4/4行政公文管理方法一、總則1、為了使XX有限公司（簡稱公司）的公文管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際狀況，特制定本管理方法。2、本管理方法是制發(fā)行政公文的基本依據(jù)，各職能管理部門應(yīng)依據(jù)本管理方法，結(jié)合公司實(shí)際狀況，擬制各種公文。3、本管理方法由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織執(zhí)行。各職能管理部門可依據(jù)本管理方法的要求及規(guī)定，結(jié)合各自的實(shí)際狀況制定實(shí)施。4、本管理方法增補(bǔ)、修訂及說明權(quán)屬公司總經(jīng)辦。二、公文的適用范圍及種類1、公文的適用范圍1)向上級的請示或報告；2)發(fā)布公司的重大確定和通知；3)頒布關(guān)于公司政策、法令、人事、培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)編制等方面重要的管理規(guī)定、條例、制度和方法；4)具有政策性、規(guī)定性的資料文件。2、公文種類1)請示：適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)及部門請求指示和批準(zhǔn)。2)報告：適用于向上級領(lǐng)導(dǎo)及部門匯報工作及反映狀況。3)指示：適用于對下級部門布置工作，闡明工作的指導(dǎo)原則。4)布告：適用于公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。5)通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件。6)通知：適用于傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項。7)通報：適用于表揚(yáng)好人好事，批判錯誤。8)函：適用于平行的或不相隸屬的公司之間互相商洽工作。9)會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議議定事項及主要精神，要求相關(guān)部門共同遵守執(zhí)行。三、公文標(biāo)準(zhǔn)格式1、資料文件模版：以公司名義對內(nèi)、對外發(fā)文；在正文終止后，在右下方用數(shù)字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）標(biāo)注發(fā)文日期（年、月、日），并在日期上加蓋公司公章。（請見附頁1）2、公文字體：資料文件正標(biāo)題（宋體二號字，加粗）；資料文件副標(biāo)題（宋體小三號字，加粗）；正文內(nèi)容（仿宋體小四號字）。3、如公文最后一頁僅有日期或單位名稱，無正文內(nèi)容時，須在最后一頁頁首處標(biāo)注“（此頁無正文）”字樣。4、主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目間有一個字的空格，主題詞一般不超過10個字。5、送往上級單位為抄報。送往平級、下級單位為抄送。四、資料文件編號資料文件模版統(tǒng)一編號為：“****X字[XXXX]第XXX號”。其中“X字”中“X”為擬文部門代字，“[XXXX]”為年份，“XXX”號為序號。例如：20XX年****公司總經(jīng)辦下發(fā)的第1號資料文件，資料文件編號即為：****總字[20XX]第001號；（發(fā)文代字詳見附頁2）注：1、文號以百進(jìn)制為單位，不足百位時須在序號前加“00”或“0”。2、每年月1日為資料文件編號的起始日；如20XX年總經(jīng)辦下發(fā)的第一號資料文件，資料文件編號即為：****總字[20XX]第001號。五、資料文件性質(zhì)1、資料文件依據(jù)其內(nèi)容隱秘的程度，分為“絕密”、“隱秘”、“隱秘”三種級別。依據(jù)資料文件隱秘的等級，應(yīng)在公文的首頁右上角處加蓋公司統(tǒng)一刻制的“絕密”、“隱秘”、“隱秘”章。非保密公文不必標(biāo)明。2、依據(jù)資料文件緊急程度，應(yīng)在資料文件首頁右上角加蓋公司統(tǒng)一刻制的“急件”或“特急”章。非緊急公文不必標(biāo)明。3、如是隱秘資料文件，又是緊急資料文件，則先標(biāo)注緊急程度，后在其下方標(biāo)注隱秘等級。六、資料文件處理程序1、審核：部門需要以公司名義發(fā)出資料文件時，由相關(guān)人員擬寫文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，遞交總經(jīng)辦審定；2、登記：資料文件發(fā)出之前需由發(fā)文部門填寫“發(fā)文審批表”（見附頁3），由總經(jīng)辦統(tǒng)一為資料文件編號；3、簽發(fā)：以公司名義發(fā)出的資料文件，應(yīng)由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，并由公司級主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。資料文件簽發(fā)一律用黑色碳素筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆；4、發(fā)文：發(fā)文部門將資料文件按發(fā)送數(shù)量復(fù)印后，送交財物部蓋章，并由發(fā)文部門人員負(fù)責(zé)資料文件發(fā)送；5、簽收：各部門收到資料文件后，由收文人在“資料文件發(fā)放登記表”（見附頁4）上簽字，發(fā)文履行后，發(fā)文部門負(fù)責(zé)人亦須在“資料文件發(fā)放登記表”上簽字；6、存檔：以上工作履行后，由發(fā)文部門人員將資料文件、“發(fā)文審批表”及“資料文件發(fā)放登記表”一并送交總經(jīng)辦及檔案室存檔；資料文件原件（即有簽發(fā)人親筆簽字的資料文件）、“發(fā)文審批表”及“資料文件發(fā)放登記表”原件送至檔案室存檔。八、資料文件管理1、資料文件保管收文部門依照《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定指派專人負(fù)責(zé)資料文件的保管工作。2、資料文件借閱：1)保密資料文件：保密資料文件由制發(fā)部門專人按《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2)普通資料文件：對于普通資料文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，并辦理借閱手續(xù)后方可借閱資料文件。3、資料文件銷毀：定時做好資料文件的鑒定銷毀工作，對失去利用價值的資料文件檔案，由資料文件保管部門提出申請，并列出預(yù)銷毀的資料文件檔案清單（一式二份），經(jīng)部門經(jīng)理審核，及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可協(xié)同檔案室管理人員一同進(jìn)行銷毀工作，資料文件檔案銷毀清單由申請資料文件銷毀部門及檔案室各留存一份作長期保存。十、傳閱資料文件管理由總經(jīng)辦組織資料文件的傳閱工作，各部門收文人員須在“資料文件傳閱登記表”上簽字確認(rèn)。（見附頁5）十一、外來資料文件管理1、范圍：政府機(jī)關(guān)下發(fā)的資料文件；集團(tuán)公司和集團(tuán)下級公司發(fā)出的資料文件；各部門外出開會或因其它公務(wù)帶回公司的外部資料文件均為外來資料文件；2、登記：由帶回資料文件的人員到總經(jīng)辦填寫“外來資料文件登記表”（見附頁6），并將資料文件留存于總經(jīng)辦，任何部門或個人無權(quán)扣留資料文件；3、處理：對于待處理資料文件，總經(jīng)辦需與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)進(jìn)行處理工作；4、編號：由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號；并將編號規(guī)則報至檔案室；5、存檔：由總經(jīng)辦統(tǒng)一送交檔案室進(jìn)行存檔。十二、會議記錄管理1、會議記錄格式現(xiàn)分為兩種：公司級“會議紀(jì)要”格式（見附頁7）和部門級“會議紀(jì)要”格式（見附頁8）。2、會議記錄格式的使用方法：公司級會議，使用公司級“會