管理體系文件編寫培訓咨詢教師：許明啟動時間：2012年06月江蘇中鵬新材料股份有限公司目錄第一部分：對管理體系文件的基本要求第二部分：管理體系文件的架構和內(nèi)容第三部分：管理體系文件的編寫要求第四部分：管理體系文件的格式和標識一、對管理體系文件的基本要求1、文件的價值2、如何保證文件編寫的質(zhì)量3、文件編寫的原則1、文件的價值管理文件是規(guī)范組織管理行為的“法”；管理文件是組織重要的管理資源；管理文件增加了管理的透明度；管理文件反映了管理者的管理理念和思路；管理文件既規(guī)范員工的行為，也規(guī)范了組織管理者的管理行為。

2、如何保證文件編寫的質(zhì)量是總結

的過程；是思考

的過程；是策劃

的過程；是提升/整合的過程。文件編寫是增值的過程3、文件編寫的原則——總原則追求最好、最實際的總原則反應當前運作的最高水平；充分利用已有的管理平臺；文件的所有要求都應可實現(xiàn)；文件所規(guī)定的要求應與組織的資源狀況相適應；最好的、最先進的方法不一定適用。3、文件編寫的原則——系統(tǒng)性組織應對其管理體系中采用的全部要求和規(guī)定，有系統(tǒng)、有條理地制訂成各項要求和程序：所有的文件應編輯成文，需要時編輯成冊；各層次文件應分布合理、相互協(xié)調(diào)、互相印證。3、文件編寫的原則——協(xié)調(diào)性管理體系文件的所有規(guī)定應與其他制度體系文件的要求相協(xié)調(diào)；體系文件還應與法規(guī)的要求相協(xié)調(diào)；體系文件之間應相互協(xié)調(diào)，不應產(chǎn)生矛盾；處理好各種接口，引用適當；避免職責不清。3、文件編寫的原則——唯一性對一個單位，其管理體系文件是唯一的；通過清楚、準確、全面、簡明扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解；盡量使用組織自己的語言；避免對同一事項在不同文件中相互矛盾的規(guī)定；3、文件編寫的原則——適用性所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能夠做到；追求“任何時候/任何部門都適用”的文件是不可能的；編寫任何文件都應依據(jù)標準的要求和公司的現(xiàn)實；文件的內(nèi)容和形式追求簡單、適用、有效的原則；3、文件編寫的原則——完整性文件中規(guī)定的過程或活動應形成管理閉環(huán)；過程或活動的內(nèi)容描述完整，來龍去脈交待清楚；不僅文件本身完整，而且要保持文件之間的完整。3、文件編寫的原則——邏輯性當過程或活動中存在邏輯關系時，應按邏輯順序描述；屬于判斷的活動（如審核、批準、審查、檢查等）應交待清楚判斷的標準和判斷后的不同處置方式。3、文件編寫的原則——可評價性應使用肯定或否定的敘述性語言，不應使用模糊語言（如及時、基本上、差不多等）；表述準確、清晰，用詞簡練、明確，使用組織內(nèi)通俗易懂的語言；按文件要求執(zhí)行的結果應是可評價的，要求文件的規(guī)定必須明確。二、管理體系文件的架構和內(nèi)容1、體系文件的架構2、管理體系文件的類型二、管理體系文件的架構和內(nèi)容表格業(yè)務流程/規(guī)范質(zhì)量手冊管理程序法律法規(guī)/上級規(guī)定第一層次文件第二層次文件第三層次文件二、管理體系文件的架構和內(nèi)容

文件層次圖說明——當各層次文件分開時，可相互引用；——各層次文件的內(nèi)容不應相互矛盾；——下一層次文件應比上一層次文件更具體、更詳細；——各層次間合并還是分開，可根據(jù)自己的習慣和需要去決定。二、管理體系文件的架構和內(nèi)容質(zhì)量手冊；管理程序;業(yè)務流程/工作規(guī)范；表格。在已策劃的質(zhì)量管理體系中按表述方式分以下幾種類型的文件：分手冊二、管理體系文件的架構和內(nèi)容質(zhì)量手冊：規(guī)定組織管理體系要求的文件，是管理體系的總綱領；質(zhì)量手冊通常是ISO9001：2008標準要求的具體化，企業(yè)化。1）質(zhì)量手冊二、管理體系文件的架構和內(nèi)容ISO9001:2008要求必須編寫的程序文件：1、文件控制(4.2.3)2、記錄控制(4.2.4)3、內(nèi)部審核(8.2.2)4、不合格品控制(8.3)5、糾正措施(8.5.2)6、預防措施(8.5.3)2）管理程序二、管理體系文件的架構和內(nèi)容流程/規(guī)范：指規(guī)定某項工作開展的程序和工作要求的文件。其表述方式可用流程圖或文字敘述方式。3）業(yè)務流程/規(guī)范二、管理體系文件的架構和內(nèi)容闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。表格是一種特殊的文件，通?？瞻椎挠涗洷砀駷槲募?，經(jīng)填寫后的表格為證實性資料（記錄）。4）表格三、管理體系文件的編寫要求1、質(zhì)量手冊的編寫要求2、管理程序的編寫要求3、工作規(guī)范的編寫要求4、表格的設計要求1、質(zhì)量手冊的編寫要求A、質(zhì)量手冊的主要內(nèi)容

質(zhì)量手冊的內(nèi)容方針和目標組織機構、職責和權限管理過程間相互作用的表述形成文件的程序或引用質(zhì)量手冊還應說明管理范圍和對ISO9001：2008標準的刪減的說明質(zhì)量手冊是總綱領，提供了體系文件的總框架，是對組織如何滿足質(zhì)量標準要求的詮釋。1、質(zhì)量手冊的編寫要求0.1

管理者簽發(fā)令0.2管理者代表任命書0.3手冊說明0.4方針與目標1.0組織構架圖和職能分配表2.0過程關系圖3.0重要的術語4.0管理體系5.0管理職責6.0資源管理7.0過程管理8.0測量、分析和改進B、質(zhì)量手冊內(nèi)容2、管理程序的編寫要求管理程序的內(nèi)容按活動的邏輯順序寫出開展該項活動的各個環(huán)節(jié)規(guī)定各個活動的實施者和應開展的工作規(guī)定活動的時間和地點規(guī)定具體的實施辦法明確所需的資源和引用的文件規(guī)定應保留的記錄例外特殊情況的處理方式管理程序規(guī)定了管理體系過程實現(xiàn)的方法和評定的準則，使管理體系過程處于受控狀態(tài)，是管理手冊的支持性文件。3、工作規(guī)范的編寫要求1.0目的簡要概括制定文件的目的。2.0適用范圍明確管理范圍(文件描述的過程、活動或區(qū)域）。3.0職責與文件描述的過程、活動或區(qū)域有關的部門和崗位的職責和權限。4.0正文

5W1H2R1M

3、工作規(guī)范的編寫要求Why:為什么做Who:誰(崗位)做When:什么時間做Where:什么地點/條件做What:做什么5W1HHow:怎么做（依據(jù)什么、用什么方法）2RRecord:產(chǎn)生什么記錄Resource:需要什么資源1MMeasure:如何測量（測量的項目、周期、方法和標準）3、工作規(guī)范的編寫要求

5.0相關文件列出在正文中引用的文件名稱.

6.0相關記錄列出在正文中引出的記錄名稱.4、表格的編寫要求記錄表格是一種特殊的文件表格的總要求是“確?？梢垣@得必要的資源和信息，以支持這些過程的運作和監(jiān)視”得到證實。

規(guī)定了記錄的內(nèi)容/準則規(guī)定了記錄的責任規(guī)定了記錄的頻度等4、表格的編寫要求表格的要求應與文件的要求相一致；表格的設計應與所填寫的內(nèi)容相一致；應能為填寫人提供指導，應能說明填寫的要求；表格應盡可能簡化，減少表格的數(shù)量；相近要求表格應考慮合并，盡可能設計通用表格；欄目的空間要根據(jù)信息量的大小來預留，考慮記錄的管理（標識、檢索、電子化）需要。表格設計的原則四、管理文件的格式和標識1、管理文件的格式要求2、管理文件的標識3、管理文件的控制1、管理文件的格式要求文件編寫本身是一個管理標準化過程，要求所編寫的文件也應該實現(xiàn)標準化：

——相同的版面設計；

——相同的格式要求；

——相同的標識系統(tǒng)；

——相同的控制要求。1、管理文件的格式要求文件頁眉的內(nèi)容——公司LOG及名稱（需要時）——文件名稱；——文件類別（需要時）——文件編號；——文件修改狀態(tài)。A、文件頁眉、頁腳文件頁腳的內(nèi)容——文件頁碼；——文件生效日期；——文件審批欄（需要時）1、管理文件的格式要求規(guī)范性文件的固定模塊1.目的；2.適用范圍；3.管理職責；4.工作流程/工作規(guī)范（文件主體）；5.相關文件；6.相關記錄。B、文件正文格式1、管理文件的格式要求文件的編碼文件編碼采用國際標準的編碼方式：4……4.1……4.1.1……A)……a)……——……1、管理文件的格式要求文件的排版為保證文件格式的規(guī)范性，文件排版時應做到：——文件字體、大小統(tǒng)一；——文件的字間距、行間距統(tǒng)一；——文件頁面設置統(tǒng)一；——文件中引用文件和引出記錄的符號統(tǒng)一。2、管理文件的標識要求A、文件的封面標識——公司標志；——文件名稱；——文件擬制、審核、批準；——文件版本；——文件生效日期；——文件受控狀態(tài)。2、管理文件的標識要求B、文件的編號編號通常應包含以下內(nèi)容：——組織代碼；——文件類別；——文件使用部門（針對部門文件）；——文件順序號。C、文件的修改狀態(tài)3、管理文件的控制——文件的編制、審核、批準；——文件標識；——文件發(fā)放；——文件修改；——文件作廢。A、文件控制的內(nèi)容3、管理文件的控制——文件應由對業(yè)務較熟悉，對所編寫的內(nèi)容最清楚，有較強管理能力和管理經(jīng)驗豐富的人員編寫；——文件審核應由對文件所涉及領域的技術權威或有管理責任的人負責；——文件批準由負有領導職責的人員進行。B、文件編制、審核、批準控制的內(nèi)容3、管理文件的控制——應確保需要文件的場所都能獲取需要的文件；——文件閱覽權限應經(jīng)過識別并審批；——不允許隨意打印、復制文件；——工作場所的文件應是最新的有效版本并能識別；——對所發(fā)布的文件要能確保文件修改時能全部準確替換作廢文件。C、文件的發(fā)放3、管理文件的控制——文件應在受控條件下修改；