在線英語培訓(xùn)領(lǐng)導(dǎo)者PowerYourEnglish！文章來源:安格英語學(xué)習(xí)網(wǎng)站（）未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)載職場實(shí)用商務(wù)英語寫作：如何讓你的文章簡明扼要在郵件和社交媒體盛行的職場，你的成功和你通過文字影響他人的能力成正比。許多上班族在進(jìn)行書面溝通時(shí)過于注重表達(dá)自己的專業(yè)性，開頭一大堆、簽名一大堆、內(nèi)容一大堆，滿滿地湊在一起形成了一封自以為“專業(yè)”的郵件。但溝通是雙向交流，因此回復(fù)率比起充實(shí)度更加重要。要讓你的受眾在最快的時(shí)間內(nèi)識別出你要傳達(dá)的信息，并且認(rèn)為是值得被回復(fù)的，你需要做的是讓你的商務(wù)信函盡可能簡明扼要。在本篇文章中，安格英語老師總結(jié)了12個(gè)關(guān)于商務(wù)寫作的提示和示例，這些小貼士能讓你的文章簡潔有力！1.Stateyourconclusionfirst1.先陳述結(jié)論可以簡單理解為點(diǎn)明主題，上班族中不少人每天都收到郵件轟炸，所以不要讓你的讀者像做閱讀理解一樣去看你的郵件。例：Wrong:Inthiswhitepaper,wewillinvestigatethepotentialimpactofremedialsalestraininginourbuyer/sellerrelationships.錯(cuò)誤示例：在這本白皮書中，我們將調(diào)查補(bǔ)救銷售培訓(xùn)對顧客和銷售員關(guān)系的潛在影響。Right:Ifwedon'tfundtheABCsalestrainingprogram,oursaleswillplummet.正確示例：如果我們不投資ABC銷售培訓(xùn)項(xiàng)目，我們的銷售額會(huì)大幅降低。2.Bepersonalratherthanimpersonal2.使用第一人稱而不用無人稱句子讓讀者的代入感更強(qiáng)，讓他覺得你是在和他說話，而不是在描繪一個(gè)現(xiàn)象。例：Wrong:"Theoperationalgoalsofthisorganizationincludeanincreaseinmoraleaswellasoveralljobsatisfaction."錯(cuò)誤示例：這個(gè)組織的運(yùn)作目標(biāo)包括鼓舞士氣和提高工作滿意度。Right:"Iwanttoenjoyworkinghere.I'llbetyoudo,too."正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。3.Giveconcreteexamplesratherthanabstractconcepts3.舉實(shí)例而不是談抽象的概念雖然抽象概念有一定價(jià)值，但是如果沒有實(shí)例加以解釋就很難理解。例：Wrong:"Theabilityforsalesandmarketingtocooperateonsalesopportunitiesiscrucialtosustainablerevenuegrowth."錯(cuò)誤示例：通過銷售和營銷能力提高銷售幾率對可持續(xù)的銷售增長至關(guān)重要。Right:"Theotherday,welosttheAcmeaccountbecauseoursalesmessageandourmarketingmessagedidn'tjibe."正確示例：因?yàn)殇N售信息和營銷信息不匹配，我們失去了重要客戶。4.Appealtoemotionaswellasintellect4.兼顧情感和理性雖然你是對著電腦輸入商務(wù)信函，但是你要時(shí)刻明確自己的受眾是人，而人們往往根據(jù)情感做決定，然后再為決定找智力方面的理由。例：Wrong:"Ourrecordsindicatethat10%ofoursalesopportunitiesarelostwithoutanysustainedeffortintheareaofcompetitiveanalysisandcomparison."錯(cuò)誤示例：我們的記錄顯示我們因?yàn)槿狈υ诟偁幏治龊捅容^方面的持續(xù)努力而喪失了10%的銷售機(jī)會(huì)。Right:"Everyonearoundhereloveswinningdealssomuchthatwegetskittishwhenitcomestofindingoutwhywelostadeal."正確示例：在場的每個(gè)人都想要贏得生意以至于當(dāng)我們找到丟失這筆生意的原因時(shí)，我們都坐立不安。5.Usevividwordingratherthancliches5.使用生動(dòng)的語言而不是陳詞濫調(diào)使用那些無趣的專業(yè)術(shù)語或者老掉牙的比喻會(huì)掩蓋你的寫作。Wrong:"Thisactionitemcallsforout-of-the-boxthinking."錯(cuò)誤示例：這項(xiàng)任務(wù)要求大膽開闊的想法。Right:"Ifyou'vegotanideathatyou'reafraidmightbehalf-baked,let'sconsideritanyway."正確示例：如果你有一個(gè)想法，那你擔(dān)心會(huì)中途流產(chǎn)，沒關(guān)系先考慮再說。6.Don'trepeatyourself6.不要重復(fù)自己說的話重復(fù)會(huì)使文章顯得冗長卻沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容。它會(huì)使你的文章大打折扣并且削弱你的觀點(diǎn)。Wrong:"Thistrainingprogramteachesyoutolearnthebesttricks,tips,techniquesandskillsforeverystageofthemarketprocess."錯(cuò)誤示例：這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目能教會(huì)你營銷過程中最好的手段、方法、技巧和技能。Right:"Thisprogramteachesthebestmarketingtricks."正確示例：這個(gè)項(xiàng)目能教會(huì)你最好的營銷手段。7.Bebriefratherthanlong-winded7.簡潔而不要繁瑣一些商務(wù)人士認(rèn)為自己的專業(yè)性和寫文章的字?jǐn)?shù)掛鉤，所以開頭一大堆、簽名一大堆、內(nèi)容一大堆，滿滿地湊在一起形成了一封自以為“專業(yè)”的郵件，但是簡明扼要才是王道??！Wrong:"Inordertofocusexternally,wemustfocusbothexternallyandinternally(customer'scustomerandinternalalignmentnecessarytorespond),withinternalcollaborationwithcommonfocus/goalsbystakeholdersaccountableforultimatebusinessresultsoriented,optimizedandcoordinatedoutputs,alignedaroundthesalescycleandwithaproactiveapproachtohigherordercompetencyinvestmentsandbeingunwillingtothrowdeliverablesoverthefencetosalesteamsandtrustresultswillbeachieved."錯(cuò)誤示例：為了從外部關(guān)注，我們必需同時(shí)從內(nèi)部和外部關(guān)注（顧客的顧客以及能做出必要反應(yīng)的內(nèi)部聯(lián)盟），和股東達(dá)成共識并建立內(nèi)部合作，對最終經(jīng)營成果的導(dǎo)向和最優(yōu)化負(fù)責(zé)，對銷售過程中的產(chǎn)量協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)并積極促進(jìn)訂單能力投資，不將應(yīng)交付產(chǎn)品只交給銷售團(tuán)隊(duì)，那么就能達(dá)到信任的結(jié)果。Right:"Weneedtomeasurehowwellthisworks."正確示例：我們需要了解它的功效到底有多好。8.Focusontheuniqueratherthanthegeneric8.注重獨(dú)一無二的而不是普遍如果你說的東西和其他人的完全一樣，那還說什么？Wrong:"OurB2Bservicesincreasesalesandreducecosts."錯(cuò)誤示例：我們的B2B服務(wù)能增加銷售并減少成本。Right:"Ourcustomersoftendoubletheirprofitmargins.Noothervendorcandothis."正確示例:我們客戶的利潤率經(jīng)常翻倍。其他任何銷售商都做不到這一點(diǎn)。9.Usenounsandverbsratherthanadjectivesoradverbs9.用名詞和動(dòng)詞而不是形容詞和副詞形容詞和副詞會(huì)削弱你的文章，尤其是當(dāng)你想要用它們來讓一句枯燥的話變得生動(dòng)些的時(shí)候。Wrong:"Wehaveanexciting,brandnewproductthatwilleasilyandquicklysolveyourmostdifficultsalesprocessproblems."錯(cuò)誤示例：我們推出了一款令人振奮的、全新的產(chǎn)品，它能夠輕易解決我們面臨的最難的銷售問題。Right:"Thisproductwillhelpyouturnprospectsintocustomersinlesstime."正確示例：這款產(chǎn)品能夠幫助你在較短時(shí)間內(nèi)開拓新用戶。10.Tellstoriestoemphasizekeyfacts10.用講故事的方式強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵點(diǎn)人們總是能夠在忘記事實(shí)之后很長時(shí)間內(nèi)回想起相關(guān)的故事。Wrong:"Studiesindicatethatsomeofficeworkersspendasmuchas40%oftheirtimewritingandansweringinternalemails."錯(cuò)誤示例：研究表明辦公室白領(lǐng)有40%的時(shí)間花在寫作和回復(fù)內(nèi)部郵件上。Right:"IsatdownthismorningandopenedOutlookandyouknowwhatIdiscovered?237newmessages!237!!SoI'mwonderinghowtheheckcanIgetthroughallthatjunkandstillgetsomerealworkdone?"正確示例：今早我剛坐下打開了Outlook,你知道我發(fā)現(xiàn)了什么嗎？237條新消息！237條！我在想到底怎么樣才能把這些全部處理完再做些正經(jīng)的工作。11.Usesimplewordsratherthanfancyjargon11.使用簡單的詞匯而不是華而不實(shí)的術(shù)語和第五條類似，用冗長的單詞或不需要技術(shù)含量術(shù)語不會(huì)讓你顯得聰明些；這只會(huì)讓你看起來自以為是。Wrong:"Thefacility-wide802.11networkinginfrastructurehasnowbeencompletelyimplementedandiscurrentlyavailableforworkplaceutilization."錯(cuò)誤示例：這個(gè)多功能的802.11網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)完全投入使用了，現(xiàn)在用于工作場合。Right:"Youcannowusewirelessinthisbuilding."正確示例：你現(xiàn)在可以在大樓里使用無線網(wǎng)了。12.Presentevidenceratherthanopinion12.展示證據(jù)而不是觀點(diǎn)想要說服對方，就請拿出靠譜的證據(jù)（數(shù)據(jù)、圖表、調(diào)查問卷……），而不是你的觀點(diǎn)。除非某人私下和你熟識