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文檔簡(jiǎn)介

第會(huì)議籌備方案會(huì)議方案篇一

〔一〕安排方式:這里有幾種方法來(lái)處理會(huì)議的團(tuán)體住宿,最簡(jiǎn)單的方法是由參會(huì)者自己安排住宿,但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來(lái)說(shuō)最好是由主辦單位預(yù)定房間,如果不事先保存房間,會(huì)產(chǎn)生以下問(wèn)題:

1、遇到旺季,飯店可能將房間賣出,這樣會(huì)迫使參會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。

2、參會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格,因?yàn)閭€(gè)人無(wú)法有講價(jià)的能力。

3、會(huì)場(chǎng)租金可能較高〔如會(huì)場(chǎng)也在飯店〕,通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來(lái)考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。

因?yàn)闀?huì)議公司經(jīng)常與酒店合作,酒店都有協(xié)議價(jià)給到會(huì)議效勞公司,所以客房和會(huì)場(chǎng)預(yù)訂最好選擇會(huì)議公司合作,善達(dá)公關(guān)就是您理想選擇之一。

〔二〕住宿程序:一旦預(yù)訂的房間決定后,決定用哪4種根本住宿程序是你需要的:

1、告訴飯店所有參會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體〔主辦單位〕訂房卡或申請(qǐng)表為憑。

2、告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3、經(jīng)由專業(yè)會(huì)議效勞公司代為處理。

4、經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。

〔三〕預(yù)定會(huì)議住宿的方式:會(huì)議期間可能需要大量的房間,這些都必須事先預(yù)訂,否那么會(huì)造成住宿方面的問(wèn)題,特別是遇到旺季,可能找不到房間可以住,在此針對(duì)會(huì)議住宿的方式分別作說(shuō)明。

訂房卡:如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話,可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡,是免費(fèi)的。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由參會(huì)者直接向飯店訂房。

這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照根本格式事先印制,在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤,通常飯店會(huì)希望注明如果訂金沒有收到前無(wú)法確認(rèn),另外也可以注明有任何稅金或效勞費(fèi)。

另外還有一點(diǎn)也很重要,就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日,以鼓勵(lì)參會(huì)者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單:住宿單通常使用在小型會(huì)議,由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人,要求他填寫陪同人員名字,希望哪種房間,抵達(dá)與離開日期,將表格資料填在住宿單中給飯店,并告訴飯店收款方式,內(nèi)容包括:

1、注明房間效勞費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。

2、注明雜費(fèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)〔如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等〕。

3、房間只保存到抵達(dá)日的下午6時(shí),還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

4、要求飯店在寄上確認(rèn)信前,先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。

一旦房數(shù)被確定后,住宿局/觀光局會(huì)提供你一份飯店資料,讓你參考與選擇,然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。

如果可能,最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備,這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià),同時(shí)提出一些參會(huì)者可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題,請(qǐng)飯店人員答復(fù),同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)效勞情形。

特別預(yù)訂:有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保存數(shù)間給特定的人或團(tuán)體,并給予特別處理,例如:總計(jì)預(yù)訂400間,40間為VIPs〔貴賓〕使用,其余360間為參會(huì)代表,使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥⒄股潭家貏e小心接待。

詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié),并訴諸文字,彼此要了解:

1、特別預(yù)訂多少房間,什么類別和房?jī)r(jià)。

2、預(yù)訂的作業(yè)程序。

3、什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。

在決定特別預(yù)訂前,可能需要不同表格,對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日,對(duì)于貴賓(VIPs)那么注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。

工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間:在一般參會(huì)者住宿安排開始前,先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。

一般來(lái)說(shuō)工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員,包括名字和地址、職稱或注明他〔她)在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間,由誰(shuí)支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等〕。工作人員所住的房?jī)r(jià)通常會(huì)提供較優(yōu)惠價(jià)格,來(lái)降低主辦單位的本錢。

最好注明他們的身分,因?yàn)轱埖杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓〔逮VIPs〕特別禮遇〔如送水果、小禮物等〕,你可能也希望將確認(rèn)函直接給你,由你核對(duì)無(wú)誤后再寄給貴賓或工作人員。

〔四〕住宿表格的內(nèi)容:住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草擬、由主辦單位印制,但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)

有關(guān)作業(yè)原那么,例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問(wèn)。

雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團(tuán)體要求一些額外資料,一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括以下內(nèi)容:

1、主辦單位名稱。

2、會(huì)議名稱。

3、會(huì)議日期。

4、會(huì)議地點(diǎn)。

5、收件截止日期。

6、確認(rèn)函回信地址。

7、各飯店的房?jī)r(jià)。

8、稅金明細(xì)。

9、飯店的地理位置圖。

會(huì)議籌備方案篇二

一、會(huì)議主題

面對(duì)機(jī)遇,20某某年上半年銷售部門面對(duì)市場(chǎng)的需求和競(jìng)爭(zhēng)做出的一系列經(jīng)營(yíng)措施,并取得突出成效。挑戰(zhàn)未來(lái),為了在下半年里取得更大的突破,我們要總結(jié)前期工作的經(jīng)驗(yàn),齊心合力,共同探討、研究制定新的方案銷售方案以適應(yīng)市場(chǎng)變化的需求。

二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間:

20某某年9月26日

上午9:00——11:30下午3:00——5:00會(huì)議地點(diǎn):華天大酒店會(huì)議廳406

三、參加會(huì)議人員

參加會(huì)議的人員包括:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部的管理階層全體職員、各部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員

四、會(huì)議議程會(huì)議由副總經(jīng)理主持上午:

〔1〕銷售部部長(zhǎng)對(duì)上半年的銷售情況做出總結(jié)

〔2〕總經(jīng)理對(duì)這半年的銷售情況和相關(guān)報(bào)告

〔3〕其他部門人員代表對(duì)這半年來(lái)的主要工作進(jìn)行總結(jié)

下午:

〔1〕小組討論,用頭腦風(fēng)暴的方式對(duì)半年來(lái)去的工作成效和缺乏提出見解

〔2〕銷售主體小組進(jìn)行討論,提出可行性方案

〔3〕副總經(jīng)理進(jìn)行總結(jié)報(bào)告

五、會(huì)議議題

〔1〕對(duì)上半年的銷售工作進(jìn)行討論總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和缺乏

〔2〕各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作提出大體方向和指導(dǎo)

〔3〕討論下半年的銷售方案

六、會(huì)議分工

成立籌備小組:秘書組,接待組,會(huì)務(wù)組,安保組,交通后勤組。具體的工作安排如下:

秘書組:確定與會(huì)對(duì)象,發(fā)邀請(qǐng)函,預(yù)訂機(jī)票,預(yù)訂賓館房間,預(yù)訂會(huì)場(chǎng),制訂會(huì)議的預(yù)算。負(fù)責(zé)人:楊坤

會(huì)務(wù)組:會(huì)議通知的發(fā)放,對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行布置,會(huì)議文件資料的準(zhǔn)備,會(huì)議設(shè)備和用品,安排會(huì)議記錄,會(huì)簽到工作。負(fù)責(zé)人:李開生

安保組:確保每一位與會(huì)者的平安,同時(shí)還要保證會(huì)議進(jìn)行時(shí)的平安。負(fù)責(zé)人:楊建波

接待組:負(fù)責(zé)會(huì)議的接待工作,包括安排與會(huì)者的食宿,帶著與會(huì)者參觀游覽江蘇。負(fù)責(zé)人:蘇利

交通后勤組:負(fù)責(zé)與會(huì)者車輛的使用,在會(huì)議期間的引導(dǎo)工作,會(huì)議過(guò)程中茶水的準(zhǔn)備,購(gòu)置會(huì)議需要的設(shè)備等。包括臺(tái)灣方面人員的到達(dá)江蘇,及我方人員的來(lái)往。負(fù)責(zé)人:周麗敏

七、接待規(guī)格對(duì)等接待

公司上半年的銷售方案和銷售總結(jié)表

八、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算

捌萬(wàn)柒仟叁佰元整。

附件:

1、會(huì)議通知、回執(zhí)單

2、會(huì)議安排日程表

3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)表

會(huì)議方案篇三

一、活動(dòng)時(shí)間

200某年10月16日

二、活動(dòng)地點(diǎn)

文科樓320教室

三、活動(dòng)主題

回憶過(guò)去,展望未來(lái)

四、前期籌備

材料組〔李文婷〕

1、油印《天水師范學(xué)院學(xué)生社團(tuán)組織管理方法》、

《財(cái)務(wù)、贊助管理方法》45份;

油印《天水師范學(xué)院學(xué)生社團(tuán)刊物管理方法》15份;

2、起草打印主持詞,03——05年社團(tuán)工作總結(jié)和05年——06學(xué)年工作方案;起草04——05學(xué)年度學(xué)生社團(tuán)先進(jìn)個(gè)人評(píng)獎(jiǎng)?wù)f明;

3、打印專業(yè)學(xué)術(shù)類學(xué)生社團(tuán)工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)總結(jié)和王定璽在大學(xué)生論壇上的發(fā)言稿。

〔二〕聯(lián)絡(luò)組〔楊樂(lè)寧〕

1、收注冊(cè)表、制活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表、學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人通訊錄;

2、統(tǒng)計(jì)社團(tuán)黨員、團(tuán)員人數(shù);

3、統(tǒng)計(jì)社團(tuán)成立時(shí)間和章程簡(jiǎn)介〔宗旨〕、〔或收先前的許可證復(fù)印件〕為更換社團(tuán)許可證做準(zhǔn)備;

4、通知與會(huì)時(shí)間和獲獎(jiǎng)人;

5、聯(lián)系社團(tuán)活動(dòng)團(tuán)支部建設(shè)匯報(bào)單位〔時(shí)事學(xué)社和當(dāng)代中國(guó)馬克思主義研究會(huì)〕和社團(tuán)在大學(xué)生思想政治教育中的作用總結(jié)單位〔青年志愿者協(xié)會(huì)〕;

〔三〕會(huì)務(wù)組〔朱濤〕

1、收集獲獎(jiǎng)人名單、打印證書;

2、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)教室,桌布〔與秘書處聯(lián)系〕、花盆、座簽、筆紙;

3、打印更換許可證;

4、聯(lián)系播送站和電視臺(tái)、照相人員;

五、活動(dòng)實(shí)施

〔一〕會(huì)務(wù)組

1、布置場(chǎng)地〔黑板〕;預(yù)計(jì)與會(huì)人數(shù);

2、作會(huì)議記錄和照相;

〔二〕聯(lián)絡(luò)組

1、活動(dòng)前負(fù)責(zé)人簽到;

2、引導(dǎo)與會(huì)人員按預(yù)定安排就座;

〔三〕材料組

1、發(fā)放各類資料〔專業(yè)學(xué)術(shù)類社團(tuán)工作經(jīng)驗(yàn)交流總結(jié)和王定璽發(fā)言稿以及刊物管理方法〕

2、發(fā)放紙筆;

3、擺放證書;

〔四〕主持工作

1、支持人宣布會(huì)議開始;

2、陳小娟代表社團(tuán)管理部作03——05年工作總結(jié)和05——06學(xué)年工作方案;

3、學(xué)生社團(tuán)05——07年工作規(guī)劃;

4、宣讀表彰04——05學(xué)年度學(xué)生社團(tuán)先進(jìn)個(gè)人的決定;

5、頒獎(jiǎng);

7、更換社團(tuán)許可證;

8、為新成立社團(tuán)口才與演講協(xié)會(huì)頒發(fā)成立許可證書;

9、社團(tuán)負(fù)責(zé)人工作建議;

10〔休會(huì)10分鐘〕;

11、負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)交流

1〕。學(xué)習(xí)《天水師范學(xué)院學(xué)生社團(tuán)組織管理方法》

2〕。社團(tuán)活動(dòng)團(tuán)支部建設(shè)匯報(bào)〔時(shí)事學(xué)社和當(dāng)代中國(guó)馬克思主義研究會(huì)〕和社團(tuán)在大學(xué)生思想政治教育中的作用總結(jié)〔青年志愿者協(xié)會(huì)〕;

六、活動(dòng)總結(jié)

1、全體新成員寫工作總結(jié)、宣傳組寫團(tuán)訊;

2、與社團(tuán)負(fù)責(zé)人合影留念

會(huì)議籌備方案篇四

一、能夠制定大型專業(yè)會(huì)議的籌備方案

(一)方案的制定

1、確定會(huì)議主題

無(wú)論組織什么樣的會(huì)議,都有會(huì)議主題,特別是組織大型會(huì)議,必須明確會(huì)議要研究解決什么問(wèn)題,到達(dá)什么目的。

會(huì)議主題確實(shí)定的主要方法主要實(shí)際一是要有切實(shí)的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際;三是要有明確的目的。

2、確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議實(shí)際進(jìn)行時(shí)間和會(huì)議過(guò)程中的休會(huì)時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)選擇的重點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)大小適中,會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中,環(huán)境適合,交通方便,會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全。

3、確定會(huì)議的規(guī)模

會(huì)議的規(guī)模主要指,會(huì)議出席人員〔正式代表〕、特邀代表、列席人員、工作人員〔包括效勞人員〕的總體數(shù)量,會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握,以嚴(yán)格控制規(guī)模為原那么。

4、確定會(huì)議議程

會(huì)議議程包括會(huì)議主持,會(huì)議典型發(fā)言〔或重點(diǎn)發(fā)言〕、會(huì)議討論、會(huì)議講話、會(huì)議總結(jié)。確定會(huì)議議程的方法主要一是根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況,確定會(huì)議主持人;二是根據(jù)會(huì)議的主題,確定會(huì)議發(fā)言人;三是圍繞會(huì)議主題,確定會(huì)議討論題目,并根據(jù)會(huì)議規(guī)模,確定討論方式;四是根據(jù)會(huì)議擬到達(dá)的目的,安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。

5、確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備

包括大會(huì)的主報(bào)告;大會(huì)發(fā)言單位的材料;會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、住宿安排、主席臺(tái)座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時(shí)間表、會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料。

6、確定會(huì)議組織和分工

這里所指的會(huì)議組織主要指會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。包括與會(huì)議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作,每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé),責(zé)任到人,并明確任務(wù)和要求。會(huì)議組織分工包括文件起草和準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待,生活效勞〔含娛樂(lè)活動(dòng)安排〕、平安保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護(hù)等。

(二)考前須知

1、明確領(lǐng)導(dǎo)意圖,弄清籌備方案的目的、要求和意義,以便制定。

2、反復(fù)屢次與領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面商定、必要時(shí)通過(guò)開聯(lián)席會(huì)征求制定的意見或方案。

二、大型會(huì)議籌備方案〔案例〕

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

熟悉大型會(huì)議籌備方案〔案例〕。

(二)具體方案的擬寫

某某市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議安排方案

1、會(huì)議主題:

貫徹落實(shí)中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神。重點(diǎn)是討論研究全市經(jīng)濟(jì)開展的一些突出問(wèn)題,分析原因、理清思路、確定重點(diǎn)、提出對(duì)策,做好明年的工作。

2、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn):

擬定于某月某至某日〔4天〕,在“秘書工作〞某招待所召開。某月某日下午或晚上報(bào)到。

3、會(huì)議規(guī)模:

1、參加會(huì)議人員〔正式代表〕;

2、特邀代表和列席人員:工作人員〔含效勞人員〕共計(jì)某某人。

4、會(huì)議議程:

會(huì)議由市委書記、市長(zhǎng)分別主持。

第一天大會(huì)由市長(zhǎng)主持,聽取市局部綜合職能部門關(guān)于本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神的具體措施的發(fā)言;

第二天分組討論〔圍繞會(huì)議確定的討論題目進(jìn)行〕;

第三天繼續(xù)分組討論;

第四天上午繼續(xù)分組討論,下午大會(huì)由市委書記主持會(huì)議,市長(zhǎng)作會(huì)議總結(jié),書記講話。

5、會(huì)議材料準(zhǔn)備。

〔1〕大會(huì)發(fā)言單位材料;

〔2〕會(huì)議日程表、參加會(huì)議人員名單、主席臺(tái)座次安排、分組名單〔分組討論地點(diǎn)〕、討論題目、作息時(shí)間表;會(huì)議須知等;

〔3〕會(huì)議參閱文件。

6、會(huì)務(wù)工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負(fù)責(zé)〔具體分工略〕。

附:(1)會(huì)議通知〔包括會(huì)議材料準(zhǔn)備通知〕

〔2〕會(huì)議日程表

〔3〕參加會(huì)議人員名單

〔三〕考前須知:方案擬定后,須報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)。方案一經(jīng)批準(zhǔn),需作以下工作:

〔1〕召集會(huì)務(wù)工作會(huì)議,明確分工。主要分工有:文件起草包括〔文件準(zhǔn)備〕;會(huì)務(wù)效勞〔住宿安排〕生活保障,宣傳報(bào)到、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療、保衛(wèi)等,經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

〔2〕草擬材料準(zhǔn)備通知

〔3〕選定會(huì)場(chǎng),并布置會(huì)場(chǎng)〔包括會(huì)標(biāo)〕

〔4〕準(zhǔn)備會(huì)議所需用品

〔5〕會(huì)議材料準(zhǔn)備。

三、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議和大型會(huì)議的組織工作

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

掌握領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議和大型會(huì)議的組織工作

(二)會(huì)議的組織

1、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議的組織工作

議題安排。對(duì)于需要提請(qǐng)辦公會(huì)議討論決定的事項(xiàng),一般應(yīng)交秘書長(zhǎng)〔辦公室主任〕匯總,集中同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究后作出安排。會(huì)議議題除特殊情況外,應(yīng)提前兩天、重大議題提前十天通知與會(huì)人員,有關(guān)材料盡可能隨通知印發(fā)。

會(huì)務(wù)人員應(yīng)做好議題的準(zhǔn)備工作。

一是平時(shí)做好議題的調(diào)查、敦促工作,使有關(guān)方面早做準(zhǔn)備;

二是議題〔多表現(xiàn)為文件〕提出后,做好閱審協(xié)調(diào)工作,對(duì)不成熟的和需要與有關(guān)方面協(xié)商的提出意見;

三是做好安排方案。這樣,才不至于例會(huì)已到還無(wú)議題,也不至于議題成堆,會(huì)議議不了。同時(shí)還可防止把不成熟的議題拿到會(huì)議久議不定,浪費(fèi)時(shí)間。

發(fā)送會(huì)議通知。提前印制會(huì)議材料與安排會(huì)場(chǎng)。在領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議時(shí)間和內(nèi)容后,要及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知,明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、討論議題等內(nèi)容。秘書部門要提前打印或復(fù)印出會(huì)議需要討論的文件材料,根據(jù)要求提前或會(huì)上發(fā)給與會(huì)者。要事先安排布置好會(huì)場(chǎng)。會(huì)議組織。辦公會(huì)議必須有半數(shù)以上成員出席方能召開。會(huì)前要做好簽到工作,會(huì)中作好會(huì)議記錄,會(huì)后要及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。

議定事項(xiàng)的催辦與反應(yīng)。會(huì)議議定的事項(xiàng),可由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主持分解到有關(guān)部門落實(shí)辦理。也可指定專人負(fù)責(zé)催辦并收集情況,可按照紀(jì)要,填寫有關(guān)事項(xiàng)催辦卡片,或派專人調(diào)查了解。辦理事項(xiàng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng),并按月、季作出總結(jié)報(bào)

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