辦公自動化最全教程13第四章辦公自動化

——文字處理基礎(chǔ)4.1辦公自動化軟件概述一、概述Office是Microsoft公司開發(fā)的一套現(xiàn)代辦公套裝軟件，隨著社會的需要技術(shù)也不斷改進(jìn)，現(xiàn)在出現(xiàn)了0fficexp。但并不是每個(gè)人都需要使用套件中的所有應(yīng)用程序，因此Microsoft公司將該套件設(shè)計(jì)了5個(gè)版本(標(biāo)準(zhǔn)版、商業(yè)版、專業(yè)版、Premiere、開發(fā)版)，每個(gè)版本里主要包括6個(gè)應(yīng)用軟件和2組工具集的若干組合。二、定義

所謂辦公自動化：是指通過先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將人們的部分辦公業(yè)務(wù)物化于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息系統(tǒng)。（辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實(shí)現(xiàn)無紙辦公。）我們辦公自動化主要學(xué)習(xí)Office2003版本主要包括3大項(xiàng)：文字處理軟件Word

電子表格軟件Excel

幻燈片制作軟件PowerPoint

Word2003基本操作文檔的基本編輯方法文檔的排版表格的制作圖文混排頁面排版與打印文檔4.2文字處理基礎(chǔ)4.2.1Word2003基本操作Word2003有哪些基本操作呢？Word2003啟動Word2003退出Word2003窗口基本組成1.Word2003的啟動

常規(guī)啟動

單擊“開始”|“程序”|“MicrosoftWord”快捷啟動

雙擊桌面上的Word快捷方式圖標(biāo)通過已有文檔進(jìn)入Word20032.Word2003的退出

①單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。②單擊標(biāo)題欄左側(cè)的“W”圖標(biāo)，在隨之打開的快捷菜單中，單擊關(guān)閉。③雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的“W”圖標(biāo)。④單擊“文件”菜單中的“退出”命令。⑤按組合鍵Alt+F4。Word2003基本操作3.Word2003窗口的組成標(biāo)題欄菜單欄工具欄標(biāo)尺狀態(tài)欄文檔窗口（文本區(qū)）

Word2003基基本操操作Word2003窗口上的工具欄能不能隱藏呢？或者啟動Word2003后，沒有需要的工具欄，那么如何顯示呢？除了工具欄可以隱藏顯示外，菜單欄、狀態(tài)欄等能不能隱藏顯示呢？4.2.2文檔檔的基基本編編輯方方法每次啟啟動Word2003都會會建立立一個(gè)個(gè)新文文檔，，并命命名為為“文文檔1”。。單擊““文件件”菜菜單的的“新新建””命令令。單擊““常用用工具具欄””上的的“新新建””按鈕鈕。在對文檔進(jìn)行編輯之前，需新建文檔。文檔的的基本本編輯輯方法法文檔輸輸入選定文文本內(nèi)內(nèi)容編輯文文檔文檔輸輸入一、光光標(biāo)定定位什么是光標(biāo)？為什么要光標(biāo)定位呢？光標(biāo)表表示錄錄入文文本時(shí)時(shí)的插插入位位置。鍵盤定定位在欲插插入文文本處處單擊擊鼠標(biāo)標(biāo)左鍵鍵。鼠標(biāo)定定位在當(dāng)前前文本本范圍圍以外外的區(qū)區(qū)域雙雙擊鼠鼠標(biāo)左左鍵。。文文檔輸輸入二、選選擇輸輸入法法使用Ctrl+Shift組組合鍵鍵在英文和和各種種中文文輸入法法之間間進(jìn)行行切換換。使用鼠鼠標(biāo)單單擊任任務(wù)欄欄右側(cè)側(cè)的語語言指指示器器，在在打開開的輸輸入法法菜單單中選選擇所所需輸輸入法法。用Ctrl+空空格鍵鍵在英文和和系統(tǒng)統(tǒng)首選選中文文輸入入法之間進(jìn)進(jìn)行切切換。。英文/中文輸入方式半角/全角狀態(tài)中文輸入法名稱中/英文標(biāo)點(diǎn)“輸入入法””狀態(tài)態(tài)欄文文檔輸輸入全半角有什么不同呢？軟鍵盤有什么作用呢？除了軟件盤可輸入特殊符號外，還有什么方法呢？文文檔輸輸入文文檔輸輸入三、輸輸入特特殊符符號單擊““插入入”菜菜單中中的““符號號”項(xiàng)項(xiàng)，出出現(xiàn)下下圖對對話框框，選選擇““符號號”選選項(xiàng)卡卡，單單擊““插入入”，，或者者直接接雙擊擊要插插入的的符號號即可可。文文檔檔輸輸入入

在輸入一行容納不下的較長的文本時(shí)，Word2003會在行末自動完成換行；只有在開始一個(gè)新的自然段時(shí)才需要按回車鍵。按回車鍵標(biāo)志著一個(gè)段落的結(jié)束。當(dāng)無須換段落，但是想新起一行時(shí)，可人工換行（Shift+Enter）。文文檔檔輸輸入入我們經(jīng)?？吹揭恍┓谴蛴∽址缈崭竦?，那如何知道到底有多少個(gè)空格呢？文文檔檔輸輸入入四、、非非打打印印字字符符的的顯顯示示“常常用用工工具具欄欄””的的右右側(cè)側(cè)““顯顯示示/隱隱藏藏””按按鈕鈕是是用用于于控控制制非非打打印印字字符符是是否否可可以以顯顯示示在在屏屏幕幕上上。。我們編輯完文檔后，必須保存。否則文檔將清空。那么如何保存文檔呢？保存之后可不可以修改名字或保存在其它地方呢？文文檔檔輸輸入入文文檔檔輸輸入入五、、保保存存文文檔檔單擊擊““文文件件””菜菜單單中中的的““保存存”項(xiàng)項(xiàng)，，或或單單擊擊““常常用用工工具具欄欄””中中形形如如軟軟盤盤的的圖圖標(biāo)標(biāo)。。單擊擊““文文件件””/““另存存為為”項(xiàng)項(xiàng)，，出出現(xiàn)現(xiàn)““另另存存為為””對對話話框框。。當(dāng)對新文檔實(shí)行第一次保存操作時(shí)，也將會打開“另存為”對話框。我們保存過文檔之后，需要打開文檔進(jìn)行查看或者修改。那么如何打開文檔呢？文文檔檔輸輸入入文檔檔輸輸入入六、、打打開開文文檔檔常用用的的兩兩種種方方式式：：單擊擊““常常用用工工具具欄欄””中中左左邊邊第第二二個(gè)個(gè)按按鈕鈕，，圖圖標(biāo)標(biāo)為為一一本本打打開開的的書書。。單擊擊““文文件件””菜菜單單中中的的““打打開開””選選項(xiàng)項(xiàng)。。選定定文文本本內(nèi)內(nèi)容容為什么要選定文本呢？如何選定文本呢？選定定部部分分文文本本內(nèi)內(nèi)容容的的效效果果1.基基本本的的選定定方法法鼠標(biāo)標(biāo)移移到到欲欲選選取取文文本本的的開開頭頭，，然然后后拖拖曳曳經(jīng)經(jīng)過過要要選選擇擇的的內(nèi)內(nèi)容容，，松松開開鼠鼠標(biāo)標(biāo)按按鈕鈕。。光標(biāo)標(biāo)移移到到欲欲選選取取文文本本的的開開頭頭，，然然后后同同時(shí)時(shí)按按住住Shift鍵鍵和和光光標(biāo)標(biāo)來來選選擇擇內(nèi)內(nèi)容容。。若要取取消選選定，，在文文本窗窗口的的任意意處單單擊鼠鼠標(biāo)或或光標(biāo)標(biāo)移動動鍵。。選定文文本內(nèi)內(nèi)容選定文文本內(nèi)內(nèi)容2.利利用選選定區(qū)區(qū)在文本本框的的左側(cè)側(cè)有一一向下下延伸伸的長長條形形的空空白區(qū)區(qū)域，，稱為為選定區(qū)區(qū)。選定區(qū)選定文本的常用技巧選定文文本內(nèi)內(nèi)容編輯文文檔插入刪除移動復(fù)制撤銷與與重復(fù)復(fù)查找與與替換換1.插插入入只要將將光標(biāo)標(biāo)移動動到想想要插插入字字符的的位置置，然然后輸輸入字字符即即可。。編輯文文檔插入和改寫的不同。2.刪刪除除用BackSpace鍵鍵或Delete鍵鍵可逐逐個(gè)刪刪除字字符。。但如果果要刪刪除大大量的的文字字，首首先選選定要要刪除除的內(nèi)內(nèi)容，，然后后可以以選擇擇下述述3種種刪除除方法法之一一：(1)按按BackSpace鍵鍵或Delete鍵鍵。(2)單單擊““常用用工具具欄””上的的“剪剪切””按鈕鈕。(3)單單擊““編輯輯”菜菜單中中的““剪切切”命命令。。編輯文文檔編輯文文檔我們對文檔進(jìn)行修改時(shí)，經(jīng)常要移動部分文字，甚至對部分相同文字進(jìn)行復(fù)制。那么如何移動和復(fù)制文字呢？3.移移動動直接移移動編輯文文檔選定后，鼠標(biāo)變成左上箭頭才能移動。利用剪剪貼板板進(jìn)行行移動動操作作選擇““剪切切”按按鈕或或命令令，后后“粘粘貼””。4.復(fù)復(fù)制制直接復(fù)復(fù)制在移動動文本本的同同時(shí)按按住Ctrl鍵鍵即可可?？衫糜眉糍N貼板來來復(fù)制制選擇““復(fù)制制”按按鈕或或命令令，后后“粘粘貼””。編輯文檔編輯文檔我們編輯文檔時(shí)，可能會出現(xiàn)誤操作，那么能不能返回到前面的狀態(tài)呢？5.撤銷銷與重復(fù)單擊“撤撤銷”按鈕鈕（命令）），使文本本恢復(fù)原來來的狀態(tài)。。單擊“編輯輯”菜單中中的“重復(fù)復(fù)”項(xiàng)來恢恢復(fù)剛執(zhí)行行的“撤銷銷”操“常用工具欄”上有一個(gè)“恢復(fù)”按鈕，其功能與“撤銷”按鈕正好相反，它可以恢復(fù)被撤銷的一步或任意步的操作。

編輯文檔編輯文檔我們編輯文檔時(shí)，想在一篇長文檔中查找某段文字，或者想用新輸入的一段文字代替文檔中已有的且出現(xiàn)在多處的特定文字，怎么辦呢？6.查找找與替換在一一篇篇編輯輯文文檔檔文文檔檔的的排排版版字符符的的格格式式化化段落落排排版版項(xiàng)目目符符號號和和編編號號分欄欄樣式式使用模板上標(biāo)著重號斜體下劃線字符格式化是什么呢？字符的格式：：指字符的字體體、大小、粗粗細(xì)和各種表表現(xiàn)形式。字符的格式化化可通過下列列方式：工具欄按鈕字字體、字號、、字型“字體”對話話框（如下頁頁所示）段落排版首行縮進(jìn)懸掛縮進(jìn)左縮進(jìn)段落排版是做什么的？段落對齊方式式“格式工具欄欄”上有四個(gè)個(gè)段落對齊按按鈕，從左到到右依次為““兩端對齊””、“居中對對齊”、“右右對齊”、““分散對齊””。段落縮進(jìn)、首首行縮進(jìn)、懸懸掛縮進(jìn)①首行縮進(jìn)：第第一行縮進(jìn)。。②段落縮進(jìn)：：整個(gè)段落都都縮進(jìn)。③懸掛縮進(jìn)：：除首行外，，其余各行縮縮進(jìn)?？s進(jìn)設(shè)置：拖拖動水平標(biāo)尺尺用“段落”對對話框（見下下頁）項(xiàng)目符號和編編號項(xiàng)目符號編號什么是項(xiàng)目符號？什么是編號？自動編號單擊“格式工工具欄”中的的“編號”按按鈕，這時(shí)光光標(biāo)處出現(xiàn)““1.”數(shù)字字編號，回車車換行時(shí)，會會自動出現(xiàn)““2.”數(shù)字字編號如果想刪除某某一條內(nèi)容，，編號會自動動重新排列改變編號順序序選擇需要編輯輯的文字內(nèi)容容，在“格式式”菜單中，，選擇“項(xiàng)目目符號和編號號”，選擇標(biāo)標(biāo)簽“編號””的對話框：：選擇“重新開開始編號”，，可重新開始始編號；選擇“繼續(xù)前前一列表”，，可繼續(xù)前一一列表的編號號改數(shù)字編號為為項(xiàng)目編號（（見下頁）分欄分欄需設(shè)置分幾欄（欄數(shù)）、每欄的寬度（欄寬）等信息。那么如何設(shè)置呢？在“格式”菜菜單中選擇““分欄”，打打開“分欄欄”對話框。。如何建立特殊的分欄效果？例如：單欄與多欄混排建立等長欄思考：：我們常常看到到報(bào)刊刊、雜雜志上上的長長文檔檔，其其文檔檔格式式是一一致的的。但但是，，現(xiàn)在在對于于相同同格式式的文字和段落，我們們?nèi)匀蝗徊捎糜弥鹨灰辉O(shè)置置的方方法，，太繁繁瑣。。有沒有有可以以復(fù)制制格式式或者者其他他使文文檔格格式保保持一一致的的方法法呢？？樣式樣式樣式：：是系統(tǒng)統(tǒng)或用用戶并并保存存的一一系列列排版版格式式。分類：：從應(yīng)用范范圍來說：：段段落落樣式式和字字符樣樣式從從定義形形式來說：：自自定定義樣樣式和和預(yù)定定義樣樣式查看和和顯示示樣式式包括字符格式和段落格式思考：：有一些些特殊殊的文文檔，，例如如：邀邀請函函、課課程表表等，，它們們內(nèi)容容的主主體都都是類類似的的。我們有有沒有有簡單單的方方法，，只需需輸入入不同同內(nèi)容容，不不用反反復(fù)輸輸入文文字和和編排排格式式呢？？模板使用模板模板：是一種特殊殊文檔，它它具有預(yù)先先設(shè)置好的的、最終文文檔的外觀觀框架。它它可以包含含：同一類類型文檔中中相同的文文本和圖形形。使用模板使用模板創(chuàng)創(chuàng)建新文件件創(chuàng)建模板保存模板使用模板創(chuàng)創(chuàng)建新文件件使用模板創(chuàng)建模板使用模板本節(jié)小結(jié)本節(jié)著重講講述了文檔檔的排版方方法，包括括字符的格格式化、段段落排版、、項(xiàng)目符號號和編號、、分欄、樣樣式、模板板等。文檔中除了了文本之外外，還有什什么特殊的的格式呢？？表格4.2.4表格制制作表格的建立立表格的編輯輯表格的格式式化排序和數(shù)字字計(jì)算表格的排版版和轉(zhuǎn)換表格的建立立創(chuàng)建表格1.工具具欄按鈕的的方法-直直接插入表表格單擊“常用用工具欄””的“插入入表格”按按鈕按住鼠標(biāo)左左鍵并拖動動到所需表表格的行列列格數(shù)松開左鍵，，這時(shí)窗口口中會出現(xiàn)現(xiàn)帶虛線框框的表格2.菜單的方法法-按行列列定制表格格單擊“表格格”/“插插入表格””項(xiàng)選擇所需的的行列數(shù)，，單擊“確確定”補(bǔ)充表格線線：上述方法可可創(chuàng)建了規(guī)規(guī)則表格，，若需增添添或刪除表表格線以滿滿足不同的的表格形狀狀，可打開開“表格和和邊框”工工具欄。表格的編輯輯表格中的光光標(biāo)定位在表格中輸輸入文本在表格中選選擇文本增加表格的的行、列刪除表格中中的單元格格、行、列列表格行高、、列寬的調(diào)調(diào)整表格中文字字的編輯拆分表格拆分及合并并單元格格式化表格格1.邊框與與底紋邊框設(shè)置（（菜單方法法、工具欄欄按鈕方法法）注：更改線型時(shí)時(shí)，操作順順序。2.居中表格居中表格中文文字水平居中表格中文文字垂直居中排序和數(shù)數(shù)字計(jì)算算1.表格格的排序序單擊“表表格和邊邊框”/”降序序”按鈕鈕或或者者“升序序”按鈕鈕將光標(biāo)定定在表格格中，點(diǎn)點(diǎn)擊菜單單表格的的“排序序”，彈彈出“排排序”對對話框2.表格格的求和和列的求和和：把光標(biāo)定定位到需需要求和和的“列列”的下下面的單單元格，，單擊““表格和和邊框””工具欄欄上的““自動求求和”按按鈕行的求和和：先把光標(biāo)標(biāo)定位到到需要求求和的““行”的的右邊單單元格中中，單擊擊“自動動求和””按鈕3.表格格的計(jì)算算光標(biāo)定位位到顯示示答案的的單元格格表格”菜菜單中的的“公式式”對話話框輸入計(jì)算算范圍答案放哪哪呢？什么操作作？+-*/哪些數(shù)進(jìn)進(jìn)行計(jì)算算呢？排排序和和數(shù)字計(jì)計(jì)算注Sum(b2:c2)是指什么？LEFTABOVE單元格:單元格格單元格,單元元格標(biāo)點(diǎn)必須是英文半角。表格的排排版和轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換標(biāo)題行重重復(fù)表格和文文字的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換調(diào)整表格格的大小小表格的復(fù)復(fù)制和刪刪除自動套用用表格格格式在表格之之間加入入間隙調(diào)整表格格的大小?。?）手手動調(diào)調(diào)整（2）自自動調(diào)整整圖圖文混排排插入對象象選中對象象移動和縮縮放設(shè)置對象象格式插入對象象文檔中插入的有哪些常用對象呢？圖片簡單圖形形自選圖形形藝術(shù)字體體文本框公式藝術(shù)字剪貼畫簡單圖形自選圖形公式文本框1.圖圖片樣例3.6.1插入入剪貼畫畫操作步驟驟：將光標(biāo)置置于要插插入的地地方單擊“插插入”菜菜單中的的“圖片片”，則則在該項(xiàng)項(xiàng)菜單的的右邊出出現(xiàn)一個(gè)個(gè)級聯(lián)式式子菜單單，選擇擇其中的的“剪貼貼畫”菜菜單項(xiàng)，，將打開開“Microsoft剪貼貼庫”對對話框。。在列表框框中選擇擇剪貼畫畫，單擊擊“插入入”按鈕鈕。2.簡單單圖形和和自選圖圖形樣例3.6.2插入入簡單圖圖形和自自選圖形形簡單圖形自選圖形1）簡簡單圖形形2）自自選圖形形3.藝術(shù)術(shù)字體樣例3.6.3插入入藝術(shù)字字體操作步驟驟4.文本本框樣例3.6.4插入入文本框框操作步驟驟單擊如上上圖所示示按鈕，，鼠標(biāo)變變成十字字型；將十字型型光標(biāo)移移到文檔檔中要插插入文本本框的左左上角，，按住鼠鼠標(biāo)拖動動完成插插入操作作在文本框框中輸入入文字。。5.插入入公式樣例3.6.5插入入公式操作步驟驟單擊“插插入”菜菜單中的的“對象象”命令令選中對象象將鼠標(biāo)在在對象上上移動，，當(dāng)鼠標(biāo)標(biāo)的形狀狀變?yōu)槭旨^頭時(shí)，單單擊鼠標(biāo)標(biāo)左鍵，，此時(shí)在在對象周周圍會有有8個(gè)夾夾點(diǎn)出現(xiàn)現(xiàn)，表示示該對象象被選中中。如果要取取消選中中狀態(tài)，，只需將將鼠標(biāo)移移動到該該對象之之外，單單擊即可可移動和縮縮放將鼠標(biāo)指指針移動動到被選選中對象象上，鼠鼠標(biāo)指針針變?yōu)槭旨^頭形狀時(shí)時(shí)，按住住鼠標(biāo)左左鍵拖動動對象至至合適的的位置放放開即可可完成移動對象象的操作將鼠標(biāo)指指針移動動到被選選中對象象的某個(gè)個(gè)夾點(diǎn)上上，光標(biāo)標(biāo)形狀變變?yōu)殡p箭箭頭時(shí)，，按住鼠鼠標(biāo)左鍵鍵拖動后后放開，，可調(diào)整對象象的大小小設(shè)置對象象的格式式將鼠標(biāo)指指針移動動到被選選中對象象上，鼠鼠標(biāo)指針針變?yōu)槭旨^頭形狀時(shí)時(shí)，單擊擊鼠標(biāo)右右鍵打開