職業(yè)技術(shù)學院收文管理規(guī)定為進一步加強XX職業(yè)技術(shù)學院收文的規(guī)范化、制度化和科學化建設(shè)，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學院實際，特制定本規(guī)定。一、收文渠道根據(jù)各類公文的來文發(fā)送方式，有三種收文渠道：第一種是上級機關(guān)通過黨政電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)發(fā)送的公文；第二種是上級機關(guān)郵政寄送、電子郵件或通信員收取領(lǐng)回的公文、信函；第三種是參會人員帶回的公文、資料。二、收文辦理收文辦理指學院黨委、行政辦公室對上級機關(guān)、外單位及院屬各單位發(fā)送的公文、信函等辦理的過程。原則上黨群部門發(fā)送的文件由黨委辦公室辦理，行政部門發(fā)送的文件由行政辦公室辦理，具體流程如下：（一）簽收、登記對黨政電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)發(fā)送的公文由黨委、行政辦公室秘書科（專人）登陸簽收公文（每天早中晚三次），每天做好公文的打印和登記工作；對于郵政寄送的公文、信函做好簽收、登記工作；對領(lǐng)導參會帶回的公文、資料做好登記工作。（二）擬辦、承辦做好簽收、登記的文件送由黨委、行政辦公室秘書科根據(jù)各部門、分院、系部、校區(qū)的工作職責擬寫處理意見，要求明確公文具體事項的承辦方，由黨委、行政辦公室主任或副主任審核、簽署擬辦意見，然后由黨委、行政辦公室秘書科根據(jù)擬辦意見呈送學院領(lǐng)導（黨委書記→黨委副書記、院長→黨委副書記→黨委委員、副院長）閱批，呈送學院領(lǐng)導時，除文件要求時間緊急的外，原則上應(yīng)當逆向呈送。來文經(jīng)學院領(lǐng)導批示后，再由秘書科呈閱復印送有關(guān)部門、分院、系部、校區(qū)承辦和閱知，涉及多個部門的，先送主辦單位、后送協(xié)辦單位和閱知單位。（三）催辦、督辦黨委、行政辦公室對復印送承辦部門、分院、系部、校區(qū)的文件要及時催辦。對涉及重大復雜事項的批示，應(yīng)報告學院黨委書記或分管領(lǐng)導，做好督辦。各承辦部門、分院、系部、校區(qū)收到交辦的公文后應(yīng)及時辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)及時說明，對不宜由本單位辦理的，應(yīng)在收文當日請示主要領(lǐng)導，同意后退回辦公室。（四）整理、清退文件辦畢后，收回到秘書科，按照處理簽的序號（每50個文件）裝盒整理有序，以便翻閱、查找；對有些特殊要求的文件要按相關(guān)要求做清退處理，涉密文件由黨辦機要科辦理。（五）歸檔辦畢后的文件做好目錄，按短期、長期、永久性分門別類。在秘書科存放一年后，移交檔案室保存。三、收文要求（一）機密文件必須嚴格按照國家保密法規(guī)、學院有關(guān)保密規(guī)定和上述流程由黨委辦公室機要科負責辦理。原則上當日送閱、當日收回，不準復??；（二）緊急公文可先電話或短信先請示黨委領(lǐng)導辦理，隨后按相關(guān)程序補上處理意見；（三）在公文辦理中，公文辦理機構(gòu)和人員必須按《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等相關(guān)規(guī)定程序辦理；（四）各承辦部門、分院、系部、校區(qū)要按收文的擬辦建議和領(lǐng)導批示的相互協(xié)調(diào)、密切配合，做到及