醫(yī)藥集團(tuán)總公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度第一章總則第一條為了規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)藥集團(tuán)總公司及下屬企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱“企業(yè)”）對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，促進(jìn)企業(yè)合理采購(gòu)，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等文件要求及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，定本制度。第二條本制度適用于醫(yī)藥集團(tuán)總公司及下屬全資子企業(yè)、控股子企業(yè)。第三條制度所稱采購(gòu)與付款，主要是指企業(yè)購(gòu)買物資或接受勞務(wù)并支付款項(xiàng)等活動(dòng)。第四條企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注以下風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)格，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。第五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，明確請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購(gòu)滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。第六條企業(yè)在建立并實(shí)施采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度中，至少應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)以下關(guān)鍵方面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制，并采取相應(yīng)的控制措施：權(quán)責(zé)分配和職責(zé)分工應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理；請(qǐng)購(gòu)依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)和審批程序應(yīng)當(dāng)明確；采購(gòu)與驗(yàn)收的管理流程及有關(guān)控制措施應(yīng)當(dāng)清晰，對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)方式的確定、采購(gòu)合同的簽訂、購(gòu)進(jìn)商品的驗(yàn)收等應(yīng)有明確規(guī)定；付款方式、程序、審批權(quán)限和與客戶的對(duì)賬辦法應(yīng)當(dāng)明確。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位（即以下崗位不能由同一人員擔(dān)任）至少包括：請(qǐng)購(gòu)與審批；詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購(gòu)合同的訂立與審核；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行；供應(yīng)商各種形式返利的收取、經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄。第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，降低采購(gòu)成本。重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批。企業(yè)除小額零星物資或服務(wù)外，不得安排同一機(jī)構(gòu)辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程。第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換，防范采購(gòu)人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購(gòu)登記制度，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單(或采購(gòu)合同，下同)、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。第三章請(qǐng)購(gòu)與審批控制第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)置商品或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。企業(yè)采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性和經(jīng)濟(jì)性。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專門的請(qǐng)購(gòu)部門，對(duì)需求部門提出的采購(gòu)需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃。第十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及企業(yè)實(shí)際需要對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。第四章采購(gòu)與驗(yàn)收控制第十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對(duì)采購(gòu)方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序及計(jì)量方法等做出明確規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)緊急、小額零星采購(gòu)的范圍、供應(yīng)商的選擇做出明確規(guī)定。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。同一企業(yè)下屬的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對(duì)同一供應(yīng)商。第十五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃合理選擇采購(gòu)方式。大宗采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用詢價(jià)或定向采購(gòu)的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)價(jià)格管理機(jī)構(gòu)，建立采購(gòu)物資定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、談判采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)等多種方式合理確定采購(gòu)價(jià)格，最大限度地減小市場(chǎng)變化對(duì)企業(yè)采購(gòu)價(jià)格的影響。大宗采購(gòu)等應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式確定采購(gòu)價(jià)格，其他商品或勞務(wù)采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)行情制定最高采購(gòu)限價(jià)，并對(duì)最高采購(gòu)限價(jià)適時(shí)調(diào)整。第十七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況擬訂采購(gòu)合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購(gòu)合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購(gòu)物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。涉及大宗和新、特物資采購(gòu)的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試。驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程的管理，依據(jù)采購(gòu)合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案。企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實(shí)行全過(guò)程的采購(gòu)登記制度或信息化管理，確保采購(gòu)過(guò)程的可追溯性。第五章付款和返利收取控制第二十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《醫(yī)藥集團(tuán)總公司貨幣資金內(nèi)部控制制度》的規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，并按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和醫(yī)藥集團(tuán)總公司會(huì)計(jì)核算辦法的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。第二十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，企業(yè)財(cái)會(huì)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。企業(yè)在付款過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時(shí)報(bào)告處理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購(gòu)付款的過(guò)程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。企業(yè)使用支票支付方式時(shí)，出票日期、收款人、支付金額等要素需在出票前填寫完整；企業(yè)使用匯票支付方式時(shí)，需完整填寫被背書人名稱。所有付款業(yè)務(wù)應(yīng)確保與合同中指定的供貨商、發(fā)票的開票人及實(shí)際收款人相一致。企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)參與商定對(duì)供應(yīng)商付款的條件。第二十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。第二十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)?fù)ㄖ?、?yàn)收證明、入庫(kù)憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。第二十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠。第二十五條企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)收取采購(gòu)返利的內(nèi)部控制。有關(guān)采購(gòu)返利計(jì)算的資料文件應(yīng)在財(cái)會(huì)部門備案，由企業(yè)財(cái)會(huì)部門統(tǒng)一計(jì)算應(yīng)收取的返利以及確認(rèn)返利的收取。第二十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專