第4章政務信息的組織4．1信息的整序與組織4．2政務信息的整理加工4．3網(wǎng)絡政務信息的組織

學習重點

了解信息組織的基本原理和方法；理解一般政務信息整理加工的方法、步驟和對文件的管理；把握網(wǎng)絡政務信息的內容以及其組織方式與方法。

引子

失去控制和無組織的信息在信息社會里不再構成資源，相反，它成為信息工作者的敵人。

——約翰··萊斯比特

2、

信息組織的概念與研究內容信息的組織是指用科學的方法對雜亂無序的信息進行加工整理、組織成序，以便存儲和提供利用。信息組織的內容1）

信息組織規(guī)范研究2）

信息組織方法研究4）網(wǎng)絡信息組織問題研究3）

信息組織技術研究4．1．2信息組織的基本原理1、信息組織的步驟

1）信息特征分析就是對信息的內容屬性及相關的外表屬性進行分析，以便將這些屬性特征概括為具體的語言或符號表述出來。2）信息描述就是根據(jù)一定的管理規(guī)則和技術標準，對信息的外在特征和部分內容特征進行全面描述并給予記錄的過程。3）信息整理形成體系就是按照前面的步驟中抽取的信息的特征，選擇其中的某一個特征項目，按照一定的規(guī)律將所有的信息整理成序的過程。

2、

信息組織的基本原則1）客觀性原則2）用戶保證原則3）綜合和系統(tǒng)的原則4）簡潔易用原則5）目的性原則6）適應性原則

4．1．3信息組織的基本方法信息組織最本質的依據(jù)是事物的屬性，一切事物都具有形式、內容、效用三方面的特征或屬性，相應的，所有的信息組織方法都可以歸納為語法信息組織方法（形式組織方法），語義信息組織方法（內容組織方法）和語用信息組織方法（效用組織方法）三大類型以及它們的不同組合形式。

分類組織法是一種按照學科或體系范疇，依據(jù)類別特征組織排列信息的方法，它以分類標識作為檢索標識，按學科性質進行系統(tǒng)排列，具有很好的層次性和系統(tǒng)性。其分類體系便于用戶擴檢和縮檢，便于進行瀏覽和檢索，傳統(tǒng)的文獻組織多采用這種方法。

1.分類組織法1）信息分類的特征馬張華在《信息組織》一書中認為信息分類具有以下特征：其一，按照信息資源內容特征的相互關系加以組織。其二，一般是從一定的角度出發(fā)組織信息資源的。其三，以一定標記符號作為排序工具。其四，一般通過類目索引提供從字順角度查找類目的途徑。

3）分類法在網(wǎng)絡信息組織中的應用傳統(tǒng)分類法組織網(wǎng)絡信息的優(yōu)劣及發(fā)展趨勢分類法在網(wǎng)絡信息組織中的具體應用

2.主題組織法主題組織法是根據(jù)信息的主題特征來組織排列信息的方法，它以詞語作為檢索標識，按字順排列，直觀性強，也是一種普遍使用的信息組織方法，該方法提供了一種直接面向具體對象、事實或概念的信息組織方法和信息檢索途徑。主題法的類型可以有許多不同的分法，按照主題法的選詞方式，可以分為標題法、元詞法、敘詞法、關鍵詞法；按照其使用時組配的先后，可以分為先組式主題法和后組式主題法；按照其使用時是否進行控制，可以分為受控主題法與非控主題法。由于主題組織法在信息組織中表現(xiàn)出許多優(yōu)勢，使主題組織法仍然是網(wǎng)絡信息組織的一種重要方法。具體方法有：1）使用關鍵詞法組織網(wǎng)絡信息。

2）主頁信息按字順主題組織。

3）用敘詞法組織網(wǎng)絡信息。

4）用關鍵詞法與敘詞法相互結合的形式組織與揭示網(wǎng)絡信息資源。

5）創(chuàng)建主題樹與指引庫技術組織與揭示網(wǎng)絡信息。

6）使用分類主題一體化方法組織網(wǎng)絡信息。1）元數(shù)據(jù)是一種編碼體系，它能根據(jù)某種標準來對信息中的詞及其他元素進行編碼，從而揭示、描述信息的這些基本元素。2）元數(shù)據(jù)不僅可以描述數(shù)字化信息的內容特征，而且可以描述數(shù)字化信息的基本屬性，使得數(shù)字化信息得以被有效傳播、交流和利用。3）元數(shù)據(jù)為數(shù)字化信息資源建立了一種機器可理解框架。元數(shù)據(jù)具有五項功能，即數(shù)字資源的描述功能（或者說發(fā)現(xiàn)功能）、整合功能、控制功能、代理功能和保存功能。

元數(shù)據(jù)具有三個基本特征：

4、XML介紹1996年11月，在波士頓的SGML的年會上，一種新的數(shù)據(jù)描述語言XML（ExtensibleMarkupLanguage）被公之于世。這種被稱為可擴展的標識語言（ExtensibleMarkupLanguage）為Web數(shù)據(jù)帶來了結構化、智能化及交互操作等特性。XML是由SGML所精簡而來的一種通用標記語言，雖然它是SGML的一種受限形式，但仍然保持了SGML的大部分功能和豐富性與靈活性。同時，XML消除了SGML中許多使創(chuàng)造文檔和設計軟件都非常困難和付出高昂代價的復雜特征。另外，作為SGML的精煉子集，XML要比HTML（是SGML的一個應用，是用SGML定義的一種置標語言）強大的多。

所謂的資源描述框架（ResourceDescriptionFramework—RDF）是能夠對結構化的元數(shù)據(jù)進行編碼、交換和再利用的基礎構架。它是可擴展標記語言XML一種應用，利用必要的結構限制為表達語義提供明確的方式。它是處理元數(shù)據(jù)的基礎，它強調自動處理萬維網(wǎng)資源的能力。設計RDF的一個目的，是使以一種標準化的、可共同使用的方式詳細說明基于XML的數(shù)據(jù)之語義稱為可能。

RDF幾乎能夠描述所有用統(tǒng)一資源標識（URI）命名的資源。目前，RDF應用于：資源發(fā)現(xiàn)，以使搜索引擎功能更強；智能軟件，實現(xiàn)知識的共享與互換；描述站點及其相關的內容，及站點編目等。

5、RDF介紹

4．2．1政務信息整理加工的方法和步驟1、政務信息整理加工的基本辦法常見的整理加工方法有以下幾種：1)歸納法2)縱深法3)濃縮法4)對比法5)預測法6)跟蹤法7)反向法2、

政務信息的鑒別1）政務信息資料鑒別的步驟①材料鑒定

②方法鑒別

③多方佐證

④存疑

2）政務信息資料鑒別的方法①分析法

②核對法

③調查法

④數(shù)理統(tǒng)計法

政務信息的篩選是對信息的一種再選擇，是指從各種途徑獲得的大量信息資料所做的選擇。政務信息工作者必須在信息資料經(jīng)過鑒別之后，再進行精心篩選，把采集來的與決策無關的信息過濾出去，留下符合決策要求的真實情況，把少而精的反映最基本、最重要的內容的信息報送給領導者。

3、

政務信息的篩選

4．2．2政府文件和電子文件的管理1、文件及文件工作文件，作為政務信息的重要組成部分，廣義而言，有私人文件和公務文件之分。這里我們取其狹義理解，將其限定在公務文件的范疇。文件工作是指各級機關工作人員所從事的自文件形成直至辦理完畢的全部活動過程，包括文件的撰制、傳遞、處理、存儲、日常管理等。

2、電子文件及其管理所謂電子文件，也稱數(shù)字式文件，是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出。按電子文件的信息存在形式分，通常有以下幾類：多媒體文件

數(shù)據(jù)庫文件

超文本文件圖像文件

圖形文件

影像文件

聲音文件解決現(xiàn)實中的問題需要我們對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理。這種全過程管理應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。對政府工作中形成和利用的文件和電子文件進行科學合理的組織和管理，并提供有效的利用，這也是政務信息管理工作一項基本的任務，需要政務信息的管理者給予高度的重視。

1）自由文本方式。

2）超文本方式。3）主頁方式。4）數(shù)據(jù)庫方式。

5）主題樹方式。4．3．3政務信息的組織方式與方法1、網(wǎng)絡政務信息的組織方式

網(wǎng)絡環(huán)境下，政務信息資源的多種存在形式使政務信息組織的對象逐漸多樣化，范圍也隨之擴大，它不再停留于對其特征的描述，而深入到知識單元、信息單元。所以，針對多種類型的政務信息，還有以下不同的組織方式。2．網(wǎng)絡政務信息的組織方法對于網(wǎng)絡政務信息的組織而言，一般都是各自編制組織系統(tǒng)。通常在自編的組織系統(tǒng)中，主要有兩種基本的組織方法。

1）等級式主題分類系統(tǒng)。2）分面組配分類系統(tǒng)。網(wǎng)絡政務信息組織系統(tǒng)常用的分層結構有：

1）單層網(wǎng)頁結構。

2）等級體系多層網(wǎng)頁線性結構。

3）等級體系多層網(wǎng)頁線性結構。

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本章小結

本章內容由三部分組成。第一節(jié)系統(tǒng)地介紹了信息組織的含義與基本原理，并簡要概述了進行信息組織的一些基本與常用的方法，使讀者在對“信息組織”這個概念有了充分的了解的基礎上，對怎樣進行信息組織也有了一個大概的了解；第二節(jié)開始從政務信息的角度出發(fā)，介紹如何具體進行政務信息的組織，即如何對政務信息進行整理加工、怎樣對政府文件和電子文件進行管理等；第三節(jié)重點介紹了網(wǎng)絡政務信息的組織。

思考與練習題1.你對信息組織及政務信息組織是如何理解的？

2.本章所介紹的政務信息的整理加工內容與你的實際工作是否一樣，你有何補充和建議？

3.結合實踐，談談你所在的單位或部門是如何對文件進行組織的？除了本章介紹的以外，你還有什么新的想法嗎？對電子文件帶來的挑戰(zhàn)你是如何理解的？

4.你知道政府上網(wǎng)