質量管理系統(tǒng)文件江蘇圣寶羅藥業(yè)有限公司質量部2012年4月法規(guī)要求

文件管理是質量管理系統(tǒng)的基本組成部分，使企業(yè)各項質量活動有法可依、有章可循，使行之有效的質量管理手段和方法制度化、法規(guī)化。通過質量系統(tǒng)文件的實施來保證質量體系的有效運行。法規(guī)要求文件和記錄作為質量管理體系的基本要求，涉及到GMP的各個方面，與生產、質量、儲存和運輸?shù)认嚓P的所有活動都應在文件系統(tǒng)中明確規(guī)定。所有活動的計劃和執(zhí)行都必需通過文件和記錄證明。文件應按照操作規(guī)程管理，內容應清晰、易懂，并有助于追溯每批產品的歷史情況。文件的重要性明確標準、方法、職責，確保完全掌握生產的藥品是否能夠發(fā)放上市所必需的全部信息。行動以文字為準，避免口頭方式造成的錯誤結果。保證行動的一致性。任何行動后均有文字記錄可查，為追究責任、改進工作提供依據。文件系統(tǒng)的建立與完善促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學化、法制化管理。與98版相比文件管理主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。在98版文件控制的第六十四、六十五條二個條款的基礎上進行了細化，增加了防止誤用、定期評審的要求。將98版第八章《生產管理》第六十八條中有關批生產記錄管理的要求，擴展到所有相關生產質量管理所涉及的記錄管理，并增加了記錄的保存、電子記錄管理等相關要求。對質量標準、工藝規(guī)程、批生產記錄、批包裝記錄、操作規(guī)程和記錄等文件的編制要求、編制內容進行了細化規(guī)定。強調質量部對GMP文件管理的責任。2010版GMP文件管理的基本原則有明確規(guī)定，相應條款總結如下：●與藥品生產質量管理規(guī)范（GMP）有關的文件應經質量管理部門審核?！裎募膬热輵c藥品生產許可、藥品注冊等相關要求一致。應建立文件管理的操作規(guī)程

起草/修訂審核批準發(fā)放失效存檔文件起草、修訂、審核、批準均應由適當?shù)娜藛T簽名并注明日期-文字應確切、清晰、易懂、不能模棱兩-標明題目、種類、目的以及文件編號和版本號-定期修訂-定期審核-復制和發(fā)放記錄-文件復制，不得產生任何差錯；復制的文件應清晰可辨-批準的現(xiàn)行版本-撤銷和銷毀記錄-留檔備查，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)-分類存放，條理分明，便于查閱文件體系結構

為了方便有效的管理藥廠龐大的文件，可以將文件分為政策、指導文件、操作規(guī)程、記錄四個層次進行管理。

文件體系結構

政策指導文件操作規(guī)程記錄文件體系結構文件類別文件舉例說明政策●質量手冊●工廠主文件●工作職責說明書●質量目標●公司最高管理層負責批準此類文件●不需要頻繁修訂文件體系結構構指導文件●生產處方●設備的維護和校準●確認和驗證●變更管理●偏差管理●質量標準●監(jiān)測●基于政策內容，相關管理人員編寫●根據政策變更、注冊要求、法規(guī)更新或新的客戶要求隨時進行修訂或定期回顧更新文件體系結構構規(guī)程●操作程序●基于指導文件的內容，相關的操作部門負責編寫●根據實際情況隨時進行修訂或定期回顧更新記錄●記錄●根據規(guī)程內容進行編訂●根據實際情況隨時進行修訂或定期回顧更新文件管理的生生命周期文件管理的生生命周期﹡文件起草☆建立新文件件☆對已有的文文件進行更新新或定期回顧顧﹡審核☆格式審核：：照已規(guī)定的的文件標準格格式檢查相應應的內容（如如，文件編號號、版本號、、字體、字號號等）（文件件管理人員負負責）☆內容審核：：從法規(guī)、技技術和管理的的角度，確認認文件內容（（相應部門技技術專家或管管理）文件管理的生生命周期﹡批準文件在使用前前必需經過批批準，批準人人應當是相應應部門或領域域的負責人。。﹡文件發(fā)放、培培訓和生效●批準后的文文件可以用于于培訓●不能同時有有兩個版本的的文件在工作作現(xiàn)場中出現(xiàn)現(xiàn)文件管理的生生命周期●確保工作現(xiàn)現(xiàn)場文件的獲獲取，可根據據需要發(fā)放紙紙質版本或授授權進入計算算機化的文件件管理系統(tǒng)查查閱文件?！袢缧柘蚬舅就獠渴褂谜哒咛峁┪募?，應有明確規(guī)規(guī)定?！裎募l(fā)放應應有相應的記記錄?！癖ＷC文件內內容的執(zhí)行，，必須明確文文件的培訓要要求。在文件件生效日期前前組織相關人人員進行培訓訓，并有相應應的記錄?！裆掌诋敭斕煳募?，正式按文文件規(guī)定內容容執(zhí)行。文件管理的生生命周期﹡失效文件失效后，，要及時撤銷銷，放止錯誤誤使用失效版版本的文件。。﹡文件存檔按規(guī)定對文件件進行保存和和歸檔。﹡定期回顧根據規(guī)定時限限，對文件進進行定期回顧顧，檢查文件件內容是否是是最新的并適適用。文件編寫原則則：文件的格式和和結構應統(tǒng)一一，語言簡潔潔易懂，清晰晰準確。文件的適用范范圍和目的應應該恰當并易易于識別。字體、字號、、行間距、段段落格式、頁頁眉和頁腳等等需要在文件件模板中規(guī)定定。下面介紹幾類類文件：文件種類標準操作規(guī)程質量標準工藝規(guī)程記錄批記錄標準操作規(guī)程程2010版GMP中定義，操作作規(guī)程是指經經批準用來指指導設備操作作、維護與清清潔、驗證、、環(huán)境控制、、取樣和檢驗驗等藥品生產產活動的通用用性文件，也也稱標準操作作規(guī)程。標準準操作規(guī)程是是企業(yè)活動和和決策的基礎礎，確保每個個人正確、及及時的執(zhí)行質質量相關的活活動和流程。。標準操作規(guī)規(guī)程根據企企業(yè)的規(guī)定定應當有相相應模板和和編寫要求求，具體如如下：●封面頁※公司名稱※文件題目/文件編號/版本號※共幾頁※起草部門、、修訂人、、修訂日期期※審核部門、、審核人、、審核日期期※批準人、批批準日期、、頒發(fā)日期期※執(zhí)行部門、、生效日期期※頒發(fā)至各部部門、頒發(fā)發(fā)號標準操作規(guī)規(guī)程●正文※目的※范圍※職責※程序※記錄※附件質量標準第一百六十十四條物物料和成品品應當有經經批準的現(xiàn)現(xiàn)行質量標標準；必要要時，中間間產品或待待包裝產品品也應當有有質量標準準。質量標準詳詳細闡述生生產過程中中所用物料料或所得產產品必須符符合的技術術要求。質質量標準是是質量評價價的基礎，，是保證產產品質量、、安全性、、有效性和和一致性的的重要因素素。根據2010版GMP的要求，質質量標準通通常包括以以下幾類：：質量標準質量標準內容要求（2010版GMP）制定依據物料質量標準第一百六十五條國家藥品標準（藥典和藥品標準）中國國家標準（GB）中國行業(yè)標準（例如，藥包材行業(yè)標準YBB）產品的官方注冊批件中間產品和待包裝產品第一百六十六條成品第一百六十七條質量標準第一百六十十五條物物料的質量量標準一般般應當包括括：（一）物料料的基本信信息：1.企業(yè)統(tǒng)一指指定的物料料名稱和內內部使用的的物料代碼碼；2.質量標準的的依據；3.4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。（二）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；（三）定性和定量的限度要求；（四）貯存條件和注意事項；（五）有效期或復驗期。提出物料質質量標準的的編寫內容容。質量標準第一百六十十六條外購或外銷的中中間產品和和待包裝產產品應當有有質量標準準；如果中中間產品的的檢驗結果果用于成品品的質量評評價，則應應當制定與與成品質量量標準相對對應的中間間產品質量量標準。外購是在注注冊許可的的前提下可可以執(zhí)行質量標準第一一百百六六十十七七條條成成品品的的質質量量標標準準應應當當包包括括：：（一一））產產品品名名稱稱以以及及產產品品代代碼碼；；（二二））對對應應的的產產品品處處方方編編號號（（如如有有））；提出出成成品品質質量量標標準準的編寫內內容。工藝規(guī)程程第一百六六十八條條每種種藥品的的每個生產產批量均應當有有經企業(yè)業(yè)批準的的工藝規(guī)規(guī)程，不不同藥品品規(guī)格的的每種包包裝形式式均應當當有各自自的包裝裝操作要要求。工工藝規(guī)程程的制定定應當以以注冊批批準的工工藝為依依據。第一百六六十九條條工藝藝規(guī)程不不得任意意更改。。如需更更改，應應當按照照相關的的操作規(guī)規(guī)程修訂訂、審核核、批準準。不同批量量都應有有對應的的工藝規(guī)規(guī)程工藝規(guī)程程工藝規(guī)程程是產品品設計、、質量標標準和生生產、技技術、質質量管理理的匯總總，是企企業(yè)組織織和指導導生產的的主要依依據和技技術管理理工作的的基礎。。保證生生產的批批與批之之間，盡盡可能的的與原設設計吻合合，保證證每一藥藥品在整整個有效效期內保保持預定定的質量量。根據2010版GMP及企業(yè)通通常的文文件規(guī)定定要求，，工藝規(guī)規(guī)程應包包括以下下內容：：工藝規(guī)程程生產處方方：※產品名稱稱和產品品代碼；；※產品劑型型、規(guī)格格和批量量；※所用原輔輔料清單單（包括括生產過過程中使使用，但但不在成成品中出出現(xiàn)的物物料），，闡明每每一物料料的指定定名稱、、代碼和和用量；；如原輔輔料的用用量需要要折算時時，還應應當說明明計算方方法。生產操操作要要求：：※對生產產場所所和所所用設設備的的說明明（如如操作作間的的位置置和編編號、、潔凈凈度級級別、、必要要的溫溫濕度度要求求、設設備型型號和和編號號等））；工藝規(guī)規(guī)程※關鍵設設備的的準備備（如如清洗洗、組組裝、、校準準、滅滅菌等等）所所采用用的方方法或或相應應操作作規(guī)程程編號號；※詳細的的生產產步驟驟和工工藝參參數(shù)說說明（（如物物料的的核對對、預預處理理、加加入物物料的的順序序、混混合時時間、、溫度度等））；※所有中中間控控制方方法及及標準準；※預期的的最終終產量量限度度，必必要時時，還還應當當說明明中間間產品品的產產量限限度，，以及及物料料平衡衡的計計算方方法和和限度度；※待包裝裝產品品的貯貯存要要求，，包括括容器器、標標簽及及特殊殊貯存存條件件；※需要說說明的的注意意事項項。工藝規(guī)規(guī)程包裝操操作要要求：：※以最終終包裝裝容器器中產產品的的數(shù)量量、重重量或或體積積表示示的包包裝形形式；；※所需全全部包包裝材材料的的完整整清單單，包包括包包裝材材料的的名稱稱、數(shù)數(shù)量、、規(guī)格格、類類型以以及與與質量量標準準有關關的每每一包包裝材材料的的代碼碼；※印刷包包裝材材料的的實樣樣或復復制品品，并并標明明產品品批號號、有有效期期打印印位置置；工藝規(guī)規(guī)程※需要說說明的的注意意事項項，包包括對對生產產區(qū)和和設備備進行行的檢檢查，，在包包裝操操作開開始前前，確確認包包裝生生產線線的清清場已已經完完成等等；※包裝操操作步步驟的的說明明，包包括重重要的的輔助助性操操作和和所用用設備備的注注意事事項、、包裝裝材料料使用用前的的核對對；※中間控制的的詳細操作作，包括取取樣方法及及標準；※待包裝產品品、印刷包包裝材料的的物料平衡衡計算方法法和限度。。批記錄根據2010版GMP的規(guī)定，批批記錄是用用于記述每每批藥品生生產、質量量檢驗和放放行審核的的所有文件件和記錄，，可追溯所所有與成品品質量有關關的歷史信信息。每批批藥品都應應有批記錄錄，包括：：●批生產記記錄●批包包裝記錄●●批檢驗記記錄●藥品放行行審核記錄錄●其他與本本批產品有有關的記錄錄文件第一百七十十二條批批生產記記錄應依據據現(xiàn)行批準準的工藝規(guī)規(guī)程的相關關內容制定定。記錄的的設計應避免填寫差差錯明確批生產及批生產記錄的格式要求。批記錄第一百七十十五條批批生產記錄錄的內容應應當包括：：（一）產品品名稱、規(guī)規(guī)格、批號號；（二）生產產以及中間間工序開始始、結束的的日期和時時間；（三）每一一生產工序序的負責人人簽名；（四）生產產步驟操作作人員的簽簽名；必要要時，還應應當有操作第一百七七十五條條批生生產記錄錄的內容容應當包包括：（五）每每一原輔輔料的批批號以及及實際稱稱量的數(shù)數(shù)量（包包括投入入的回收收或返工工處理產產品的批批號及數(shù)數(shù)量）；；（六）相相關生產產操作或或活動、、工藝參參數(shù)及控控制范圍圍，以及及所用主主要生產產設備的的編號；；（七）中中間控制制結果的的記錄以以及操作作人員的的簽名；；（八）不不同生產產工序所所得產量量及必要要時的物物料平衡衡計算；；（九）對對特殊問問題或異異常事件件的記錄錄，包括括對偏離離工藝規(guī)規(guī)程的偏偏差情況況的詳細細說明或或調查報報告，并并經簽字字批準。。第一百七七十七條條批包包裝記錄錄應依據據工藝規(guī)規(guī)程中與與包裝相相關的內內容制定定。記錄錄的設計計應注對記錄文文件的識識別，防止人為為差錯的的發(fā)生第一百七七十八條條批包包裝記錄錄應有待待包裝產產品的批批號、數(shù)數(shù)量以及及成品的的批號和和計劃數(shù)數(shù)量。原原版空白白的批包包裝記錄錄的審核核、批準準、復制制和發(fā)放放的要求求與原版版空白的的批生產產記錄相相同。。強化對批批包裝記記錄的控控制要求求。第一百七七十九條條在在包裝裝過程中中，進行行每項操操作時應應及時記記錄，操操作結束束后，應應由包裝裝操作人人員確認認并簽注注姓名和和日期。第一百八八十條批批包裝裝記錄的的內容包包括：（一）產品品名稱、、規(guī)格、、包裝形形式、批批號、生生產日期期和有效效期；（二）包包裝操作作日期和和時間；；（三）包包裝操作作負責人人簽名；；（四）包裝工工序的操作人人員簽名；（五）每一包包裝材料的名名稱、批號和和實際使用的的數(shù)量；（六）根據工工藝規(guī)程所進進行的檢查記記錄，包括中中間控制結果果；（七）包裝操操作的詳細情情況，包括所所用設備及包包裝生產線的的編號；（八）所用印印刷包裝材料料的實樣，并并印有批號、、有效期及其其他打印內容容；不易隨批批包裝記錄歸歸檔的印刷包包裝材料可采采用印有上述述內容的復制制品；（九）對特殊殊問題或異常常事件的記錄錄，包括對偏偏離工藝規(guī)程程的偏差情況況的詳細說明明或調查報告告，并經簽字字批準；（十）所有印印刷包裝材料料和待包裝產產品的名稱、、代碼，以及及發(fā)放、使用用、銷毀或退退庫的數(shù)量、、實際產量以以及物料平衡衡檢查。記錄記錄是反映實實際生產活動動實施結果的的書面文件，，藥品生產的的所有環(huán)節(jié)，，從生產到檢檢驗到銷售都都要有記錄可可查證追溯。。記錄必須真真實、完整