金算盤軟件操作手冊(cè)第十章輸出表格優(yōu)質(zhì)資料(可以直接使用，可編輯優(yōu)質(zhì)資料，歡迎下載）

表格輸出金算盤軟件操作手冊(cè)第十章輸出表格優(yōu)質(zhì)資料(可以直接使用，可編輯優(yōu)質(zhì)資料，歡迎下載）通過對(duì)前面幾章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，您已經(jīng)能夠制作一張完整的報(bào)表，現(xiàn)在您需要做的只是將報(bào)表進(jìn)行打印輸出。盡管人們?cè)诔鵁o紙化辦公的方向努力，然而在可預(yù)見的未來，以紙作為載體的商業(yè)報(bào)表和工作表仍具有不可替代的作用。閱讀本章后，你將……知道如何進(jìn)行打印前的設(shè)置；清楚如何打印輸出報(bào)表；了解打印中的常見問題及其解決方案。打印輸出前的準(zhǔn)備工作操作提示：1、打開一張工作簿；設(shè)置打印機(jī)屬性2、選擇“文件”菜單下“打印”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕；3、在彈出的“打印”窗口中選擇打印機(jī)；4、點(diǎn)擊“屬性”按鈕進(jìn)入“打印機(jī)屬性”窗口，調(diào)整打印輸出的效果，即可。設(shè)置報(bào)表頁面2、選擇“文件”菜單下“頁面設(shè)置”命令；3、在彈出的“頁面設(shè)置”窗口中設(shè)置“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”和“工作表”，即可。預(yù)覽工作表2、選擇“文件”菜單下“打印預(yù)覽”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕，即可。設(shè)置分頁符2、選擇需要插入分頁符的單元格；3、選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，即可。1、打印機(jī)的設(shè)置金算盤電子表格是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的32位WINDOWS軟件，它共享WINDOWS的一些資源，所以在您需要輸出報(bào)表之前，首先要確定打印機(jī)是否已安裝好，是否已正確聯(lián)機(jī)，有關(guān)這方面的問題可參見WINDOWS安裝手冊(cè)，在此不再多說。打印機(jī)的設(shè)置工作包括選擇打印機(jī)、紙張的大小、來源以及方向等，這種設(shè)置工作一般只做一次。操作如下：選擇“文件”菜單下“打印”命令或工具欄上的“”，系統(tǒng)彈出“打印”窗口，如下所示：在“名稱”對(duì)話框中選擇已安裝的各類打印機(jī)；單擊“屬性”按鈕來調(diào)整打印輸出的效果，包括分辨率、抖動(dòng)、濃度及質(zhì)量等，您還可以根據(jù)具體情況修改紙張的大小和方向，而紙張來源一般不需調(diào)整。2、打印頁面的設(shè)置通常編制好的報(bào)表外觀不是很規(guī)范，在打印輸出前需要對(duì)它進(jìn)行相應(yīng)的頁面設(shè)置。操作如下：選擇“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”，系統(tǒng)進(jìn)入“頁面設(shè)置”窗口：其中：頁面縮放比例：它可以將您定義的報(bào)表放大或縮小輸出，如果一張完整的報(bào)表不能在一張打印紙上完全地打印出來，留下一列或一行在第二張紙上，不便使用者查看，這就需要對(duì)報(bào)表縮小打印，縮小和放大的比例根據(jù)情況任意指定；自動(dòng)適應(yīng)紙張大?。耗梢赃x擇列寬自動(dòng)適應(yīng)、行高自動(dòng)適應(yīng)和最適合大小，系統(tǒng)根據(jù)您的設(shè)置自動(dòng)調(diào)整輸出效果。頁邊距頁邊距：在此可以設(shè)置輸出報(bào)表紙張上下左右離邊緣的距離以及頁眉頁腳距頁邊距的距離，如下圖所示：注意：一般來說，頁眉頁腳距頁邊距的距離應(yīng)小于上下頁邊距的距離減10（這要根據(jù)頁眉頁腳的字體來定），如果大于這個(gè)數(shù)據(jù)，在輸出時(shí)頁眉頁腳可能顯示不全甚至不顯示，使用時(shí)一定要注意。頁眉頁腳頁眉：在輸出的每一頁的頂端寫的內(nèi)容，例如每頁上方的章節(jié)號(hào)、小標(biāo)題等，它并不屬于報(bào)表的標(biāo)題；頁腳：在輸出的每一頁的底端寫的內(nèi)容，如每頁的頁號(hào)等，如下圖所示：您可以利用頁眉頁腳右邊的下拉三角符號(hào)來選擇已有的頁眉頁腳信息，它包括頁號(hào)、總頁數(shù)、日期、時(shí)間、工作簿文件名稱、工作表名稱和一些漢字的任意組合，如果列出的下拉列表框中無您需要的頁眉頁腳信息，可單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕以定義您所需要的頁眉或頁腳信息。定義頁腳和定義頁眉的方法一樣，下面我們以定義頁眉來講解定義過程，單擊“頁眉/頁腳”頁中“自定義頁眉”按鈕，系統(tǒng)彈出“頁眉”對(duì)話框：頁眉分為三部分，包括左中右，您希望在那一部分顯示內(nèi)容，就將光標(biāo)移動(dòng)到相應(yīng)部分，然后單擊該對(duì)話框上面的功能按鈕，相應(yīng)按鈕的功能如下：：點(diǎn)擊它，調(diào)出“字體”對(duì)話框，您可以設(shè)置打印輸出頁眉的字體；：點(diǎn)擊它，設(shè)置打印頁號(hào)；：點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作表的總頁數(shù)；：點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)日期；：點(diǎn)擊它，可打印系統(tǒng)時(shí)間；:點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作簿的文件名稱；：點(diǎn)擊它，可打印當(dāng)前工作表的名稱。設(shè)置完需要顯示的頁眉內(nèi)容后，單擊“確認(rèn)”即可。工作表工作表：指對(duì)工作表中的某一區(qū)域進(jìn)行輸出，同時(shí)當(dāng)一張報(bào)表有許多頁時(shí)，您可以只在第一頁輸入表頭，其余頁可采用指定打印“頂端固定起始行”使被固定的行的內(nèi)容在每一頁中都輸出，如下圖所示：其中：打印區(qū)域：指只打印工作表中某部份的內(nèi)容；打印標(biāo)題：包括頂端固定行數(shù)、左端固定列數(shù)、頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù)；頂端標(biāo)題行數(shù)和左端標(biāo)題列數(shù)：用以設(shè)置每頁需要重復(fù)打印的標(biāo)題行數(shù)，數(shù)值為零表示在超過一頁的表格中，以后的頁內(nèi)不打印報(bào)表標(biāo)題，否則后面的頁將按照您的設(shè)置重復(fù)打印標(biāo)題，標(biāo)題可以在頂上，也可以在左面，一般來說，縱向超長(zhǎng)表設(shè)置頂端標(biāo)題行數(shù)，橫向超寬表設(shè)置左端標(biāo)題列數(shù)；頂端固定行數(shù)和左端固定列數(shù)：用來重復(fù)打印工作表的固定行和列，當(dāng)每一頁的表頭部份相同時(shí)需要用到此功能。3、打印前預(yù)覽工作表打印機(jī)和頁面的設(shè)置完成后在正式打印輸出之前，您可以先在屏幕上預(yù)覽一遍打印輸出的效果，確定否是符合您的要求，如果需要修改，您可以對(duì)它重新設(shè)置，這樣可以減少紙張的浪費(fèi)，輸出符合您要求的表格。具體操作如下：選擇“常用工具欄”上的“”按鈕或選擇“文件”菜單下的“打印預(yù)覽”命令，此時(shí)屏幕上顯示該張報(bào)表輸出到打印紙上的效果如“打印預(yù)覽”窗口所示：在上圖中您可以進(jìn)行以下操作：點(diǎn)擊“打印”命令直接將該表輸出到打印機(jī)上。點(diǎn)擊“放大”命令或?qū)⑹髽?biāo)移動(dòng)到表內(nèi)，當(dāng)鼠標(biāo)光標(biāo)變?yōu)榉糯箸R時(shí)單擊鼠標(biāo)來放大預(yù)覽效果。點(diǎn)擊“縮小”命令來查看整體效果。點(diǎn)擊“關(guān)閉”命令關(guān)閉預(yù)覽窗口。點(diǎn)擊“下一頁”命令查看下一頁。點(diǎn)擊“前一頁”命令查看上面一頁。點(diǎn)擊“兩頁”命令將同時(shí)顯示兩頁的內(nèi)容。4、設(shè)置分頁符在打印時(shí)，金算盤電子表格將自動(dòng)在必要的位置創(chuàng)建分頁符。如果自動(dòng)分頁在不需要的位置產(chǎn)生了一個(gè)分頁符，您可以刪除該分頁符，然后在您認(rèn)為需要的地方插入一個(gè)分頁符。具體操作如下：激活有分頁符的單元格右方或下方，然后單擊“編輯”菜單下的“刪除分頁符”命令；將鼠標(biāo)移動(dòng)到您需要插入分頁符處，激活單元格。選擇“插入”菜單下的“分頁符”命令，則在該單元格的右面和下面用虛線表明已插入分頁符。注意：只有在“顯示網(wǎng)格線”的狀態(tài)下以及在“工具”菜單下“選項(xiàng)”命令的“視圖”頁中選擇了“自動(dòng)分頁符”，插入的分頁符才會(huì)以虛線顯示在報(bào)表中。報(bào)表輸出操作提示：1、打開工作簿；2、選擇“文件”菜單下“打印”命令；或點(diǎn)擊“常用工具欄”上的“”按鈕；3、在彈出的“打印”窗口中點(diǎn)擊“確定”，即可。在第一節(jié)中我們做了了打印報(bào)表的相應(yīng)設(shè)置工作，現(xiàn)在您就可以將報(bào)表打印輸出了，在檢查完打印機(jī)已正確聯(lián)機(jī)和紙張已準(zhǔn)備好后，系統(tǒng)中有兩種方法可進(jìn)行打印輸出：通過點(diǎn)擊“”按鈕；通過選擇“文件”菜單下的“打印”命令。無論您選擇哪種方法，屏幕上都將彈出“打印”窗口，如下：您可以根據(jù)具體情況來調(diào)整和修改這些選項(xiàng)，如果不修改，單擊“確定”，即可輸出報(bào)表。其中“打印”對(duì)話框中選項(xiàng)描述如下：名稱：顯示從下拉列表中選定的打印機(jī)，打印機(jī)狀態(tài)、類型和計(jì)算機(jī)所用的打印接口；打印到文件：您可以將選定的內(nèi)容輸出到一個(gè)文件中而不是輸出到打印機(jī)，選擇輸出到文件需要您給定文件名，如何給定文件名請(qǐng)參見報(bào)表的保存章節(jié)里的內(nèi)容，輸出到文件的目的是便于二次應(yīng)用報(bào)表內(nèi)容；打印范圍——全部：將打印活動(dòng)工作表的全部?jī)?nèi)容；打印范圍——頁數(shù)：您可以只打印選定的頁面的內(nèi)容，如從1到10；份數(shù)：您可以在文本框中設(shè)置文件輸出份數(shù)。單擊“屬性”按鈕，將顯示一個(gè)帶有標(biāo)簽的對(duì)話框，如下圖：定位在“紙張”頁面時(shí)，您可以設(shè)置紙張的大?。òˋ3、A4、各種信封以及自定義尺寸等），紙張的方向（包括橫向和縱向）以及紙張來源（包括Tractor、手動(dòng)送紙、送紙盒等）；選擇了自定義尺寸后，系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框要求您輸入當(dāng)前所使用的紙張的長(zhǎng)度和寬度，并確定計(jì)量單位；定位在“圖形”頁面時(shí)，您可以控制被打印圖形的分辨率（包括180×180、120×180等）、抖動(dòng)（包括無、粗糙、精細(xì)、線條樣式、誤差分散）和濃度；定位在“設(shè)備選項(xiàng)”頁面時(shí)，您可以控制打印品質(zhì)，包括印刷質(zhì)量、草稿等；一切設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，則工作表內(nèi)容將按照您的設(shè)置輸出內(nèi)容到打印紙上。注意：以上操作您都可以點(diǎn)擊“還原默認(rèn)值”來取消您的所有的設(shè)置，系統(tǒng)則將根據(jù)常用設(shè)置輸出報(bào)表。第三節(jié)打印中的常見問題當(dāng)打印中有位置不當(dāng)?shù)姆猪摲?，或不正確的字體等情況時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生一些常見的問題，大多數(shù)這樣的問題都可通過使用“文件”菜單下的有關(guān)打印設(shè)置對(duì)話框來解決。如果當(dāng)您的所有工作表都打印不出來時(shí)，您便需要核查以下幾個(gè)重要的細(xì)節(jié)：首先檢查所有的接觸是否已斷開或松動(dòng)，包括打印機(jī)電纜；在Windows下，需要有足夠的可用硬盤空間（至少5—6MB），Windows要建立一些臨時(shí)的打印文件，這些空間必須存在于硬盤上；打印機(jī)至少應(yīng)有1MB內(nèi)存。如果要打印出包括許多圖形的文檔，那么最好具有2MB以上的內(nèi)存；許多打印問題可能是由打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序引起的，所以要保證您的打印機(jī)確實(shí)安裝了最合適的打印驅(qū)動(dòng)程序。有時(shí)，重新安裝一次打印驅(qū)動(dòng)程序取代有毛病的驅(qū)動(dòng)程序就能夠解決問題。廈門希爾福大酒店行政規(guī)章制度及操作手冊(cè)ExecutiveStandardOperationInHilfordHotel,Xiamen目錄呈文管理制度行文管理制度收發(fā)文管理制度印章管理制度檔案文件借閱管理制度介紹信管理制度辦公用品領(lǐng)用管理辦法車輛管理辦法檔案管理制度行政辦公室操作手冊(cè)行政辦公室組織架構(gòu)及工作職責(zé)呈文管理規(guī)定為使酒店各部門行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。呈文專題專用，一文一事，內(nèi)容明確。開門見山提出本部門對(duì)所請(qǐng)示問題的處理意見，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門領(lǐng)導(dǎo)意見一欄，寫出部門的具體意見。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要，最后簽名并注明時(shí)間。呈文格式包括：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書寫要符合規(guī)范。文號(hào)不得重復(fù)；呈文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括；主管領(lǐng)導(dǎo)名稱不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱；在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱后，另起一行書寫請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容；末尾簽署呈文部門及時(shí)間。各部門負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。各部門呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。各部門送來閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。呈文程序：在呈文本上登記各部門呈文行政辦主管領(lǐng)導(dǎo)在收文本上登記行文管理制度以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)?？樣〉奈募蓴M稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文件（以酒店名義的行文）均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。收發(fā)文管理制度公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由檔案秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。印章管理制度一、印章刻制刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管；各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。四、印章停用由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。檔案文件借閱管理制度一.借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。二.案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。三.文件、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任。借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。介紹信管理制度一.介紹信種類1．信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。2．存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。3．證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信。二.介紹信保管與使用酒店介紹信一般由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具，開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批；一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信。嚴(yán)禁開出空白介紹信。辦公用品（設(shè)備）領(lǐng)用管理辦法為了進(jìn)一步加強(qiáng)酒店辦公用品（設(shè)備）的申購領(lǐng)用管理，降低辦公成本費(fèi)用，根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定和本酒店當(dāng)前實(shí)際情況，特制訂如下辦法：酒店辦公用品（設(shè)備）由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購買及發(fā)放。各部門領(lǐng)用辦公用品（設(shè)備）需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況，對(duì)無庫存的辦公用品（設(shè)備）進(jìn)行申購，填制酒店申購單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。車輛管理規(guī)定（暫行）公司辦公用車由總辦統(tǒng)一調(diào)派。各部門每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車計(jì)劃填寫“用車申請(qǐng)單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。特殊情況除外?？傓k接到申請(qǐng)單后，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。駕駛員在無出車任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。檔案管理制度酒店檔案酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。酒店檔案管理機(jī)構(gòu)總經(jīng)理總辦文員各部門兼職檔案管理員文件立卷1.1文件立卷即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)調(diào)用參考。1.2文件立卷的原則按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店用。1.3文件立卷的范圍1.3.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、日程安排、工作報(bào)告、重要講話、會(huì)議記要或決議、會(huì)議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等；1.3.2上級(jí)發(fā)來的與酒店業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、條例、辦法、計(jì)劃、規(guī)劃、批復(fù)等；1.3.3酒店向上級(jí)單位的正式發(fā)文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；1.3.4酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計(jì)劃、安排、記錄、總結(jié)，以及營(yíng)業(yè)收入、創(chuàng)匯等統(tǒng)計(jì)材料等；1.3.5酒店與有關(guān)單位及不相隸屬單位協(xié)商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據(jù)，如合同、協(xié)議書等；1.3.6酒店各級(jí)管理人員的任免書，職工勞動(dòng)、工資、福利、教育培訓(xùn)、考核及獎(jiǎng)懲等方面的材料等；1.3.7酒店財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接的憑證等；料等；酒店的大事記錄，反映酒店重要活動(dòng)的剪報(bào)、錄音、錄像、照片等；社會(huì)有關(guān)部門、單位發(fā)來的要求酒店共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作的有關(guān)文件、材料等；重要投訴及其他信訪工作的材料等；重要的業(yè)務(wù)電報(bào)、電傳、及有關(guān)經(jīng)營(yíng)管理而撰擬的各類條據(jù)等；其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等。2.檔案的收集2.1各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后，整理歸檔。2.2各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。2.3文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。碼。3.檔案的分類3.1按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類。3.2按時(shí)間分類：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類。3.3按收、發(fā)文單位分類。3.4按酒店部門設(shè)置分類。4.檔案的編號(hào)4.1文件編號(hào)碼+文件類型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：XXXXXXX。機(jī)密文件還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。酒店部門設(shè)置及代碼如下：（英文開頭字母）行政辦EO財(cái)務(wù)部FC營(yíng)業(yè)部MS人事部HR工程部EN保安部SE前廳部FO房務(wù)部HK餐飲部FB4.2案卷編號(hào)對(duì)已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進(jìn)行編號(hào)。5.檔案的整理5.1檢查文件認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。5.2文件排序每類文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。5.3編寫案卷標(biāo)題5.4案卷標(biāo)題反映該類文件的自然聯(lián)系與共同特征，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。5.5填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。5.6填寫案卷封皮案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。5.7案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。5.8案卷歸檔裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫《歸檔案卷目錄》。檔案的保管6.1涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(cè)（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。6.2檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。6.3每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。6.4對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。6.5銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。檔案的借閱7.1借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機(jī)密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。7.2借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.3借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。7.4借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。7.5外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。7.6外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。各辦公室操作手冊(cè)1.圖文、和電子郵件的處理（商務(wù)中心）1.1.操作1.1.1.打入的/電子郵件必須要記錄接收日期及時(shí)間、機(jī)或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。1.1.2.因公務(wù)而發(fā)出的/電子郵件：1.預(yù)備消息內(nèi)容。2.校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。3.查明對(duì)方（接收者）姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域（國(guó)家或城市）名稱、機(jī)號(hào)碼或郵件地址。4.待部門經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。1.2.操作員工在里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。1.2.1.接聽外來1.聽到鈴聲，立即接聽。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。2.表現(xiàn)友善及樂于幫忙的態(tài)度。3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。4.通話內(nèi)容均須保密不可外涉。5.不要讓對(duì)方等候太久，必要時(shí)請(qǐng)他（她）留言以便回復(fù)。6.應(yīng)隨時(shí)預(yù)備筆及記事簿。7.當(dāng)你不在辦公室時(shí)，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽。8.要找尋資料而須對(duì)方等候，應(yīng)通知對(duì)方所需的時(shí)間，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。9.若對(duì)方因任何理由被轉(zhuǎn)錯(cuò)，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機(jī)。10.若談話中斷，應(yīng)把聽筒放回，等待對(duì)方再來電。11.若對(duì)方要找的人不在，應(yīng)詢問對(duì)方： A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理; B)記下對(duì)方姓名、、公司名稱，有待回復(fù)； C)請(qǐng)對(duì)方稍后再來電。12.確保上司不會(huì)被不必要的騷擾。記錄留言的要點(diǎn)：A）接聽日期及時(shí)間B）被電訪的人是誰C）對(duì)方的姓名、號(hào)碼（及內(nèi)線）及公司名稱D）留言（消息）內(nèi)容E）復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他（她）知道你已記下正確的消息F）最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他（她）回來后能即時(shí)知道。1.2.2.打出1.認(rèn)定號(hào)碼無誤。2.接不通應(yīng)稍后片刻再打。3.對(duì)方接聽后，你應(yīng)說出要找誰人或內(nèi)線號(hào)碼。若屢次接不通，而你的機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間。此外，可透過房查詢對(duì)方是否失靈。 5.在打出前，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率。6.談話中斷，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打，繼續(xù)通話內(nèi)容。2.辦公室文件處理2.1.檔案系統(tǒng)、分類、取閱檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。2.1.1.設(shè)立檔案系統(tǒng)必需合乎下列七大原則：1.操作簡(jiǎn)單、快捷2.必須易于翻查3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì)4.只存放最新的資料5.能配合日后擴(kuò)充的需要6.所占空間大小適中7.防火及防盜（例如存放法律文件） 2.1.2.分類大致可分為：1.按筆劃、字母來分類（優(yōu)點(diǎn)：可作無限的擴(kuò)充）。2.按項(xiàng)目來分類，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來區(qū)分。(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起，方便查閱)3.按地區(qū)（國(guó)家、城市）來分類。 4.以編號(hào)（代碼）代替名稱存檔。5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。2.1.3.順序存檔適用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新（最近期）的文件放在檔案的最前或最上面。 2.1.4.檔案儲(chǔ)放的形式1.直立式 2.橫放式 3.圖表 4.盒裝 5.待處理文件6.微型膠卷2.1.5.取檔記錄卡為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位?？ㄓ校航杓诵彰?、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成（例如紅色），卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令人一目了然，容易跟催。 **每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理 2.1.6 跟催檔案為確保按時(shí)處理任務(wù)，而且不會(huì)有所遺漏，這個(gè)檔案非常有效。檔案以一年十二個(gè)月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作。 2.1.7存檔的一般守則 1.按檔案系統(tǒng)把文件分類、集中。 2.把文件放在正確的檔案內(nèi)。 3.存檔時(shí)按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。 4.為避免檔案堆積，應(yīng)將過時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?？紤]將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔案中記下那些文件所屬的舊檔編號(hào)、名稱或存放位置?！芭f檔案”也須按放妥當(dāng)及分類，方便日后翻查。5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在取去文件的位置。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡。 6.如無足夠資料來建立新的檔案，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。 7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個(gè)途徑，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的索引卡上，加快翻查速度。例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLEOFBLANKSHIREPETERJENKINS”，應(yīng)記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS（即C，B，及J字）索引卡上。 8.每天存檔令你的檔案儲(chǔ)有最新的資料。9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。B)若公司名稱包含姓名，例如LEONARDWHITEANDCOMPANY，應(yīng)將此檔案放在“W”（WHITE）檔中。C)若公司名稱包含多個(gè)人名，取其第一個(gè)。例如：“MESSERSMAY，JONESANDJENKINS”應(yīng)放在“M”檔中。D)若公司名稱包含“THE”字，可省去。例如：“THE HIGHPRESSURETOOLS LTD”應(yīng)放在“H”（HIGH）檔中。文件應(yīng)在存檔前作分類，一個(gè)分類架（或分類盒）實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡（或英文字母先后）來分成多格，幫助應(yīng)付大量文件存檔。 10.酒店內(nèi)部各部門間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來往之備忘錄，所有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門的檔案內(nèi)。3.處理郵遞文件外來的信件處理外來信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。 1.把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開。2. 用開信刀或開信機(jī)拆信，并確保文件完整。3.打開信件，如有附件，將它一并釘裝。4.在信件上蓋收件日期作為記錄。5.到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。6.若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作。 7. 把信件連同信封分發(fā)到各收件人。 8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。9.收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢。3.1.2行政辦秘書必須把其上司的信件細(xì)閱，然后指出重要的部份，節(jié)省其上司的閱讀時(shí)間。信件中會(huì)提及幾個(gè)有關(guān)事項(xiàng)而需要知會(huì)不同部門，則可以下列方法處理：1.把文件傳閱各有關(guān)部門2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他。3. 影印該文件送交各部門3.1.3發(fā)出的信件由秘書預(yù)備好發(fā)出的信件：1.交給其上司簽署。2.檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)3.核對(duì)信件與信封所寫的收件人是否無誤。4.摺起文件放入信封內(nèi)并封口。5.由于酒店部門眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號(hào)，方便信差計(jì)算各部門郵費(fèi)及日后退件處理。6.集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。7.計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。8.將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等。3.1.4中央信箱1.設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。2.信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件。3.每部門一格，設(shè)一格較大的來放置寄出的信件。內(nèi)部信封使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本。4.復(fù)印文件4.1復(fù)印復(fù)印操作的要點(diǎn)：1.尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。2.各部門自帶復(fù)印紙張。 3.正確地?cái)[放正本，使影印之副本（無論文件或圖形）合理工整。 4.按需要可將文件縮印，節(jié)省儲(chǔ)存空間。 5.操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。6.勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷毀。5.出外公干的安排5.1出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。1.查詢預(yù)計(jì)出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。2.查詢航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。3.把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。4.若不能符合預(yù)計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否。5.當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。6.準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。5.2.住宿安排在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中。酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)： 1.入住公干人員的姓名 2.入住及離店日期 3.入住人數(shù)及房間數(shù)量（基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房）4.到達(dá)及離開時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料5．若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定。6.說明公司名稱、地址、、等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。5.3.行程表行程表是預(yù)先對(duì)公干期間的安排及把需確認(rèn)的事項(xiàng)列明，使其上司能利用有限的時(shí)間作出最大的利益。當(dāng)編制行程表時(shí)請(qǐng)注意以下各點(diǎn)： 1.行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。 2.大城市通常有多個(gè)火車站（機(jī)場(chǎng)或碼頭），盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。3.留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。4.留意各地時(shí)差，正確說明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。5.在公干期間，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上。5.4.計(jì)劃海外公干搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作時(shí)間等。入境方面則查詢有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等；酒店及餐廳；郵務(wù)、及電訊設(shè)施；經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用，兌換目的地流通貨幣。2．其它事項(xiàng)：－預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖－確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪者的約會(huì)詳情－制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)等。－若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6.辦公室文儀器材6.1.計(jì)算機(jī)操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。1.保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。 2.清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。 3.將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心。 4.切勿把計(jì)算機(jī)放近熱源。 5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。6.計(jì)算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。若修正無效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。6.2.碎紙機(jī)舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。6.3.訂裝機(jī)為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計(jì)劃書，可能有數(shù)十頁紙之多，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類而定。7.輔助記憶材料為求部門運(yùn)作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。7.1.日志使用日志要點(diǎn)：1.不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)面者之姓名（及公司名）、地點(diǎn)及話題。3.遇上西式社交場(chǎng)合，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類。4.每天約會(huì)須按時(shí)間先后（分上、下午）記下。5.一天工作開始，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì)、備好會(huì)議所需要的文件。6.一天工作完畢，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒有遺漏。從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1.記著其上司日常的工作，避免與會(huì)面重疊。2.當(dāng)其上司須外出會(huì)客，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。3.若來訪者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行。4.約會(huì)通常以聯(lián)絡(luò)，掛線后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。5.記下來訪者的姓名、職衍、公司名稱、地址、，若更改約會(huì)可與他（她）聯(lián)系。6.遇上社交場(chǎng)合須攜伴出席，確定其上司的伴侶（女伴）是否有空才作回復(fù)。7.2.約會(huì)卡其上司可能一整天在外會(huì)面及拜訪，不方便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。把當(dāng)天約會(huì)卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。7.3.任務(wù)表綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。7.4.年志一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計(jì)。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備。8.會(huì)議會(huì)議是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式。8.1.議程議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外還有會(huì)議日期、星期、時(shí)間、地點(diǎn)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備。每次會(huì)議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會(huì)議終結(jié)時(shí)重申。議程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢其上司其他新的事項(xiàng)。會(huì)議主席議程會(huì)議主席議程有別于一般議程，它包括會(huì)議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點(diǎn)。8.2.在會(huì)議前后總辦主任的工作：會(huì)議以前 1.咨詢會(huì)議主席，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者。2.預(yù)備會(huì)議主席議程3.預(yù)留會(huì)議場(chǎng)地（會(huì)議室、會(huì)客室或其他指定地點(diǎn)）4.與會(huì)者若有任何動(dòng)議或?qū)ψh程中項(xiàng)目有重點(diǎn)意見，但因任何理由不能出席，應(yīng)預(yù)早以書面列明有關(guān)事項(xiàng)，讓行政辦秘書轉(zhuǎn)交會(huì)議主席在會(huì)上提出。5.集中各項(xiàng)用品：1.文具、紙張2.議程副本3.上次會(huì)議記錄4.有關(guān)議題的文件、檔案5.出勤記錄6.名牌開會(huì)當(dāng)天 1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具、文件、出勤記錄等。 2. 若有需要，在會(huì)場(chǎng)通道放置指示牌。 3. 安排座位，放上名牌。 4. 派發(fā)紙張。 5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。 6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。 7. 讀出上一次會(huì)議記錄、缺席者通知書及其他信件。 8. 提供討論事項(xiàng)的文件。 9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過程內(nèi)容、動(dòng)議者、和議者及投票結(jié)果。8.3.會(huì)議結(jié)束 1. 確保所有文件已帶回辦公室。 2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱。 3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。 4. 預(yù)備議決后的跟催文件。 5. 把第4項(xiàng)及會(huì)議中使用的文件存檔。 6. 把下次會(huì)議日期記在日志中。8.4會(huì)議記錄會(huì)議記錄必須小心保存，每一項(xiàng)議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。會(huì)議記錄包括跟催上次會(huì)議內(nèi)容、是次會(huì)議事項(xiàng)、下次會(huì)議的日期、時(shí)間及休會(huì)時(shí)間各項(xiàng)。人力資源規(guī)劃操作手冊(cè)G-HR-/1-07/10目錄：一、人力資源現(xiàn)狀分析二、員工隊(duì)伍總體規(guī)劃三、人力資源職能規(guī)劃四、關(guān)鍵員工隊(duì)伍規(guī)劃五、人力資源管理提升規(guī)劃一、人力資源現(xiàn)狀分析主要任務(wù)：通過對(duì)當(dāng)前的人力資源狀況進(jìn)行分析，并與標(biāo)桿企業(yè)進(jìn)行對(duì)比，找出存在的問題，明確人力資源規(guī)劃的基礎(chǔ)狀況。1、收集歷史及當(dāng)前本公司及標(biāo)桿企業(yè)人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)，包括：（1）靜態(tài)數(shù)據(jù)：（全日制）員工數(shù)量、人力資源工作人員數(shù)量、各學(xué)歷層次員工數(shù)量、各年齡階段員工數(shù)量、男（女）員工數(shù)量、各職位層級(jí)員工數(shù)量、各專業(yè)序列員工數(shù)量、各地區(qū)籍貫員工數(shù)量、各工作地點(diǎn)員工數(shù)量。靜態(tài)數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)表數(shù)據(jù)類別數(shù)類別各學(xué)歷層次員工數(shù)量5?？埔韵?、?？?、本科、碩士、碩士以上各年齡階段員工數(shù)量520以下、20—30歲、30—40歲、40—50歲，50以上男（女）員工數(shù)量2男、女各職位層級(jí)員工數(shù)量4管理：職員、專員、主管、部長(zhǎng)（部長(zhǎng)以上暫不做統(tǒng)計(jì)）4研發(fā)：助理設(shè)計(jì)師、設(shè)計(jì)師、主管設(shè)計(jì)師、主任設(shè)計(jì)師各專業(yè)序列員工數(shù)量5研發(fā)、管理、生產(chǎn)、營(yíng)銷、其他各地區(qū)籍貫員工數(shù)量5京津地區(qū)、長(zhǎng)三角、珠三角、山東、其他各工作地點(diǎn)員工數(shù)量4青島、黃島及平度、順德、其他（2）動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)：晉升人員數(shù)量、轉(zhuǎn)崗人員數(shù)量、辭職員工數(shù)量、淘汰員工數(shù)量、新進(jìn)員工數(shù)量。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)解釋數(shù)據(jù)解釋晉升人員數(shù)量在一年中晉升到更高層級(jí)的人數(shù)轉(zhuǎn)崗人員數(shù)量在一年中從一個(gè)崗位平調(diào)或降職到其他崗位的人數(shù)辭職員工數(shù)量一年中主動(dòng)辭職的員工數(shù)量淘汰員工數(shù)量一年中企業(yè)主動(dòng)淘汰（辭退、待崗）的員工數(shù)量新進(jìn)員工數(shù)量一年中新招聘進(jìn)入企業(yè)的人員數(shù)量（3）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)：營(yíng)業(yè)收入、營(yíng)業(yè)成本、利潤(rùn)、人力資源成本人力資源成本的構(gòu)成項(xiàng)目?jī)?nèi)容工資應(yīng)發(fā)工資獎(jiǎng)金稅前：月度、季度、半年、年度、項(xiàng)目、其他津補(bǔ)貼交通、高溫、膳食、烤火、通訊、加班、住房、安家、獨(dú)子、其他福利過節(jié)、員工活動(dòng)、體檢、其他保險(xiǎn)、公積金企業(yè)承擔(dān)部分：社保、商保、住房公積金培訓(xùn)費(fèi)內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、食宿、差旅、教材2、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、分析，得出指標(biāo)指數(shù)，透視出目前人力資源存在的問題，并給出對(duì)策。指標(biāo)定義類別指標(biāo)定義解釋員工數(shù)量與結(jié)構(gòu)學(xué)歷結(jié)構(gòu)某學(xué)歷層級(jí)人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映員工知識(shí)水平年齡結(jié)構(gòu)某年齡段人數(shù)/總?cè)藬?shù)企業(yè)活力/穩(wěn)健，后備隊(duì)伍情況性別結(jié)構(gòu)男（女）員工數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)工作風(fēng)格、組織氛圍職位結(jié)構(gòu)某職位層級(jí)人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)管理機(jī)制職能結(jié)構(gòu)某類職能人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)部門結(jié)構(gòu)某部門人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)組織結(jié)構(gòu)籍貫結(jié)構(gòu)某籍貫區(qū)域人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)文化多元性/同一性工作地結(jié)構(gòu)某區(qū)域工作人數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)產(chǎn)業(yè)布局人力成本人力成本/營(yíng)業(yè)成本人力成本/營(yíng)業(yè)成本反映人力成本占總成本的比例人均人力成本人力成本/總?cè)藬?shù)反映單人人力資源成本量員工效能人力成本效率營(yíng)業(yè)收入/人力成本反映人力投入對(duì)業(yè)務(wù)擴(kuò)張的促進(jìn)人力資本投資回報(bào)率（利潤(rùn)+人力成本）/人力成本反映在員工身上的財(cái)務(wù)投入的回報(bào)率人均利潤(rùn)利潤(rùn)/總?cè)藬?shù)反映人力資源的盈利能力人均營(yíng)業(yè)收入營(yíng)業(yè)收入/總?cè)藬?shù)反映人力資源的業(yè)務(wù)擴(kuò)張能力員工流動(dòng)員工晉升率晉升員工數(shù)/總?cè)藬?shù)反映人才培養(yǎng)速度員工轉(zhuǎn)崗率轉(zhuǎn)崗員工數(shù)/總?cè)藬?shù)反映人員內(nèi)部流動(dòng)速度員工辭職率主動(dòng)辭職員工數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)的留人能力員工淘汰率淘汰員工數(shù)/總?cè)藬?shù)反映企業(yè)人才培養(yǎng)能力員工補(bǔ)充率新招聘人員數(shù)/總?cè)藬?shù)反映人員補(bǔ)充能力人力資源管理人力資源管理幅度（總?cè)藬?shù)-人資人數(shù)）/人資人數(shù)反映企業(yè)人力資源管理效率員工滿意度通過員工投票獲得反映人力資源管理質(zhì)量填寫人力資源問題/對(duì)策表：人力資源問題/對(duì)策表類別指標(biāo)總結(jié)/問題原因分析啟示/對(duì)策員工數(shù)量與結(jié)構(gòu)學(xué)歷結(jié)構(gòu)年齡結(jié)構(gòu)性別結(jié)構(gòu)職位結(jié)構(gòu)職能結(jié)構(gòu)籍貫結(jié)構(gòu)工作地結(jié)構(gòu)人力成本人力成本/營(yíng)業(yè)成本人均人力成本員工效能人力成本效率人力資本投資回報(bào)率人均利潤(rùn)人均營(yíng)業(yè)收入員工流動(dòng)員工晉升率員工轉(zhuǎn)崗率員工辭職率員工淘汰率員工補(bǔ)充率人力資源管理人力資源管理幅度員工滿意度備注：（1）分析問題的方法分為兩種：一種是基于未來企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的要求，確定目前的問題和差距，并提出改進(jìn)方向；一種是基于與標(biāo)桿企業(yè)的對(duì)比，找出問題和差距，并提出改進(jìn)意見；（2）標(biāo)桿企業(yè)數(shù)據(jù)的獲取方法：一是通過企業(yè)年報(bào)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行推算，二是通過同行業(yè)友人提供，三是通過咨詢公司或行業(yè)協(xié)會(huì)獲得。（3）對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，“總?cè)藬?shù)”一般是指（年初人數(shù)+年末人數(shù)）/2二、員工隊(duì)伍總體規(guī)劃主要任務(wù)：將歷史前推法和目標(biāo)倒退法結(jié)合起來，對(duì)員工隊(duì)伍的宏觀狀況進(jìn)行規(guī)劃，主要內(nèi)容包括總量規(guī)劃和結(jié)構(gòu)規(guī)劃。1、員工總數(shù)規(guī)劃:總體思路：結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、運(yùn)用回歸分析法預(yù)測(cè)員工總數(shù)，同時(shí)運(yùn)用目標(biāo)測(cè)算法，預(yù)測(cè)員工總?cè)藬?shù)。取二者的（加權(quán)）平均值，并給預(yù)一定的彈性系數(shù)，作為未來員工的總?cè)藬?shù)規(guī)劃值區(qū)間。然后用回歸分析法進(jìn)行倒推，推出各年的人數(shù)。（1）回歸預(yù)測(cè)回歸預(yù)測(cè)在一般的統(tǒng)計(jì)學(xué)教材中都有介紹，規(guī)劃人員應(yīng)當(dāng)掌握這種方法。但由于這種方法運(yùn)用起來比較復(fù)雜，在實(shí)際操作中我們采用EXCLE中的一種較為實(shí)用的方法——趨勢(shì)線預(yù)測(cè)法來進(jìn)行操作。方法如下：例：公司03年到07年的人數(shù)如下：03年04年05年06年07年98113231350468請(qǐng)預(yù)測(cè)08、09、10三年的人數(shù)方法與步驟：1、新建一個(gè)EXCEL文件2、在豎行把歷史數(shù)據(jù)按照順序列出來3、選中這五個(gè)數(shù)據(jù)4、點(diǎn)擊屏幕上方的“插入”菜單，選擇“圖表”，再選“柱形圖”，點(diǎn)完成，就出來一個(gè)柱形圖。5、選中這個(gè)柱形圖，點(diǎn)擊屏幕上方的“圖表”菜單，選擇“添加趨勢(shì)線”，在五種“類型”中先選擇“線性”，然后在“選項(xiàng)”中的“前推”中填寫3（要預(yù)測(cè)未來幾年就填幾，我們這里預(yù)測(cè)未來3年，就填3）。然后把“顯示R平方值”以及“顯示公式”都選中，點(diǎn)擊確定，就出來一條趨勢(shì)線，并且顯示了公式和R平方值。6、不斷重復(fù)第5步，唯一不同的是在“類型”選項(xiàng)中，分別選不同的類型。7、五種類型就有5個(gè)不同的R平方值。R平方值的范圍為0—1之間，越接近1表示函數(shù)越準(zhǔn)確。在5個(gè)不同的值中，選擇最接近1的那個(gè)，作為預(yù)測(cè)公式。8、將未來3年的變量帶入預(yù)測(cè)公式，即可預(yù)測(cè)出未來3年的數(shù)值，經(jīng)過預(yù)測(cè)，2021年人數(shù)大約為1081人。方法演示見附件《趨勢(shì)線分析法演示》。（2）目標(biāo)推算根據(jù)企業(yè)未來的戰(zhàn)略或標(biāo)桿企業(yè)的指標(biāo)，通過目標(biāo)來進(jìn)行推算。例如，目前我們有468名員工，利潤(rùn)為936萬，人均利潤(rùn)是2萬元。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略，我們到2021年要實(shí)現(xiàn)銷售收入10億，利潤(rùn)率5%，那么利潤(rùn)就應(yīng)當(dāng)是5000萬。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，標(biāo)桿企業(yè)的人均利潤(rùn)是3萬元，我們到2021年應(yīng)達(dá)到這一數(shù)量。那么我們到2021年的的員工人數(shù)應(yīng)當(dāng)為：5000萬/3萬元=1667人。（3）二者平均如果用回歸分析預(yù)測(cè)出總?cè)藬?shù)為1081人，用目標(biāo)推算預(yù)測(cè)出為1667人。我們?nèi)《叩钠骄鶖?shù)（1081+1667）/2=1374人。然后給預(yù)5%的彈性系數(shù)（置信區(qū)間），作為最終預(yù)測(cè)數(shù)，即：1374*0.95=1305人，1374*1.05=1443，那么我們可以預(yù)測(cè)2021年我們的總?cè)藬?shù)應(yīng)達(dá)到1305—1443人之間。在這里，我們也可以給兩個(gè)預(yù)測(cè)數(shù)加上權(quán)重，求取加權(quán)平均數(shù)。對(duì)于平穩(wěn)發(fā)展的公司，回歸分析的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)權(quán)重應(yīng)該更大，對(duì)于高速發(fā)展的公司，目標(biāo)推算預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的權(quán)重應(yīng)更大。另外，如果歷史數(shù)據(jù)中有個(gè)別數(shù)據(jù)偏差較大，可分析但是的歷史原因，可采取去掉這個(gè)數(shù)據(jù)或者移動(dòng)平均的方法，來對(duì)曲線進(jìn)行平滑處理。（4）目標(biāo)倒推將1374作為回歸的一個(gè)已知數(shù)據(jù)，重新擬合趨勢(shì)線，將08、09年數(shù)據(jù)空出來，找到另外一個(gè)預(yù)測(cè)公式，然后帶入，即可倒推出08、09年的預(yù)測(cè)人數(shù)。具體方法請(qǐng)參見演示文件。2、結(jié)構(gòu)規(guī)劃總體思路：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，采用回歸分析，預(yù)測(cè)出分項(xiàng)數(shù)據(jù)，用分享數(shù)據(jù)計(jì)算預(yù)測(cè)比例；同時(shí)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)人力資源的要求及標(biāo)桿企業(yè)的指標(biāo)，對(duì)人力資源的結(jié)構(gòu)調(diào)整進(jìn)行預(yù)測(cè)，得出預(yù)測(cè)比例。取兩個(gè)比例的（加權(quán)）平均值，作為預(yù)測(cè)的最終比例。舉例：職位結(jié)構(gòu)我們分別收集部門長(zhǎng)、主管、專員、職員從03年到07年的歷史數(shù)據(jù)，運(yùn)用趨勢(shì)線分析，得出各自的預(yù)測(cè)數(shù)，將這幾個(gè)預(yù)測(cè)數(shù)之間的比例，作為預(yù)測(cè)比例，在這里我們假設(shè)預(yù)測(cè)出來的比例是：部門長(zhǎng)10%，主管30%，專員30%，職員30%。目前我們的職能結(jié)構(gòu)為：部門長(zhǎng)8%，主管28%，專員25%，職員39%。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略，我們要實(shí)現(xiàn)管理集約化，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的專業(yè)性，應(yīng)當(dāng)增加主管、專員層級(jí)的比例，減少部門長(zhǎng)和職員的比例，同時(shí)，標(biāo)桿企業(yè)的職能結(jié)構(gòu)比例為：高層5%，中層40%，基層40%，操作層15%，我們要向標(biāo)桿企業(yè)靠攏。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，我們制定如下調(diào)整目標(biāo)：部門長(zhǎng)5%，主管43%，專員45%，職員7%。那么我們最終的預(yù)測(cè)數(shù)是：部門長(zhǎng)（10+5）/2=7.5%；主管（30+43）/2=36.5%；專員（30+45）/2=37.5%；職員（30+7）/2=18.5%。然后用總?cè)藬?shù)預(yù)測(cè)值（1374）乘以這個(gè)比例，就得出個(gè)職位層級(jí)預(yù)測(cè)人數(shù)：部門長(zhǎng)：103人；主管：502人；專員：515人；職員：254人。各年度人員數(shù)同樣運(yùn)用目標(biāo)倒推的方法得出。其他的結(jié)構(gòu)預(yù)測(cè)也可以根據(jù)這種方法來進(jìn)行調(diào)整預(yù)測(cè)。二、人力資源職能規(guī)劃主要任務(wù)：以員工隊(duì)伍的數(shù)量和結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，對(duì)人力資源成本進(jìn)行預(yù)算，同時(shí)，結(jié)合公司人員流動(dòng)情況，對(duì)人力資源配置進(jìn)行預(yù)測(cè)；同時(shí)根據(jù)培訓(xùn)需求，制訂培訓(xùn)開發(fā)規(guī)劃。1、人力資源成本預(yù)算規(guī)劃總體思路：結(jié)合同行業(yè)薪酬數(shù)據(jù)，根據(jù)激勵(lì)項(xiàng)目確定的的薪酬分位，再結(jié)合各職位（專業(yè)）層級(jí)員工數(shù)量，以及任職資格所要求的能力層級(jí)人數(shù)，核算未來若干年的薪酬總額，同時(shí)根據(jù)人數(shù)、薪酬總額確定津補(bǔ)貼、福利數(shù)額。并結(jié)合培訓(xùn)計(jì)劃等確定相應(yīng)的人力資源成本。（1）薪酬數(shù)據(jù)調(diào)查通過咨詢公司進(jìn)行調(diào)查，獲取行業(yè)薪酬數(shù)據(jù)。（2）確定薪酬分位根據(jù)企業(yè)的行業(yè)地位、地域、盈利狀況等綜合因素，確定企業(yè)在同行業(yè)中的薪酬分位。（3）預(yù)測(cè)薪酬總額根據(jù)所確定的薪酬分位的具體數(shù)據(jù)，結(jié)合本公司在未來的各職位（專業(yè)）層級(jí)人員，以及任職資格所要求的人員能力層級(jí)人數(shù)。核算出薪酬總額的預(yù)算值。例如：我們的薪酬分位為50分位，在50分位中，部門長(zhǎng)的薪酬為6—15萬/人/年，然后我們根據(jù)能力層級(jí)比例確定每一個(gè)部門長(zhǎng)的薪酬數(shù)預(yù)測(cè)值，然后加總，就得到薪酬總額預(yù)測(cè)值。（4）津補(bǔ)貼預(yù)算根據(jù)未來的預(yù)測(cè)人數(shù)，確定津補(bǔ)貼的預(yù)算值。例如，交通補(bǔ)貼是720元/人/年，2021年我們預(yù)測(cè)的人數(shù)為1374人，那么交通補(bǔ)貼的預(yù)測(cè)值就為1374*720=989280元。（5）福利預(yù)算根據(jù)上年薪酬數(shù)據(jù)預(yù)算，乘以相應(yīng)得福利繳納比例（如公積金企業(yè)的繳納比例是10%），即可得到相應(yīng)的預(yù)測(cè)數(shù)。例如我們預(yù)測(cè)08、09年薪酬總額（應(yīng)發(fā)數(shù)）分別是1200萬、1800萬，那么2021年的公積金繳納數(shù)預(yù)測(cè)為：（1200/12）*6*0.1+（1800/12）*6*0.1=150萬。保險(xiǎn)也是同樣的預(yù)算方法。（6）培訓(xùn)費(fèi)用預(yù)算方法有很多種：一是根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃確定培訓(xùn)預(yù)算，二是根據(jù)培訓(xùn)費(fèi)用占人力資源成本的預(yù)測(cè)比例進(jìn)行預(yù)測(cè)。三是根據(jù)歷史培訓(xùn)費(fèi)用變化趨勢(shì)進(jìn)行回歸推算。四是根據(jù)年培訓(xùn)費(fèi)增長(zhǎng)率計(jì)劃進(jìn)行推算。（7）數(shù)據(jù)調(diào)整如果要讓數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，可根據(jù)歷史情況對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整。例如交通補(bǔ)貼與考勤掛鉤，完全用應(yīng)發(fā)數(shù)來預(yù)測(cè)可能不太準(zhǔn)確。我們可調(diào)查以往的缺勤情況，計(jì)算交通補(bǔ)貼應(yīng)發(fā)數(shù)和實(shí)發(fā)數(shù)的比例，將歷年的比例進(jìn)行回歸預(yù)測(cè)或簡(jiǎn)單平均，預(yù)測(cè)出未來的可能比例，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整。再比如獎(jiǎng)金的發(fā)放是與績(jī)效考核掛鉤結(jié)果掛鉤的，僅用應(yīng)發(fā)數(shù)來進(jìn)行預(yù)測(cè)也不是十分準(zhǔn)確，也可以采用類似的方法來進(jìn)行調(diào)整。最后，將各項(xiàng)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)加總，即可得到人力資源成本的總預(yù)測(cè)值。2、人員配置規(guī)劃（人力資源供求平衡規(guī)劃）總體思路：根據(jù)員工流動(dòng)情況，編制員工轉(zhuǎn)移矩陣（馬爾科夫矩陣），結(jié)合每年每個(gè)層級(jí)員工的規(guī)劃人數(shù)，得出人員缺口數(shù)量，并制定相應(yīng)得招聘對(duì)策。（1）員工轉(zhuǎn)移矩陣的確定根據(jù)歷史人員流動(dòng)情況，崗位設(shè)置計(jì)劃、企業(yè)晉升通道、結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，編制員工轉(zhuǎn)移矩陣：?jiǎn)T工轉(zhuǎn)移矩陣職位部門長(zhǎng)主管專員職員部門長(zhǎng)0.80.05主管0.850.05專員0.80.1職員0.7流出0.20.10.150.2（2）確定內(nèi)部人員供給狀況根據(jù)每一年的預(yù)測(cè)人數(shù)，乘以轉(zhuǎn)移矩陣中的相應(yīng)比例，即可得出內(nèi)部人員供給情況。（3）確定人員缺口根據(jù)每一年的預(yù)測(cè)人數(shù)，減去內(nèi)部人員供給數(shù)量，就得到人員缺口數(shù)量，這一數(shù)量即為需要通過外部招聘來獲得補(bǔ)充的人員數(shù)量。具體數(shù)據(jù)見附件《人力資源供求平衡表》。（4）確定招聘對(duì)策根據(jù)人員缺口數(shù)量，針對(duì)不同層級(jí)的人員，制定相應(yīng)的人員招聘對(duì)策。常見的對(duì)策有：（1）建立激勵(lì)機(jī)制，減少人員流失。（2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，拓展晉升通道，補(bǔ)充緊缺人才（3）對(duì)于高層人員，采用獵頭招聘（4）某些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，可采取人力資源外包（5）改進(jìn)工藝、流程，提高效率，增加勞動(dòng)生產(chǎn)率，緩解對(duì)人員的需求（6）對(duì)于臨時(shí)項(xiàng)目，可憑請(qǐng)咨詢公司或大學(xué)專家參與，臨時(shí)借腦（7）提前與大學(xué)合作，定向培養(yǎng)學(xué)生（8）獎(jiǎng)勵(lì)舉賢薦能，充分吸引人才。3、培訓(xùn)開發(fā)規(guī)劃（1）開展培訓(xùn)需求調(diào)查分析的途徑：公司業(yè)務(wù)規(guī)劃、崗位任職資格評(píng)價(jià)結(jié)果、績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果、工作分析結(jié)果、員工個(gè)人需求等分析方法：訪談、問卷、資料分析（2）課程體系設(shè)計(jì)對(duì)培訓(xùn)需求進(jìn)行匯總并梳理，將其中共性的、廣泛的、突出的需求提煉出來，并根據(jù)這些需求進(jìn)行課程體系設(shè)計(jì)。并進(jìn)一步通過調(diào)查，確定培訓(xùn)課程內(nèi)容培訓(xùn)形式。（3）分析培訓(xùn)對(duì)象針對(duì)培訓(xùn)需求，確定哪些人需要參加培訓(xùn)。（4）確定師資來源根據(jù)課程體系得內(nèi)容和層次，確定師資來源。（5）確定培訓(xùn)成本根據(jù)師資來源，確定培訓(xùn)成本（6）確定培訓(xùn)時(shí)間根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃時(shí)間安排，確定培訓(xùn)時(shí)間。（7）其他根據(jù)培訓(xùn)的時(shí)間、課程內(nèi)容、師資來源等綜合因素，確定硬件物資需求、案例需求、教材需求等計(jì)劃。四、關(guān)鍵員工隊(duì)伍規(guī)劃主要任務(wù)：根據(jù)二八原則，我們需要對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵員工隊(duì)伍進(jìn)行重點(diǎn)規(guī)劃，主要包括：專業(yè)人才規(guī)劃、后備管理人才規(guī)劃和關(guān)鍵人員職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃三個(gè)部分。1、專業(yè)人才規(guī)劃（1）識(shí)別關(guān)鍵人才我們首先要對(duì)關(guān)鍵人才進(jìn)行識(shí)別，也就是要從眾多的人員中，找出哪些人員是關(guān)鍵人員。在這里我們采用基于KRA/KPI（關(guān)鍵結(jié)果領(lǐng)域/關(guān)鍵績(jī)效因素）分析法的關(guān)鍵人才識(shí)別方法。主要步驟如下：A、確定關(guān)鍵結(jié)果領(lǐng)域根據(jù)企業(yè)的遠(yuǎn)景和使命，分析我們要達(dá)到這一目標(biāo)，必須在哪些關(guān)鍵方面做得好。B、確定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)對(duì)關(guān)鍵結(jié)果領(lǐng)域進(jìn)行分解，細(xì)化為具體的工作內(nèi)容。C、確定關(guān)鍵崗位根據(jù)具體工作內(nèi)容、確定關(guān)鍵崗位。從而確定關(guān)鍵人才。舉例：愿景關(guān)鍵結(jié)果領(lǐng)域關(guān)鍵績(jī)效因素關(guān)鍵崗位（人員）成為世界級(jí)的家電企業(yè)一流的技術(shù)實(shí)力技術(shù)研發(fā)技術(shù)研發(fā)人員產(chǎn)品開發(fā)產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化/模塊化/平臺(tái)化研發(fā)管理人員有效的財(cái)務(wù)控制資金周轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)管理專家成本控制財(cái)務(wù)分析專家資本運(yùn)作資本運(yùn)作專家卓越的市場(chǎng)營(yíng)銷品牌品牌管理專家渠道市場(chǎng)推廣專家客戶需求分析市場(chǎng)分析專家領(lǐng)先的生產(chǎn)管理運(yùn)營(yíng)管理運(yùn)營(yíng)管理專家工藝質(zhì)量工藝質(zhì)量專家生產(chǎn)管理生產(chǎn)管理專家全面的國(guó)際化國(guó)際貿(mào)易國(guó)際貿(mào)易專家對(duì)外投資國(guó)際商務(wù)專家人員與企業(yè)文化人力資源系統(tǒng)人力資源管理專家企業(yè)文化文化宣傳管理專家信息化支持ERP開發(fā)軟件開發(fā)專家網(wǎng)絡(luò)與硬件硬件開發(fā)專家（2）對(duì)關(guān)鍵人才進(jìn)行定義關(guān)鍵人員的特征：1、所從事的工作的結(jié)果好壞，對(duì)企業(yè)的目標(biāo)和效益影響很大；2、在企業(yè)政策控制、流程運(yùn)作中起關(guān)鍵作用；3知識(shí)面寬、經(jīng)驗(yàn)豐富；4、培養(yǎng)周期較長(zhǎng)；5、可能不是重要職位，但是專業(yè)特殊，比較難以找到替代者。分類定義：（例）關(guān)鍵人員定義市場(chǎng)推廣專家能夠不斷開拓客戶市場(chǎng)，并與重要渠道商及客戶保持穩(wěn)定的長(zhǎng)期合作關(guān)系，通曉產(chǎn)品知識(shí)，了解國(guó)內(nèi)外家電市場(chǎng)狀況，并能夠做出準(zhǔn)確分析。財(cái)務(wù)分析專家能夠制定和分解總財(cái)務(wù)計(jì)劃，匯總分析各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，建立利率、費(fèi)率等相關(guān)計(jì)量模型，評(píng)估財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況，為管理層決策提供參考意見的高級(jí)人才（3）建立關(guān)鍵人才庫根據(jù)關(guān)鍵崗位及定義，找出相應(yīng)的關(guān)鍵人員，并建立人才庫。（4）對(duì)各類關(guān)鍵人才按照能力進(jìn)行層級(jí)劃分層級(jí)一：了解者層級(jí)二：熟悉者層級(jí)三：掌握者層級(jí)四：指導(dǎo)者層級(jí)五：精通者具體可參照激勵(lì)項(xiàng)目