4/4業(yè)主檔案管理規(guī)定1.0目的規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。適用范圍2.0適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。3.0職責(zé)3.1客戶服務(wù)部隊(duì)主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。4.0程序要點(diǎn)4.1由管理處客戶前臺(tái)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)戶檔案的管理，為嚴(yán)格對(duì)業(yè)戶檔案管理，保證檔案管理有效性、規(guī)范性，加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶資料文件資料的保密工作，特制定如下管理規(guī)定。4.2收樓資料文件資料：4.2.1收樓證明書；4.2.2管理公約簽約頁(yè)；4.2.3樓宇遺漏記錄；4.2.4業(yè)主身份證復(fù)印件（業(yè)主及家人小一寸照片二張）；4.3《裝修申請(qǐng)審批表》簽署后的《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料文件資料。（裝修申請(qǐng)表，施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件，業(yè)戶委權(quán)/委托書等）；4.3.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防平安責(zé)任書》。4.3.2《業(yè)主家庭狀況登記表》。4.3.3《物品資料文件資料及鑰匙簽收表》。4.3.4《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。4.3.5《業(yè)主收樓房屋檢查狀況表》。4.3.6《違章處理通知單》。4.3.7業(yè)主的關(guān)于證件復(fù)印件。4.3.8其它應(yīng)保存的資料文件資料。4.3.9業(yè)主檔案袋的整理。4.4業(yè)戶資料文件資料整理、分類:4.4.1資料文件資料按一戶一檔，分區(qū)、分樓號(hào)存放，貼上清晰標(biāo)簽，以便查找；4.4.2業(yè)戶資料文件資料收集裝訂成冊(cè)，及時(shí)間先后排列，最早的資料文件資料于最后一頁(yè)存放，之后增加的資料文件資料于其面上增加，編上頁(yè)碼，編寫名目，冊(cè)面填寫“業(yè)主檔案資料文件資料狀況”表；4.4.3資料文件資料收集按先后挨次主要分為三大部份：4.5業(yè)戶資料文件資料歸檔時(shí)間和更新:4.5.1客戶服務(wù)部辦理完單元交付手續(xù)后，將業(yè)戶資料文件資料交于前臺(tái)服務(wù)中心；4.5.2前臺(tái)服務(wù)中心中班人員將業(yè)戶資料文件資料輸入電腦后，按樓名整理存檔；4.5.3對(duì)已收樓業(yè)戶平常所新增的資料文件資料由客戶服務(wù)中心按上述規(guī)定處理；4.5.4客戶前臺(tái)服務(wù)中心每月30日進(jìn)行一次檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題上報(bào)主管及時(shí)實(shí)行補(bǔ)救措施，確保檔案的平安性及準(zhǔn)確性；4.5.5每年月將上年度超過(guò)保管期的資料文件資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理；4.5.6銷毀檔案關(guān)于資料文件必需從嚴(yán)把握，慎重從事；對(duì)經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的資料文件資料，由部門主管審批后銷毀。4.6業(yè)戶資料文件資料查閱及印取:4.6.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料文件資料，須于客戶前臺(tái)服務(wù)中心進(jìn)行登記，并說(shuō)明因由；4.6.2經(jīng)客戶服務(wù)部主管審批同意后，前臺(tái)服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案，抽取關(guān)于業(yè)戶資料文件資料；4.6.3屬查閱資料文件資料的，由前臺(tái)服務(wù)人員培同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱；4.6.4屬印取資料文件資料的，前臺(tái)服務(wù)人員嚴(yán)格按上級(jí)主管審批建議或意見進(jìn)行印取；4.7保密要求：4.7.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料文件資料增加、更換、查閱、印取的狀況下，須予以上鎖；4.7.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料文件資料的資料文件須設(shè)置密碼，并于每月30日進(jìn)行一次更新；4.7.3違反上述要求的，對(duì)責(zé)任人賜予口頭警告處理；4.7.4泄露遺失業(yè)戶資料文件資料的，對(duì)責(zé)任人賜予書面警告處理，造成嚴(yán)峻影響的，賜予辭退。4.8業(yè)主檔案的跟蹤。4.8.1對(duì)所有權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立“業(yè)主檔案”，同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。4.8.2業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊狀況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)客戶服務(wù)部主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。4.8.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。4.8.4將各業(yè)主資料文件資料輸入電腦進(jìn)行管理。4.8.5本規(guī)定執(zhí)行狀況作為客戶服務(wù)部對(duì)檔案客服助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。技術(shù)檔案管理規(guī)定1、在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，檔案員負(fù)責(zé)管理施工方移交的全部工程技術(shù)方面的資料文件資料，將資料文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序，列入相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍；2、建立工程技術(shù)檔案資料文件資料收發(fā)臺(tái)帳，加強(qiáng)資料文件資料的收發(fā)管理工作；3、工程技術(shù)檔案應(yīng)按工程項(xiàng)目和單位名稱、配套工程、建檔時(shí)間、完檔時(shí)間等項(xiàng)目具體建立；周期長(zhǎng)的工程，可依據(jù)狀況階段歸檔；4、依照國(guó)家關(guān)于要求對(duì)歸檔資料文件材料實(shí)行分類排序、組編檔號(hào)等方法進(jìn)行加工、整理。歸檔資料文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等配以文字說(shuō)明；5、及時(shí)整理在工程施工中形成的關(guān)于材料，及時(shí)辦理歸檔手續(xù)；如工作變更，需將個(gè)人保存的材料及時(shí)移交；6、依據(jù)工程特點(diǎn)建立