè)社會主義生態(tài)文明，促進社會整體信息化水平進一步提高的現(xiàn)實要求?！镀髽I(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）制定過程中，企業(yè)對會計資料無紙化的呼聲十分強烈和急迫。為此，工作規(guī)范第四十條、第四十一條做了相應(yīng)規(guī)定。盡管內(nèi)容不多，這兩條規(guī)定卻在政策層面實現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對企業(yè)提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響。二、條文解讀盡管無紙化是方向，但從會計資料作為會計核算結(jié)果的證據(jù)和線索，具有保存價值來講，會計資料無紙化也不是無條件的。工作規(guī)范第四十條、四十一條的規(guī)定有兩層含義：一是會計資料可以無紙化管理；二是只有在保證會計事項可追述、可證明的條件下，才能對會計資料進行無紙化管理。兩條規(guī)定的區(qū)別在于：第四十條是關(guān)于內(nèi)部生成會計資料，而第四十一條是關(guān)于外部獲取會計資料。（一）內(nèi)部生成會計資料工作規(guī)范第四十條規(guī)定：企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：（一）所記載的事項屬于本企業(yè)重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；（二）由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成；（三）可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；（四）企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機制；（五）企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。1.會計資料范圍該條明確規(guī)定，可以無紙化管理的內(nèi)部生成會計資料有會計憑證、賬簿和輔助性會計資料。這里的會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義寬泛，包括固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料。2.業(yè)務(wù)范圍對第（一）項條件，要注意準確理解“重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。這里的“重復發(fā)生”是指在一年內(nèi)反復發(fā)生。這里的“日?！笔侵冈谄髽I(yè)的經(jīng)營循環(huán)中可以預期將會發(fā)生的事項。例如：購銷業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊、貨幣資金收付，這些業(yè)務(wù)比較明顯屬于重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)，相關(guān)的會計資料，如憑證、分類賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，都屬于滿足該項條件的會計資料。企業(yè)每月結(jié)賬，相關(guān)記賬憑證同樣滿足這里的“重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”條件。利潤分配一般是每年進行一次，每次的發(fā)生的內(nèi)容不完全相同，也不能預期一定會發(fā)生，因此不滿足該項條件。債務(wù)重組、企業(yè)并購等事項，盡管有可能在一年內(nèi)重復發(fā)生，但這種重復并不是企業(yè)經(jīng)營循環(huán)中必然發(fā)生的事項，不可能預期，因此也不符合該項條件。做出該項規(guī)定的主要考慮是，企業(yè)會計資料絕大多與重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)有關(guān)，這些資料實現(xiàn)無紙化，就能達到節(jié)省社會資源的主要目的。而除此之外的業(yè)務(wù)，不僅數(shù)量少，而且一般來說風險大、重要程度高，在會計監(jiān)督中，相關(guān)資料被查閱的可能性大；同時，由于這類業(yè)務(wù)沒有固定規(guī)則，一般不可能由信息系統(tǒng)自動生成，而是以人工處理為主，因此應(yīng)當留有紙面資料，以便查證。需要指出的是，一項會計業(yè)務(wù)同時涉及到多種會計資料，則應(yīng)當分別判斷各種會計資料是否滿足該項條件。例如，債務(wù)重組是非日常業(yè)務(wù)，其原始憑證和記賬憑證中記載的內(nèi)容不屬于“重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。但有關(guān)記賬憑證的內(nèi)容需要登記分類賬，可能涉及到財務(wù)費用總賬和明細賬。財務(wù)費用的發(fā)生對于分類賬來說，則應(yīng)當屬于“重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。3.電子會計資料的“原生”性第（二）項條件，本意是指“原生”電子會計資料。所謂“原生”是與“從紙面轉(zhuǎn)換”相對應(yīng)的。原生會計資料一般都與重復發(fā)生的日常業(yè)務(wù)相關(guān)。例如，對于電信企業(yè)，確認話費收入的分錄是由業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，會計軟件根據(jù)既定業(yè)務(wù)規(guī)則自動生成的，這種情況下的記賬憑證就是原生電子資料。而如果一項原始憑證從紙面掃描為電子影像，或者將手工填寫的記賬憑證（例如利潤分配）輸入到會計軟件中，這些電子資料就是“從紙面轉(zhuǎn)換”的，而不是由信息系統(tǒng)自動生成。這些會計資料在歸檔前，應(yīng)當保留原紙面資料，至于歸檔可以采取的形式，則屬于歸檔管理問題，應(yīng)遵循工作規(guī)范第四十二條。需要注意的是，上述“從紙面轉(zhuǎn)換”是指直接轉(zhuǎn)換，如果紙面會計資料轉(zhuǎn)換為電子資料后，又經(jīng)過進一步處理，繼續(xù)轉(zhuǎn)換為其他資料，則其他資料應(yīng)當視為“原生”而非“轉(zhuǎn)換”的。例如，一張紙面銷售單錄入到信息系統(tǒng)中，則這張銷售單屬于“轉(zhuǎn)換”的原始憑證，但如果系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動生成了記賬憑證，則該記賬憑證就應(yīng)當視為“原生”電子資料。4.可查詢性第（三）項條件要求無紙化會計資料必須可供查詢輸出。這里的輸出包括顯示和打印。對于該項條件，要把握好“及時”以及“人類可讀”兩項要求?！凹皶r”是指，電子會計資料應(yīng)當隨時處于“在線”狀態(tài)，打開終端設(shè)備就可以訪問到，而不需要復雜的技術(shù)準備過程。例如，有的企業(yè)轉(zhuǎn)換會計軟件后，由于原有軟件中的數(shù)據(jù)不能遷移到新軟件系統(tǒng)中，就將原有軟件系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)器等保留在線運行。這一做法符合及時性要求。如果企業(yè)停止系統(tǒng)運行，將服務(wù)器關(guān)閉，脫離企業(yè)網(wǎng)絡(luò)并閑置，這種情況下，資料的查詢就需要重新上線，而且不能確保原有系統(tǒng)能夠正常運行，也就不符合及時性要求?！叭祟惪勺x”是相對于“計算機可讀”而言，它包括兩層含義：一是資料要以人類可以理解的形式呈現(xiàn)，而不是一堆計算機代碼和純數(shù)據(jù)，也就是說不僅要有數(shù)據(jù)，還要有能對這些數(shù)據(jù)進行解析的應(yīng)用軟件。這里的應(yīng)用軟件一般就是會計軟件或者文檔處理軟件。例如，有的企業(yè)對于過去的會計資料只以刻錄光盤的形式留存了數(shù)據(jù)庫文件，而沒有保留相關(guān)的會計軟件，那么這些會計資料將無法查詢并以正確形式呈現(xiàn)，這就不符合該項條件。二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當符合會計領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。5.防篡改機制防止篡改是確保會計資料的證據(jù)和軌跡價值的基本要求。防篡改數(shù)據(jù)的機制是信息系統(tǒng)層面的問題，它不僅涉及會計軟件功能，還涉及諸如系統(tǒng)安全、職責分工和流程設(shè)計等問題。但對企業(yè)而言，首先是選用的會計軟件應(yīng)當遵循工作規(guī)范第二章要求。此外，會計軟件本身在設(shè)計上應(yīng)當有防篡改機制，包括對數(shù)據(jù)庫的加密，對各類系統(tǒng)操作權(quán)限的分離控制等。由于會計軟件評審制度的取消，對會計軟件的監(jiān)管一度比較薄弱，造成目前市面上的一些商品化會計軟件并不完全滿足上述要求，例如，有的會計軟件對數(shù)據(jù)庫沒有任何加密措施，完全開放，任何具備一定知識的人員都可以繞過會計軟件直接對數(shù)據(jù)庫進行編輯修改。有的會計軟件提供反結(jié)賬、反記賬、反審核等各種逆向操作功能，且沒有對操作內(nèi)容詳細日志記錄，這種情況下，如果缺乏紙面資料制約，企業(yè)就可以為所欲為，失去了會計工作起碼的嚴肅性。因此，實施會計資料無紙化管理，企業(yè)首先要對其會計軟件進行評估，只有滿足本項規(guī)定條件的才能進行。6.備份制度第（五）項條件，建立電子會計資料的備份制度，是保證會計資料安全的基本要求。電子資料相對紙面資料有更多的滅失風險因素。在會計資料打印輸出的情況下，紙面資料與電子資料實際形成相互備份關(guān)系。而一旦不打印了，則對于電子資料的備份要求就應(yīng)當增強。備份的方法手段很多，包括異地熱備份、磁盤陣列、刻制光盤等，主要是技術(shù)層面問題，這里不做過多討論。需要指出的是，該項提出的“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”，對企業(yè)的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計資料存儲設(shè)備的物理保護措施，防止無關(guān)人員對設(shè)備的接觸。對于小微企業(yè)來說，這些條件一般是達不到的。小微企業(yè)要實行會計資料的無紙化管理，可以采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會計軟件廠商具有較強的實力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。具備一定規(guī)模的會計代理記賬機構(gòu)也可能具備上述條件。7.建立索引建立會計資料索引體系，目的是保證會計資料的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。會計資料的量達到一定程度，可檢索性就成為與安全性、真實性同等重要的一個問題。無法檢索的資料，和沒有資料沒什么區(qū)別。所謂信息垃圾，就是這個意思。建立索引體系的要求，有三層含義：一是每類會計資料要有系統(tǒng)的編碼措施，通過編碼形成各類會計資料間的交叉索引，即通過一類資料可以向前向后追溯其他相關(guān)資料，保證線索不斷。二是通過索引能夠找到會計資料。對于紙面資料，索引必須包含資料的物理空間位置信息。對于電子資料，信息系統(tǒng)應(yīng)能通過索引（編碼）訪問到資料數(shù)據(jù)。三是對電子資料和紙面資料要建立統(tǒng)一的索引體系。盡管儲存方式不同，電子資料和紙面資料內(nèi)在是有機聯(lián)系的整體。在電子資料中，應(yīng)當含有相關(guān)紙面資料的索引信息，在紙面資料索引中，也應(yīng)當包含相關(guān)電子資料的索引信息，從而實現(xiàn)電子資料和紙面資料的互查。企業(yè)應(yīng)當制定會計資料索引體系的總體檢索規(guī)則，明確哪些資料是紙面存儲，應(yīng)當如何檢索，哪些資料是電子存儲，應(yīng)當通過信息系統(tǒng)的何種功能路徑訪問?？傊?，企業(yè)實施會計資料無紙化不是隨意、無條件的，要保證會計資料作為證據(jù)和軌跡的留存價值，同時也需要在會計資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡。這就是工作規(guī)范做出上述規(guī)定的基本考慮。（二）外部獲取會計資料工作規(guī)范第四十一條規(guī)定：企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：（一）會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；（二）電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證；（三）滿足第四十條第（一）項、第（三）項、第（五）項和第（六）項規(guī)定的條件。1.會計資料范圍外部獲取會計資料是指所記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機構(gòu)認可的會計資料。這類資料的范圍比較廣，主要是原始憑證，如發(fā)票、銀行回單等。此外，還包括銀行對賬單、購銷合同等其他外部獲取資料。需要注意的是，外部獲取資料不等于外部制作的資料，一份會計資料由本企業(yè)制作，但經(jīng)過了外部認可，也屬于這里所說的外部獲取會計資料。例如，產(chǎn)品訂購單，一般來說其格式和項目是由本企業(yè)設(shè)計，但如果需要客戶的簽章確認，就屬于外部獲取會計資料。2.電子簽名外部人員或者機構(gòu)對會計資料的確認，在形式上體現(xiàn)為簽字或者蓋章。對于電子資料來說，也就是要有電子簽名。因此，工作規(guī)范第四十一條大部分引用了第四十條規(guī)定，與之不同的是加入了兩項關(guān)于電子簽名的條件。（1）什么是電子簽名根據(jù)我國《電子簽名法》第二條，電子簽名“是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)”。該法第十四條還規(guī)定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。簡單地理解，電子簽名就是電子文件上的簽章。由于其效力得到法律的確認，電子簽名使需要相關(guān)方認可的電子文件能夠代替紙面文件成為證據(jù)使用。這正是外部獲取會計資料無紙化的法律依據(jù)。事實上，電子簽名不僅可以達到紙面簽章的效果，而且其可靠性是紙面簽章以及任何紙面防偽技術(shù)不可比的。電子簽名技術(shù)能確保經(jīng)簽名的電子數(shù)據(jù)一旦被篡改即能被發(fā)現(xiàn)，從而保證電子數(shù)據(jù)的真實性和完整性。這也是第四十一條未引用第四十條第（四）項條件的原因?！峨娮雍灻ā肥┬泻?，電子簽名在國內(nèi)電子金融、電子政務(wù)和電子商務(wù)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。支持會計資料無紙化的成熟技術(shù)和市場環(huán)境已經(jīng)形成。電子商業(yè)匯票是人民銀行主導的一項電子簽名應(yīng)用。目前，相當一部分商業(yè)匯票從出票、承兌、背書到兌付全程都已實現(xiàn)電子化，整個匯票生命周期沒有任何紙質(zhì)文件生成。截止2012年10月底，接入電子商業(yè)匯票系統(tǒng)的機構(gòu)共有338家，2009年10月28日至2012年10月31日，電子商業(yè)匯票系統(tǒng)處理電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)總數(shù)為2,183,090筆，金額61,億。這充分說明了電子簽名技術(shù)的高可靠性。同時，電子匯票的案例也說明，目前在一些領(lǐng)域?qū)崉?wù)中，紙面憑證已不復存在。電子簽名在政務(wù)領(lǐng)域也有多項成功應(yīng)用。例如，北京、海南、廣西、甘肅等多地國家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局將電子簽名用于無紙化稅務(wù)申報工作。這些地區(qū)企業(yè)向稅務(wù)局的納稅申報完全通過網(wǎng)絡(luò)進行，不再報送紙面材料。部分地方還將此項工作進一步延伸，實現(xiàn)了網(wǎng)上實時繳稅。在商務(wù)和其他社會應(yīng)用方面，電子簽名也大顯身手，在很多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了無紙化。聯(lián)想等一批公司將電子簽名應(yīng)用于銷售訂貨業(yè)務(wù)中，實現(xiàn)銷售訂單管理無紙化。不少醫(yī)院利用電子簽名實現(xiàn)了病歷檔案管理的完全無紙化。一些保險公司利用電子簽名，通過移動電子設(shè)備實現(xiàn)保單銷售無紙化，提高保單銷售處理的速度和銷量。（2）工作規(guī)范對電子簽名的要求工作規(guī)范第四十條第（一）項規(guī)定，無紙化管理的外部獲取會計資料必須附有電子簽名。這里要注意兩個要求：一是電子簽名應(yīng)當是對會計資料進行認可的外部個人或者機構(gòu)的，而不是企業(yè)自身的；二是電子簽名應(yīng)當是“可靠的”。根據(jù)《電子簽名法》第十三條，可靠的電子簽名必須同時符合以下條件：“（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)”。工作規(guī)范第四十條第（二）項進一步規(guī)定，電子簽名應(yīng)當經(jīng)第三方認證。所謂第三方認證，是指用于電子簽名的數(shù)字證書（即《電子簽名法》中所說的“電子簽名制作數(shù)據(jù)”）由獨立于交易雙方的第三方中介機構(gòu)簽發(fā)，所生成的電子簽名真實性由該第三方進行鑒定的機制。提出第三方認證要求，是為進一步提高電子會計資料的公信力。例如，目前銀行普遍開展電子銀行服務(wù)，客戶通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)出轉(zhuǎn)賬、付款等各項指令，就附有電子簽名。其中，有的銀行使用的是第三方認證，有的銀行是自己認證。對于自己認證的情況，如果銀行與客戶之間就某筆業(yè)務(wù)存在爭議，則銀行依據(jù)自己的認證結(jié)論為自己提供證據(jù)就顯得公信力不足。對于電子銀行業(yè)務(wù)來說，如果采用第三方認證，則銀行和客戶企業(yè)雙方所得到的交易憑據(jù)數(shù)據(jù)的公信力都能得到保證。工作規(guī)范要求電子簽名經(jīng)符合《電子簽名法》的第三方認證，也就是要由依據(jù)該法設(shè)立的電子認證服務(wù)機構(gòu)來提供證書發(fā)放和簽名鑒定等服務(wù)。根據(jù)《電子簽名法》，電子認證服務(wù)機構(gòu)的設(shè)立由國務(wù)院信息產(chǎn)業(yè)主管部門審批。公眾可以通過工信部網(wǎng)站查詢依法設(shè)立的電子認證服務(wù)機構(gòu)名錄。工作規(guī)范第四十一條規(guī)定，對銀行等具有廣泛客戶群體的企業(yè)來說，不僅可以提高自身工作效率，而且，還為其改進客戶服務(wù)，進一步提高競爭力提供了契機。例如，銀行可以在電子回單中加入第三方認證的電子簽名，使客戶企業(yè)不再需要紙面回單，提高客戶企業(yè)會計工作效率。三、相關(guān)問題企業(yè)開展會計資料無紙化管理，還應(yīng)當注意以下問題：（一）會計監(jiān)督與無紙化符合條件的企業(yè)對會計資料進行無紙化管理，意味著對企業(yè)開展會計監(jiān)督，包括注冊會計師審計和政府監(jiān)管機構(gòu)的檢查，都不能要求企業(yè)提供全套紙面會計資料。但是，企業(yè)應(yīng)當對會計監(jiān)督工作提供必要的幫助和支持，對于監(jiān)督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據(jù)帶走的電子會計資料，企業(yè)仍應(yīng)當根據(jù)要求查詢、打印，必要時進行簽章確認。（二）電子會計資料的格式工作規(guī)范所稱的電子會計資料，并未限定其格式。無論其是以數(shù)據(jù)庫、XBRL等結(jié)構(gòu)化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結(jié)構(gòu)化形式存在，無論其由會計信息系統(tǒng)管理、還是由專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合工作規(guī)范規(guī)定的條件，都可以不輸出紙面資料。例如，一張自動生成的記賬憑證，最初以數(shù)據(jù)庫形式存放于會計信息系統(tǒng)中，后來按照企業(yè)檔案管理統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為PDF文件存放于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中并能通過該系統(tǒng)隨時查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第（三）項規(guī)定的條件。（三）與會計檔案管理規(guī)定的銜接應(yīng)當指出的是，會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的范圍比會計檔案更廣，會計檔案是會計資料，但不是所有會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存價值并歸檔保存的會計資料屬于會計檔案。工作規(guī)范第四十條、第四十一條規(guī)定的是會計資料無紙化條件，而對于哪些會計資料屬于會計檔案，何時歸檔，歸檔應(yīng)當采取何種形式，則應(yīng)當按照工作規(guī)范第四十二條，“遵循國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定”。這里的“會計檔案管理的規(guī)定”，是指財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對于會計檔案的電子化管理問題，將采取與工作規(guī)范一致的原則。按照現(xiàn)行《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業(yè)對于電子會計資料歸檔管理的時點問題，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前，電子會計資料的管理遵循工作規(guī)范的規(guī)定。會計軟件的規(guī)矩方圓

——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之二2014年1月9日來源：會計司

一、有關(guān)背景信息化時代，企業(yè)相當一部分會計工作是通過會計軟件完成。會計記錄與報告由會計軟件自動實現(xiàn)已經(jīng)不足為奇，在會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接集成，估值模型與控制規(guī)則內(nèi)嵌入會計軟件的情況下，部分會計確認與計量工作甚至已經(jīng)由會計軟件自動實現(xiàn)。信息化不再僅僅是會計工作的工具和手段，而是成為企業(yè)會計工作的基礎(chǔ)環(huán)境，帶來了會計工作、會計監(jiān)督理念與模式的變革。而會計軟件功能，也已成為會計職能的重要組成部分。對會計軟件功能的規(guī)范，也就成為財政部門對企業(yè)會計管理和監(jiān)督的必要一環(huán)。否則，會計處理過程就成了“黑匣子”，會計信息質(zhì)量監(jiān)督也就無從談起。1994年，財政部建立了商品化會計軟件評審制度，對會計軟件功能通過事前控制進行規(guī)范。隨著行政審批制度改革，軟件評審取消，由于監(jiān)督管理沒跟上，對會計軟件功能的管理一度成為空白，導致會計軟件領(lǐng)域出現(xiàn)一些亂象：有的軟件缺乏基本的會計控制手段，使得企業(yè)可以隨意改變會計核算結(jié)果而不留下任何痕跡；有的軟件不按照會計行業(yè)約定俗成的方式組織和輸出會計資料，導致監(jiān)督人員無法理解和判定核算過程的合規(guī)性；還有的軟件完全采用外國語言文字，對會計監(jiān)督工作帶來障礙，等等。因此，為會計軟件功能重新劃定規(guī)矩方圓，明確哪些功能是會計軟件必須具備的，哪些功能是會計軟件不得提供的，并通過一定的手段確保這些規(guī)定落到實處，就成為《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）的重要考慮之一。對于會計軟件功能，過去的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》（財會字〔1994〕27號）規(guī)定得比較細。例如，會計軟件要具備初始化功能，要根據(jù)輸入的科目代碼提示科目名稱，要自動校驗借貸平衡等，這些規(guī)定在會計軟件市場發(fā)展還不完善的情況下，起到了引導會計軟件供應(yīng)商（以下簡稱供應(yīng)商）完善軟件功能的作用。而工作規(guī)范制定遵循的一項重要原則是：市場能夠解決的問題不再強制規(guī)定。提高軟件易用性、便利性，減少差錯的功能設(shè)計，市場已經(jīng)可以解決，而且考慮得比政策規(guī)定更多、更細，工作規(guī)范也就沒有必要再做規(guī)定。因此，工作規(guī)范對軟件功能的要求，比較過去文件縮減了很多。二、條文解讀工作規(guī)范第二章“會計軟件和服務(wù)”明確了會計軟件的功能要求。下面逐條予以說明：第六條會計軟件應(yīng)當保障企業(yè)按照國家統(tǒng)一會計準則制度開展會計核算，不得有違背國家統(tǒng)一會計準則制度的功能設(shè)計。工作規(guī)范對于會計軟件的功能做了許多具體規(guī)定，但隨著實踐發(fā)展，可能會出現(xiàn)這些規(guī)定沒有考慮到的新問題，這就需要對軟件功能有原則性要求。該條就是對會計軟件功能提出的總的原則性要求，目的是保障國家統(tǒng)一會計準則制度的執(zhí)行，有效應(yīng)對可能出現(xiàn)的所有問題。第七條會計軟件的界面應(yīng)當使用中文并且提供對中文處理的支持，可以同時提供外國或者少數(shù)民族文字界面對照和處理支持。關(guān)于會計軟件的語言問題，過去相關(guān)文件早有規(guī)定。實務(wù)中，有的外資企業(yè)使用境外投資者或者母公司指定的會計軟件，但在使用前并未進行漢化，導致會計監(jiān)督人員在履行監(jiān)督職責時的障礙。因此工作規(guī)范予以重申。該條規(guī)定包括兩方面要求：一是軟件界面要使用中文，也就是軟件的功能菜單、操作向?qū)?、表單格式、提示信息、幫助文件等都要使用中文；二是要有對中文處理的支持，也就是要有符合中國國家標準的漢字編碼支持能力，使?jié)h字能在系統(tǒng)中正確輸入、顯示和打印。兩者是不同的概念，需要同時滿足。第八條會計軟件應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一會計準則制度的會計科目分類和編碼功能。該條規(guī)定并非強制要求企業(yè)的每個科目及其代碼都與財政部發(fā)布的會計科目表相一致，而是要求會計軟件具有與會計準則制度相符合的科目分類和編碼方式，也就是說，會計科目應(yīng)當按資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益等項目劃分一級科目類別，同時科目編碼也應(yīng)當采用數(shù)字，通過首位數(shù)區(qū)分科目所屬會計要素類別。做出該項規(guī)定，主要是要改變現(xiàn)有的部分會計軟件僅采用了不同于會計準則制度的科目分類和編碼的做法，例如，按照采購、銷售等不同業(yè)務(wù)類別設(shè)置一級分類；按照輔助核算項目設(shè)置一級科目；科目編碼采用或者參雜英文字母等等。這些做法緣于不同的會計數(shù)據(jù)組織方法，盡管其核算的最終結(jié)果可能與按照準則制度的核算結(jié)果一致，但其過程有其特殊的邏輯，不易被會計監(jiān)督人員所理解，也就無法證明其結(jié)果的合規(guī)性。當然，提供符合統(tǒng)一會計準則制度的會計科目分類和編碼功能，并不排斥會計軟件提供其它分類和編碼功能。會計軟件可以在一套基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上按照不同分類方式組織會計數(shù)據(jù)。第九條會計軟件應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一會計準則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能。與第八條相類似，該條規(guī)定是保證會計軟件按照會計監(jiān)督人員易于理解的形式呈現(xiàn)會計資料，還原會計核算過程。會計制度并未對憑證和賬簿（這里指分類賬和日記賬）有統(tǒng)一規(guī)定,但《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》（財會字〔1996〕19號）相關(guān)條款對憑證、賬簿所必須記載的事項是有規(guī)定的。而在我國會計實務(wù)中，憑證和賬簿有約定俗成的格式，市場銷售的空白憑證和賬簿的格式也都大同小異。這種約定俗成的憑證、賬簿格式一直以來得到會計制度的默認。可以說，這些慣例也是會計制度的有機組成部分。會計軟件顯示和打印的憑證、賬簿，應(yīng)當符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定的內(nèi)容和行業(yè)約定俗成的格式。第十條

會計軟件應(yīng)當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。信息化條件下，對數(shù)據(jù)的增、刪、改前所未有的便利。但便利性是把雙刃劍，它能提高會計工作的效率，同時也對會計核算過程的可信賴、可追溯造成威脅。如會計軟件提供反審核、反記賬、反結(jié)賬等各種逆向操作功能，導致會計核算過程失去嚴肅性，核算結(jié)果隨意可變。這正是當前會計軟件亂象中比較突出的一個問題，也是工作規(guī)范重點治理的領(lǐng)域之一。當然，效率也是要兼顧的目標。信息化與手工記賬有不同的環(huán)境變量，不能完全套用手工記賬的舊思維。手工環(huán)境下，對會計處理過程的追溯完全依靠紙面憑證、賬簿、報表形成的完整證據(jù)鏈。除此之外，沒有其他證據(jù)線索，因此對憑證、賬簿的修改受到嚴格禁止。這確保了會計信息質(zhì)量，但也降低了工作效率。信息化環(huán)境下，會計處理過程除了憑證等證據(jù)外，還可以有用戶操作日志詳細記錄每項操作。這是會計環(huán)境的變化，會計控制方法與手段應(yīng)當相應(yīng)改變，在不妨礙會計處理過程可追溯的前提下，提高會計工作效率。因此，工作規(guī)范并未對所有逆向操作加以禁止，而是抓住最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。核算流程中，記賬是改變賬戶發(fā)生額和余額、最終決定報表數(shù)字的一步。因此，對記賬功能和已記賬憑證進行控制，防止對相關(guān)數(shù)據(jù)的隨意篡改，是會計軟件必須滿足的要求。而其他情況下的數(shù)據(jù)修改，例如：對尚未記賬憑證的刪除，重新打開已結(jié)賬會計期間補充記賬，在操作日志功能完備的情況下，并不對會計核算的嚴肅性造成損害，且能方便企業(yè)更正錯誤，工作規(guī)范對此未做限制。對記賬的規(guī)范主要有三個方面：一是不可逆的記賬功能。這里的記賬，強調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過程，與會計軟件對記賬操作如何進行后臺處理無關(guān)。也就是說，憑證記賬后，該憑證對相關(guān)科目發(fā)生額和余額的影響就發(fā)生效力，此后不管以任何條件輸出賬簿和報表，該憑證的影響都應(yīng)當予以反映。不可逆的記賬功能，就是說已記賬憑證發(fā)生的后果不可撤銷。當然，用紅字憑證更正記賬錯誤，則對沖的兩張憑證都發(fā)生了記賬后果，不屬于這里所說的逆向操作。之所以強調(diào)記賬后果而非過程，是因為會計軟件不是手工過程的模擬。信息系統(tǒng)中，會計賬簿和報表可能只是一個邏輯概念，沒有對應(yīng)的物理文件，而是根據(jù)查詢和輸出需要即時生成。相應(yīng)地，會計軟件的記賬在后臺處理中也不一定是即刻在相關(guān)賬簿中增加一行記錄、改變科目的發(fā)生額和余額，而是對記賬憑證數(shù)據(jù)做一個記賬標記。所以，強調(diào)記賬后果，意味著記賬標記就不得通過任何操作予以取消，在輸出賬簿和報表時，有記賬標記的記賬憑證必須參與賬簿和報表的生成過程，而沒有標記的憑證不得參與這一過程。供應(yīng)商也不能以記賬尚未改變賬簿數(shù)據(jù)為由辯稱對記賬標記的取消不是記賬的逆向操作。二是對記賬順序的保護，包括兩方面：對已記賬憑證的連續(xù)編號；對已記賬憑證刪除和插入的禁止。兩者相結(jié)合才能保證記賬原始順序不被篡改。三是對記賬內(nèi)容的保護，禁止對已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。關(guān)鍵信息指日期、金額、科目和操作人。這里的日期包括記賬憑證上記載的任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人也包括經(jīng)手記賬憑證的所有人員，例如出納、會計、審核人等。會計軟件不得提供對已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改功能，同時也意味著對尚未記賬憑證的修改和已記賬憑證其他信息的修改不受限制。這是工作規(guī)范適應(yīng)信息化特點，從提高工作效率實際需求出發(fā)而做出的突破。例如，會計分錄摘要經(jīng)常因會計人員信息掌握不充分而出現(xiàn)不準確，需要在記賬后修改的情況。如果不允許直接修改而采取紅字沖銷重新編制憑證的方法，則過于繁瑣也無必要。因為在科目和金額都不可修改的情況下，對摘要的修改也就受到限制，不可能修改為完全不相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，而且這種修改也不對核算結(jié)果形成影響。此外，操作日志也能夠反映摘要的修改過程。因此，限制關(guān)鍵信息的修改，放開其他信息的修改，實現(xiàn)了信息化條件下會計核算可靠性要求與效率性要求的平衡。第十一條鼓勵軟件供應(yīng)商在會計軟件中集成可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）功能，便于企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標準的XBRL財務(wù)報告。XBRL（eXtensibleBusinessReportingLanguage）是一種新興的電子財務(wù)報告格式，它以XML（可擴展標記語言）為基礎(chǔ)，統(tǒng)一了描述財務(wù)報告的語義和語法，可以解決財務(wù)報告的重復編報、重復錄入等問題，實現(xiàn)對財務(wù)報告的自動分析和跨系統(tǒng)的信息交換，能有效降低會計信息生產(chǎn)和使用成本，深度挖掘會計信息價值，因而在全球得以廣泛采用。2010年10月，國家標準化管理委員會發(fā)布了《可擴展商業(yè)報告語言技術(shù)規(guī)范》系列國家標準，財政部同時發(fā)布了《企業(yè)會計準則通用分類標準》，分別在技術(shù)和業(yè)務(wù)層面建立了我國XBRL應(yīng)用的標準體系。此后，財政部組織了《企業(yè)會計準則通用分類標準》實施工作，要求實施企業(yè)向財政部報送XBRL格式年度財務(wù)報告。至2013年，實施企業(yè)包括大型中央企業(yè)、銀行業(yè)金融機構(gòu)、保險公司、地方大中型企業(yè)共計206家。隨著XBRL應(yīng)用的深入發(fā)展，更多的企業(yè)將采用“嵌入式”的編報方式，通過會計軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接生成XBRL實例文檔。因此，工作規(guī)范鼓勵供應(yīng)商在會計軟件中集成XBRL功能。當然，這一功能應(yīng)當符合上述國家標準，確保生成的XBRL財務(wù)報告在技術(shù)上滿足質(zhì)量要求。為幫助供應(yīng)商開發(fā)出合格的XBRL軟件產(chǎn)品，國家認監(jiān)委、財政部設(shè)立了XBRL軟件認證制度，由獨立第三方機構(gòu)對軟件是否符合國家標準進行檢測。供應(yīng)商可以根據(jù)自身情況，為相關(guān)會計軟件產(chǎn)品申請認證。第十二條會計軟件應(yīng)當具有符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會計監(jiān)督需要。隨著會計信息化發(fā)展，會計監(jiān)督也在不斷邁向信息化。一種新的檢查方式就是監(jiān)督人員從企業(yè)會計系統(tǒng)中直接調(diào)取電子會計資料，通過審計軟件查閱、分析會計資料并找出問題。但是，由于各種會計軟件沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，調(diào)取不同軟件中的數(shù)據(jù)需要不同的工具，各政府部門、會計師事務(wù)所都各自開發(fā)自己的工具，造成資源的極大浪費，監(jiān)督的效果也未必好。除會計監(jiān)督外，企業(yè)更換、升級會計軟件，也面臨著前后兩種軟件數(shù)據(jù)格式不一致問題，無法進行安全、有效的數(shù)據(jù)遷移，造成電子會計資料在遷移中的損失。會計軟件數(shù)據(jù)接口的國家標準，可以解決上述問題。會計、審計軟件只要都遵循這一標準，不需要開發(fā)繁雜的接口工具，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換，滿足會計監(jiān)督以及其他需求。配合這一規(guī)定的貫徹落實，全國會計信息化標準化技術(shù)委員會正著手開展會計軟件數(shù)據(jù)接口國家標準制定工作。第十三條會計軟件應(yīng)當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。國內(nèi)外經(jīng)驗表明，由于技術(shù)進步，電子會計資料依賴原生軟硬件系統(tǒng)有可能由于升級換代而造成在一定時期之后不可讀。這就決定了電子會計資料應(yīng)離開原生信息系統(tǒng)進行歸檔保存。電子會計資料歸檔功能應(yīng)是會計管理軟件的一項重要功能。值得澄清的是，因系統(tǒng)運維需要而通過備份系統(tǒng)進行的備份，無論是在線的還是離線，都不是真正意義上的歸檔保存。歸檔應(yīng)是對電子會計資料進行鑒別、整理加工和移送檔案管理職能部門進行保存的過程。歸檔時，首先要進行鑒定，區(qū)分需歸檔和不需歸檔的部分，去除不需歸檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對準備歸檔電子會計資料鑒定其真實性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分保管期限，組成保管單位。在這個過程中，需將歸檔的電子會計資料轉(zhuǎn)換成符合歸檔要求的存儲格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會計信息系統(tǒng)中導出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔指定的存儲位置，然后對已完成歸檔的會計資料進行標記，以防止重復歸檔。這些功能需要在會計信息系統(tǒng)完成，即所謂的歸檔功能。歸檔功能最好還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲空間的功能。電子會計資料歸檔過程中的有關(guān)要求可參照國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/18894-2002）；元數(shù)據(jù)項的要求參見檔案行業(yè)標準《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009）；歸檔時電子會計資料的封裝格式可參見檔案行業(yè)標準《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）。為使歸檔后的電子會計檔案長期可讀，電子會計資料歸檔時的存儲格式應(yīng)選擇有利于長期保存的格式，具體要求可參見檔案行業(yè)標準《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）。企業(yè)在購買、實施會計軟件時，應(yīng)充分聽取本企業(yè)檔案部門對于電子會計資料的歸檔范圍、元數(shù)據(jù)項、歸檔后的存儲位置、歸檔儲存格式等方面的意見，使電子會計資料能夠順利歸檔。第十四條會計軟件應(yīng)當記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并能以簡單易懂的形式輸出。前面提到，用戶操作日志是信息化帶來的重要環(huán)境變量，也是工作規(guī)范制定中的重要考慮因素。在提高會計工作便利性、效率性的同時，日志就承擔起更多的記錄和還原核算過程的責任。值得供應(yīng)商關(guān)注的是，該條規(guī)定的日志功能，不是傳統(tǒng)的系統(tǒng)日志概念，而是為會計監(jiān)督服務(wù)的用戶操作日志。兩者的區(qū)別在于：前者主要供技術(shù)人員使用，而后者直接供會計監(jiān)督人員使用；前者主要采用技術(shù)術(shù)語描述，而后者應(yīng)當采用自然語言以及會計業(yè)務(wù)術(shù)語描述。具體來說，用戶操作日志應(yīng)當滿足以下要求：一是完整性。會計軟件必須能保證日志記錄的完整，將所有對會計核算結(jié)果可能形成影響的用戶操作記錄下來，包括對核算結(jié)果有直接影響的數(shù)據(jù)錄入、修改、插入、刪除，對核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如會計科目表、銀行賬戶信息、輔助核算項目信息、人員信息）的維護。二是安全性。會計軟件應(yīng)當采取技術(shù)手段，保證用戶操作日志中的任何信息不被用戶以任何手段修改和刪除。三是可查詢性。用戶操作日志必須提供對各類操作的查詢，以便會計監(jiān)督人員篩選出想要的信息。否則，龐大的記錄數(shù)據(jù)就是信息垃圾，沒有實用價值。查詢應(yīng)當可以按照操作人員姓名或者用戶名、操作的時間范圍、操作內(nèi)容等各種條件分別或者組合進行。這里的操作，是業(yè)務(wù)層面的概念，例如，記賬憑證的錄入、修改，記賬會計期間的打開、關(guān)閉，會計科目的增加，尚未記賬憑證的刪除，對憑證審核的取消等等。日志功能應(yīng)當記錄具體操作內(nèi)容、操作人以及精確到分秒的操作時間。對于不同的操作，需要記錄的操作內(nèi)容是不一樣的。例如，對于科目的增加，系統(tǒng)應(yīng)當記錄增加的科目名稱、代碼以及屬性。對于記賬憑證的修改，應(yīng)當記錄修改的項目以及修改前后的內(nèi)容。對于已結(jié)賬期間的重新開啟，應(yīng)當記錄開啟期間的起止日期。供應(yīng)商應(yīng)當在詳細梳理會計軟件功能菜單基礎(chǔ)上，以會計監(jiān)督需求為導向，逐項確定應(yīng)當進行日志記錄的用戶操作種類和相應(yīng)操作內(nèi)容，設(shè)計開發(fā)完善的日志功能。第十五條以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當在技術(shù)上保證客戶會計資料的安全、完整。對于因供應(yīng)商原因造成客戶會計資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔賠償責任。第十六條客戶以遠程訪問、云計算等方式使用會計軟件生成的電子會計資料歸客戶所有。軟件供應(yīng)商應(yīng)當提供符合國家統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)接口供客戶導出電子會計資料，不得以任何理由拒絕客戶導出電子會計資料的請求。第十七條以遠程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當做好本供應(yīng)商不能維持服務(wù)情況下，保障企業(yè)電子會計資料安全以及企業(yè)會計工作持續(xù)進行的預案，并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預案做出約定?！皶嬡浖啤笔且劳杏诟咚倩ヂ?lián)網(wǎng)的一種全新會計軟件服務(wù)和使用模式。它是指會計軟件未安裝在企業(yè)本地，而是運行于供應(yīng)商的遠端服務(wù)器，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)使用軟件，會計資料也存儲在遠端服務(wù)器中。其本質(zhì)是會計軟件和服務(wù)器資源的租用。目前，主流供應(yīng)商都看好這一服務(wù)發(fā)展前景，推出了自己的會計軟件云服務(wù)，其中一些是免費服務(wù)（例如試用版）。工作規(guī)范對“會計軟件云”這一新興的會計軟件服務(wù)業(yè)態(tài)進行專門的規(guī)范，主要是考慮到會計軟件云服務(wù)的特殊性：一是免費服務(wù)情況下，用戶企業(yè)可能忽略自身權(quán)利的保護；二是會計資料存儲在遠端，用戶企業(yè)只具有訪問能力而不具有控制能力，可能因權(quán)屬關(guān)系不明而產(chǎn)生糾紛；三是作為企業(yè)內(nèi)部職能的會計核算，其運行依賴于外部企業(yè)（供應(yīng)商）的正常運營，存在著用戶企業(yè)不能掌控的風險因素；四是大量用戶企業(yè)的會計核算和數(shù)據(jù)存儲集中于供應(yīng)商的服務(wù)器上，業(yè)務(wù)異常的風險高度聚集。會計工作不僅是企業(yè)管理活動，由此形成的會計資料也不僅是企業(yè)財產(chǎn)。會計工作還是國家經(jīng)濟管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會計資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)。企業(yè)與供應(yīng)商之間的服務(wù)模式不應(yīng)妨礙國家經(jīng)濟管理工作的正常開展，會計軟件云服務(wù)的相關(guān)權(quán)利義務(wù)關(guān)系必須明確。正是出于這一考慮，工作規(guī)范從保護會計資料的安全完整和企業(yè)會計工作持續(xù)進行的角度出發(fā)，明確了云服務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)責任。其中：第十五條規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)當從技術(shù)上確保客戶會計資料的安全和完整，這一責任不以客戶是否支付服務(wù)費為前提。對于自身原因（技術(shù)上的原因以及技術(shù)以外的原因）造成的客戶會計資料泄露、毀損，由客戶決定是否追究供應(yīng)商責任。當然，因客戶原因（例如密碼管理不善）造成的會計資料損失，供應(yīng)商不承擔責任。第十六條明確了云服務(wù)形成的會計資料所有權(quán)歸客戶，并要求供應(yīng)商確?？蛻魰嬞Y料的正常導出。這一方面是落實單位會計責任的需要——如果客戶對自己的會計資料沒有所有權(quán)，就會出現(xiàn)會計責任不清的情況；另一方面也是保證企業(yè)會計工作持續(xù)進行的需要——客戶從一種云服務(wù)切換到本地會計軟件或者另一供應(yīng)商的云服務(wù)時，就需要進行數(shù)據(jù)遷移。因此，云會計軟件也應(yīng)當與傳統(tǒng)會計軟件一樣，提供符合國家標準的數(shù)據(jù)接口，供客戶導出會計資料，供應(yīng)商不得以任何理由拒絕。例如，在用戶不再支付服務(wù)費的情況下，該用戶也應(yīng)能通過賬戶登錄服務(wù)并導出全部會計資料。第十七條要求供應(yīng)商對云服務(wù)中斷的情況做好預案。由于商業(yè)的、管理的、技術(shù)的或者不可抗力等風險，會計軟件云服務(wù)存在著中斷的可能，如供應(yīng)商解散清算、服務(wù)器遭受攻擊癱瘓等。這種情況下，可能有大量企業(yè)的會計資料安全受到威脅，會計工作的持續(xù)運行受到影響。為避免這一情況的出現(xiàn)，工作規(guī)范要求供應(yīng)商提前做好預案，保障用戶會計資料安全和會計工作持續(xù)。同時，供應(yīng)商還要以適當方式將預案內(nèi)容告知客戶，作為客戶與供應(yīng)商的合同內(nèi)容的一部分。第十八條軟件供應(yīng)商應(yīng)當努力提高會計軟件相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，按照合同約定及時解決用戶使用中的故障問題。會計軟件存在影響客戶按照國家統(tǒng)一會計準則制度進行會計核算問題的，軟件供應(yīng)商應(yīng)當為用戶免費提供更正程序。該條第一款對供應(yīng)商的服務(wù)提出一般性要求。會計軟件不同于普通零售軟件，它影響著企業(yè)的正常運營。供應(yīng)商提供的也不僅僅是軟件，服務(wù)是保障軟件正常運行必不可少的部分，在很大程度上決定著軟件的使用效果。服務(wù)質(zhì)量成為客戶選擇會計軟件越來越重要的考慮因素，也是市場競爭的一個重要方面。第二款的規(guī)定，是對第六條規(guī)定的呼應(yīng)，進一步明確供應(yīng)商的責任。會計軟件升級，如果是對功能的進一步完善，提高使用便利性等，應(yīng)按照合同約定收取費用。但如果是對影響客戶按照會計準則制度核算的問題的修正，則不應(yīng)收取費用。這樣規(guī)定出于兩方面考慮：一是出現(xiàn)問題的過錯在于供應(yīng)商；二是保障企業(yè)對會計準則制度的執(zhí)行。第十九條鼓勵軟件供應(yīng)商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實時技術(shù)支持。這是引導軟件供應(yīng)商提高服務(wù)即時性。信息技術(shù)的發(fā)展，不僅帶來會計軟件功能的完善以及性能的提高，也為會計軟件相關(guān)服務(wù)水平的提升、服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了可能。供應(yīng)商在關(guān)注新技術(shù)對軟件影響、改進軟件的同時，也可以思考新技術(shù)在改善服務(wù)方面所能發(fā)揮的作用。例如，現(xiàn)在一些即時通訊軟件中集成了遠程桌面功能，使得遠程控制已經(jīng)成為大眾化工具，不再需要專門的客戶端軟件。這為技術(shù)支持人員解決客戶疑難問題提供了一種新的渠道。第二十條軟件供應(yīng)商應(yīng)當就如何通過會計軟件開展會計監(jiān)督工作，提供專門教程和相關(guān)資料。適應(yīng)信息化環(huán)境，會計監(jiān)督工作越來越多地直接通過會計軟件查詢資料、發(fā)現(xiàn)線索、分析問題。但是，市面上林林總總的會計軟件，不同的功能設(shè)計和界面風格也確實給監(jiān)督人員帶來挑戰(zhàn)。監(jiān)督人員無法熟練使用會計軟件，只能要求企業(yè)提供紙面會計資料滿足監(jiān)督需要，給企業(yè)造成負擔。因此，軟件供應(yīng)商提供通過軟件開展會計監(jiān)督的專門教程或者手冊等資料，為會計監(jiān)督工作提供便利，也就減輕了客戶企業(yè)的負擔。同時，也有利于消除會計監(jiān)督人員對軟件功能的誤解，提升會計軟件的形象。供應(yīng)商編寫會計監(jiān)督相關(guān)教程、手冊等資料，要注意專門性要求。對于會計監(jiān)督相關(guān)操作的說明，一般軟件用戶手冊等資料中都有，但關(guān)鍵在于這些內(nèi)容并沒有根據(jù)監(jiān)督工作的需要定制，而是要在大量內(nèi)容中尋找，這對于監(jiān)督人員來說是幾乎不可能的。因此，專門教程和相關(guān)資料就是要把監(jiān)督人員可能用到的操作說明單獨組織起來，要突出重點，根據(jù)使用頻率排序，要有實用性、操作性，簡潔明了，直接指明相關(guān)功能的菜單路徑，使監(jiān)督人員在最短的時間就能上手操作。建議供應(yīng)商就會計監(jiān)督需求進行分析研究，在此基礎(chǔ)上編制相關(guān)材料。專門教程和相關(guān)資料應(yīng)當連同會計軟件的其它手冊資料一并提供給客戶，以備會計監(jiān)督人員查閱。同時，鼓勵供應(yīng)商直接為客戶集中的地區(qū)、行業(yè)或者領(lǐng)域的監(jiān)管部門提供相關(guān)資料以及培訓服務(wù)，進一步提高監(jiān)督人員利用軟件開展監(jiān)督的工作效率和業(yè)務(wù)水平?？傊?，對會計軟件功能和相關(guān)服務(wù)的規(guī)范，既是滿足會計監(jiān)督的需要，也是保障企業(yè)會計工作正常運行的需要。只有這兩個目的達到了，企業(yè)會計信息化才能擺脫阻礙，不斷發(fā)展，會計軟件服務(wù)行業(yè)才能展示勃勃生機，蓬勃向上。從規(guī)范走向引導

——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之三2014年2月13日

來源：會計司

一、有關(guān)背景

電算化時代，信息技術(shù)是工具，是會計人員手腦功能的延伸。會計人員的思維、方法、流程、手段也就成為會計軟件擺脫不了的框框。因此，電算化就是手工核算的模擬，其過程對每個企業(yè)來說都是基本相同的。過去發(fā)布的會計電算化相關(guān)文件正是基于這一理念而制定，更多地反映了對電算化核算過程的規(guī)范，統(tǒng)一性、強制性要求多。

信息化不同于電算化。信息化時代，信息技術(shù)不僅是工具，更是企業(yè)經(jīng)營管理的環(huán)境，是企業(yè)組織會計工作應(yīng)當考慮的眾多因素之一。而每個企業(yè)面臨的環(huán)境因素是不同的，信息技術(shù)和其他環(huán)境因素相互影響和適應(yīng)，共同決定著不同的會計方法、流程、組織結(jié)構(gòu)，以及會計與其他經(jīng)營管理活動的關(guān)系。因此，過去的一些政策理念和方法已經(jīng)不適應(yīng)，甚至阻礙了會計信息化的進一步發(fā)展。

《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）順應(yīng)了信息化時代的要求，擺脫了“模擬手工”的電算化思維，在很多方面突破了過去規(guī)定和現(xiàn)行做法。同時，工作規(guī)范把會計信息化放在企業(yè)整體經(jīng)營管理環(huán)境中，重視會計與其他業(yè)務(wù)活動的有機聯(lián)系，強調(diào)會計信息化帶來的工作流程和模式的革新，以及信息化與制度環(huán)境的互動。對于企業(yè)如何充分合理利用信息技術(shù)，提高會計管理水平，工作規(guī)范以引導、啟發(fā)為主，由企業(yè)根據(jù)自身情況決定工作內(nèi)容和進度。

從規(guī)范到引導，體現(xiàn)了信息化地位作用的演進，更體現(xiàn)了“轉(zhuǎn)變政府職能”、“減少政府對微觀事務(wù)管理”的要求。

二、條文解讀

工作規(guī)范第三章“企業(yè)會計信息化”對企業(yè)開展會計信息化工作各方面提出了要求。下面逐條予以說明：

第二十一條

企業(yè)應(yīng)當充分重視會計信息化工作，加強組織領(lǐng)導和人才培養(yǎng)，不斷推進會計信息化在本企業(yè)的應(yīng)用。

除本條第三款規(guī)定外，企業(yè)應(yīng)當指定專門機構(gòu)或者崗位負責會計信息化工作。

未設(shè)置會計機構(gòu)和配備會計人員的企業(yè)，由其委托的代理記賬機構(gòu)開展會計信息化工作。

企業(yè)開展會計信息化工作，首先需要組織、機構(gòu)和人員的保障。該條對此提出了原則性要求。

會計是企業(yè)各方面經(jīng)營管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè)，會計信息化涉及的部門、業(yè)務(wù)、流程就越多、需要協(xié)調(diào)的關(guān)系就越復雜。因此，大型企業(yè)的會計信息化項目，其建設(shè)實施應(yīng)當由具有足夠權(quán)限的企業(yè)負責人來領(lǐng)導，重大事項需要企業(yè)主要負責人主持決策。

對于具體負責會計信息化工作的主體，企業(yè)可以有多種選擇：小微企業(yè)可以指定會計部門或者會計人員負責，或者把會計信息化工作交由代理記賬機構(gòu)；大中型企業(yè)可以在會計部門、信息技術(shù)部門內(nèi)部設(shè)立專門機構(gòu)或者崗位負責，或者設(shè)置獨立于兩部門的專門部門負責。

會計信息化是財務(wù)會計、財務(wù)管理、內(nèi)部控制和信息技術(shù)的深度融合，需要復合型人才。對于大中型企業(yè)來說，會計信息化建設(shè)還必須有熟悉本企業(yè)情況的復合型人才。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實際的信息化方案，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系。否則，會計信息化可能與企業(yè)經(jīng)營成為“兩張皮”，造成建設(shè)失敗和投資浪費。

第二十二條

企業(yè)開展會計信息化工作，應(yīng)當根據(jù)發(fā)展目標和實際需要，合理確定建設(shè)內(nèi)容，避免投資浪費。

盡管信息化是方向，但信息化作為企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模、內(nèi)部文化、組織架構(gòu)、員工素質(zhì)、法律、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進，不能“趕時髦”，追求“一步到位”。因此，在整體規(guī)劃的前提下，會計信息化建設(shè)內(nèi)容可以分階段逐步完善，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要分模塊搭建。

第二十三條

企業(yè)開展會計信息化工作，應(yīng)當注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營環(huán)境的契合，通過信息化推動管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系。

前面多次提到，信息技術(shù)與其他環(huán)境因素要相互適應(yīng)配合，共同對企業(yè)經(jīng)營管理構(gòu)成影響。同時，會計也是企業(yè)牽一發(fā)而動全身的工作。實踐證明，決定會計信息化成敗的不是“建”而是“用”。設(shè)計上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應(yīng)企業(yè)實際情況，沒有相應(yīng)的制度支撐配合，沒有處理好內(nèi)外部利益關(guān)系，沒有得到用戶部門的支持，就可能成為擺設(shè)，甚至帶來負面效應(yīng)。

因此，企業(yè)推進會計信息化，不僅要考慮系統(tǒng)建設(shè)本身，還要研究管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程是否契合。信息系統(tǒng)的建設(shè)實施過程，往往也是會計工作變革的過程。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門和崗位的認識要統(tǒng)一，而最終結(jié)果則要以制度的形式來反映和固化。只有認識統(tǒng)一、制度保障前提下的系統(tǒng)，才可能運行良好，發(fā)揮預期的效益。

第二十四條

大型企業(yè)、企業(yè)集團開展會計信息化工作，應(yīng)當注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。

信息化的優(yōu)勢在于信息的共享和集中，企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)展到一定層次，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此，企業(yè)會計信息化建設(shè)，功能可以逐個模塊地搭建，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的，技術(shù)標準必須是統(tǒng)一的。對大型企業(yè)，特別是地域分布廣、分支機構(gòu)、核算層級眾多的企業(yè)集團來說尤其如此。這就要求各部門、各單位的系統(tǒng)不能各自為政，必須為將來的整合做好準備，必須采用一種“語言”說話。這樣，未來各個系統(tǒng)之間才能“對話”，信息化的優(yōu)勢也才能充分發(fā)揮。否則，各種系統(tǒng)就會成為一個個“孤島”，相互間沒有聯(lián)系。或者成為一個個“煙囪”，信息只向上通，沒有橫向聯(lián)系。

信息化建設(shè)，無論是企業(yè)還是政府，無論是會計領(lǐng)域還是其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域，也無論是國內(nèi)還是國外，大量經(jīng)驗和教訓都說明一點：整體規(guī)劃和統(tǒng)一標準很重要。沒有規(guī)劃和標準，一開始可能省事了，但未來到了必須整合的時候，就會花成倍的精力去處理系統(tǒng)間不兼容問題。為了整合不得不廢棄原有系統(tǒng)重復建設(shè)的情況也時有發(fā)生。而這種情況下，組織和人員對原有系統(tǒng)的依賴性和慣性，更會對新系統(tǒng)的實施形成阻力。

因此，大型企業(yè)開展會計信息化建設(shè)，無論從一開始就采取統(tǒng)建方式，還是“先分后統(tǒng)”方式，都要有頂層設(shè)計，要在統(tǒng)一領(lǐng)導下進行。要有統(tǒng)一的技術(shù)標準，編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)。其中，技術(shù)標準主要是指用于交換的數(shù)據(jù)格式；編碼規(guī)則是指企業(yè)對各類業(yè)務(wù)概念的統(tǒng)一定義，又稱為數(shù)據(jù)字典（例如會計科目表）；系統(tǒng)參數(shù)則是指為完成特定業(yè)務(wù)處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數(shù)據(jù)。例如，對于經(jīng)理可以審批的費用限額、某類固定資產(chǎn)的折舊方法和折舊年限等，企業(yè)總部制定標準后可以傳遞至各級系統(tǒng)中，這就需要統(tǒng)一定義相關(guān)系統(tǒng)參數(shù)。

第二十五條

企業(yè)配備的會計軟件應(yīng)當符合本規(guī)范第二章要求。

提供合格的會計軟件是軟件供應(yīng)商的責任。企業(yè)同樣也負有使用合格軟件的責任。兩者不能相互替代。

企業(yè)的這一責任有兩種情況：如果企業(yè)自己開發(fā)會計軟件，則開發(fā)的軟件應(yīng)當符合工作規(guī)范的要求；如果企業(yè)外購會計軟件，則應(yīng)當選擇符合工作規(guī)范要求的產(chǎn)品。否則，企業(yè)可能面臨工作規(guī)范第四十四條規(guī)定的處理措施。

企業(yè)可以參閱工作規(guī)范解讀之二《會計軟件的規(guī)矩方圓》，詳細了解對會計軟件的要求。

第二十六條

企業(yè)配備會計軟件，應(yīng)當根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求，考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、可擴展性等要求，合理選擇購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式。

定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)。

該條主要是提示企業(yè)進行會計軟件配備方式?jīng)Q策時應(yīng)當考慮的因素。成本是企業(yè)決策的重要因素，但除此之外，軟件功能、安全性、穩(wěn)定性等因素也很重要。企業(yè)應(yīng)當衡量自身技術(shù)力量以及外部開發(fā)單位能否有效滿足上述各項要求。

第二十七條

企業(yè)通過委托外部單位開發(fā)、購買等方式配備會計軟件，應(yīng)當在有關(guān)合同中約定操作培訓、軟件升級、故障解決等服務(wù)事項，以及軟件供應(yīng)商對企業(yè)信息安全的責任。

該條是提示企業(yè)在軟件配備中不可忽略對相關(guān)服務(wù)的需求。會計軟件不同于一般商品軟件，要保障軟件的正常使用以及會計工作的持續(xù)開展，相關(guān)服務(wù)不可缺少。對信息安全責任的承諾，也是供應(yīng)商服務(wù)的重要部分。而一些軟件廠商可能重產(chǎn)品而輕服務(wù)，小微企業(yè)由于經(jīng)驗不足也可能在購買產(chǎn)品時忽略相關(guān)服務(wù)問題。

第二十八條

企業(yè)應(yīng)當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。

信息化的趨勢之一是不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。過去，企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)可能需要先導出，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換、分類匯總等人工處理后再導入或者輸入會計系統(tǒng)。現(xiàn)在，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會計系統(tǒng)。會計系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動記賬。這一過程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動的記賬。它的優(yōu)勢：一是提高效率；二是增進會計核算的及時性；三是避免人工差錯；四是防止舞弊；五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。

例如，對于加油站來說，每次加油完成掛槍后，自動加油機就能生成油品種類、加油量、單價和總金額信息。生產(chǎn)管理系統(tǒng)搜集到這些信息后，就能傳遞給會計系統(tǒng)，從而觸發(fā)會計系統(tǒng)生成確認收入和成本的分錄，并完成記賬。整個過程幾乎在加油完成的同時完成。

當然，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計系統(tǒng)的集成，一個重要前提是技術(shù)標準和數(shù)據(jù)字典的統(tǒng)一，也就是第二十四條所強調(diào)的內(nèi)容。舉例來說，如果生產(chǎn)系統(tǒng)中把加油量定義為“公升數(shù)”。而會計系統(tǒng)中定義為“加油量”，則兩系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就無法進行配比，也就無法實現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)交換。

第二十九條

企業(yè)應(yīng)當根據(jù)實際情況，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理。

信息化的一大驅(qū)動力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)內(nèi)部如此，企業(yè)與外部主體間同樣如此。因此，信息化的發(fā)展必然從企業(yè)層面走向社會層面，企業(yè)間信息系統(tǒng)的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。

企業(yè)間互聯(lián)，實際上是會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實現(xiàn)自動記賬，只是將驅(qū)動記賬的環(huán)節(jié)向前進一步延伸。因此，會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢，企業(yè)間互聯(lián)同樣具備。同時，企業(yè)間互聯(lián)畢竟是更高層面的信息化工作，它還具有更多優(yōu)勢：

一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎(chǔ)。交易中，紙面文件的作用是傳遞信息，包括表示證明、確認以及認可的信息。企業(yè)互聯(lián)后，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替，證明、確認或者認可也可以通過電子簽名實現(xiàn)。特別在電子發(fā)票（含電子簽名信息）進一步推廣的情況下，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實現(xiàn)完全的無紙化，從而降低交易成本，節(jié)省社會資源。

二是為企業(yè)改進客戶服務(wù)，升級營銷模式提供了契機。對于銀行、電信、能源、差旅服務(wù)、電子商務(wù)平臺類企業(yè)來說，他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此，提供專門的客戶端軟件或者標準接口，供客戶信息系統(tǒng)獲取電子憑證，就成為改進客戶服務(wù)，提高企業(yè)競爭力的一種手段。進一步說，企業(yè)互聯(lián)以及配套的服務(wù)模式升級，是互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的一種重要形式，它對企業(yè)來說就是競爭優(yōu)勢、市場和利潤。

電子機票就是航空公司與機場系統(tǒng)互聯(lián)，共同改進乘客體驗，轉(zhuǎn)換機票銷售模式的典型案例。過去，乘客辦理乘機手續(xù)，手里必須要有紙質(zhì)機票。因此，乘客主要通過實體銷售點購買機票，不僅往返奔波，還可能出現(xiàn)乘機時忘帶機票的不便。而實行電子機票后，乘客更多采用電話、網(wǎng)絡(luò)訂票的方式，通過銀行卡支付。乘機時不需要攜帶任何購票憑證，機場終端即可根據(jù)乘客身份信息查詢出購票情況。這極大地便利了乘客，也為航空公司節(jié)省了銷售費用。

三是有利于交易和信息的集中處理。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過統(tǒng)一端口進行，業(yè)務(wù)和相關(guān)信息從一開始就是集中處理的，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣，由各層面、各地域分散進行，然后再進行信息的集中。這就減少了信息處理環(huán)節(jié)和成本、提高了效率。

具有普遍服務(wù)義務(wù)的企業(yè)，如銀行、公用事業(yè)、郵政等企業(yè)，一般在交易中處于主導地位，在企業(yè)互聯(lián)中也應(yīng)當更為主動，開發(fā)本企業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)功能和接口標準，甚至推動制定行業(yè)和國家標準，促進社會信息化水平的提升。

第三十條

企業(yè)進行會計信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造，應(yīng)當安排負責會計信息化工作的專門機構(gòu)或者崗位參與，充分考慮會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。

會計是企業(yè)經(jīng)營管理各方面信息匯聚的樞紐，處于信息流的下游。可以說，會計信息系統(tǒng)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要用戶。因此，會計信息化專門機構(gòu)或者崗位有必要向其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出對上游信息的需求，也就有必要參與前端系統(tǒng)的建設(shè)工作。

從另一個角度看，由于會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化，業(yè)務(wù)直接驅(qū)動記賬，會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現(xiàn)，更使得會計系統(tǒng)與其他系統(tǒng)“你中有我、我中有你”，單純的會計系統(tǒng)或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)的概念可能已不存在。因此，企業(yè)開展信息系統(tǒng)建設(shè)，或多或少都涉及到會計職能，會計信息化專門機構(gòu)或者崗位都應(yīng)當參與。

會計信息化專門機構(gòu)或者崗位對前端系統(tǒng)建設(shè)的參與，重點要把握兩個方面：一是前端系統(tǒng)采集或者生成的信息內(nèi)容是否滿足會計工作需要；二是前端系統(tǒng)采用的技術(shù)標準、數(shù)據(jù)字典是否與會計信息系統(tǒng)兼容。

第三十一條

企業(yè)應(yīng)當遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平。

該條是與企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系的銜接條款。

會計信息化工作中，在內(nèi)部控制問題上要把握好：會計信息系統(tǒng)不僅是內(nèi)部控制的手段，同時也是內(nèi)部控制的對象。企業(yè)對會計信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用周期的每個環(huán)節(jié)都要進行有效的控制，才能保證系統(tǒng)中融入的控制功能正確地發(fā)揮作用。

關(guān)于信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制的具體要求，詳見《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第18號——信息系統(tǒng)》。

第三十二條

對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核。未經(jīng)自動審核的會計憑證，應(yīng)當先經(jīng)人工審核再進行后續(xù)處理。

過去文件規(guī)定，對于機制憑證，也需要進行人工審核才能記賬。這反映了當時的“計算機模擬手工”思維。

允許計算機自動審核憑證，是工作規(guī)范適應(yīng)信息化時代要求而做出的突破之一。采用自動審核，要把握好兩項前提：一是必須是信息系統(tǒng)自動生成的憑證，包括原始憑證和記賬憑證。關(guān)于“自動生成”的概念，請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》中第四十條有關(guān)解釋。二是要有明晰的審核規(guī)則。所謂“明晰”，一般要有量化的指標，通過信息的比較做出判斷。

對于自動生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換中沒有新的風險，則可以視同已自動審核。

第三十三條

處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預算控制、成本管理等財務(wù)管理信息化。

處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)財務(wù)分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。

該條是對企業(yè)會計信息化工作的方向性引導，啟發(fā)企業(yè)不斷將會計信息化工作引向深入。

對于財務(wù)管理信息化階段、決策支持信息化階段的內(nèi)容劃分，該條的列舉是示范性的，并不意味著企業(yè)必須嚴格按照階段劃分推進工作，也不意味著會計信息化只有這些工作可以開展。實際上，財務(wù)管理工作與決策支持相關(guān)，決策支持也是財務(wù)管理的內(nèi)容之一。對不同行業(yè)，同樣的工作內(nèi)容也具有不同的地位和意義。例如，對于金融企業(yè)，資產(chǎn)管理和風險控制都是獨立于財務(wù)部門的職能領(lǐng)域，其信息化不一定建立于會計核算信息化基礎(chǔ)之上?？傊?，企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身情況，逐步推進會計信息化。

第三十四條

分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。

實行會計工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機構(gòu)，應(yīng)當為外部會計監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

財務(wù)共享是指企業(yè)（集團）將下屬單位相同的財務(wù)職能集中，由一個相對獨立的財務(wù)機構(gòu)來行使，即各單位共享一個機構(gòu)的財務(wù)服務(wù)。它起源于上世紀80年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團提出。目前，財富100強企業(yè)中，已有超過80%建立了財務(wù)共享服務(wù)中心。在我國，近年來，隨著經(jīng)濟全球化、監(jiān)管政策的趨同以及信息化的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注、規(guī)劃和實施財務(wù)共享。

根據(jù)企業(yè)實際需求和發(fā)展狀況，財務(wù)共享可以是部分業(yè)務(wù)流程的共享，如差旅報銷流程共享，也可以是包括對外報告和財務(wù)分析在內(nèi)的全業(yè)務(wù)領(lǐng)域共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是區(qū)域性集中的共享。目前，全球企業(yè)財務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域主要集中在應(yīng)收應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)、總賬、差旅與報銷、財務(wù)報表、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務(wù)流程。也有部分企業(yè)將內(nèi)部審計、預算、計劃與分析、財務(wù)風險管理等非交易型業(yè)務(wù)放入財務(wù)共享范圍。

財務(wù)共享與會計信息化密不可分。共享伴隨著集中，使得財務(wù)處理與業(yè)務(wù)發(fā)生在物理空間上分離，只有依賴于高效率、高度集成的軟件系統(tǒng)和通訊技術(shù)，才能有效解決空間差異，保障財務(wù)處理的及時性。同時，財務(wù)共享帶來的標準化問題也需要信息系統(tǒng)層面的支持，帶動信息系統(tǒng)標準化。

財務(wù)共享具有以下優(yōu)勢：

一是高效率低成本。財務(wù)共享的誕生源于企業(yè)對于提高財務(wù)處理效率、節(jié)約財務(wù)成本的追求。通過把內(nèi)部不同單位相同的、重復設(shè)置的財務(wù)職能集中到獨立的共享中心處理，實現(xiàn)人員、設(shè)備、知識、經(jīng)驗、制度的共享，形成規(guī)模優(yōu)勢。

二是專業(yè)化。財務(wù)共享形成財務(wù)人員更為明細的專業(yè)化分工，讓各類會計人員一方面能夠?qū)⒏鄷r間集中在各自擅長的領(lǐng)域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，另一方面又在各自領(lǐng)域得到更加豐富的經(jīng)驗積累，從而大幅提升各類財務(wù)工作的專業(yè)水平，提高財務(wù)工作質(zhì)量。同時，財務(wù)共享將會計核算工作從企業(yè)財務(wù)部門中相對剝離，使財務(wù)部門有更多精力關(guān)注發(fā)揮會計的管理職能。

三是服務(wù)導向。實施財務(wù)共享后，財務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心一般與集團內(nèi)客戶簽訂共享服務(wù)協(xié)議，明確服務(wù)的內(nèi)容、時間期限和質(zhì)量標準。這就促使財務(wù)機構(gòu)轉(zhuǎn)變自身定位，樹立服務(wù)意識，以客戶需求為導向，從而使財務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求，提高財務(wù)服務(wù)的滿意度。

因此，工作規(guī)范鼓勵大型企業(yè)利用信息技術(shù)逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)財務(wù)職能轉(zhuǎn)型，更好地發(fā)揮會計服務(wù)管理的作用。

當然，財務(wù)共享也帶來會計核算地與企業(yè)注冊地不一致的問題，給注冊地監(jiān)管部門開展會計監(jiān)督帶來了新的挑戰(zhàn)。為此，工作規(guī)范要求實行財務(wù)共享的企業(yè)為監(jiān)督機構(gòu)及時查詢和調(diào)閱異地儲存的會計資料提供必要條件。一是在注冊地辦公場所要提供能訪問到企業(yè)全部會計資料的終端，供監(jiān)管機構(gòu)查詢；二是要根據(jù)注冊地監(jiān)管機構(gòu)的需要及時調(diào)閱異地儲存的紙面會計資料。

第三十五條

外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，應(yīng)當符合本規(guī)范第二章要求。

該條是對第二十五條在特殊情況下依然適用的明確。它強調(diào)，任何企業(yè)的會計軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章要求，沒有例外情況。境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，必須在根據(jù)工作規(guī)范要求進行漢化等修改完善后，才能交付使用。

第三十六條

企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當符合國家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當在境內(nèi)保存會計資料備份，備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會計資料應(yīng)當能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時，獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要。

互聯(lián)網(wǎng)時代，移動互聯(lián)、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)、遠程訪問、云計算等技術(shù)的采用，使得信息系統(tǒng)成為只在邏輯上存在的概念，物理上，終端設(shè)備、服務(wù)器可以天南海北，遍布于全球各地。這為跨國企業(yè)集團會計信息系統(tǒng)的部署提供了極大的靈活性。從安全和成本因素考慮，企業(yè)集團可能把多國企業(yè)的系統(tǒng)服務(wù)器集中存放在某個或者數(shù)個城市。財務(wù)共享服務(wù)模式的運用，更是直接將多國企業(yè)的會計工作集中在某個城市進行。這就存在著境內(nèi)企業(yè)的會計資料存放于境外服務(wù)器的情況。

從企業(yè)對其經(jīng)營管理的工作組織以及信息數(shù)據(jù)有自主決定權(quán)的角度來講，上述做法無可厚非。但是，會計工作不僅是企業(yè)管理活動，由此形成的會計資料也不僅是企業(yè)財產(chǎn)。會計工作還是國家經(jīng)濟管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，企業(yè)會計資料也是政府對企業(yè)監(jiān)管的重要依據(jù)，是國家重要的經(jīng)濟信息資源。因此，企業(yè)會計數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的同時，還應(yīng)當在境內(nèi)留有備份，以避免我國政府對企業(yè)的會計監(jiān)督可能受到境外因素干擾的風險，保障國家經(jīng)濟信息安全。

按照本條規(guī)定，每月一次的備份頻率是最低限度要求。對于企業(yè)實際應(yīng)當采取的備份頻率，以及備份的會計資料范圍，工作規(guī)范采取了“能夠獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要”的原則性規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當在該原則基礎(chǔ)上自行把握。

第三十七條

企業(yè)會計資料中對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的描述應(yīng)當使用中文，可以同時使用外國或者少數(shù)民族文字對照。

本條依據(jù)《中華人民共和國會計法》第二十二條制定。需要注意的是，該條的本意是保證會計監(jiān)督人員理解經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的實質(zhì)和內(nèi)容，而不是說，描述中完全不能出現(xiàn)其他語言文字。在不妨礙監(jiān)督人員理解的前提下，描述中的產(chǎn)品、材料型號以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他語言文字。

第三十八條

企業(yè)應(yīng)當建立電子會計資料備份管理制度，確保會計資料的安全、完整和會計信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行。

請參見工作規(guī)范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》第四十條有關(guān)解釋。

第三十九條

企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密，關(guān)系國家經(jīng)濟信息安全的電子會計資料；未經(jīng)有關(guān)主管部門批準，不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。

本條依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十四條、二十五條制定。部分企業(yè)的會計信息和會計資料可能涉及國家秘密或者國家重大利益，維護企業(yè)電子會計資料安全是保障國家經(jīng)濟信息安全的重要組成部分。企業(yè)在會計信息化建設(shè)和實施過程中，應(yīng)當增強保密意識，建立和完善專項規(guī)章制度，加強對有關(guān)人員的教育和管理，進一步做好保密管理工作。

需要注意的是，企業(yè)因在境外發(fā)行證券與上市等原因，需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的電子會計資料的，應(yīng)當依法報有審批權(quán)限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案；是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當報有關(guān)保密行政管理部門確定。需要向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的電子會計資料的，應(yīng)當依法報國家檔案局批準。管什么怎么管

——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之四

2014年3月14日來源：會計司

一、會計監(jiān)督新環(huán)境與新使命信息化不僅使會計環(huán)境發(fā)生變革，也使監(jiān)督環(huán)境發(fā)生變革。信息化對會計監(jiān)督的影響有兩方面：一是監(jiān)督對象的信息化；二是監(jiān)督手段的信息化。會計監(jiān)督既要適應(yīng)監(jiān)督對象信息化，為企業(yè)會計信息化創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，同時，也要充分利用信息化手段，提高會計監(jiān)督的成效。然而，當前的會計監(jiān)督相對于企業(yè)會計信息化的發(fā)展有所滯后，并未很好地適應(yīng)信息化帶來的環(huán)境變化。一是部分監(jiān)督機構(gòu)觀念相對陳舊，仍習慣于基于紙面會計資料開展監(jiān)督；二是會計監(jiān)督信息化缺乏必要技術(shù)基礎(chǔ)和手段；三是取消會計軟件評審后，對會計軟件功能的監(jiān)管處于真空地帶。這既不利于提高企業(yè)開展會計信息化的積極性，也不利于會計監(jiān)督效率的提升，影響了會計信息質(zhì)量的監(jiān)控效果及會計信息化整體優(yōu)勢的發(fā)揮。上述問題產(chǎn)生的主要原因：一是監(jiān)管慣性。監(jiān)管機構(gòu)不像企業(yè)那樣能直接感受到信息化帶來的優(yōu)勢，在缺乏有效激勵的情況下，總是傾向于延續(xù)過去的經(jīng)驗和做法。二是缺乏適應(yīng)新環(huán)境的制度安排。適應(yīng)和利用新的技術(shù)環(huán)境開展會計監(jiān)督，需要新的制度安排。而上世紀九十年代中期會計電算化相關(guān)制度規(guī)范出臺以后，這方面的制度基本未再經(jīng)修改或補充，其滯后性早已顯現(xiàn)。因此，糾正監(jiān)管慣性、作出新