文件編寫培訓(xùn)2013顧問師：劉艷蘭課程編號:LC-013F最新時間:2013年08月目錄文件的作用文件的類型二三文件的編寫四編寫文件的五忌五內(nèi)容文件的定義一范例六一、文件的定義文件：信息及其承載媒體記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件方針聲明、程序、規(guī)范、校準(zhǔn)表格、圖表教科書、張貼品、通知、備忘錄、計(jì)劃等記錄用于為可追溯性提供文件，是一種特殊的文件1.符合標(biāo)準(zhǔn)要求(明確標(biāo)準(zhǔn)的要求)

準(zhǔn)則：4.2.1實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立、實(shí)施和保持與其活動范圍相適應(yīng)的管理體系；應(yīng)將其政策、制度、計(jì)劃、程序和指導(dǎo)書制訂成文件……2.管理運(yùn)作的依據(jù)所有工作有所依循，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，提高工作效率?？杀苊獠煌嗽诓僮飨嗤墓ぷ鲿r出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚。3.提升管理水平和技術(shù)水平

當(dāng)所有工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷完善管理和技術(shù)支持的要求二、文件的作用4.防止經(jīng)驗(yàn)流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失，從而造成運(yùn)作上的困難，可作為培訓(xùn)教材對新進(jìn)人員進(jìn)行培訓(xùn)。5.改善人際關(guān)系

由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的爭議、摩擦的機(jī)會。6.為評價管理體系提供客觀證據(jù)

評價管理體系的有效性、適宜性的證據(jù)。

二、文件的作用二、文件的作用7.增強(qiáng)員工的責(zé)任心執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的作范圍從而提升了工作的責(zé)任心。

三、文件的類型----形成文件的各種方針和目標(biāo),如經(jīng)營理念、經(jīng)營方針、經(jīng)營目標(biāo)等；----各種手冊，如管理手冊、財(cái)務(wù)管理手冊、人力資源管

理手冊等；----程序文件，如人力資源管理程、生產(chǎn)管理程序、產(chǎn)品

檢驗(yàn)程序等；----規(guī)章制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書；----記錄，指闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動的證據(jù)的文

件；----其他文件，例如工藝流程卡、工程圖紙等。概括為以下幾類，形成一個金字塔，即：

三、文件的類型三、文件的類型----手冊

手冊是公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)該要做哪些工作。----程序程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑。針對手冊要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做。----工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書。----表單格式化的記錄清晰明了，易于保管，適當(dāng)設(shè)計(jì)用以作記錄的表格。四、文件的編寫---編寫要求系統(tǒng)性層次分明、編輯成冊協(xié)調(diào)性增值性適用性可讀性文件相互之間的接口，避免相互矛盾、銜接不良簡潔、通俗、易懂，方便使用者符合組織自身的管理運(yùn)作，可操作、適用，即符合標(biāo)準(zhǔn)，也不違背組織現(xiàn)實(shí)統(tǒng)一規(guī)范，提高工作質(zhì)量、效率和業(yè)績四、文件的編寫---編寫技巧編寫技巧內(nèi)容框架的確立本文件編寫目的本文件控制的活動（包括人、事、物）列出具體的內(nèi)容條目有先后工作順序的，需流程圖文件描述工作內(nèi)容說你所做的，寫你所說的，做你所寫的。四、文件的編寫---編寫技巧以上是一份文件的完整架構(gòu)，但是它的適用性完全取決于文件需要四、文件的編寫---框架程序文件結(jié)構(gòu)四、文件的編寫---內(nèi)容序號項(xiàng)目

說明1目的文件編制目的（即為何要做Why）2范圍文件適用的場合、事物（即在何處做Where）3定義文件中專業(yè)用語、特別用詞、代碼(英文縮寫)等4職責(zé)有關(guān)人員具體工作的職權(quán)劃分（即由誰來做Who）5工作內(nèi)容工作執(zhí)執(zhí)行的方法、過程和要求。程序涉及的過程由誰（Who）何時（When）在何處（Where）為何(Why）做什么事情（What）以及如何（How）完成，可用文字描述，也可采用流程圖形式并非所有文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目，但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。四、文件的編寫---內(nèi)容序號項(xiàng)目

說明6參考文件本文引用的文件制訂本文件件參考的文件(內(nèi)部、外部)7附件標(biāo)識式樣表格格式其他圖表流程圖的繪制四、文件的編寫---流程圖四、文件的編寫---流程圖A/0四、文件的編寫---格式要求

文件名稱文件編號制定部門版本版次頁碼（總頁與分頁碼）生效日期編制人：審核人：批準(zhǔn)人：文件編號□□□-□-□□□

□□□-□-□□□部門代碼如LAB文件分類號流水號，阿拉伯?dāng)?shù)字如001文件分類分類號管理手冊Q程序文件P作業(yè)指導(dǎo)書I表單記錄型表單RF控制型表單CF四、文件的編寫---格式要求統(tǒng)一、簡浩、易懂、易記、數(shù)字與英文字母有機(jī)結(jié)合四、文件的編寫---格式要求五、編寫文件的五忌（一）、忌簡單草率，末將所有的工作要求都納入體系（二）、忌過于彈性化，失去可操作性（三）、忌理想主義，導(dǎo)致無法實(shí)施（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其他部門無法配合（五）、忌咬文嚼字，理解困難六、范列---管理手冊根據(jù)CNASCL01:2006檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則，編寫管理手冊2管理手冊的管理3術(shù)語和定義4管理要求4.1組織4.2管理體系4.3文件控制4.4要求、標(biāo)書和合同的評審管理手冊目錄0實(shí)驗(yàn)室概況0.1成立實(shí)驗(yàn)室的批文0.2關(guān)于檢測工作公正性聲明1質(zhì)量方針、質(zhì)量承諾和質(zhì)量目標(biāo)六、范列---管理手冊4.5檢測的分包4.6服務(wù)和供應(yīng)品的采購4.7服務(wù)客戶4.8投拆4.9不符合檢測工作的控制5.10改進(jìn)5.11糾正措施5.12預(yù)防措施5.13記錄的控制5.14內(nèi)部審核5.15管理評審5技術(shù)要求5.1總則5.2人員5.3設(shè)施和環(huán)境條件5.4檢測方法及方法的確認(rèn)5.5設(shè)備六、范列---管理手冊5.6測量溯源性5.7抽樣5.8檢測物品的處置5.9檢測結(jié)果質(zhì)量的保證5.10結(jié)果報告附件1法律聲明附件2委托管理授權(quán)書附件3檢測能力范圍附件4管理任命書附件5實(shí)驗(yàn)室與母體組織的結(jié)構(gòu)關(guān)系附件6實(shí)驗(yàn)室組織結(jié)構(gòu)圖附件7人員崗位職責(zé)和權(quán)力附件8關(guān)鍵人員崗位任職資格附件9實(shí)驗(yàn)室管理職責(zé)分配附件10管理體系文件與CNAS：CL01準(zhǔn)則條款對照表附件六、范列---管理手冊4.3文件控制4.3.1總則

實(shí)驗(yàn)室將管理體系文件化，并通過對管理體系文件有效的控制來保證實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行的有效性……4.3.2文件的批準(zhǔn)和發(fā)布4.3.2.1凡作為管理體系文件組成部分發(fā)給實(shí)驗(yàn)室人員的所有文件，在發(fā)布之前由相關(guān)責(zé)任人審核并批準(zhǔn)……4.3.2.2實(shí)驗(yàn)室制訂的程序文件應(yīng)確保：……4.3.2.3具體按照LA-QP-004《文件控制程序》的要求來控制與記錄管理體系文件當(dāng)前的、修訂狀態(tài)和分發(fā)情況。4.3.3文件變更4.3.3.1……4.3.3.2……4.3.3.3……4.3.3.4……4.3.4支持及引用文件……六、范列---程序文件1目的

對與中心管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所均能得到和使用文件的有效版本。2

適用范圍

適用于本中心管理體系文件的編制、審批、發(fā)放、修改和歸檔管理等環(huán)節(jié)，包括外來文件如國家和行業(yè)試驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)、校準(zhǔn)規(guī)程等文件資料的控制。3職責(zé)3.1中心主任：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范、表格格式。3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人：3.2.1負(fù)責(zé)組織人員編寫、修訂質(zhì)量手冊和程序文件并定期審查和實(shí)施。3.2.2負(fù)責(zé)組織人員編寫管理類作業(yè)規(guī)程及設(shè)計(jì)管理類表格格式，審核管理類作業(yè)規(guī)程及管理類表格格式。3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織人員編寫技術(shù)類作業(yè)規(guī)程及設(shè)計(jì)技術(shù)類記錄表格格式，審核技術(shù)類作業(yè)規(guī)程及技術(shù)類表格格式。3.4

資料管理員：負(fù)責(zé)有關(guān)文件的發(fā)行、發(fā)放、保存和管理。文件控制程序4定義無5工作程序5.1文件分類按來源分為外部文件和內(nèi)部文件，按受控方式分為受控文件和非受控文件。5.1.1內(nèi)部文件：指中心內(nèi)部編制、發(fā)布的文件。包括管理體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等技術(shù)文件、記錄表格)、體系運(yùn)行記錄及資料、各種報告、工作計(jì)劃和總結(jié)等。5.1.2外部文件：指來自于中心外部，且對檢測工作質(zhì)量與技術(shù)活動有影響或有指導(dǎo)性、指令性作用的文件，包括國家法律法規(guī)、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可機(jī)構(gòu)的文件、上級文件/業(yè)務(wù)管理規(guī)范；國際/國家/行業(yè)/地區(qū)性的標(biāo)準(zhǔn)(規(guī)程)、方法、儀器設(shè)備使用說明書及有關(guān)信息、資料、手冊；客戶提供的文件資料等。5.2文件的編制、審核、批準(zhǔn)……5.3文件的標(biāo)識、發(fā)放……六、范列---程序文件5.4文件的定期審核，修訂……5.5文件的換版、作廢、保留、銷毀……5.6文件的保存管理……5.7文件的借閱……5.8文件的保密……6相關(guān)文件6.1LMSP-011《記錄控制程序》6.2LMSP-001《保密和保護(hù)所有權(quán)、保證公正性控制程序》7記錄

7.1LMSR-003-03《受控文件/記錄清單》……六、范列---程序文件六、范列---指導(dǎo)書水分測定儀（BF-11A）操作規(guī)程注意事項(xiàng)1.1用電安全：①工作電源～220V±20V，50Hz；②有良好接地線。1.2使用注意事項(xiàng)：①試驗(yàn)所用的玻璃儀器必須干燥，接受器可掛干，使用時再用無水酒精擦拭內(nèi)壁，圓底燒瓶可烘干。②使用前應(yīng)檢查圓底燒瓶底部無裂縫等缺陷。③冷凝管的兩個支口接橡皮管，下支口進(jìn)水上支口出水。1.3保養(yǎng)和維護(hù)：①儀器應(yīng)放置在干凈、無酸堿煙霧環(huán)境中，使用環(huán)境溫度0～+40℃，相對濕度≤90%；②每天用干棉布清潔整機(jī)表面；③有故障時請與設(shè)備管理員聯(lián)系，不得擅自拆開儀器；④儀器較長時間不使用時應(yīng)斷開電源，清潔干凈后存放在干燥暗涼環(huán)境中。2.主要技術(shù)指標(biāo)2.1分析范圍：水含量≥0.03%2.2檢出限：0.03ml2.3重現(xiàn)性:兩次測量中，收集水的體積差數(shù)不應(yīng)超過接受器的一個刻度。2.4整機(jī)功率：0～1000W3.儀器使用3.1檢查水分測定器：圓底玻璃燒瓶（500ml）、接受器、直管式冷凝管（長250～300mm）內(nèi)壁是否干燥，整體是否完好無裂紋。3.2

…………4期間核查…