醫(yī)院物資采購內部控制存在的問題及對策,物資管理論文內容摘要：當下，國家對公立醫(yī)院的資金投入力度明顯加大，醫(yī)療物資、醫(yī)療設備采購成為各界關注的焦點。探尋求索以信息系統(tǒng)為依托，完善各項活動和各環(huán)節(jié)的內部控制，對采購、招標、合同簽訂、驗收、領用、付款等環(huán)節(jié)進行全流程監(jiān)管，建立安全可靠的物資供給管理體系，以預算管理為主線，強化醫(yī)院成本控制，優(yōu)化庫房管理，提高服務效率，統(tǒng)一數(shù)據(jù)來源，為全成本核算、大數(shù)據(jù)分析、工作方案優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。本文對此進行了討論，以供參考。本文關鍵詞語：醫(yī)院;物資采購;內部控制;一、引言隨著新醫(yī)改向縱深推進，醫(yī)院注重藥品成本控制，徹底扭轉了以藥養(yǎng)醫(yī)的運營形式。近年來，耗材、保障物資、設備作為消耗性成本，比重逐年增長，造成物資浪費、設備閑置，對醫(yī)院效益造成不利影響，需要不斷優(yōu)化成本控制。國家對公立醫(yī)院的各項投入不斷增加，醫(yī)療物資、醫(yī)療設備采購成為社會關注的焦點。醫(yī)院物資種類繁多，消耗量大，牽涉的業(yè)務環(huán)節(jié)多，科室之間的差異大，管理難度高，這也是醫(yī)院管理從粗放型向精細化轉變經(jīng)過中的難點、重點。結合醫(yī)院高質量發(fā)展戰(zhàn)略，完善內部控制，優(yōu)化領用使用流程，提高服務效率，保障安全質量，提高財政資金使用效率，防備廉政風險，建立穩(wěn)定安全可靠的物資采購內部控制體系。通過對醫(yī)院物資采購和領用管理流程進行梳理，結合內部控制制度和工作開展需要，不斷優(yōu)化流程，加強內部控制，實現(xiàn)精細化管理。醫(yī)院物資主要是指醫(yī)院開展醫(yī)療活動、教研工作，以及維持正常運轉所需的所有物資，涵蓋了醫(yī)院活動所需的所有物資及設備，具有范圍廣泛、種類多樣、專業(yè)性強、安全要求高等特點。根據(jù)功能可分為醫(yī)療設備、藥品、衛(wèi)生耗材和通用物資等類別。醫(yī)療設備主要通過招標和集中采購；藥品已經(jīng)全部納入陽光采購，實行零加成采購管理，本文重點分析衛(wèi)生耗材和通用物資。衛(wèi)生耗材主要包括普通衛(wèi)生耗材、高值耗材、試劑材料、無菌器械、影像材料、小型醫(yī)療設備等；通用物資主要包括五金配件、辦公用品、小型電器、被服、清潔衛(wèi)生用品等。二、物資采購內部控制現(xiàn)在狀況1.缺乏完善的供給管理體系醫(yī)院尚未構成完善的采購計劃、論證審核、采購、入庫、領用、評價、付款的供給管理體系。十分是醫(yī)用耗材進入醫(yī)院，耗材的可行性論證、項目審批、招標管理比擬松懈，沒有做到嚴格把關，缺乏科學論證、嚴格把關、精細管理，經(jīng)常存在同類物品重復采購、虛報預算等現(xiàn)象，浪費資金，影響了醫(yī)院的經(jīng)濟效益。后勤部門的采購人員普遍缺乏專業(yè)知識，由于醫(yī)院物資的專業(yè)要求高，臨床科室對專用耗材能否進入醫(yī)院，具有實際上的決定權。采購人員在醫(yī)療物資采購經(jīng)過中，由于采購品種多、供給商多，對于供給商資質、配合度、產(chǎn)品價格、質量、配送服務等情況不了解，缺少全面評價，使得醫(yī)院物資采購有失公平，存在物資采購風險。2.缺乏統(tǒng)一的信息平臺醫(yī)院固然已經(jīng)建立了HIS信息系統(tǒng)、藥械采購平臺，也應用了政采云平臺、財務軟件系統(tǒng)等，但是不同系統(tǒng)之間缺乏聯(lián)絡，信息分享缺乏。物資管理無法實現(xiàn)全流程數(shù)據(jù)傳遞，無法覆蓋醫(yī)院物資采購管理的全經(jīng)過，各項物資的匹配度不高，物資管理部門和物資使用部門對物資信息不了解。3.物資采購存在價格風險由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，醫(yī)療技術發(fā)展迅速，市場競爭劇烈，很多公立醫(yī)院缺少專業(yè)的市場調研，采購人員未及時把握當下的醫(yī)療設備技術水平，以及物資供需和市場價格等信息。醫(yī)用耗材品種多，規(guī)格不統(tǒng)一，價格不透明，給醫(yī)院采購帶來困難；市場信息頒布不全面、不及時，導致供需信息不對稱，部分信息不具有參考價值，可能出現(xiàn)采購風險。4.庫房管理不規(guī)范物資驗收流程不完善，合同關鍵信息未錄入庫房管理系統(tǒng)，無法與配送物資進行核對。庫房管理人員僅對照送貨清單和發(fā)票，就驗收入庫，未核對合同信息，可能存在發(fā)票、送貨單與合同不符的情況，在付款環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)，再執(zhí)行退庫手續(xù)和采購退貨程序，可能導致超合同期限付款的情況，存在違約風險。5.成本核算方式不合理通過庫存控制來管理醫(yī)院物資，以領代耗是物資領用成本核算的常見形式。在這種形式下，庫存大，資金占用大，專人管理，運營成本高，容易造成浪費，不利于進行病種成本核算。在以采購為主導的情況下，采購人員沒有根據(jù)臨床需要，科學合理地制訂采購計劃，無法及時適應新技術、新變化、新要求，物資供給與醫(yī)院發(fā)展之間可能出現(xiàn)矛盾和脫節(jié)的現(xiàn)象。同時，科室耗材管理較為松弛，沒有構成二級庫房管理，未納入庫存管理系統(tǒng)，導致不必要的醫(yī)用耗材浪費，很難及時監(jiān)管、預警、追溯。三、醫(yī)院物資采購內部控制的優(yōu)化措施1.加強迫度建設，完善全流程監(jiān)管梳理采購活動的流程和風險點，結合醫(yī)院的實際情況，不斷完善采購內部控制制度，包括采購計劃、論證審核、采購方式確定、合同審核簽訂、貨物收驗收發(fā)、評價、資金支付管理等詳細規(guī)定。合理設置崗位，實現(xiàn)不相容崗位相分離。采購計劃制訂與審批、招標文件擬定與審核、驗收與保管等，實現(xiàn)不相容崗位相分離，明確職責、業(yè)務流程、審批權限、檢查監(jiān)督責任，提高效能，互相監(jiān)督，互相制衡，實現(xiàn)內部控制定期考核并落實賞罰制度。醫(yī)院能夠成立由采購管理、資產(chǎn)管理、預算編制等相關人員組成的內部控制工作小組，引入熟悉耗材使用、經(jīng)歷體驗豐富的臨床工作人員，通過對物資現(xiàn)有存量、使用量、使用效果、新材料購買必要性、成本效益比擬等進行綜合考慮，避免物資使用部門盲目提出采購申請，提高資金使用效益。內部控制工作小組縱向聯(lián)通所有部門，及時發(fā)現(xiàn)問題，加強溝通協(xié)調，提出解決方案，有效避免風險問題。2.完善信息系統(tǒng)建設，加強經(jīng)過管控第一，以提高精細化管理水平、降低總體運營成本為目的，強化并規(guī)范醫(yī)院物資管理，以信息技術手段為依托，建立供給商管理系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、科室成本管理系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、績效評價系統(tǒng)、預算考核系統(tǒng)等模塊，實現(xiàn)計劃編制、在線請領、論證審核、合同簽訂、院外接單、配送、驗收倉儲、領用、財務全成本核算、供給競價考核的全流程閉環(huán)管理。第二，優(yōu)化預算管理，注重財務流程精細化。以預算為主線，依托財務系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、藥械采購平臺、政采云平臺，通過數(shù)據(jù)接口，增加供給商管理系統(tǒng)、價格管理一體化信息系統(tǒng)，有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次采集，以及全流程、各部門、多維度的分享復用，實現(xiàn)全院各系統(tǒng)數(shù)據(jù)口徑統(tǒng)一，為數(shù)據(jù)科學準確、互聯(lián)互通提供保障，實現(xiàn)供給鏈系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)之間的信息交互，實現(xiàn)對上游供給商的規(guī)范化管理，加強庫房管理、物價同步管理、物資消耗監(jiān)管、財務核算，功能覆蓋所有業(yè)務控制流程，通過崗位系統(tǒng)設置不相容崗位及權限，持續(xù)優(yōu)化預算管理、成本核算、賬務處理等核心模塊。第三，注重成本管理精細化核算。對現(xiàn)有物資進行全面清查梳理，對價值較低、使用頻率高的材料〔如一次性注射器、無菌敷貼、棉簽、一次性手套等〕，根據(jù)一品一規(guī)的原則建立常用目錄。各科室根據(jù)不同使用特點，設立科室目錄。目錄內的材料，臨床科室能夠直接申領，對科室用量進行合理控制；非目錄內的材料，由設備管理科管理。新材料由運營小組論證通過，可采用詢價采購的方式，同時通過市場調研、網(wǎng)絡查詢，以及近年來其他單位的交易價格等信息，降低物資采購價格，確保物資質量。第四，加強采購價格管控。通過物資采購信息平臺，供給商實時更新物資、材料、服務價格，采購部門進行比擬分析及品種議價，降低采購成本，同時為最高限價提供根據(jù)。同時，完善耗材采購制度，嚴格審批和招標程序，穩(wěn)步實現(xiàn)辦公廳2022年印發(fā)的(關于治理高值醫(yī)用耗材改革方案〕的相關目的，取消公立醫(yī)院耗材加成，實現(xiàn)零加成銷售。第五，建立供給商管理系統(tǒng)。通過采集采購、后勤部門信息，建立供給商資料檔案庫，同時結合臨床反應，對資質和信譽進行考核及動態(tài)更新，堅持價格、質量、服務相結合的原則，定期對資質有效性、履約能力、產(chǎn)品或服務價格質量、配合度、付款方式等進行綜合評價，不斷優(yōu)化供給體系，為臨床科室提供優(yōu)質、規(guī)范、便捷的服務，推動耗材精細化、專業(yè)化管理。3.加強對科室物資材料領用的控制醫(yī)院內部控制工作小組以預算為主線，對各科室的物資材料用量進行調研，確定每月的領用量上限，明確材料費用預算。通過預算控制科室的領用行為，每月構成成本費用分析報告，有效控制科室成本費用，提高資產(chǎn)使用效益。建立鼓勵約束機制，將費用預算控制納入績效考核體系，與科室績效掛鉤，進而激發(fā)科室的內在動力，不斷優(yōu)化材料用量、病種成本。同時，發(fā)揮點評機制的積極作用，既能夠引導臨床科室科學合理地使用醫(yī)用耗材物資，逐步降低醫(yī)用物資材料的使用比率，可以以厲行節(jié)約，避免浪費，調整醫(yī)院收支構造，實現(xiàn)降本增效目的。另外，加強防疫物資管理。根據(jù)(醫(yī)院接受捐贈物資管理辦法〕，規(guī)范捐贈物資接受、領用流程。在庫房管理經(jīng)過中，登記捐贈物資管理明細表，具體記錄接受物資明細，以及捐贈物資領用情況；及時公示，接受社會各界、審計部門對捐贈事項進行監(jiān)督。同時，按照會計制度，根據(jù)接受捐贈物資的實際數(shù)量，確認捐贈收入，捐贈物資必須專人入賬、專賬管理。對于需要時間緊急、需求量較大的口罩、面罩、手套、防護服、隔離衣、手消液等防護物資，建立采購綠色通道，特事特辦，進行緊急采購。醫(yī)院內部控制工作小組研究建立緊急采購事項的內部控制機制，探尋求索制定緊急采購流程，加強供給商選擇、論證審批、采購驗收、資金支付各個環(huán)節(jié)，規(guī)范防疫物資采購、出入庫管理，建立防疫物資管理臺賬，清楚記錄物資來源、庫存數(shù)量和消耗情況，保障防疫工作有序進行。4.提高庫房管理水平醫(yī)院需要布置專業(yè)人員，根據(jù)驗收標準、相關要求、簽訂的合同、開具的發(fā)票燈，對貨物進行驗收；嚴格檢查規(guī)格型號、數(shù)量、質量，并做好到貨驗收、記錄、入庫手續(xù)；不合格物資做好登記，并與供給商協(xié)商退貨事宜；入庫數(shù)據(jù)由庫管系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)互聯(lián)產(chǎn)生，關聯(lián)供給系統(tǒng)的關鍵信息。5.優(yōu)化庫房管理首先，醫(yī)院物資因價值不同，能夠分為普通衛(wèi)生耗材和高值耗材。普通衛(wèi)生耗材遵循相關管理原則，控制科室領用成本；高值耗材在全院耗材使用中占比擬高，只要有需要就必須使用，因而使用數(shù)量沒有壓縮空間，這也是管控的難點。通過與HIS信息系統(tǒng)進行收入和核銷匹配，實現(xiàn)高值耗材的采購、儲存、使用、收費的全流程管理。其次，物資因性質不同，能夠分為收費物資和不收費物資。對于收費物資嚴格控制消耗，據(jù)實核銷，收支匹配；不收費物資，由護理、醫(yī)療部門給出意見，不同科室規(guī)定不同領用范圍，控制供給量，根據(jù)科室成本預算合理控制，納入績效考核，對材料虧損查明原因，嚴格考核。最后，建立科室二級庫房管理形式。據(jù)實核銷，控制用量，結合使用習慣、使用數(shù)量，設庫存缺乏提醒。庫存低于最低庫存量時，自動產(chǎn)生采購建議單，報上級庫房，審核通過后推送采購平臺，供給商處理接單，將配送信息回傳醫(yī)院庫房管理系統(tǒng)，一級庫根據(jù)合同、訂單、發(fā)票信息比對一鍵完成入庫程序。系統(tǒng)不斷完善，同時對往期數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，設定自動補充臨界值，自動計算需要的補充量，推送建議采購訂單，實行自動化精細化管理。6.加強對兩級庫房物資盤點建立健全庫房管理內部控制系統(tǒng)，同時檢查庫房管理的薄弱環(huán)節(jié)，排除可能存在的隱患，定期對資產(chǎn)進行全面細致盤點。建立責任制度，定期盤點，明確庫房盤點原則、頻次及規(guī)程，采用自主盤點、抽查盤點等多種內審機制，提高庫房物資使用效率和效果，提升盤點準確性。四、結束語綜上所述，醫(yī)院需要加強內部控制，建立權責清楚明晰、管理科學、運行高效、監(jiān)督有力的內部管理制度體系。從微觀上看，提高物資及資金的使用效率，實現(xiàn)高效運營，以及高質量可持續(xù)發(fā)展。從宏觀上看，衛(wèi)生投入總量有限，通過不斷調節(jié)收支構造，控總量、提質量，優(yōu)化運行機制，提高資源配置效率，強調人力資源技能要素，擺脫依靠藥品、耗材、器械要素補償形式，規(guī)范開展診療技術，保障居民健康水平，強化運營管理效能，遵循全面性、適應性原則，根據(jù)醫(yī)院實際情況不斷修訂和完善內部控制制度，切實保障患者利益，充分具體表現(xiàn)出公立醫(yī)院的公益性，樹立公立醫(yī)院良好的社會形象。以下為參考文獻[1]杜學鵬,零春晴,陳文大.公立醫(yī)院耗占比管控困難的原因及對策研究.衛(wèi)生經(jīng)濟研究,2020(09).[2]張月玲,周娜.內部控制、審計監(jiān)督與會計信息披露質量.財會通訊,2020(09).[3]周禮華.疫情下醫(yī)療行業(yè)大財務全面精準管理的影響因素與應對措施.財務管理研究,2020(04).[4]曹立軍.公立醫(yī)院財務管理信息化建設研究.財會學習,2020(10).[5]方佳,楊文法,丁保揚,等.基于SP