第1講

當(dāng)今會議面面觀【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議是一個集思廣益的渠道甲乙丙有創(chuàng)意好點子.會議的意義2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。組織或部門會議◆開展有效的溝通◆傳達資訊◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾◆達成協(xié)議與解決問題◆資源共享◆開發(fā)創(chuàng)意◆激勵士氣◆鞏固主管地位會議的目的按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類●團體會議●一對一會議

●面對面會議●電話會議●視頻會議●宣布人事安排、講解政策的會議●當(dāng)眾表揚或批評別人的會議●臨時處理突發(fā)事件的會議●固定的團隊會議●集思廣益的會議會議的種類1.固定的部門會議建議頻率：至少一月一次，不過每周多于1次；將會議的時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動.2.全體會議建議頻率：至少沒兩個月一次利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重負擔(dān).3.處理突發(fā)事件的會議4.一對一會議會議的頻率與會人數(shù)準(zhǔn)備時間旅行時間會議秘書服務(wù)人員時間成本會議設(shè)施會議場地旅宿費用文件準(zhǔn)備直接成本1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本會議的成本【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。第2講

會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因1．會議的通病——效率不高準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備沒有意見征詢沒有把握好時機2．會議效率不高的原因

項次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。3．預(yù)防性管理

【舉例】

會議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。高效會議的八大特征只在必要時才召開好好策劃過擬定和分發(fā)了議程表遵守時間一切按部就班請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席作出了評論和采納記錄所有決定、建議和負責(zé)人會議規(guī)范1．會議時間安排的規(guī)范◆上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法?！粝挛?-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。2．會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間?！舫^1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羲信c會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言?！魷?zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負責(zé)人對決議能否達成負直接責(zé)任?！羲信c會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意?！粢庖姴煌呛檬?，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！魰h結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄?！羲信c會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量?！颈局v總結(jié)】

會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。第3講

開會前的準(zhǔn)備工作

【本講重點】是否要開會準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作

1．無需開會的“五個如果”是否要開會如果沒什么可討論你是唯一的決策者還有比開會更好的辦法會議成本太大已經(jīng)按慣例聚會2．必須開會的“五個如果”如果要讓別人參與決策聽取部門回報工作給小組委派任務(wù)有些需要當(dāng)眾表揚或批評必須把信息傳達給多人1H5WHowWhatWhereWhoWhyWhen會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效證。會議準(zhǔn)備工作核對單會議準(zhǔn)備工作核對單1、了解會議的目的3、確定會議的形式5、決定會議的時間7、決定會議的地點9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會議名簽13、是否安排與會者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、是否一定要開會4、安排會議的議程6、確定會議的主持人8、研究會場如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料20、是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會場的布置需要特別注意：Strength優(yōu)勢Weakness劣質(zhì)Opportunity機會Threat威脅主持人的4個準(zhǔn)備工作：設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動計劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進行SWOT分析SWOT分析：SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。主持人的準(zhǔn)備工作【本講總結(jié)】一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議