2010年80特殊載體檔案的整理2010年80特殊載體檔案的整理

第一步分載體

將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、錄像、光盤、磁盤（硬盤）、證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等類。分類要根據(jù)各單位實(shí)際情況來定，并在分類方案中標(biāo)明類別代號，如：照片為“1”，錄音為“2”、錄像為“3”，光盤為“4”，證書為“5”……。

照片底片錄音帶錄像帶光盤計(jì)算機(jī)磁帶2010年81照片底片

第二步初步整理

特殊載體檔案一般在歸檔過程中容易受污和破損，因此要進(jìn)行檢驗(yàn)、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要同時(shí)收集，一個(gè)單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對統(tǒng)一，常用5寸或7寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存。錄音、錄像帶歸檔時(shí)要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測。

照片掃描錄像帶整理、檢測數(shù)碼照片刻錄光盤印出代表性照片

2010年82第二步初步整理照片掃描

獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。2010年83獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋

第三步分類整理

1．照片檔案的整理

（1）紙質(zhì)照片的整理①照片的分類：

一是按年度——問題進(jìn)行分類：例：2005年黨群類行政類業(yè)務(wù)類2006年 黨群類行政類業(yè)務(wù)類……

二是按問題——年度進(jìn)行分類：例：黨群類2005年2006年……

行政類2005年2006年……

業(yè)務(wù)類2005年、2006年…………

分類方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變動(dòng)。問題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過細(xì)。

2010年84第三步分類整理2010年84

②照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取不同的組卷方法。

按年度——問題進(jìn)行分類的，則將照片按年度分開，一個(gè)年度中形成的所有照片對應(yīng)分類方案按問題分成若干類，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，依次放入照相冊中組成一卷（冊），若照片多的可組成二卷（冊）、三卷（冊）。一個(gè)類里的照片一般按時(shí)間先后依次放入。

2010年85②照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取

按問題—年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案按問題分開，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。同一問題的照片組成一卷，即黨群類的照片按照年度依次放入照相冊中組成一卷（冊），直至放滿一卷（冊）為止，一個(gè)年度的照片一般按時(shí)間先后依次放入。依次類推，行政類、業(yè)務(wù)類照片同樣方法另行組卷。2010年86按問題—年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案

對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊或檔案袋、檔案盒中，按照片號順序排列，其說明可另外書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。2010年87對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)

③照片的編號

照片號用“卷號—張?zhí)枴北硎荆础罢掌瑱n案案卷流水號—卷內(nèi)照片流水號”。每卷內(nèi)的照片均從1開始編張?zhí)枺⒃谡掌趁鎸懮舷鄳?yīng)的照片號，以便提供利用后歸入原位。2010年88③照片的編號2010年88

④照片說明的編寫

單張照片說明：一是符號說明，包括照片號、參見號（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號）二是文字說明，包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。2010年89④照片說明的編寫2010年89

組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，應(yīng)擬寫組合照片說明。

一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。

二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。

四是組合照片說明可放在本組照片第一張照片的上方。2010年90組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按

⑤照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊，不用普通的照相簿。⑥卷內(nèi)目錄的填寫：每卷照片檔案都要填寫卷內(nèi)目錄，欄目有：照片/底片號、題名、拍攝時(shí)間、備注，單張照片逐條填寫，一組照片可概括該組照片基本內(nèi)容填寫一條內(nèi)目。2010年91⑤照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照

⑦備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立卷時(shí)間。⑧案卷內(nèi)封面的填寫：

第一欄：填寫單位全稱。第二欄：按問題—年度分類的，應(yīng)填寫問題名稱，按年度—問題分類的，可不填。第三欄（中間空白處）：填寫案卷標(biāo)題：按問題—年度分類組卷的，題名為：XXX（單位名稱）二〇〇X—二〇〇X年黨群工作活動(dòng)照片；按年度—問題分類組卷的，題名為：XXX（單位名稱）二〇〇X年工作活動(dòng)照片。另案卷號、保管期限號、卷內(nèi)照片張數(shù)等欄目如實(shí)填寫。XX鎮(zhèn)人民政府本鎮(zhèn)2010年92⑦備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立

⑨脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可如實(shí)填寫，如沒有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填案卷流水號，第四格填卷內(nèi)照片起止號。⑩案卷目錄的編制：欄目有檔號、題名、日期、張數(shù)、保管期限、備注。2010年93⑨脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可

2．錄音帶、錄像帶的整理

錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類。

一個(gè)錄音帶就是一個(gè)保管單位，即一盒，按照時(shí)間順序編一個(gè)大流水號即可。

錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填流水號。

編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫可參照照片說明的寫法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。

錄像帶的整理同上。2010年942．錄音帶、錄像帶的整理2010年94

3．光盤檔案的整理：

一般要求按年度，或按專題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張光盤，同時(shí)應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲(chǔ)內(nèi)容說明。

一張光盤即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤按要求寫好文字說明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤盒子背脊貼四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填光盤流水號。

光盤也可以放入光盤檔案冊中，每張光盤按要求寫好文字說明。2010年953．光盤檔案的整理：2010年95

光盤檔案冊脊背填寫，可直接按上面的欄目填寫，也可貼與單張光盤脊背相同的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填冊內(nèi)光盤起止號。一個(gè)單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫脊背或貼標(biāo)簽兩種方法中的一種，不能兩種方法混用。

光盤檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫，要按“張”為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫參考照片檔案填寫要求。2010年96光盤檔案冊脊背填寫，可直接按上面的欄目填寫，也

4．實(shí)物檔案的整理

（1）分類排序

實(shí)物檔案按證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗……分類，同一類的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。

（2）貼標(biāo)簽

采用四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填類內(nèi)實(shí)物流水號。標(biāo)簽位置一般貼在實(shí)物背面右上方，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。2010年974．實(shí)物檔案的整理2010年97

（3）編制目錄

實(shí)物檔案目錄內(nèi)容有：檔號、責(zé)任者、題名、時(shí)間、載體、互見號、備注。大部分欄目填寫與文書檔案、科技檔案的要求相同，互見號填寫該實(shí)物承載內(nèi)容所對應(yīng)的文書檔案的檔號。2010年98（3）編制目錄2010年98

第四步上架入柜

照片檔案上架要豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音(像)帶、磁帶分別單個(gè)放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜（防磁柜）平放，沒有防磁柜的單位可放入鐵制檔案箱或密集架上，不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物，定期倒帶，遠(yuǎn)離磁場和電器設(shè)備等。光盤放入塑料盒或光盤檔案冊，防止劃傷。

照片檔案光盤檔案（盒裝）光盤檔案

錄音錄像檔案防磁柜2010年99第四步上架入柜實(shí)物檔案按種類分別排放。

特殊載體檔案一般列在分類方案的最后，排架時(shí)也宜排在檔案箱或密集架的最后部分。2010年100實(shí)物檔案按種類分別排放。特殊載體檔案一般列在分

謝謝大家！特殊載體檔案整理課件22

2010年80特殊載體檔案的整理2010年80特殊載體檔案的整理

第一步分載體

將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、錄像、光盤、磁盤（硬盤）、證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等類。分類要根據(jù)各單位實(shí)際情況來定，并在分類方案中標(biāo)明類別代號，如：照片為“1”，錄音為“2”、錄像為“3”，光盤為“4”，證書為“5”……。

照片底片錄音帶錄像帶光盤計(jì)算機(jī)磁帶2010年81照片底片

第二步初步整理

特殊載體檔案一般在歸檔過程中容易受污和破損，因此要進(jìn)行檢驗(yàn)、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要同時(shí)收集，一個(gè)單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對統(tǒng)一，常用5寸或7寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存。錄音、錄像帶歸檔時(shí)要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測。

照片掃描錄像帶整理、檢測數(shù)碼照片刻錄光盤印出代表性照片

2010年82第二步初步整理照片掃描

獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。2010年83獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋

第三步分類整理

1．照片檔案的整理

（1）紙質(zhì)照片的整理①照片的分類：

一是按年度——問題進(jìn)行分類：例：2005年黨群類行政類業(yè)務(wù)類2006年 黨群類行政類業(yè)務(wù)類……

二是按問題——年度進(jìn)行分類：例：黨群類2005年2006年……

行政類2005年2006年……

業(yè)務(wù)類2005年、2006年…………

分類方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變動(dòng)。問題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過細(xì)。

2010年84第三步分類整理2010年84

②照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取不同的組卷方法。

按年度——問題進(jìn)行分類的，則將照片按年度分開，一個(gè)年度中形成的所有照片對應(yīng)分類方案按問題分成若干類，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，依次放入照相冊中組成一卷（冊），若照片多的可組成二卷（冊）、三卷（冊）。一個(gè)類里的照片一般按時(shí)間先后依次放入。

2010年85②照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取

按問題—年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案按問題分開，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。同一問題的照片組成一卷，即黨群類的照片按照年度依次放入照相冊中組成一卷（冊），直至放滿一卷（冊）為止，一個(gè)年度的照片一般按時(shí)間先后依次放入。依次類推，行政類、業(yè)務(wù)類照片同樣方法另行組卷。2010年86按問題—年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案

對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊或檔案袋、檔案盒中，按照片號順序排列，其說明可另外書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。2010年87對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)

③照片的編號

照片號用“卷號—張?zhí)枴北硎?，即“照片檔案案卷流水號—卷內(nèi)照片流水號”。每卷內(nèi)的照片均從1開始編張?zhí)?，并在照片背面寫上相?yīng)的照片號，以便提供利用后歸入原位。2010年88③照片的編號2010年88

④照片說明的編寫

單張照片說明：一是符號說明，包括照片號、參見號（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號）二是文字說明，包括時(shí)間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。2010年89④照片說明的編寫2010年89

組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，應(yīng)擬寫組合照片說明。

一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。

二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。

四是組合照片說明可放在本組照片第一張照片的上方。2010年90組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按

⑤照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊，不用普通的照相簿。⑥卷內(nèi)目錄的填寫：每卷照片檔案都要填寫卷內(nèi)目錄，欄目有：照片/底片號、題名、拍攝時(shí)間、備注，單張照片逐條填寫，一組照片可概括該組照片基本內(nèi)容填寫一條內(nèi)目。2010年91⑤照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照

⑦備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立卷時(shí)間。⑧案卷內(nèi)封面的填寫：

第一欄：填寫單位全稱。第二欄：按問題—年度分類的，應(yīng)填寫問題名稱，按年度—問題分類的，可不填。第三欄（中間空白處）：填寫案卷標(biāo)題：按問題—年度分類組卷的，題名為：XXX（單位名稱）二〇〇X—二〇〇X年黨群工作活動(dòng)照片；按年度—問題分類組卷的，題名為：XXX（單位名稱）二〇〇X年工作活動(dòng)照片。另案卷號、保管期限號、卷內(nèi)照片張數(shù)等欄目如實(shí)填寫。XX鎮(zhèn)人民政府本鎮(zhèn)2010年92⑦備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立

⑨脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可如實(shí)填寫，如沒有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填案卷流水號，第四格填卷內(nèi)照片起止號。⑩案卷目錄的編制：欄目有檔號、題名、日期、張數(shù)、保管期限、備注。2010年93⑨脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可

2．錄音帶、錄像帶的整理

錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類。

一個(gè)錄音帶就是一個(gè)保管單位，即一盒，按照時(shí)間順序編一個(gè)大流水號即可。

錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填流水號。

編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫可參照照片說明的寫法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。

錄像帶的整理同上。2010年942．錄音帶、錄像帶的整理2010年94

3．光盤檔案的整理：

一般要求按年度，或按專題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張光盤，同時(shí)應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲(chǔ)內(nèi)容說明。

一張光盤即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤按要求寫好文字說明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤盒子背脊貼四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填光盤流水號。

光盤也可以放入光盤檔案冊中，每張光盤按要求寫好文字說明。2010年953．光盤檔案的整理：2010年95

光盤檔案冊脊背填寫，可直接按上面的欄目填寫，也可貼與單張光盤脊背相同的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填冊內(nèi)光盤起止號。一個(gè)單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫脊背或貼標(biāo)簽兩種方法中的一種，不能兩種方法混用。

光盤檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫，要按“張”為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫參考