大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理研究大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理研究

1研究意義

1、有助于創(chuàng)新和豐盛檔案學(xué)理論研究成果，完善理論指導(dǎo)體系。在新的時(shí)代背景下，對(duì)檔案事業(yè)改革和開展系列問題的重新審視和研究，有助于檔案事業(yè)指導(dǎo)理論的創(chuàng)新和檔案學(xué)理論體系的完善，更有助于使檔案學(xué)理論更好地指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作實(shí)踐。

2、有助于推進(jìn)檔案管理工作改革步伐。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案職業(yè)社會(huì)功能和職業(yè)要素開展現(xiàn)狀的研究將揭示現(xiàn)階段檔案管理和效勞工作存在的問題和改良的方向，對(duì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新具有很大的參考意義。

3、有助于檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的不斷提高。在大數(shù)據(jù)時(shí)代這一新的社會(huì)環(huán)境下探討企業(yè)檔案事業(yè)改革和開展問題能夠?qū)ΜF(xiàn)代檔案管理人員培訓(xùn)教育起到很大的后發(fā)作用，也有利于刺激檔案工作者的學(xué)習(xí)熱情，使其在實(shí)際工作中更多地運(yùn)用新的知識(shí)和技能，并更加積極主動(dòng)地改善工作方式，提高工作效率。

2國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1、國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

我國(guó)信息界專家普遍認(rèn)為2022年是中國(guó)“大數(shù)據(jù)元年〞，大數(shù)據(jù)在我國(guó)得到了方方面面的研究和應(yīng)用，己有眾多相關(guān)研究專著出版。筆者在中國(guó)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫“大數(shù)據(jù)〞為關(guān)鍵詞進(jìn)行主題檢索，發(fā)現(xiàn)從2022年起，關(guān)于大數(shù)據(jù)的理論研究成果逐漸《《多，主要集中在對(duì)大數(shù)據(jù)概念和特點(diǎn)的分析和對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的預(yù)測(cè)等方面。2022年，研究視角拓展到大數(shù)據(jù)對(duì)各行各業(yè)開展的影響和大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)變革等方面，如大數(shù)據(jù)對(duì)政府、圖書館、企業(yè)、金融、電子商務(wù)、信息網(wǎng)絡(luò)平安、公共交通、新媒體等各方面帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案學(xué)界對(duì)大數(shù)據(jù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用和研究較晚，文獻(xiàn)研究成果從2022年才逐漸顯現(xiàn)，研究成果較少，范圍較小，主要探討大數(shù)據(jù)對(duì)檔案館、檔案現(xiàn)代化、電子文件檔案管理工作各環(huán)節(jié)的影響等，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案職業(yè)生存和開展問題的研究還沒有引起檔案界學(xué)者和工作者的廣泛關(guān)注。

2、國(guó)外研究現(xiàn)狀

國(guó)外學(xué)界對(duì)大數(shù)據(jù)的關(guān)注較早，與大數(shù)據(jù)相關(guān)的研究成果數(shù)量眾多，研究主題范圍廣泛，既包括對(duì)大數(shù)據(jù)自身的研究，也包括大數(shù)據(jù)在社會(huì)各行各業(yè)的應(yīng)用研究，如大數(shù)據(jù)在市場(chǎng)營(yíng)銷、生物醫(yī)藥、政府機(jī)構(gòu)、信息管理等方面的應(yīng)用，研究態(tài)勢(shì)與國(guó)內(nèi)有相似之處。大數(shù)據(jù)在擋案學(xué)界的應(yīng)用研究主要集中在檔案數(shù)據(jù)、電子文件管理、數(shù)字檔案信息管理技術(shù)和辦法、數(shù)字檔案公開、公民數(shù)字信息隱私愛護(hù)等方面。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理者也需摒棄原有傳統(tǒng)工作理念，積極學(xué)習(xí)并利用數(shù)據(jù)模式，從而提高工作質(zhì)量和效勞質(zhì)量。但是，檔案管理利用信息技術(shù)也存在著一定的挑戰(zhàn)。

1、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案存儲(chǔ)和輸出的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)在數(shù)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理中，輸入要比輸出容易的多。大局部的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設(shè)置，主要是以添加和更新作為主要系統(tǒng)，搜索和檢測(cè)作為輔助系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)的大量信息，如果被輸入到一個(gè)大站點(diǎn)中，很有可能已經(jīng)構(gòu)成了大數(shù)據(jù)。隨著各個(gè)領(lǐng)域數(shù)據(jù)的與日俱增，檔案的記錄和保留也逐漸增多，甚至出現(xiàn)了“脹庫〞問題。存儲(chǔ)的增多就意味著訪問的增多以及輸出量的劇增，因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案效勞的利用遇到了存儲(chǔ)和訪問速度慢的瓶頸，這也將是信息技術(shù)下的檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案資源管理的挑戰(zhàn)

隨著傳統(tǒng)文化到現(xiàn)代化的開展，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到數(shù)字化形式，再到如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代。隨著檔案信息存儲(chǔ)需求量的日漸增多，目前的檔案數(shù)字化伎倆已難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源管理需求。但是，由于檔案工作技術(shù)的落后、資源管理方式的停滯不前、信息技術(shù)應(yīng)用的匱乏、社會(huì)檔案意識(shí)不高等諸多因素，使得檔案管理效勞不足工作高效率。想要提高檔案管理的工作效率，更好地為社會(huì)效勞，就要整合信息資源，有效地利用信息技術(shù)挖掘大數(shù)據(jù)時(shí)代的應(yīng)用財(cái)富。因此，如何整合資源、使得大量檔案信息長(zhǎng)期保障平安性、可讀性，提供更具價(jià)值的檔案資源，是大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案資源管理的巨大挑戰(zhàn)。

3、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理者業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)

根據(jù)我國(guó)目前檔案管理形式來看，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理分為三個(gè)環(huán)節(jié)：收集、管理、利用。

〔1〕收集

我國(guó)目前檔案收集都是在生產(chǎn)或處理完結(jié)時(shí)或具備保留價(jià)值的文件，經(jīng)整理后由檔案室存檔的數(shù)據(jù)資料。就是由相關(guān)的人員加工處理過的數(shù)據(jù)信息，是半成品或成品。而大數(shù)據(jù)的資料是隨時(shí)收集錄入的，大數(shù)據(jù)注重的是數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。因此，檔案資料存儲(chǔ)收集的及時(shí)性是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)之一。

〔2〕管理

從原始的手工整理，到計(jì)算機(jī)代替手工管理，管理?xiàng)l件和管理方式是比擬落后的，不適用于大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)資源管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理強(qiáng)調(diào)開放化、社會(huì)化的多元化開展方向。由于大數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存的規(guī)模比擬龐大，需要用云端進(jìn)行儲(chǔ)存、計(jì)算。因此，信息技術(shù)人才的匱乏，也限制了檔案管理的進(jìn)步性開展。

〔3〕利用

傳統(tǒng)檔案管理模式中，信息儲(chǔ)存、查詢效勞是被動(dòng)的，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)資源的開發(fā)、利用也沒有更好地效勞社會(huì)。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量信息的輸入和存儲(chǔ)，有利于資源的整合，拓寬領(lǐng)域的應(yīng)用。4、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的開展及應(yīng)用，大數(shù)據(jù)不僅給檔案管理帶來了一定的機(jī)遇，也對(duì)檔案人才提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不僅需要傳統(tǒng)檔案的管理方式，還需要適應(yīng)大數(shù)據(jù)的專業(yè)人才進(jìn)行科技管理。示例：面對(duì)大數(shù)據(jù)繁雜的檔案信息數(shù)據(jù)，需要專業(yè)的分析項(xiàng)目師進(jìn)行透徹分析，選擇恰當(dāng)?shù)臍w檔方式；面對(duì)大數(shù)據(jù)的迅猛開展，需要精通大數(shù)據(jù)應(yīng)用的高級(jí)管理人才，緊跟大數(shù)據(jù)變化的潮流。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理范圍極為廣泛、檔案管理類型紛雜，軟硬件項(xiàng)目師、檔案效勞人才和數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目師已不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人才的需求。這就要求檔案人員全面提高專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)各個(gè)領(lǐng)域的綜合能力培養(yǎng)，將大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理中的挑戰(zhàn)化作機(jī)遇。

4大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下給企業(yè)檔案管理帶來的機(jī)遇

縱然大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理帶來了諸多方面的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也給檔案管理帶來了相應(yīng)的機(jī)遇。

1、大數(shù)據(jù)時(shí)代為企業(yè)檔案的信息管理帶來的機(jī)遇

傳統(tǒng)檔案信息管理中，以紙質(zhì)的“份〞、“件〞、“卷〞為單位，而大數(shù)據(jù)時(shí)代以“GB〞、“TB〞、“PB〞為單位，數(shù)字化的開展逐漸將紙質(zhì)檔案取締是社會(huì)開展的必然結(jié)果。檔案管理相關(guān)工作人員的工作重點(diǎn)也由收集、管理和利用轉(zhuǎn)換為檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)控、檔案云端儲(chǔ)存的平安性、持續(xù)性管理。利用云計(jì)算快速達(dá)成數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，是大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的新機(jī)遇。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案利用價(jià)值帶來的機(jī)遇

傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)和電子文檔為主，檔案長(zhǎng)期處于被動(dòng)利用狀態(tài)，更多的只是存儲(chǔ)安放的作用，短少分析利用的過程，難以體現(xiàn)其本身價(jià)值。大數(shù)據(jù)通過云計(jì)算，可以搜索到相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行關(guān)聯(lián)、提取，通過挖掘和分析加以利用。將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，讓靜止的檔案變成“活信息〞。這就是大數(shù)據(jù)時(shí)代相較傳統(tǒng)檔案管理新機(jī)遇的體現(xiàn)。

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的重心與方向

面對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理的諸多挑戰(zhàn)與機(jī)遇，應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇已是刻不容緩。為此企業(yè)檔案工作者未來的工作重心與方向主要有下列幾點(diǎn)：

1、創(chuàng)新思想觀念。檔案工作者要解放思想，改變心態(tài)，勇于沖破舊的“重藏輕用〞的思想觀念障礙，破除大數(shù)據(jù)時(shí)代“離我太遠(yuǎn)、與我無關(guān)〞意識(shí)，緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)信息技術(shù)開展的新趨勢(shì)，充沛認(rèn)識(shí)管理是必要伎倆，利用才是真正目的，樹立檔案大數(shù)據(jù)意識(shí)，以數(shù)據(jù)意識(shí)為指導(dǎo)，把握“連接與分享〞的時(shí)代主旋律，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)管理，促進(jìn)檔案工作提檔升級(jí)。

2、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，一般都為半路出家，沒有檔案專業(yè)出身的人員。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作面臨的緊迫形勢(shì)和繁重任務(wù)，如果沒有一支專家型的人才隊(duì)伍將難以勝任，需要加大科技型人才的引進(jìn)，提高單位自身信息技術(shù)的培訓(xùn)強(qiáng)度，加大力度培養(yǎng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的檔案管理新型復(fù)合型人才，掌握和應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)的本事，為檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效注入新的活力。

3、強(qiáng)化檔案宣傳動(dòng)員。充沛利用“6.9〞國(guó)際檔案日、網(wǎng)絡(luò)媒體、宣傳欄、舉辦專題講座、發(fā)放宣傳冊(cè)等形式，發(fā)展內(nèi)容豐盛、形式多樣的宣傳活動(dòng)，大力宣傳新時(shí)代背景下檔案管理引用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，讓公眾看到檔案工作深層的戰(zhàn)略意義及檔案的潛在價(jià)值，使之認(rèn)識(shí)、重視、參與進(jìn)來，提高群眾對(duì)檔案的認(rèn)知度，力求在群眾心中“6.9〞與“11.9〞一樣的熟知，充沛發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

4、創(chuàng)新檔案管理模式。大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化時(shí)代，企業(yè)要順應(yīng)趨勢(shì)，反饋迅速，積極應(yīng)對(duì)，主動(dòng)作為，具備創(chuàng)新思想，打破傳統(tǒng)檔案管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代管理辦法，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作的融合進(jìn)程，提高檔案完整率、有效率和利用率，實(shí)現(xiàn)一體化管理，為企業(yè)帶來更大的效益，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的提高。

另外，要密切跟蹤云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的開展，積極探索前沿技術(shù)在檔案領(lǐng)域的運(yùn)用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)