訂單異常處理管理制度第1章總則第1條目的為規(guī)范訂單異常的處理過(guò)程，對(duì)異常訂單進(jìn)行及時(shí)有效的處理，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于采購(gòu)部的異常訂單處理工作。第3條管理職責(zé)采購(gòu)部負(fù)責(zé)及時(shí)有效地將異常信息傳遞給請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以便企業(yè)及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，并與供應(yīng)商積極協(xié)商處理異常情況。請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助采購(gòu)部解決訂單異常情況，根據(jù)需求及時(shí)調(diào)整訂單。第4條術(shù)語(yǔ)解釋本制度所稱(chēng)“交期異?！?，是指物資交期延后或交貨數(shù)量變更，無(wú)法滿足生產(chǎn)需要。本制度所稱(chēng)“品質(zhì)異?！?，是指供應(yīng)商在生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常以及驗(yàn)收人員發(fā)現(xiàn)的品質(zhì)異常。本制度所稱(chēng)“下單異?！?，是指由于采購(gòu)專(zhuān)員的主觀因素導(dǎo)致的訂單下發(fā)異常。本制度所稱(chēng)“彈性處理”，是指原訂單客戶(hù)要求提前交期或變更交付計(jì)劃等導(dǎo)致的采購(gòu)異常。本制度所稱(chēng)“突發(fā)異?！保侵赴l(fā)生不可抗拒的外力因素(如地震、火災(zāi)等)或市場(chǎng)原材料嚴(yán)重緊缺等突發(fā)情況。第2章交期異常的處理第5條交期異常情況獲取采購(gòu)專(zhuān)員需在下單后及時(shí)跟蹤訂單情況，及時(shí)獲取訂單交貨進(jìn)度。采購(gòu)專(zhuān)員一般通過(guò)以下兩種途徑獲取交期異常信息。供應(yīng)商電話通知。物資交期自行排查。第6條交期異常反饋采購(gòu)專(zhuān)員得知異常后，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理和請(qǐng)購(gòu)部門(mén)反饋信息，以便及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救或調(diào)整。第7條交期異常的處理措施采購(gòu)專(zhuān)員需要采取積極措施，盡量挽回?fù)p失。采購(gòu)專(zhuān)員可以采取以下三類(lèi)措施。采用跟催法催交物資。變更采購(gòu)訂單。替換供應(yīng)商。第8條評(píng)估交期異常造成的損失采購(gòu)部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門(mén)評(píng)估損失費(fèi)用。采購(gòu)部應(yīng)視情況向供應(yīng)商進(jìn)行索賠。(1)經(jīng)確認(rèn)，如交期異常因發(fā)生重大事故或?yàn)?zāi)害(如嚴(yán)重火災(zāi)、地震等)或市場(chǎng)原材料嚴(yán)重短缺而引起，企業(yè)可視情況追究供應(yīng)商部分責(zé)任或不追究責(zé)任。(2)如交期異常的原因?qū)俟?yīng)商可控制的因素，如企業(yè)停工待料、浪費(fèi)工時(shí)等，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)以“供應(yīng)商扣款通知單”的形式通知供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的賠償。第3章品質(zhì)異常的處理第9條品質(zhì)異常反饋供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常且無(wú)法自行解決時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式將問(wèn)題反饋給相應(yīng)的采購(gòu)專(zhuān)員。供應(yīng)商交貨時(shí)，相關(guān)質(zhì)量管理人員發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資不符合采購(gòu)要求的，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專(zhuān)員。采購(gòu)專(zhuān)員接到品質(zhì)異常反饋后，要及時(shí)反饋給采購(gòu)經(jīng)理，請(qǐng)示解決辦法。第10條處理措施由采購(gòu)經(jīng)理和請(qǐng)購(gòu)部門(mén)協(xié)商能否進(jìn)行特采，必要時(shí)由采購(gòu)專(zhuān)員召集請(qǐng)購(gòu)部門(mén)到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助解決異常。供應(yīng)商交貨品質(zhì)異常的相關(guān)處理參照企業(yè)《退換貨管理制度》執(zhí)行。第11條評(píng)估品質(zhì)異常造成的損失如采購(gòu)物資因品質(zhì)問(wèn)題返工或被拒收，影響本企業(yè)正常生產(chǎn)的，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)評(píng)估損失費(fèi)用，并可視具體情況向供應(yīng)商索賠。第4章下單異常的處理第12條下單異常反饋采購(gòu)專(zhuān)員如發(fā)現(xiàn)訂單等相關(guān)單據(jù)沒(méi)能及時(shí)下發(fā)，應(yīng)立即聯(lián)系采購(gòu)部下單人員，并將具體情況反饋給采購(gòu)經(jīng)理。第13條下單異常處理如果采購(gòu)部下錯(cuò)訂單，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單，盡可能避免呆廢料，同時(shí)下達(dá)正確的訂單。如不能撤單，采購(gòu)部應(yīng)與相關(guān)部門(mén)溝通能否將訂單進(jìn)行內(nèi)部消化，并把信息上報(bào)采購(gòu)經(jīng)理。如不能撤單又無(wú)法內(nèi)部消化，產(chǎn)生的損失費(fèi)用由責(zé)任部門(mén)承擔(dān)，并按企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度對(duì)責(zé)任部門(mén)進(jìn)行懲罰。第5章彈性處理的管理第14條彈性處理反饋采購(gòu)專(zhuān)員獲得彈性處理反饋時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商處理。需要彈性處理的情況。應(yīng)客戶(hù)要求交期提前。生產(chǎn)計(jì)劃由于各種情況發(fā)生改變。第15條彈性處理措施與供應(yīng)商協(xié)商，加緊趕工。必要時(shí)可提高采購(gòu)價(jià)格，確保供應(yīng)商及時(shí)供應(yīng)物資。如果供應(yīng)商確實(shí)不能按期交貨，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)采取選擇替代產(chǎn)品、尋找其他供應(yīng)商等措施。第6章突發(fā)異常的處理第16條突發(fā)異常處理辦法出現(xiàn)突發(fā)異常時(shí)，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理匯報(bào)，并通過(guò)多種渠道了解市場(chǎng)行情、短缺周期等信息，推測(cè)采購(gòu)能否滿足正常生產(chǎn)需要。如突發(fā)異常影響生產(chǎn)，采購(gòu)專(zhuān)員需向請(qǐng)購(gòu)部門(mén)