設(shè)備檔案整理

方法講義烏魯木齊市檔案局胡蕓一、歸檔范圍及保管期限1、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請(qǐng)與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機(jī)文件材料（包括說明書、圖冊(cè)、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：

①自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和制造過程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)檢修、改造過程中形成的文件材料）。②購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機(jī)文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：

以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機(jī)關(guān)、團(tuán)體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主；機(jī)關(guān)保管期限

序號(hào)類目名稱保管期限1申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、請(qǐng)示與復(fù)。短期

2上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。短期

3進(jìn)口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。長期

4開箱記錄及裝箱單。短期

5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。

短期

6驗(yàn)收、報(bào)告及材料。短期

7索賠來往函件及結(jié)果文件。長期

8設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料。短期

9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）短期

10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。短期

11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。

長期

國有企業(yè)保管期限序號(hào)

類目名稱保管期限

1自制設(shè)備、儀器的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)中的計(jì)算數(shù)據(jù)等。

長期

2引進(jìn)設(shè)備的申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：

①重要的

長期

②一般的

短期

國有企業(yè)保管期限序號(hào)

類目名稱保管期限

3引進(jìn)設(shè)備的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護(hù)說明書等。

長期

4安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測報(bào)告

長期

5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表

長期

6大、中修記錄，故障分析處理文件

長期

7報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）

短期

二、歸檔時(shí)間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機(jī)文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗(yàn)收并交付使用后一個(gè)月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計(jì)制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致。相同型號(hào)的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列①按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位進(jìn)行組卷。一臺(tái)（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個(gè)案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。②文字材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。四、、整整理理方方法法2、、編編目目①編編頁頁碼碼：：設(shè)設(shè)備備檔檔案案的的卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件頁頁碼碼的的編編制制有有三三種種情情況況：：▲卷卷內(nèi)內(nèi)材材料料多多數(shù)數(shù)是是單單頁頁或或幾幾頁頁組組成成案案卷卷的的，，用用號(hào)號(hào)碼碼機(jī)機(jī)將將頁頁碼碼打打在在文文件件材材料料正正面面的的右右下下角角、、背背面面的的左左下下角角，，頁頁號(hào)號(hào)從從““1””開開始始。?！鴰讕妆颈緸闉橐灰痪砭恚?，每每本本有有統(tǒng)統(tǒng)一一頁頁號(hào)號(hào)的的案案卷卷，，可可以以不不用用打打頁頁碼碼，，將將每每一一份份材材料料起起止止頁頁號(hào)號(hào)填填在在卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件目目錄錄各各份份材材料料的的頁頁號(hào)號(hào)欄欄。。▲單單份份獨(dú)獨(dú)立立材材料料為為一一卷卷（（說說明明書書、、圖圖冊(cè)冊(cè)等等）），，每每份份有有統(tǒng)統(tǒng)一一頁頁號(hào)號(hào)的的可可以以不不用用另另外外打打頁頁碼碼。。▲頁頁號(hào)號(hào)更更改改時(shí)時(shí)““劃劃改改””或或““蓋蓋改改””，，不不要要用用涂涂改改液液。。四、、整整理理方方法法②卷卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄和和編編制制將歸歸檔檔的的案案卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件材材料料填填寫寫卷卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄。卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄檔檔號(hào)號(hào)：：C——1序號(hào)科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號(hào)頁次備注1SAMSUNG20用戶指南三星電子公司2003.07.230012四、、整整理理方方法法卷內(nèi)內(nèi)文文件件目目錄錄必必須須用用森森藍(lán)藍(lán)文文檔檔管管理理軟軟件件進(jìn)進(jìn)行行著著錄錄管管理理，，并并打打印印一一式式二二份份，，一一份份隨隨卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件材材料料一一同同裝裝訂訂組組卷卷，，一一份份與與科科技技檔檔案案分分類類目目錄錄一一起起裝裝訂訂成成檢檢索索目目錄錄。。四、、整整理理方方法法③分分類類與與編編號(hào)號(hào)★機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)設(shè)設(shè)備備檔檔案案代代號(hào)號(hào)：：““C””檔號(hào)號(hào)的的編編制制：：機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)設(shè)設(shè)備備檔檔案案可可不不設(shè)設(shè)二二級(jí)級(jí)類類目目，，直直接接在在一一級(jí)級(jí)類類目目下下每每臺(tái)臺(tái)設(shè)設(shè)備備編編號(hào)號(hào)歸歸檔檔，，如如：：C————1～～n案卷順順序號(hào)號(hào)設(shè)備檔檔案代代號(hào)每臺(tái)設(shè)設(shè)備案案卷號(hào)號(hào)按時(shí)時(shí)間順順序編編一個(gè)個(gè)流水水號(hào),滿三三位數(shù)數(shù)斷號(hào)號(hào)。四、整整理方方法★企業(yè)業(yè)設(shè)備備檔案案代號(hào)號(hào)：““1””檔號(hào)的的編制制：相相對(duì)來來講，，企業(yè)業(yè)的設(shè)設(shè)備檔檔案復(fù)復(fù)雜一一些，，需要要按照照設(shè)備備的““性質(zhì)質(zhì)”分分一級(jí)級(jí)屬類類，每每個(gè)一一級(jí)屬屬類再再按照照設(shè)備備型號(hào)號(hào)分二二級(jí)屬屬類，，二級(jí)級(jí)屬類類下按按階段段材料料組卷卷，如如：：1.1專用用設(shè)備備1.1.1CXXXX車車床1.1.2XXXXXXXX……1.2通用用設(shè)備備1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……四、整整理方方法④案卷卷封面面、卷卷內(nèi)備備考表表的編編制案卷封封面的的編制制★案卷卷題名名要求簡簡明、、準(zhǔn)確確揭示示卷內(nèi)內(nèi)科技技文件件材料料的內(nèi)內(nèi)容。。結(jié)構(gòu)：：案卷卷題名名=項(xiàng)項(xiàng)目名名稱+內(nèi)內(nèi)容容特征征+文文件名名稱例：SAMSUNG牌06ST筆筆記本本電腦腦的用用戶指指南、、修證證書★立卷卷單位位填寫負(fù)負(fù)責(zé)科科技文文件材材料組組卷的的部門門或項(xiàng)項(xiàng)目負(fù)負(fù)責(zé)部部門。。四、整整理方方法④案卷卷封面面、卷卷內(nèi)備備考表表的編編制案卷封封面的的編制制★起止止日期期可只填填寫起起止年年月如：2000年年3月月至2000年年8月月或2000.3~2000.8★保管管期限限、密密級(jí)★卷內(nèi)內(nèi)備考考表編編制案卷封封面模模式C-1SAMSUNG牌06ST筆筆記本本電腦腦用戶戶指南南、修修證書書烏市檔檔案局局2004.3.31長期卷內(nèi)備備考表表模式式張三四、、整整理理方方法法3、、裝裝訂訂入入盒盒設(shè)備備文文件件材材料料可可分分為為裝裝訂訂和和不不裝裝訂訂兩兩種種:①凡凡是是幾幾份份文文件件材材料料組組合合成成案案卷卷的的一一般般都都要要裝裝訂訂，，采采用用““三三孔孔一一線線””辦辦法法裝裝訂訂，，裝裝訂訂前前要要除除掉掉材材料料上上的的金金屬屬物物，，按按A4規(guī)規(guī)格格裝裝訂訂。。如如是是小小冊(cè)冊(cè)子子、、卡卡片片形形式式的的材材料料可可自自制制紙紙袋袋裝裝好好，，并并在在材材料料右右上上角角蓋蓋上上檔檔號(hào)號(hào)章章。。模式式:全宗號(hào)檔號(hào)55C-1四、、整整理理方方法法②凡凡單單本本材材料料為為一一卷卷，，材材料料本本身身有有頁頁碼碼的的可可以以不不用用裝裝訂訂，，只只在在材材料料右右上上角角上上蓋蓋上上檔檔號(hào)號(hào)章章。。③將將裝裝訂訂好好的的案案卷卷以以檔檔號(hào)號(hào)排排列列順順序序入入盒盒，，盒盒面面不不需需要要填填寫寫。。只只填填寫寫脊脊背背的的內(nèi)內(nèi)容容。。C-1～～４４四、、整整理理方方法法4、、科技技檔檔案案分分類類目目錄錄及及目目錄錄號(hào)號(hào)編編制制①科科技技分分類類目目錄錄：：按按目目錄錄格格式式照照實(shí)實(shí)抄抄錄錄，，用用森森藍(lán)藍(lán)文文檔檔管管理理軟軟件件進(jìn)進(jìn)行行著著錄錄，，打打印印一一份份與與相相應(yīng)應(yīng)的的卷卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄一一起起裝裝訂訂成成檢檢索索目目錄錄。。科技技檔檔案案分分類類目目錄錄類別別：：C檔案號(hào)總登記號(hào)案卷題名頁數(shù)份數(shù)立卷單位起止時(shí)間保管期限密級(jí)變更情況C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書999烏市檔案局2004.3.31長期四、、整整理理方方法法②目目錄錄號(hào)號(hào)編編制制：：將將已已裝裝訂訂好好的的檢檢索索目目錄錄冊(cè)冊(cè)編編號(hào)號(hào)，，每每冊(cè)冊(cè)目目錄錄編編一一個(gè)個(gè)目目錄錄號(hào)號(hào)：：C——1~n（（機(jī)機(jī)關(guān)關(guān)適適用用））或或1——1~n（（企企業(yè)業(yè)適適用用）），，每每滿滿一一