PowerPoint主講:張相喜Word電腦常見故障排除辦公軟件操作技巧officeExcel1精選課件第一講EXCEL篇第一章EXCEL中綜合性精華小技巧的應用2精選課件1問題在工作中，發(fā)現一些通過文本文件或其它財務軟件的數據導入Excel中后居然是以文本形式存在的(數字默認是右對齊而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數字也無濟于事答案在空白的單元格中填人數字1，然后選中這個單元格，執(zhí)行“復制”命令，然后再選中所要轉換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發(fā)現它們都變?yōu)閿底至饲勺兾谋緸閿底?“選擇性粘貼”命令的應用3精選課件快速輸入數據小技巧1、快速輸入前面帶0的數字3、另有妙用的‘號4、一次輸入多個單元格以字符2、快速輸入分數用“設置單元格格式”，把屬性改為“文本”太慢啦！在帶0的數字前加單引號如“‘001”即可“0

3/4”（注意：中間有一個空格）無空格結果是日期（3月4日）輸入“3/4”該怎么辦？？？在輸入11位及以上數字，在數字前面加上一個英文狀態(tài)下的“'”，即能正常顯示，反之以科學計數法顯示。此時，該單元格格式為文本形式，其“數值”只能排序，不能用于函數計算按住Ctrl鍵，用鼠標左鍵選定多個不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，可將該文本同時輸入上述選定的單元格中4精選課件變?yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)榫匦蜸hift在繪制線段及圖形中的作用

直線圓形正方形橢圓形斜線Shift鍵的應用

5精選課件數據的排序1、對數據清單進行排序2、創(chuàng)建自定義排序6精選課件如何設置輸入信息的有效性用戶在制作表格時可能基于現實的考慮，想要對某些單元格中的信息設定限制，此時就需要進行數據有效性的設置。其具體的步驟如下。①選中要設置數據有效性的區(qū)域，單擊【數據】|【有效性】菜單項，打開【數據有效性】對話框。7精選課件②切換到【設置】選項卡中，分別在【允許】、【數據】下拉列表中選擇【任何值】和【介于】選項，在【最小值】、【最大值】文本框中分別輸入“2”和“100”。8精選課件③單擊按鈕返回到工作表中。當用戶在輸入過程中輸入了不合要求的數據時，就會彈出【MicrosoftExcel】對話框，提示所輸入的信息有誤9精選課件ABC如何導入外部數據①選擇【數據】|【導入外部數據】|【導入數據】菜單項。②隨即會彈出【選取數據源】對話框，然后在【查找范圍】下拉列表中選擇導入數據所在的路徑或者文件夾，然后在列表框中選擇需要導入的文件。③單擊”打開”

按鈕彈出【文本導入向導－3步驟之1】對話框，然后選中【原始數據類型】組合框中的【固定寬度】單選按鈕。D④單擊”下一步”按鈕彈出【文本導入向導－3步驟之2】對話框，此時在【數據預覽】列表框中顯示出預覽效果。10精選課件EFG⑤單擊”下一步”

按鈕彈出【文本導入向導－3步驟之3】對話框。⑥單擊”完成”按鈕彈出【導入數據】對話框，然后選中【數據的放置位置】組合框中的【新建工作表】單選按鈕⑦單擊”確定”按鈕即可在當前工作簿中插入一個工作表，此工作表中顯示出導入的外部數據。11精選課件如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置上

①選中不需要打印的列，然后選擇【格式】|【列】|【隱藏】菜單項將其隱藏。②設置一個包含所有列的打印區(qū)域，其中也包含隱藏的列，然后執(zhí)行選定區(qū)域的打印操作即可。12精選課件Excel中雙擊格式刷的妙用

提出問題:如何點選一次格式刷,實現多次應用答案:雙擊格式刷即可,不用時按”ESC”退出即可13精選課件首先在Word中選中要復制的內容，然后單擊“編輯→復制”命令，進入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命令，即可將剛才復制的內容以圖片格式插入到Excel表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內容以圖片格式粘貼到Excel中。

Word內容以圖片形式插入到Excel以此法亦可將Word中的內容作為圖片鏈接插入Excel14精選課件?繪制多斜線單元格利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線該怎么做呢?!“直線”-“繪圖”繪制多斜線表頭只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。當然，斜線單元格的數據輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數據在單元格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數據放到合適位置?；蚴沁m當調整單元格屬性也可達到目的!@@15精選課件第二章圖表篇16精選課件圖表背景的處理為了使圖表看起來清晰、明朗容易讀懂我們可以利用輔助數據對其進行處理如下圖示：17精選課件數據透視表創(chuàng)建數據透視表編輯數據透視表18精選課件認識函數:函數——Excel預先定義好的特殊公式SUM(number1,number2,)公式——用戶自行設計對工作表進行計算和處理的計算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章函數篇19精選課件統計函數

——單元格引用單元格引用方式：相對引用、絕對引用、混合引用使用“$”號來鎖定引用“F4”變相對引用為絕對引用”F9”定義一個區(qū)域為數組引用實例相對引用:A1、B5絕對引用：$A$5、$C$2混合引用：$A2、D$120精選課件

2.計算條件用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內容乘以60％

1.準備條件設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表

3.顯示位置將2的計算結果顯示在Sheet3的A8單元格中

4.輸入公式則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％?？绫聿僮鲾祿?1精選課件如何通過函數合并字符

如果要將通過分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通過函數來實現。如要將下面的姓和名合并，具體的操作步驟如下。①選中單元格C30，在編輯欄中輸入“＝A30&B30”。②按下【Enter】鍵后單元格C30中填充上“李小煒”。22精選課件平均值函數average23精選課件按列查找函數vlookup——VLOOKUP表間數據對應非它莫屬VLOOKUP（查找值，數據表，列序號，［匹配條件］）可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精確查找，支持無序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列支持通配符進行查找24精選課件字段截取函數midleftrightMID(text,start_num,num_chars)翻譯為中文為：中間（文本，開始位數，截取字長）例：A2單元格中為某人的身份證請從中提取出生日期。=mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日”結果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中從左邊取num_chars個字符RIGHT(text,num_chars)在text中從右邊取num_chars字符25精選課件統計函數countcountifcount(range)統計選擇范圍內數字單元格的個數

例：COUNT(A4:A7)A4:A7范圍內數字單元格個數countif(range,criteria)統計滿足條件的單元格個數例：=countif(A4:A7,“>=80”)A4:A7范圍內大于80的單元格個數26精選課件計算兩個日期間差值Datedif=datedif(date1,date2,”y”)統計日期1與日期2相差的年數計算年齡的利器=datedif(date1,date2,”m”)統計日期1與日期2相差的月數=datedif(date1,date2,”d”)統計日期1與日期2相差的天數例：某人的出生日期為1978-12-20，到今天的年齡為=DATEDIF("1978-12-20",TODAY(),"y")27精選課件如果…否則…if函數IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻譯成中文為“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求）例：A2單元格為鄉(xiāng)鎮(zhèn)，要在B2單元格填寫郵編，輸入=IF(A2="中臺鎮(zhèn)",744400,"其它鄉(xiāng)鎮(zhèn)")該公式多嵌套，在excel2003中最多7重，在excel2007以上版本中靈臺全縣的都嵌套上沒有問題。28精選課件第二講WORD篇請參考《2013最新：黨政機關公文格式》的要求制作一份公文。內容為《關于報送教育系統關心下一代工作總結的通知》，此文為下行文，印發(fā)份數為30份。29精選課件第三講POWERPOINT篇本節(jié)內容皆選自網絡論談精華篇及微軟Office技巧大賽獲獎作品

打開將要保存為幻燈片放映的演示文稿

單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”列表中，選擇“PowerPoint放映”

該幻燈片放映文件將保存為擴展名為.pps的文件。

在完成放映后,PowerPoint將自動關閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，可以通過文件菜單中的打開命令打開該文件。

1、將要演示文稿保存為幻燈片放映文件添加圖片的PPt文件會變得非常大。你可以手動壓縮這些圖片，但還有一個更簡單的方法:讓PowerPoint為你自動完成這些工作。

單擊“圖片”-“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請選中“文檔中的所有圖片”按鈕，更改分辨率下面，選擇你要使用:Web/屏幕或者打印，若要進一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區(qū)域”復選框，單擊“確定”。

（注意:如果你對圖片進行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區(qū)域，就不能再把它們恢復到原來的分辨率或大小。這個技巧同樣適用于Word）2、縮減PowerPoint圖片所占用的空間以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應用到多張幻燈片:

單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應用該過渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果，單擊“應用于所有幻燈片”按鈕，現在這些幻燈片將使用完全相同的效果。3、多張幻燈片應用鏡頭切換效果4、使用PowerPoint制作相冊

啟動PowerPoint新建一個幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊”命令，打開相冊對話框，在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片，你可以選擇從磁盤或是像掃描儀、數碼相機這樣的外設添加圖片。若要從文件或磁盤添加圖片，請執(zhí)行下列操作之一:在“插入圖片來自”下面，單擊“文件/磁盤”，定位包含要添加到相冊中的圖片的文件夾或磁盤，選中圖片然后“插入”，重復第二步以向相冊中添加所需的圖片?；蛘甙醋trl鍵一次把它們都添加進去。接下來，指定相冊的外觀，單擊“創(chuàng)建”按鈕關閉對話框，回到編輯模式，編輯相冊封面，繼續(xù)完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創(chuàng)作的精美相冊了。

（注意:相冊是PowerPoint2002以后版本的新增功能，盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。）

打開PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，打開ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一個“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開系統上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“ShokewaveFlashObject”選項后光標將變成十字形。用十字標在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。右擊該空間窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項，在Flash的頁面屬性對話框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。5、在PowerPoint中插入Flash動畫如果要將一張幻燈的配色方案傳給另一張或多張，重新進行配色則比較麻煩。其實有很簡單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對一張幻燈片進行重新著色;如果要同時重新著色多張幻燈片，請雙擊，然后依次單擊要應用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請在完成之后，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會自動中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應用于另一份。方法是:同時打開兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。6、復制配色方案使用PPT時，往往需要與其他程序窗口的數據配合以增強演示的效果，我們慣用方式:

單擊“幻燈片放映”-“觀看放映”，用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc”組合鍵與其他窗口切換實現

另有高招:

打開演示文稿:按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。7、快速切換窗口播放模式PowerPoint新引入的“圖表”命令使得在幻燈片中添加一個圖表元素非常簡單。像幻燈片中的其他部件那樣，圖表元素可以移動和改變大小。

單擊“插入→圖表”命令，就可以在當前頁碼中插入一個默認圖表，如果想改變圖表的樣式，可以單擊“圖表→圖表類型”命令在彈出的窗口選擇相應的類型即可。8、添加圖表在PowerPoint中如果想執(zhí)行同一動作，比如重復修改字體、字型號等，這時按F4鍵可輕松實現。9、重復操作如果要在一張圖片中加入文字說明，可將圖片先放到PowerPoint中，然后再將幻燈片保存為圖片格式，這樣不會像Windows自帶的畫圖板，把整個文本框覆蓋在圖片上。當然我們也可將文字保存為圖片，方便瀏覽。

具體操作如下:單擊“文件”-“另存為”命令，在“保存類型”框中選擇圖片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后單擊“確定”，

這時可選擇是將所有幻燈片保存為圖片，還是將當前幻燈片保存為圖片。10、將文字幻燈片保存為圖片為了形式美觀一致，我們要求每一頁的按鈕通常放在同一位置。在一個頁面做好按鈕以后，選定所有按鈕，按“Ctrl+C”復制，然后換一頁，按“Ctrl+V”粘貼就行了，并且以前設置好的動作在其它頁面同樣有效，這樣就簡單多了。利用這種方法還可以將其他對象也放在不同頁面的同一位置。11、快速復制對象在PowerPoint中，每次輸入文本都要插入一個文本框，操作起來很不方便。其實可以先在Word中將所有內容按一定樣式輸入，再將它發(fā)送給PowerPoint。具體方法是:在Word中打開文檔，單擊“文件”菜單中的“發(fā)送”，再單擊“MicrosoftPowerPoint”。每個標題1樣式的段落都會成為新幻燈片的標題;每個標題2樣式的段落都會成為第一級文本，依此類推。12、將Word文檔發(fā)送到PowerPoint

以下是一些簡化幻燈片放映操作的方法:

進到下一張幻燈片:N、Enter、PageDown、右箭頭、下箭頭、空格鍵（或單擊鼠標）

退到上一張幻燈片:P、PageUp、左箭頭、上箭頭、空格鍵

終止幻燈片放映:Esc或“-”