採購系統(tǒng)之---採購訂單管控辦法Bruce1/31/202311.0目的確保採購訂單從開立到請款作業(yè)的全過程優(yōu)質(zhì)、高效。確保採購訂單的採購料號、數(shù)量、交期、價格均符合公司規(guī)定或要求。1/31/202322.0範(fàn)圍大智公司原物料採購訂單非原物料可作參考1/31/202333.0責(zé)任採購主管負責(zé)維護和監(jiān)督本管控辦法的正確執(zhí)行，必要時提出修訂。采購承辦人負責(zé)采購訂單的開立、追蹤及結(jié)案。財務(wù)負責(zé)稽核付款依據(jù)之正確性和合法性。1/31/202344.0程序內(nèi)容1/31/202354.1採購訂單發(fā)放

4.1.1物控依物料需求計畫（MRP)，材料之L/T，開立請購單，請購單上必須有材料料號、品名、需求數(shù)量、交貨日期及該請購料件所屬機種。1/31/202364.1.2採購依據(jù)請購單開立採購訂單，采購訂單上的內(nèi)容必須包括︰<1>供應(yīng)商<2>單價（注意︰幣別）<3>是否含稅(注明“含稅〞或“未稅〞字樣)<4>交貨數(shù)量<5>交貨地點<6>付款條件<7>貿(mào)易模式<8>包裝要求並確實記錄在採買記錄表上。1/31/202374.1.3採購訂單處理時間規(guī)定︰急件︰一天內(nèi)完成。一般件︰二天內(nèi)完成。4.1.4採購訂單開立后，為了便于追溯，務(wù)必在請購單上注明所下達的採購訂單號碼.。在採購單上注明請購單號碼（若是用ERP系統(tǒng)，采購單會帶出請購單號碼）。4.1.5向國內(nèi)採購之物料，不論其報價是否含稅，在採買訂單上必須注明〞含稅價〞還是〞未稅價〞。1/31/202384.1.6向國外採買之物料，由於是外幣計價，所以不含17%增值稅，但其進口關(guān)稅，報關(guān)費，運費….等，皆在採購與廠商談判議價時確定。4.1.7.採購訂單經(jīng)主管簽核核準(zhǔn)后，發(fā)出給供應(yīng)商，並請供應(yīng)商確認交期后即時回傳。1/31/202394.2採購訂單之確認︰4.2.1採購訂單發(fā)出給供應(yīng)商，務(wù)必請廠商確認，並蓋章簽回。4.2.2採買訂單上之交期，因L/T關(guān)係，廠商無法如期交貨，也需請廠商確認其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（業(yè)務(wù)）調(diào)整生產(chǎn)（出貨）排程。4.2.3採購訂單廠商確認時限︰國內(nèi)廠商一天內(nèi)完成，國外廠商三天內(nèi)完成。1/31/2023104.3採買訂單之變更採購訂單之變更包括︰1、數(shù)量變更2、交期變更3、價格變更4、取消1/31/2023114.3.1採購依請購變更通知單上之?dāng)?shù)量／交期變更或取消，重新發(fā)放採買訂單，（在MFG/PRO系統(tǒng)上，採買訂單有版本別來作區(qū)分），將變更后之訂單及項次標(biāo)示清楚，蓋上〞變更〞章后，傳真通知廠商。若廠商同意變更或取消，請廠商確認簽回。1/31/2023124.3.2若廠商接到採買訂單取消或減量時，其材料已生產(chǎn)完畢待交貨或其他原因，不同意採購訂單之變更，務(wù)必請廠商在採購訂單上注明不可變更或取消之?dāng)?shù)量及原因，並將變更之採購訂單回簽。1/31/2023134.3.3屬以下情況之一，不可讓廠商再交貨，因倉庫不會再收料，若有特殊情況，則需先協(xié)調(diào)生物管或業(yè)務(wù)，經(jīng)其許可后，始可入料。A.採購訂單數(shù)量減少B.延遲交貨C.取消訂單1/31/2023144.4供應(yīng)商交貨及應(yīng)注意事項4.4.1廠商依據(jù)採購所下之ＰＯ，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。4.4.2廠商送貨時，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強度，或是其他特別要求。1/31/2023154.4.3如果箱內(nèi)還有小包包裝，需在包裝外標(biāo)識料號和數(shù)量，外箱需標(biāo)識採買訂單No.，料號，品名，數(shù)量。4.4.4廠商送貨時，要依訂單交期之先后來交貨且送貨單上要注明採購訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，倉庫收料則依廠商之交貨明細，確實清點箱數(shù)與數(shù)量，並確認來料與單據(jù)上的料號、品名是否相符。1/31/2023164.4.5廠商交貨時，廠商扣該份採購訂單之?dāng)?shù)量，務(wù)必與倉庫收料一致，絕不可有廠商扣〞A〞採購訂單，而倉庫收料扣〞B〞採購訂單，造成后面對帳請款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。4.4.6採購最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統(tǒng)內(nèi)將採購訂單之未結(jié)數(shù)量，傳真給廠商核對。1/31/2023174.5材料之跟催4.5.1廠商依照採購訂單上之材料交期，並考慮其材料運輸時間，務(wù)必準(zhǔn)時交貨。4.5.2為確保廠商如期交貨，採購人員應(yīng)依生管之生產(chǎn)計畫或物控之交貨排程進行材料跟催。1/31/2023184.5.3廠商如在L/T內(nèi)無法如期交貨，採買必須問明原因，並與廠商確認新的交期，且要告訴物控新的入料時間，必須以不停線為原則。（如果會造成停線必須立即報告主管，請求協(xié)助。）4.5.4為確實讓採購人員能對負責(zé)之材料有所掌控，尤其是重要料件，採購人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採購人員對物料之掌控。1/31/2023194.6品質(zhì)異常及不良品處理作業(yè)4.6.1若買賣雙方對採購材料，有檢驗標(biāo)準(zhǔn)上之差異時，由品保會同採購單位（或其他相關(guān)單位）研討處理。若生產(chǎn)急需且在不影響產(chǎn)品品質(zhì)前提下，可依特采作業(yè)流程（MRB）處理。4.6.2當(dāng)廠商交貨發(fā)生品質(zhì)異常時，採購務(wù)必盡速通知廠商來廠了解並處理。1/31/2023204.6.3若是生產(chǎn)線退出之不良品（不含生產(chǎn)線製造不良），須經(jīng)品管（IQC）判定責(zé)任歸屬，若是原材不良，責(zé)任歸屬為廠商，則要求廠商以直接交換或不良退貨扣款的方式處理。1/31/2023214.7驗收及請款作業(yè)處理4.7.1廠商交貨，倉庫收料清點數(shù)量，開立驗收單，轉(zhuǎn)IQC檢驗，檢驗完畢后，合格物料轉(zhuǎn)良品倉管點收入庫，初檢不良品及時退回廠商，然后轉(zhuǎn)出一聯(lián)驗收單（白聯(lián)）給採購執(zhí)行請款作業(yè)。4.7.2採購人員須確認驗收單上有詳細列明訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，驗收日期及驗收合格數(shù)量，倉管人員及品管人員之簽名。1/31/2023224.7.3驗收單上之訂單號碼，料號，品名，交貨數(shù)量，不可隨意更改。4.7.4廠商請款時，其發(fā)票務(wù)必注明訂單號碼，以便請款人員之核對。4.7.5採購人員在請款時，務(wù)必備齊驗收單／發(fā)票／訂單三者之訂單號碼要一致。1/31/2023234.7.5.1請款時，是以驗收合格數(shù)請款。4.7.5.2請款時，要注意幣別。4.7.5.3注意發(fā)票之有效期限。4.7.5.4請款時，要在訂單上注明請款日期／請款數(shù)量／收貨日期（驗收單右上方日期），以便未來之核對與查詢。當(dāng)訂單單價與發(fā)票單價不相符時需向廠商確認原因，否則不予請款。1/31/2023244.7.6請款注意事項4.7.6.1請款作業(yè)必須在發(fā)票,驗收單,訂單,請購單都齊全的前提下才能進行.4.7.6.2請款時要確定〞發(fā)票〞,〞驗收單〞,〞訂單〞上料號,數(shù)量,金額是否一致,完全一致時才能請款。4.7.6.3請款時一定要在訂單上注明請的是哪一項次，及其請款數(shù)量、金額.(以防廠商重複寄發(fā)票造成重複請款的現(xiàn)象)1/31/2023254.7.6.5請款