第3頁(yè)共3頁(yè)2023年?文檔管理個(gè)?人總結(jié)報(bào)告?在不久前?我還苦于不?知這方面的?工作總結(jié)怎?么寫(xiě)，但經(jīng)?過(guò)一番詳細(xì)?的思考，我?理清了思路?。在這里，?我們對(duì)如何?進(jìn)行文檔管?理分三個(gè)階?段來(lái)闡述。?1、生成?期文件的管?理生成期?的文件，處?于制作、接?收、處理與?發(fā)出的過(guò)程?中，需要檢?閱文件或發(fā)?給其他部門(mén)?及外單位。?因此，需要?建立非文件?負(fù)責(zé)人也能?隨時(shí)找出文?件的管理系?統(tǒng)。對(duì)此類(lèi)?文件的管理?，可建立以?下一個(gè)流程?：文件→文?件套→雜志?匣→文件柜?。按事由?用文件夾對(duì)?文件進(jìn)行分?類(lèi);按照一?件事一個(gè)文?件套的原則?，每個(gè)人準(zhǔn)?備若干個(gè)文?件套;按類(lèi)?別或內(nèi)容將?使用中的文?件整理到文?件套;可以?用文件套的?顏色對(duì)文件?類(lèi)別進(jìn)行區(qū)?分。將文件?套收集到輕?便雜志匣中?;把文件套?整齊地?cái)[放?在輕便雜志?匣里并立于?桌面上;責(zé)?任人外出或?離職時(shí)，務(wù)?必將輕便雜?志匣放到“?使用中文件?柜”上;用?標(biāo)簽紙制作?雜志匣的標(biāo)?簽，可做到?整潔美觀并?易于分類(lèi);?由于可看到?文件夾的標(biāo)?簽，還易于?檢索;每個(gè)?人都應(yīng)該備?有“使用中?的輕便雜志?匣”，并在?標(biāo)簽處填入?人名。將輕?便雜志匣放?在文件柜里?;將辦公室?用的文件柜?的部分空間?劃分出來(lái)，?作為“使用?中的文件柜?”，可使辦?公室每個(gè)人?每天的工作?一目了然，?方便工作交?接及管理，?并可臨時(shí)性?地存放文件?資料;使用?開(kāi)放式文件?架，檢索、?管理都很方?便，避免文?件私有化。?2、保存?期文件的管?理有些保?管在辦公室?里的文件過(guò)?了幾年后利?用率就會(huì)下?降，這樣的?文件可分為?保存型文件?和保管型文?件。對(duì)此類(lèi)?文件建議建?立一個(gè)“保?存中心”的?形式進(jìn)行文?件的永久保?存和定期保?存。保存型?文件在性質(zhì)?上分為永久?保存和定期?保存兩類(lèi)，?把需要定期?保存的文件?轉(zhuǎn)移到保存?型文件盒，?保存型文件?夾，保存型?文件箱中，?并標(biāo)明“作?廢日期”，?文件保存到?期后立即廢?棄、扔掉或?銷(xiāo)毀。而對(duì)?于需永久保?存的文件資?料，可以仍?舊使用原有?的保管型文?件夾、紙型?文件盒等原?型保管文件?夾，不過(guò)，?如果使用保?存型文件夾?將會(huì)更經(jīng)濟(jì)?一些。如果?把利用率低?的保存型文?件仍舊放在?辦公室，將?造成辦公室?的擁擠膨脹?，浪費(fèi)空間?，防礙高效?的管理。因?此，建議選?擇經(jīng)濟(jì)的地?方建立“保?存中心”。?3、文件?的廢棄保?管型文件隨?著時(shí)間的流?逝，其利用?價(jià)值會(huì)降低?，如果不及?時(shí)清理，就?會(huì)泛濫成災(zāi)?。堅(jiān)決要扔?掉不需要與?過(guò)期的文件?，減少文件?的數(shù)量，有?效利用辦公?空間，節(jié)約?費(fèi)用。參照?之前所述的?文件管理方?法，對(duì)于文?件的廢棄，?可按照一下?的方法進(jìn)行?：、按文?件進(jìn)行廢棄?;、按文?件夾進(jìn)行廢?棄;、按?項(xiàng)目進(jìn)行廢?棄;、按?顏色進(jìn)行廢?棄。隨著?計(jì)算機(jī)和現(xiàn)?代通信技術(shù)?相結(jié)合的信?息技術(shù)產(chǎn)業(yè)?的迅猛發(fā)展?，電子文件?大量產(chǎn)生。?對(duì)于電子文?件的管理，?需要注意以?下幾個(gè)方面?。1、對(duì)?電子文件要?進(jìn)行分門(mén)別?類(lèi)地管理，?要進(jìn)行科學(xué)?的分類(lèi)。通?過(guò)分類(lèi)、標(biāo)?引、組合，?使電子文件?存儲(chǔ)處于一?種有序狀態(tài)?。2、對(duì)?電子文件要?定期、及時(shí)?的進(jìn)行備份?。以避免由?于技術(shù)故障?導(dǎo)致的文件?丟失。