人力資源部：黃淑敏人力資源部：黃淑敏1雙擊添加標題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件人、抄送人的選擇郵件寫作的注意事項雙擊添加標題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件2教學重點：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學難點：掌握收件人、抄送人的選擇、電子郵件寫作的注意事項教學重點：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學難點3電子郵件的格式Chapter

1電子郵件的格式Chapter14內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期格式上的要求：（1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說（2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：5123456稱呼1.第一行頂格2.以冒號結(jié)尾，表示有話說；正文1.三部分：鏈接語、主體文、總括語；2.每一論點重起一行，低兩格起；署名1.落款簽名，一般情況下統(tǒng)一設(shè)置；2.簽名可以根據(jù)需要設(shè)置多個版本；問候1.稱呼下另起一行2.低兩格祝頌語1.表示致敬、祝賀之意；2.另起一行，頂格或低兩格；日期1.發(fā)件當日日期；2.郵件自動功能，可省略；123456稱呼正文署名問候祝頌語日期601020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理（協(xié)調(diào)統(tǒng)一）內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰（分層分類）字體字號選擇要恰當01020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰字7稱呼問候

會議前請您準備以下資料：

1.第一季度銷售指標完成中碰到的難點；

2.第二季度銷售二部的指標設(shè)定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對于會議安排有任何疑問請隨時聯(lián)系XXX。謝謝！祝頌語鏈接語主體文總括語正文張經(jīng)理：

您好！邀請您參加2009年3月26日在公司1號會議室舉行的“第二季度銷售指標確定會議”。會議的具體安排如下：稱呼問候會議前請您準備以下資料：祝頌語鏈接語主體文總括電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter

2電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter29郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點課件10收件人、抄送人的選擇Chapter

3收件人、抄送人的選擇Chapter311在功能上無特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。在功能上無特別區(qū)別12收件人（主送）請示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦堅持一個主送，不能多頭主送；發(fā)送上行文時，應(yīng)當根據(jù)工作內(nèi)容選擇對象，即：針對具體公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情以外，不隨意向上級發(fā)送請示、報告、意見之類的文件；收件人請示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦堅持一個主送，不能多頭主13（二）關(guān)于抄送

抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

（二）關(guān)于抄送

141．應(yīng)當抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人；

（2）上級部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一個上級部門；

（3）隔級溝通：下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級；上級越級向下級行文時，可以抄送受文人的直接上級。

1．應(yīng)當抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的15

2．不應(yīng)當抄送的情況

（1）請示郵件不得抄送其下級部門或個人；

（2）接受抄送公文的部門或個人不必再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；

（3）凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。

2．不應(yīng)當抄送的情況

（1）請示郵件不得抄送其下級部門或16郵件寫作注意事項Chapter

郵件寫作注意事項Chapter17每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)。如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開使用不同的郵件傳送。也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)18撰寫郵件之前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點；書寫時要比口語對話再稍微正式一點；設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點，多站在對方的立場思考你要寫的郵件；了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可；多一點體貼，想辦法讓你的郵件，看起來簡短扼要，有親和力又不失禮。

撰寫郵件之前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕19電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。

郵件結(jié)構(gòu)：電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前20主動說出你期待對方做的事情當你想要收件者采取行動時，如果郵件的內(nèi)容較長，在信件的一開始，就應(yīng)說明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求也可。如果發(fā)送表格形式（內(nèi)容不多），建議將表格復(fù)制到郵件內(nèi)容中進行發(fā)送。

主動說出你期待對方做的事情21郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點課件22郵件的日期與時間要明確在郵件中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(3月7日)」「下個月(8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?幾點？以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會郵件的日期與時間要明確23如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。謹慎使用全部回復(fù)

如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來24檢查自己寫的郵件時，試試看讀出聲音，查看語句是否通順、是否是對話式的寫作風格、是否有錯別字、對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

檢查自己寫的郵件時，試試看讀出聲音，查看語句是否通順、是否是251.采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應(yīng)該來做這件事情。

A.你對這件事情有什么想法?

B.有誰可以提供意見給我?

看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

2.動詞比名詞更有力量。

C.讓我們做個計劃吧!

D.讓我們計劃這件事情。

在D句里，計劃兩個字被用在動詞的表現(xiàn)，會比C句用在名詞有力量。1.采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應(yīng)該來做這件事情。

26ENDEND27人力資源部：黃淑敏人力資源部：黃淑敏28雙擊添加標題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件人、抄送人的選擇郵件寫作的注意事項雙擊添加標題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件29教學重點：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學難點：掌握收件人、抄送人的選擇、電子郵件寫作的注意事項教學重點：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學難點30電子郵件的格式Chapter

1電子郵件的格式Chapter131內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：稱呼、問候、正文、祝頌語、署名、日期格式上的要求：（1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說（2）問候語：問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：32123456稱呼1.第一行頂格2.以冒號結(jié)尾，表示有話說；正文1.三部分：鏈接語、主體文、總括語；2.每一論點重起一行，低兩格起；署名1.落款簽名，一般情況下統(tǒng)一設(shè)置；2.簽名可以根據(jù)需要設(shè)置多個版本；問候1.稱呼下另起一行2.低兩格祝頌語1.表示致敬、祝賀之意；2.另起一行，頂格或低兩格；日期1.發(fā)件當日日期；2.郵件自動功能，可省略；123456稱呼正文署名問候祝頌語日期3301020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理（協(xié)調(diào)統(tǒng)一）內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰（分層分類）字體字號選擇要恰當01020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰字34稱呼問候

會議前請您準備以下資料：

1.第一季度銷售指標完成中碰到的難點；

2.第二季度銷售二部的指標設(shè)定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對于會議安排有任何疑問請隨時聯(lián)系XXX。謝謝！祝頌語鏈接語主體文總括語正文張經(jīng)理：

您好！邀請您參加2009年3月26日在公司1號會議室舉行的“第二季度銷售指標確定會議”。會議的具體安排如下：稱呼問候會議前請您準備以下資料：祝頌語鏈接語主體文總括電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter

2電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter236郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點課件37收件人、抄送人的選擇Chapter

3收件人、抄送人的選擇Chapter338在功能上無特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。在功能上無特別區(qū)別39收件人（主送）請示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦堅持一個主送，不能多頭主送；發(fā)送上行文時，應(yīng)當根據(jù)工作內(nèi)容選擇對象，即：針對具體公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情以外，不隨意向上級發(fā)送請示、報告、意見之類的文件；收件人請示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦堅持一個主送，不能多頭主40（二）關(guān)于抄送

抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

（二）關(guān)于抄送

411．應(yīng)當抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人；

（2）上級部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一個上級部門；

（3）隔級溝通：下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)抄送被越過的上級；上級越級向下級行文時，可以抄送受文人的直接上級。

1．應(yīng)當抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的42

2．不應(yīng)當抄送的情況

（1）請示郵件不得抄送其下級部門或個人；

（2）接受抄送公文的部門或個人不必再向其他機關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；

（3）凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。

2．不應(yīng)當抄送的情況

（1）請示郵件不得抄送其下級部門或43郵件寫作注意事項Chapter

郵件寫作注意事項Chapter44每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)。如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開使用不同的郵件傳送。也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)45撰寫郵件之前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點；書寫時要比口語對話再稍微正式一點；設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點，多站在對方的立場思考你要寫的郵件；了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可；多一點體貼，想辦法讓你的郵件，看起來簡短扼要，有親和力又不失禮。

撰寫郵件之前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕46電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強調(diào)第一段的重點。

郵件結(jié)構(gòu)：電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前47主動說出你期待對方做的事情當你想要收件者采取行動時，如果郵件的內(nèi)容較長，在信件的一開始，就應(yīng)說明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求也可。如果發(fā)送表格形式（內(nèi)容不多），建議將表格復(fù)制到郵件內(nèi)容中進行發(fā)送。

主動說出你期待對方做的事情48郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點課件49郵件的日期與時間要明確在郵件中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(3月7日)」「下個月(8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?幾點？以免雙方認知不同而產(chǎn)生誤會郵件的日期與時間要明確50如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點出回復(fù)的重點，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。謹慎使用全部回復(fù)

如果你回復(fù)對方的來信時，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來51檢查自己寫的郵件時，試試看讀出