第二章系統(tǒng)管理模塊會計信息化本章學習目標

初步了解用友ERP-U8系統(tǒng)，從而根據(jù)本單位的具體情況創(chuàng)建用戶和相應賬套、年度賬處理、引入和輸出會計數(shù)據(jù)。任務一注冊系統(tǒng)管理任務二賬套管理任務三用戶及權限管理任務四年度賬管理任務五系統(tǒng)安全管理任務一注冊系統(tǒng)管理任務描述：安裝好用友ERP-U8系統(tǒng)要先注冊系統(tǒng)管理一、系統(tǒng)管理概述二、系統(tǒng)管理的主要功能三、系統(tǒng)管理與其他子系統(tǒng)的關系四、系統(tǒng)啟用的基本流程五、注冊系統(tǒng)管理一、系統(tǒng)管理概述用友ERP—U8系統(tǒng)由多個子系統(tǒng)組成，系統(tǒng)需要一個平臺對賬套的建立、修改、刪除和備份，用戶的建立、角色的劃分和權限的分配等，系統(tǒng)管理就是這樣的一個平臺，系統(tǒng)管理使用對象是企業(yè)管理人員（即系統(tǒng)管理員admin）或賬套主管。二、系統(tǒng)管理的主要功能1.賬套管理:對賬套的統(tǒng)一管理，包括建立、修改、引入和輸出(恢復備份和備份)。2．操作權限管理對用戶及其功能權限實行統(tǒng)一管理，設立統(tǒng)一的安全機制，包括用戶、角色和權限設置。3．年度賬管理對年度賬的管理，包括建立、引入、輸出年度賬，和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)，清空年度數(shù)據(jù)。4．設立統(tǒng)一的安全機制在系統(tǒng)管理中，可以監(jiān)控并記錄整個系統(tǒng)的運行過程，設置數(shù)據(jù)自動備份、清除系統(tǒng)運行過程中的異常任務等。三、系統(tǒng)管理與其他子系統(tǒng)的關系系統(tǒng)是用友ERP-U8應用系統(tǒng)的運行基礎，它為其他子系統(tǒng)提供了公共賬套、年度賬，各子系統(tǒng)的用戶也需在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設置并分配權限。四、系統(tǒng)啟用的基本流程1．新用戶操作流程圖安裝財務軟件→啟動系統(tǒng)管理模塊，以系統(tǒng)管理員admin身份登錄→設置用戶、角色→新建賬套→設置用戶、角色權限→在應用平臺啟動各個模塊→進行業(yè)務處理2．老用戶操作流程圖啟動系統(tǒng)管理模塊，以賬套主管身份登錄→建立下一年度賬→結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)→啟動其他系統(tǒng)→進入新年度操作五、注冊系統(tǒng)管理任務描述：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理平臺單擊開始單擊程序單擊系統(tǒng)服務單擊用友ERP—U871單擊系統(tǒng)管理單擊系統(tǒng)/注冊輸入操作員為系統(tǒng)管理員admin輸入密碼輸入確定相關知識：第一次運行系統(tǒng)管理員默認為admin，口令為空。系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理：一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理員從事系統(tǒng)總體控制、設置并負責修改管理員密碼，設置賬套主管，建立賬套，引入和輸出賬套，管理該系統(tǒng)中的所有賬套。賬套主管負責所選賬套的維護工作以及該賬套用戶權限的設置。任務二賬套管理任務描述：以系統(tǒng)管理員建立賬套，賬套主管修改賬套內(nèi)容，并將賬套輸出或引入一、建立賬套二、修改賬套三、賬套的引入與輸出一、建立賬套任務描述：衡陽大昌有限責任公司（簡稱衡陽大昌），位于衡陽市高新技術開發(fā)區(qū)228號，2009年12月開始使用電算會計，賬套號為001，郵編100001，聯(lián)系電法人代表為程營，賬套主管為李財，《稅務登記證》登記號為110106005566099，為增值稅一般納稅人。本幣為人民幣（RMB），行業(yè)為工業(yè)，采用新會計制度科目進行財務核算。核算要求存貨、客戶、供應商均進行明細分類核算，有外幣核算。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入“系統(tǒng)管理”界面只有系統(tǒng)管理員才有權建立新賬套。單擊賬套（A）/建立①輸入賬套信息輸入賬套號輸入賬套名稱輸入賬套路徑輸入啟用會計期單擊下一步②輸入單位信息

輸入單位名稱等信息單擊下一步單位名稱為用戶單位的名稱，必須輸入，其他各項為可選項

③輸入核算類型輸入本幣代碼輸入本幣名稱選擇企業(yè)類型選擇行業(yè)性質(zhì)選擇賬套主管單擊下一步單擊打勾④輸入基礎信息單擊打勾選擇存貨、客戶、供應商是否分類，有無外幣核算單擊完成選擇“是”⑤分類編碼方案設置輸入修改數(shù)字單擊確定⑥定義數(shù)據(jù)精度輸入小數(shù)位數(shù)單擊確定二、修改賬套任務描述：如發(fā)現(xiàn)建立賬套時有錯誤，如何進行修改實現(xiàn)方法：以賬套主管的身份注冊登錄到“系統(tǒng)管理”界面，單擊“賬套”/“修改”，即可修改賬套的相關信息，修改完畢后，單擊“完成”按鈕，系統(tǒng)彈出“確認修改賬套了么？”提示對話框，單擊“是（Y）”按鈕，確定分類編碼方案和數(shù)據(jù)精度定義即可。相關知識：只有賬套主管才有權修改相應的賬套。可以修改的信息主要有：賬套信息中賬套名稱、單位信息中所有信息、核算信息除企業(yè)類型和行業(yè)性質(zhì)名，其他不允許修改。賬套分類信息和數(shù)據(jù)精度信息可以修改全部信息。賬套啟用后的核算信息和基礎設置信息不允許修改。只有沒有業(yè)務數(shù)據(jù)的會計期間，才可修改賬套中本年未啟用會計期間的開始日期和終止日期。三、賬套的引入與輸出1．賬套的引入任務描述：將已建立的好賬套資料存入本地計算機。單擊賬套（A）/引入選擇引入賬套的文件單擊確定2．賬套的輸出任務描述：下機前將所建賬套予以輸出單擊賬套（A）/輸出選擇輸出賬套如刪除賬套則單擊打勾單擊確定單擊選擇存儲文件夾單擊確定任務三用戶及權限管理任務描述：在使用會計電算化必須設置相應的財務人員并進行合理的分工一、角色管理二、用戶管理三、權限設置001賬套有3位會計電算化用戶并進行合理的財務分工002李財賬套主管003唐清出納004李財總賬會計一、角色管理角色是指在單位管理中擁有某一類職能的組織，可以是實際的部門，也可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。實際工作最常見的會計和出納兩個角色。角色的管理包括角色增加、刪除、修改等維護工作。實現(xiàn)方法：1．以系統(tǒng)管理員的身份注冊進行系統(tǒng)管理，單擊“權限”/“角色”，打開“角色管理”對話框。2．單擊“增加”按鈕，打開“增加角色”對話框，輸入角色編號和角色名稱。3．如果要修改角色信息，單擊“修改”按鈕，對當前所選角色進行編輯修改（編號不能修改）4．如果要刪除角色信息，單擊“刪除”按鈕，系統(tǒng)彈出信息要求確認，用戶確認后即可刪除。二、用戶管理用戶是指有權限登錄系統(tǒng)，對應用系統(tǒng)進行操作的人員，即通常意義上的“用戶”。只有設置了具體的用戶并賦予權限后才能進行相關操作。用戶管理主要完成用戶的增加、刪除、修改等維護工作。任務描述：依據(jù)案例2增加3個用戶。單擊權限/用戶單擊增加輸入編號、姓名等信息單擊增加相關知識：只有系統(tǒng)管理員才有權限設置用戶，所設置的用戶一旦被使用，便不能被修改和刪除。用戶的編號、姓名必須唯一，即使不同的賬套，用戶的編號、姓名也不能重復。應用拓展：修改或刪除用戶：選定待設置的用戶后，單擊“修改”或“刪除”按鈕即可。所設置的用戶一旦使用，便不能被修改和刪除。三、權限設置用友ERP-U8系統(tǒng)提供了權限的集中管理功能，可以實現(xiàn)三個層次的權限管理：功能級權限管理、數(shù)據(jù)級權限管理、金額及權限管理。任務描述：在系統(tǒng)中進行功能及權限管理。001賬套主管是李財，出納唐清擁有001賬套總賬系統(tǒng)中出納管理權限，會計錢紅擁有001賬套總賬系統(tǒng)中除出納外所有權限。設置賬套主管：以系統(tǒng)管理員登錄單擊權限/權限選擇欲設置權限的操作員選擇欲設置賬套設置賬套主管單擊打勾設置一般操作員：以系統(tǒng)管理員或賬套主管登錄選擇欲設置權限的操作員選擇欲設置賬套單擊修改在相應系統(tǒng)前單擊打勾單擊確定相關知識：1．功能及權限管理：包括各功能模塊相關業(yè)務的查看和分配權限。2．數(shù)據(jù)級權限管理：該權限可以通過兩個方面進行控制，一是字段級權限控制，另一個是記錄級的權限控制。如設定某用戶只能錄入某一種憑證類別的憑證。3．金額及權限管理：用于完善內(nèi)部金額控制，實現(xiàn)對具體金額數(shù)量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制，限制他們制單時可以使用的金額數(shù)量。4．會計軟件系統(tǒng)中只有系統(tǒng)管理員和賬管主管有權進行權限設置，系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，也可對各個賬套的用戶進行授權。而賬套主管只可以對所管轄賬套的用戶進行權限設置。在設置用戶權限前，最好先建立系統(tǒng)核算賬套。如果對某角色分配了權限，則所有屬于此角色的用戶自動擁有此角色所具有的權限。5．用戶工作權限劃分的基本原則是：（1）不相容的職權必須分隔。如記賬憑證制單和審核不能是同一個人。（2）不相容的崗位必須分隔。如出納不能兼任記賬憑證的輸入。（3）不同的處理層次一般應該分隔。如憑證的輸入和記賬、結(jié)賬等工作一般應分隔。（4）需要重點保證數(shù)據(jù)安全的工作應與其他工作分隔。如支票由專人管理。（5）其他制度特別規(guī)定需要分隔的崗位應分隔。如系統(tǒng)開發(fā)、維護人員不應進行日常業(yè)務處理。任務四年度賬管理任務描述：一個單位使用會計電算化一年后需要結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)至本年。一、建立年度賬二、清空年度數(shù)據(jù)三、引入和輸出年度賬四、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)一、建立年度賬年度賬的建立是在已有上年度賬套的基礎上，通過年度賬建立，將上一年度基本檔案信息結(jié)轉(zhuǎn)到新的年度賬中。實現(xiàn)方法：以賬套主管身份注冊，選定賬套，進入系統(tǒng)管理界面，單擊“年度賬/建立”，系統(tǒng)顯示兩項不能修改操作的項目：賬套和會計年度。單擊“確定”即建立年度賬。相關知識：只有建立了一年度的賬套后，才能建立下一年度的年度賬。二、清空年度數(shù)據(jù)當用戶不希望上年度的余額或者其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度，可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能將年度數(shù)據(jù)清空。實現(xiàn)方法：以賬套主管身份登錄系統(tǒng)管理后，單擊“年度賬/清空年度數(shù)據(jù)”。，在“會計年度”下拉列表中選擇要清空的年度賬的年度，單擊“確定”，然后依據(jù)系統(tǒng)提示再次進行確認，確認后系統(tǒng)進行清空年度數(shù)據(jù)操作。相關知識：清空年度賬只是清空數(shù)據(jù)并不清除基礎設置、檔案的內(nèi)容。三、引入和輸出年度賬此兩項與賬套的引入和輸出的含義基本相同。只不過，此處針對某一年度賬而言。年度賬的備份數(shù)據(jù)下是年度開始至備份時刻的所有數(shù)據(jù)，如1月份啟用，現(xiàn)在是10月份，由年度賬數(shù)據(jù)是1月至10月份所有數(shù)據(jù)。四、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)根據(jù)會計制度規(guī)定，每年年末，啟用新年度賬時，將上一年度相關賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，先要建立新年度賬。實現(xiàn)方法：以賬套主管身份執(zhí)行“年度賬/結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)”。相關知識：如果同時使用采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、應收應付系統(tǒng)，只有供應鏈產(chǎn)品執(zhí)行上年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)后，應收應付系統(tǒng)才能進行；如果同時使用了工資、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)，只有這些系統(tǒng)執(zhí)行完畢后，才能結(jié)轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。任務五系統(tǒng)安全管理任務描述：系統(tǒng)運行后需進行相應的安全設置。一、系統(tǒng)運行監(jiān)控二、設置自動備份計劃三、注銷當前操作員四、上機日志一、系統(tǒng)運行監(jiān)控以系統(tǒng)管理員身份注冊進入系統(tǒng)管理后，系統(tǒng)管理界面的功能列表分為兩個部分：在上一部分列示的是正登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)，下一部分列示的是登錄的操作員在子系統(tǒng)中正在執(zhí)行的功能。二、設置自動備份計劃任務描述：為保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，需要財務數(shù)據(jù)進行，系統(tǒng)設置自動備份計劃功能。單擊系統(tǒng)/設置備份計劃單擊增加輸入相關內(nèi)容并選擇賬套單擊增加相關知識：①備份應該每天關機前進行。備份的軟盤保存到下次系統(tǒng)運行時為止。最好采用數(shù)據(jù)磁帶或可擦寫光盤進行日常備份。②每次備份都應該在軟盤標簽上寫時備份時間和責任人。③心具有數(shù)據(jù)輸入或系統(tǒng)設置權限的人員都應該有數(shù)據(jù)備份權。三、注銷當前操作員任務描述：當您需要離開或以一個新的操作員注冊進入，以啟用其他功能，需要將當前操作員從系統(tǒng)管理中注銷。實現(xiàn)方法：單擊“系統(tǒng)”/“注銷”，就可以將舊的注冊注銷掉，然后單擊“系統(tǒng)”/“注冊”重新進入。單擊系統(tǒng)/注銷四、上機日志任務描述：查詢操作員的操作記錄實現(xiàn)方法：以系統(tǒng)管理員身份進入系統(tǒng)管理，單擊“視圖”/“上機日志”，找開“日志過濾”對話框，錄入或選擇過濾條件，即可查看符合條件的上機日志。單擊視圖/上機日志輸入日期等信息單擊確定可能出現(xiàn)的問題與解決方案1．為什么不能以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理？如果是第一次使用該系統(tǒng)，在第一次登錄時，必須以系統(tǒng)管理員admin身份注冊系統(tǒng)管理，在建立賬套和指定相應賬套主管后，才能以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理。2．為什么不能修改年度賬中信息？可能是系統(tǒng)管理員的身份注冊登錄系統(tǒng)管理的，只有賬套主管可以修改年度賬套中的信息，系統(tǒng)管理員無權對其進行任何修改。本章小結(jié)用友財務軟件系統(tǒng)管理設