第二節(jié)銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)初始設(shè)置一、銷售管理系統(tǒng)初始設(shè)置（一）銷售系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置在系統(tǒng)菜單中點(diǎn)選“設(shè)置/銷售選項(xiàng)”，可進(jìn)入銷售系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置界面，如圖8-3所示。銷售系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置界面包括五個(gè)頁簽：業(yè)務(wù)控制頁簽、其他控制頁簽、信用控制頁簽、可用量控制頁簽、價(jià)格管理頁簽。圖8-3銷售系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置主要參數(shù)說明1.業(yè)務(wù)控制頁簽的業(yè)務(wù)選擇包括是否有零售日報(bào)業(yè)務(wù)、是否有銷售調(diào)撥業(yè)務(wù)、是否有委托代銷業(yè)務(wù)、是否有分期收款業(yè)務(wù)、是否有直運(yùn)銷售業(yè)務(wù)等五項(xiàng)。打勾選擇，選中時(shí)系統(tǒng)增加相應(yīng)業(yè)務(wù)的菜單項(xiàng)及相應(yīng)業(yè)務(wù)的明細(xì)賬表，若不選則不能處理相應(yīng)業(yè)務(wù)。其中，“是否有委托代銷業(yè)務(wù)”項(xiàng)在選擇后不可更改。2.是否有遠(yuǎn)程銷售部門。默認(rèn)為否，可隨時(shí)修改。有遠(yuǎn)程應(yīng)用時(shí)，可設(shè)置遠(yuǎn)程標(biāo)識(shí)號，可執(zhí)行遠(yuǎn)程應(yīng)用功能。標(biāo)識(shí)號指總部及各分支機(jī)構(gòu)之間分配的唯一標(biāo)識(shí)號，可設(shè)定為兩位，最大為99，可隨時(shí)修改。3.是否有超訂量發(fā)貨控制。通過該參數(shù)可根據(jù)銷售訂單控制銷售發(fā)貨數(shù)量，限制業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，降低出貨回款的風(fēng)險(xiǎn)。若選擇是，在參照銷售訂單開發(fā)貨單、銷售發(fā)票，保存時(shí)對訂單累計(jì)發(fā)貨數(shù)、累計(jì)開票數(shù)與訂單數(shù)量進(jìn)行比較。當(dāng)累計(jì)發(fā)貨（開票）數(shù)－訂單數(shù)量＞0，不允許保存；當(dāng)累計(jì)發(fā)貨（開票）數(shù)－訂單數(shù)量≤0，允許保存。4.是否銷售生成出庫單。若選擇是，銷售管理系統(tǒng)的發(fā)貨單、銷售發(fā)票、零售日報(bào)、銷售調(diào)撥單在審核/復(fù)核時(shí)，自動(dòng)生成銷售出庫單，并傳到庫存管理和存貨核算系統(tǒng)，庫存管理系統(tǒng)不可修改出庫數(shù)量，即一次發(fā)貨全部出庫。若不選擇，則銷售出庫單由庫存管理系統(tǒng)參照上述單據(jù)生成，不可手工填制。在參照時(shí)，可以修改本次出庫數(shù)量，即可以一次發(fā)貨多次出庫；生成銷售出庫單后不可修改出庫數(shù)量。5.報(bào)價(jià)是否含稅。報(bào)價(jià)指單據(jù)上的報(bào)價(jià)欄目的價(jià)格。報(bào)價(jià)含稅時(shí)，含稅單價(jià)＝報(bào)價(jià)*扣率*扣率2；報(bào)價(jià)不含稅時(shí)，無稅單價(jià)＝報(bào)價(jià)*扣率*扣率2。貨物的最低售價(jià)、委托代銷的結(jié)算單價(jià)、委托調(diào)整單金額是否含稅也取決于這個(gè)選項(xiàng)。6.必有訂單模式選項(xiàng)有普通銷售必有訂單、委托代銷必有訂單、分期收款必有訂單、直運(yùn)銷售必有訂單等四種，必有訂單時(shí)，發(fā)貨單、發(fā)票不可手工填制，需要參照訂單。7.是否控制操作員權(quán)限。如果控制操作員權(quán)限，則查詢、修改、刪除、審核、關(guān)閉單據(jù)時(shí)，只能對單據(jù)制單人有權(quán)限的單據(jù)進(jìn)行操作；棄審對單據(jù)審核人有權(quán)限的單據(jù)進(jìn)行操作；打開對單據(jù)關(guān)閉人有權(quán)限的單據(jù)進(jìn)行操作；變更不控制操作員數(shù)據(jù)權(quán)限，僅判斷當(dāng)前操作員是否有變更功能權(quán)限和其他幾項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入權(quán)限。（二）銷售類型銷售類型可以包括一般銷售業(yè)務(wù)、外幣銷售業(yè)務(wù)、現(xiàn)金銷售業(yè)務(wù)、委托代銷業(yè)務(wù)、分期收款銷售業(yè)務(wù)、售后退貨業(yè)務(wù)、材料銷售業(yè)務(wù)、集團(tuán)內(nèi)部銷售業(yè)務(wù)、零售業(yè)務(wù)、先發(fā)貨后開發(fā)票銷售業(yè)務(wù)、直接開發(fā)票銷售業(yè)務(wù)、包裝物租借等。操作要點(diǎn)：在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/其他設(shè)置/銷售類型”，進(jìn)入銷售類型設(shè)置界面，如圖8-4所示。單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，屏幕上出現(xiàn)一空白行?！靶蛱枴睓谟上到y(tǒng)自動(dòng)設(shè)置流水號；“銷售類型編碼”和“銷售類型名稱”欄必須填列；“出庫類別”欄參照錄入收發(fā)類別，且只能選擇收發(fā)標(biāo)志為“發(fā)”的收發(fā)類別；“是否默認(rèn)值”欄系統(tǒng)默認(rèn)為第一個(gè)錄入的銷售類型。圖8-4銷售類型（三）發(fā)運(yùn)方式在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，需要在發(fā)運(yùn)方式功能中預(yù)設(shè)各種運(yùn)輸方式，如空運(yùn)、海運(yùn)、公路運(yùn)輸、鐵路托運(yùn)等。操作要點(diǎn)：在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/其他設(shè)置/發(fā)運(yùn)方式”，進(jìn)入發(fā)運(yùn)方式設(shè)置界面，如圖8-5所示。單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，屏幕上出現(xiàn)一空白行。輸入“發(fā)運(yùn)方式編碼”、“發(fā)運(yùn)方式名稱”，不能為空，且不能重復(fù)。圖8-5發(fā)運(yùn)方式檔案（四）費(fèi)用項(xiàng)目費(fèi)用項(xiàng)目功能用于對費(fèi)用項(xiàng)目的設(shè)置和管理，企業(yè)在處理銷售業(yè)務(wù)中的代墊費(fèi)用、銷售支出費(fèi)用時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些費(fèi)用項(xiàng)目。操作要點(diǎn)：在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/其他設(shè)置/費(fèi)用項(xiàng)目”，進(jìn)入費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置界面，如圖8-6所示。單擊功能鍵中的〖增加〗按鈕，屏幕上出現(xiàn)一空白行。輸入“費(fèi)用項(xiàng)目編碼”、“費(fèi)用項(xiàng)目名稱”，不能為空，且不能重復(fù)。圖8-6費(fèi)用項(xiàng)目（五）期初單據(jù)錄入為保證其數(shù)據(jù)的連貫性，初次使用銷售管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將建賬日之前已經(jīng)發(fā)貨、出庫，尚未開發(fā)票的業(yè)務(wù)及已經(jīng)發(fā)生但未完全結(jié)算的委托代銷業(yè)務(wù)，作為期初數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，期初數(shù)據(jù)以系統(tǒng)啟用日期為準(zhǔn)，啟用日期以前的數(shù)據(jù)為期初數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供的期初單據(jù)有期初發(fā)貨單(包括分期收款發(fā)貨單)和期初委托代銷發(fā)貨單。期初單據(jù)按照正常發(fā)貨單錄入，發(fā)貨日期小于系統(tǒng)啟用日期。期初發(fā)貨單不影響現(xiàn)存量、可用量、待出庫數(shù)等數(shù)據(jù)。期初單據(jù)審核后有效，在月末結(jié)賬時(shí)記入有關(guān)銷售賬中。示例8-1：2003年11月23日，西南辦事處業(yè)務(wù)員何飛以公路運(yùn)輸方式向客戶重慶光華發(fā)運(yùn)100型普通摩托車95臺(tái)，不含稅單價(jià)5600元。操作步驟：1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/期初錄入/期初發(fā)貨單”，進(jìn)入期初發(fā)貨單設(shè)置界面，如圖8-7所示。圖8-7期初發(fā)貨單2.點(diǎn)擊〖增加〗按鈕，在期初發(fā)貨單中輸入發(fā)貨時(shí)間“2003-12-28”，在“客戶簡稱”欄參照選入“重慶光華”，“發(fā)運(yùn)方式”欄參照選入“公路運(yùn)輸”，“銷售部門”欄參照選入“西南辦事處”，“備注”欄輸入“銷售3.在表體欄目“倉庫名稱”欄參照選入“成品倉庫”，“存貨名稱”欄參照選入“100型摩托車-普通型”，“數(shù)量”欄輸入“95”，“報(bào)價(jià)”欄輸入“56004.點(diǎn)擊〖保存〗按鈕，保存錄入的期初發(fā)貨單。友情提醒：1.期初發(fā)貨單的開票處理同正常發(fā)貨單，但加期初標(biāo)記。2.期初分期收款發(fā)貨單、期初委托代銷發(fā)貨單被存貨核算系統(tǒng)取數(shù)后就不允許再棄審。3.期初委托代銷發(fā)貨單只需錄入未完全結(jié)算的數(shù)據(jù)。二、應(yīng)收款管理系統(tǒng)初始設(shè)置（一）應(yīng)收款管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置應(yīng)收款系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置界面有三個(gè)頁簽：常規(guī)頁簽、憑證頁簽、權(quán)限與預(yù)警頁簽。常規(guī)選項(xiàng)設(shè)置應(yīng)收款核銷方式、單據(jù)審核日期依據(jù)、匯兌損益方式、壞賬處理方式、代墊費(fèi)用類型、應(yīng)收賬款核算模型、是否自動(dòng)計(jì)算現(xiàn)金折扣、是否進(jìn)行遠(yuǎn)程應(yīng)用、是否登記支票、改變稅額是否反算稅率。憑證選項(xiàng)設(shè)置受控科目制單方式、非受控科目制單方式、控制科目依據(jù)、銷售科目依據(jù)、月末結(jié)賬前是否全部生成憑證、方向相反的分錄是否合并、核銷是否生成憑證、預(yù)收沖應(yīng)收是否生成憑證、紅票對沖是否生成憑證。權(quán)限與預(yù)警選項(xiàng)設(shè)置是否啟用客戶權(quán)限、是否啟用部門權(quán)限、是否根據(jù)單據(jù)自動(dòng)報(bào)警、是否信用額度控制、是否根據(jù)信用額度自動(dòng)報(bào)警。操作要點(diǎn)：在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/選項(xiàng)”，進(jìn)入賬套參數(shù)設(shè)置界面，如圖8-8所示。點(diǎn)擊〖編輯〗按鈕，進(jìn)行選項(xiàng)的設(shè)置，分別單擊每個(gè)選項(xiàng)后邊的下拉框選擇所需要的賬套參數(shù)的設(shè)置。選擇完各個(gè)賬套參數(shù)后，單擊〖確認(rèn)〗按鈕，系統(tǒng)即保存所選的操作，單擊〖取消〗按鈕，系統(tǒng)即取消所作的選擇。圖8-8應(yīng)收款系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置友情提示：1.如果使用單據(jù)日期為審核日期，則月末結(jié)賬時(shí)單據(jù)必須全部審核。因?yàn)橄略聼o法以單據(jù)日期為審核日期。2.在賬套使用過程中，如果當(dāng)年已經(jīng)計(jì)提過壞賬準(zhǔn)備，則壞賬處理方式參數(shù)不可以修改，只能下一年度修改。3.應(yīng)收賬款核算模型選項(xiàng)在系統(tǒng)啟用時(shí)或者還沒有進(jìn)行任何業(yè)務(wù)（包括期初數(shù)據(jù)錄入）才允許從簡單核算改為詳細(xì)核算；從詳細(xì)核算改為簡單核算隨時(shí)可以進(jìn)行，一旦有數(shù)據(jù)，簡單核算就改不回詳細(xì)核算。4.改變稅額是否反算稅率參數(shù)只能在銷售系統(tǒng)沒有啟用時(shí)方可設(shè)置，如銷售系統(tǒng)已啟用，則只能查看，不能編輯。（二）初始設(shè)置在應(yīng)用應(yīng)收款管理系統(tǒng)之前應(yīng)先進(jìn)行初始設(shè)置，初始設(shè)置的作用是建立應(yīng)收款管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，確定使用哪些單據(jù)處理應(yīng)收業(yè)務(wù)，確定需要進(jìn)行賬齡管理的賬齡區(qū)間。以便選擇使用自己定義的單據(jù)類型、使應(yīng)收業(yè)務(wù)管理更符合企業(yè)的需要。包括憑證科目設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置、賬齡區(qū)間設(shè)置、壞賬初始設(shè)置、報(bào)警級別設(shè)置等五項(xiàng)。1.憑證科目的設(shè)置。由于應(yīng)收款管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)類型較固定，生成的憑證類型也較固定，為了簡化憑證生成操作，可以將各業(yè)務(wù)類型憑證中的常用科目預(yù)先設(shè)置好。系統(tǒng)將依據(jù)制單規(guī)則在生成憑證時(shí)自動(dòng)帶入科目。包括基本科目設(shè)置、控制科目設(shè)置、產(chǎn)品科目設(shè)置、結(jié)算方式科目設(shè)置。2.單據(jù)類型設(shè)置。單據(jù)類型設(shè)置指將企業(yè)的往來業(yè)務(wù)與單據(jù)類型建立對應(yīng)關(guān)系，達(dá)到快速處理業(yè)務(wù)以及進(jìn)行分類匯總、查詢、分析的效果。系統(tǒng)提供了發(fā)票和應(yīng)收單兩大類型的單據(jù)。如果同時(shí)使用銷售系統(tǒng)，則發(fā)票類型單據(jù)名稱包括銷售專用發(fā)票、普通發(fā)票、銷售調(diào)撥單和銷售日報(bào)。如果單獨(dú)使用應(yīng)收系統(tǒng)，則單據(jù)名稱不包括后兩種。應(yīng)收單記錄銷售業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收款情況?？梢詫?yīng)收單劃分為不同的類型，以區(qū)分應(yīng)收貨款之外的其他應(yīng)收款。例如，將應(yīng)收單分為應(yīng)收代墊費(fèi)用款、應(yīng)收利息款、應(yīng)收罰款、其他應(yīng)收款等。3.賬齡區(qū)間設(shè)置。本功能便于企業(yè)根據(jù)自己定義的賬款時(shí)間間隔，進(jìn)行應(yīng)收賬款或收款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款、收款情況。4.壞賬準(zhǔn)備設(shè)置。企業(yè)應(yīng)于期末對不包含應(yīng)收票據(jù)的應(yīng)收款項(xiàng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，其基本方法是銷售收入百分比法、應(yīng)收余額百分比法、賬齡分析法等。選定方法并做過任意一種壞賬處理（壞賬計(jì)提、壞賬發(fā)生、壞賬收回）后，就不能修改壞賬準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，只允許查詢。5.報(bào)警級別設(shè)置。通過對報(bào)警級別的設(shè)置，將客戶按照客戶欠款余額與其授信額度的比例分為不同的類型，以便于掌握各個(gè)客戶的信用情況。操作要點(diǎn)：在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/初始設(shè)置”，進(jìn)入初始設(shè)置界面，如圖8-9所示。在左邊選擇需要進(jìn)行設(shè)置的項(xiàng)目，然后在右邊相關(guān)欄目輸入相應(yīng)信息。圖8-9應(yīng)收款系統(tǒng)初始設(shè)置（三）期初余額在啟用應(yīng)收款管理系統(tǒng)之前，必須將賬套啟用會(huì)計(jì)期間以前未處理完的應(yīng)收、收款、預(yù)收單據(jù)，錄入到系統(tǒng)中。通過錄入期初單據(jù)的形式建立期初數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行后續(xù)處理，以詳細(xì)記錄每一筆往來業(yè)務(wù)，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的處理。錄入期初余額，包括未結(jié)算完的發(fā)票和應(yīng)收單、預(yù)收款單據(jù)、未結(jié)算完的應(yīng)收票據(jù)以及未結(jié)算完畢的合同金額。期初余額錄入后，可與總賬系統(tǒng)對賬，在日常業(yè)務(wù)中，可對期初發(fā)票、應(yīng)收單、預(yù)收款、票據(jù)進(jìn)行后續(xù)的核銷、轉(zhuǎn)賬處理。操作方法及注意事項(xiàng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)期初單據(jù)錄入相同。示例8-2：2003年12月31日，北方辦事處業(yè)務(wù)員石海為客戶北京宏圖代墊費(fèi)用3200元，核算科目“其他應(yīng)收款-單位”，代碼為“113302”操作步驟：1.選擇“設(shè)置”菜單下的“期初余額”項(xiàng)，系統(tǒng)彈出“期初余額—查詢”對話框，點(diǎn)擊〖確認(rèn)〗按鈕，進(jìn)入期初余額查詢界面。2.點(diǎn)擊〖增加〗按鈕，系統(tǒng)彈出單據(jù)類別對話框，“單據(jù)名稱”欄在下拉框中選擇“應(yīng)收單”，“單據(jù)類型”欄選擇“其他應(yīng)收單”，“方向”欄為“正向，如圖8-10所示。點(diǎn)擊〖確認(rèn)〗按鈕，進(jìn)入應(yīng)收單據(jù)錄入界面。圖8-10應(yīng)收單據(jù)類別3.在“客戶”欄參照選入“北京宏圖”，“科目”欄輸入或參照選入“11330