辦公室工作實(shí)務(wù)

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo

第一章辦公室工作概述

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)點(diǎn)：

1、了解辦公室工作的性質(zhì)、作用和職能

2、理解辦公室工作的原則性與靈活性

3、認(rèn)識(shí)辦公室秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)能力點(diǎn)：

1、培養(yǎng)辦公室秘書(shū)的工作悟性

2、完善辦公室秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)素質(zhì)點(diǎn)：

1、培養(yǎng)并逐步具備組織系統(tǒng)宏觀管理眼光

2、培養(yǎng)正確的秘書(shū)職業(yè)觀、事業(yè)觀會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo第三節(jié)辦公室秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo項(xiàng)目任務(wù)如果你是文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生，你打算怎樣培養(yǎng)自己的職業(yè)素養(yǎng)以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理對(duì)秘書(shū)人才的要求？會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，秘書(shū)人員以驚人的速度增長(zhǎng)，秘書(shū)已成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下興起的社會(huì)職業(yè)群體，是社會(huì)活動(dòng)中重要的不可缺少的輔助力量。隨著我國(guó)改革開(kāi)放特別是加入世貿(mào)組織，對(duì)秘書(shū)從業(yè)人員的要求越來(lái)越高，圍繞我國(guó)企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，秘書(shū)工作必須適應(yīng)新的形勢(shì)，秘書(shū)人員也必須努力提高自身的素質(zhì)，更好地為完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制服務(wù)，這就要求面向二十一世紀(jì)的秘書(shū)具有較高的素質(zhì)。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析作為文秘專(zhuān)業(yè)的在校學(xué)生，想要在將來(lái)的職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀得一席之地，首先一定要學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)，注重提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，利用學(xué)校的實(shí)訓(xùn)條件以及各種實(shí)踐機(jī)會(huì)充分掌握秘書(shū)工作的相關(guān)技能，這是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、社會(huì)需要的必備條件；不但好學(xué)、勤學(xué)，還要博學(xué)，人們說(shuō)：“秘書(shū)肚，雜貨鋪”，就是說(shuō)秘書(shū)人員是通才，是雜家，一定要博學(xué)多才，見(jiàn)多識(shí)廣，因此要充分利用學(xué)校的圖書(shū)館、閱覽室以及越來(lái)越發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)廣泛涉獵各行各業(yè)的知識(shí)，以提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。更重要的，要學(xué)會(huì)做人，這是做好秘書(shū)工作的先決條件，其實(shí)，學(xué)校就是一個(gè)小社會(huì)，要學(xué)會(huì)和各種各樣的人相處，多參加校內(nèi)的各種各樣的活動(dòng)，在與人溝通交往中培養(yǎng)謙虛謹(jǐn)慎、誠(chéng)實(shí)守信、尊重他人、與人為善的優(yōu)良品格，這是一個(gè)職業(yè)秘書(shū)必須具備的思想、道德品質(zhì)方面的素養(yǎng)。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公室秘書(shū)的職業(yè)道德會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人

職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動(dòng)所應(yīng)遵守的行為規(guī)范。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德，秘書(shū)相對(duì)于其他職業(yè)而言，職業(yè)道德尤其重要，因?yàn)槊貢?shū)這個(gè)職業(yè)最接近領(lǐng)導(dǎo)核心層，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德淪喪，將會(huì)給單位帶來(lái)無(wú)法估量的損失；另外，由于秘書(shū)工作的事務(wù)性、從屬性、服務(wù)性等特點(diǎn)，也決定了辦公室秘書(shū)必須具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。CompanyLogo小技法

“反思”與“慎獨(dú)”

秘書(shū)應(yīng)該繼承前人在道德修養(yǎng)中注重“反思”和“慎獨(dú)”的好傳統(tǒng)。古人講“日三省乎己”，秘書(shū)應(yīng)該把職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)作為一面鏡子，定期檢查自己。所謂“慎獨(dú)”，就是說(shuō)即使在個(gè)人獨(dú)立工作，無(wú)人監(jiān)督的情況下，也要堅(jiān)持按道德規(guī)范的要求做事，在“隱”和“微”的地方，能夠自覺(jué)地控制自己，防微杜漸，加強(qiáng)自我教育、自我磨煉、自我改造和自我完善，努力使自己成為一個(gè)具有較高道德修養(yǎng)的人。

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公室秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)1漢語(yǔ)知識(shí)2科學(xué)知識(shí)3外語(yǔ)知識(shí)4561秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)2行業(yè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識(shí)34561經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)2法學(xué)知識(shí)3心理學(xué)知識(shí)4社會(huì)學(xué)知識(shí)5行政學(xué)知識(shí)6領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)秘書(shū)知識(shí)素養(yǎng)基礎(chǔ)知識(shí)

專(zhuān)業(yè)知識(shí)

相關(guān)知識(shí)

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人辦公室秘書(shū)最起碼的知識(shí)面辦公室秘書(shū)區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)人才的重要標(biāo)志邊緣學(xué)科知識(shí)的掌握有助于辦公室秘書(shū)整體素質(zhì)的提高CompanyLogo小技法

秘書(shū)應(yīng)從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中不斷學(xué)習(xí)，提高自己的知識(shí)的素養(yǎng)，通過(guò)與各位有頭腦、有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同事往來(lái)，從他人的經(jīng)驗(yàn)中不斷提升自己。秘書(shū)身處領(lǐng)導(dǎo)的周?chē)?，?yīng)注意在工作中向領(lǐng)導(dǎo)取經(jīng)，學(xué)習(xí)有益的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)，并從自己的失誤中汲取教訓(xùn)。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公室秘書(shū)的能力素質(zhì)會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人

秘書(shū)工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書(shū)活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書(shū)人員具有多種能力，這種綜合性的能力要求是由秘書(shū)的職業(yè)特征所決定的。當(dāng)今單位組織由于領(lǐng)導(dǎo)職能的進(jìn)一步加強(qiáng)，辦公室秘書(shū)所擔(dān)負(fù)的工作日趨繁重，秘書(shū)的能力內(nèi)涵較之以前有顯著的擴(kuò)展與強(qiáng)化。從適應(yīng)單位實(shí)際工作的需求出發(fā)，辦公室秘書(shū)幾種能力是必須要具備的。CompanyLogo辦公室秘書(shū)的能力素質(zhì)聽(tīng)知能力辦事能力自制力辦公設(shè)備操作能力社交活動(dòng)能力能力素質(zhì)閱讀概括能力創(chuàng)新能力包容能力競(jìng)爭(zhēng)能力組織策劃能力表達(dá)能力人際溝通能力會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo小技法

秘書(shū)的工作責(zé)任范圍日益擴(kuò)大，工作累積繁雜，往往每天加班還不見(jiàn)得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒(méi)有辦好，便是錯(cuò)誤不斷。如何才能使工作順利進(jìn)行呢？有如下建議可供參考：1、掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點(diǎn)，而把目光集中于特定細(xì)節(jié)，就會(huì)忽略真正重要的部分。唯有對(duì)工作有通盤(pán)的了解，才能進(jìn)行有效率的規(guī)劃。2、善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運(yùn)用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時(shí)待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來(lái)自然方便許多。3、了解自己的實(shí)力。譬如準(zhǔn)備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進(jìn)度表。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公室秘書(shū)的心理素質(zhì)

辦公室秘書(shū)處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個(gè)人對(duì)職業(yè)、崗位、角色的認(rèn)知偏差和社會(huì)世俗觀點(diǎn)及群體輿論壓力等原因，極易產(chǎn)生一些心理障礙，如果不能及時(shí)加以調(diào)整，久而久之就會(huì)造成心理失調(diào)，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風(fēng)頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會(huì)給秘書(shū)的工作和人際交往造成困難，甚至?xí)绊懙矫貢?shū)自身的身心健康。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo辦公室秘書(shū)的心理調(diào)適

為了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書(shū)要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂(lè)觀、健康的心態(tài)，行之有效的調(diào)適方法是：⑴培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂(lè)觀情緒；⑵博覽群書(shū)，以拓寬視野，開(kāi)闊胸襟；⑶主動(dòng)與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務(wù)，通過(guò)傾訴、宣泄以調(diào)節(jié)情緒；⑷正確地評(píng)估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)；⑸勞逸結(jié)合，堅(jiān)持鍛煉身體；⑹學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)移注意力，其中學(xué)會(huì)克制與忘記很重要，不良情緒容易得以排解；⑺掌握一些心理保健知識(shí)。

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秘書(shū)的八種不良心理辦公室秘書(shū)應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行自我心理調(diào)節(jié)，以便更好地適應(yīng)環(huán)境和工作的需要。秘書(shū)必須注意克服八種不良心理：一是求逸心理缺乏責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神，貪圖安逸，追求舒適，工作繁重便產(chǎn)生厭倦情緒，怨天尤人。二是恃勢(shì)心理自恃與領(lǐng)導(dǎo)接近，地位特殊，處處流露出一種優(yōu)越感。待人接物態(tài)度傲慢，對(duì)同事頤指氣使，有時(shí)還利用領(lǐng)導(dǎo)的威望為自己謀取私利。三是嘩眾心理忽視修養(yǎng)，不甘寂寞，熱衷于嘩眾取寵，將謹(jǐn)言慎行、嚴(yán)于律己的職業(yè)規(guī)范置于腦后。四是自卑心理對(duì)秘書(shū)的參謀助手作用缺乏充分理解，把領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)之間的依存關(guān)系曲解為主仆關(guān)系，因而在領(lǐng)導(dǎo)跟前低聲下氣，誠(chéng)惶誠(chéng)恐，辦事毫無(wú)主見(jiàn)。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接

現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)技能的新要求21世紀(jì)是電子時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，瞬息萬(wàn)變的社會(huì)充滿著挑戰(zhàn)，這都對(duì)秘書(shū)人員的工作技能提出了新的要求。最近，英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官ShirleyTaylor女士發(fā)表了自己的看法。她認(rèn)為，在過(guò)去的幾十年中，秘書(shū)的角色變化很快，他們不再是打字員或是辦事員，開(kāi)始被歸入行政管理工作范疇，秘書(shū)的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)人才職業(yè)技能的需要也開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變。概括起來(lái)，21世紀(jì)的秘書(shū)人員需要從以下方面提高自己的職業(yè)技能：會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接1、多元化才能?，F(xiàn)代社會(huì)對(duì)于秘書(shū)人員的要求是全方位的，首先應(yīng)懂得兩國(guó)甚至兩國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能，同時(shí)還要具備所從事的特定行業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，平時(shí)注意知識(shí)的積累和儲(chǔ)備就顯得非常重要。2、出色的組織能力和控制能力。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，他們要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。能夠把握和控制各種復(fù)雜的局面。3、完美的溝通能力。要做一個(gè)21世紀(jì)合格的秘書(shū)，溝通能力應(yīng)該非常出眾。秘書(shū)需要和老板、同事以及客戶打交道，要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系，這些都有賴于溝通能力作保證。4、獲取新知識(shí)的能力?，F(xiàn)代社會(huì)知識(shí)更新的速度超過(guò)了以往任何一個(gè)時(shí)代，要想完成好自己的工作任務(wù)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展步伐。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練1、思考題：有人說(shuō)，上司選擇秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)是“看起來(lái)舒心，帶在身邊放心，用起來(lái)省心?！蹦闶侨绾卫斫膺@句話的？2、調(diào)研題：通過(guò)訪問(wèn)一名工作多年的秘書(shū)或從事過(guò)秘書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)等，分析哪些思想品質(zhì)和心理素質(zhì)是職業(yè)秘書(shū)必備的。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

3、案例分析

面試呂芬到恒達(dá)股份有限公司應(yīng)聘總經(jīng)理秘書(shū)職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績(jī)通過(guò)，復(fù)試由總經(jīng)理親自主持，當(dāng)面回答總經(jīng)理提出的問(wèn)題?？偨?jīng)理問(wèn)呂芬：“呂小姐，從你的個(gè)人資料上看，你的畢業(yè)論文得過(guò)獎(jiǎng)，大學(xué)生演講比賽得過(guò)第一名，你的口頭表達(dá)和書(shū)面表達(dá)的語(yǔ)言應(yīng)用能力一定很過(guò)硬了?！薄翱偨?jīng)理先生”，呂芬回答，“這只能說(shuō)我學(xué)生時(shí)代在語(yǔ)言應(yīng)用上有一定的基礎(chǔ)，但到工作單位后，對(duì)行業(yè)術(shù)語(yǔ)和管理語(yǔ)言，特別對(duì)秘書(shū)語(yǔ)言應(yīng)用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領(lǐng)導(dǎo)和前輩們學(xué)習(xí)。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進(jìn)入角色?！笨偨?jīng)理微笑地點(diǎn)頭，又問(wèn)：“呂小姐品學(xué)兼優(yōu)，才德兼?zhèn)?，獲獎(jiǎng)證書(shū)如此之多，個(gè)人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達(dá)公司應(yīng)聘，不覺(jué)得屈才嗎？”呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關(guān)資料上反映，這是貴公司與國(guó)際市場(chǎng)接軌進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)升級(jí)出現(xiàn)的暫時(shí)困難。經(jīng)過(guò)這驚險(xiǎn)的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力將有極大的提升。我若能在公司機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團(tuán)隊(duì)，這是我的榮幸?！笨偨?jīng)理連連點(diǎn)頭，又問(wèn)：“若請(qǐng)你任我的秘書(shū)，你將為我的工作提供怎樣的幫助？”“總經(jīng)理，剛開(kāi)始我只能做一些事務(wù)服務(wù)的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領(lǐng)導(dǎo)和前輩指導(dǎo)、把關(guān)；經(jīng)過(guò)幾個(gè)月實(shí)踐考驗(yàn)后，若公司認(rèn)為我基本合格，我自信能夠承擔(dān)起總經(jīng)理秘書(shū)的參謀輔助和事務(wù)服務(wù)的工作職責(zé)?！泵嬖嚱Y(jié)果，呂芬被聘任為恒達(dá)股份有限公司總經(jīng)理秘書(shū)。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人

分析與討論：⑴從呂芬在恒達(dá)公司應(yīng)聘復(fù)試的過(guò)程中，分析公司需要怎樣的秘書(shū)？⑵呂芬具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？⑶談?wù)勀阌纱税咐艿降膯l(fā)。CompanyLogo技能測(cè)評(píng)1、你的上司的上司邀請(qǐng)你共進(jìn)午餐，回到辦公室，你發(fā)現(xiàn)你的上司頗為好奇，此時(shí)你會(huì)：A告訴他詳細(xì)內(nèi)容。B不透露蛛絲馬跡。

C粗略描述，淡化內(nèi)容的重要性。2、當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，有一位下屬一直以不相干的問(wèn)題干擾會(huì)議，此時(shí)你會(huì)：

A要求所有的下屬先別提出問(wèn)題，直到你把正題講完。

B縱容下去。C告訴該下屬在預(yù)定的議程之前先別提出別的問(wèn)題。3、當(dāng)你跟上司正在討論事情，有人打長(zhǎng)途來(lái)找你，此時(shí)你會(huì)：A告訴上司的秘書(shū)說(shuō)不在。