第十章清朝的秘書工作【本章導(dǎo)入·感知體悟】善于建章立制的首席秘書官——張廷玉一、張廷玉的主要功績(jī)二、張廷玉的成功之道1．公文寫作，水平高超2．忠于職守，堅(jiān)持原則3．嚴(yán)謹(jǐn)自律，樂善好施張廷玉畫像【本章認(rèn)知·學(xué)習(xí)梳理】

目錄第一節(jié)清朝的中樞機(jī)構(gòu)與秘書機(jī)構(gòu)一、清朝的中樞機(jī)構(gòu)二、清朝的秘書機(jī)構(gòu)第二節(jié)清代的文書檔案工作一、清朝的公務(wù)文書二、清朝的密奏制度三、清朝的檔案工作【本章內(nèi)容提示】

內(nèi)三院、南書房、內(nèi)閣、軍機(jī)處和翰林院是清朝中樞機(jī)要秘書部門，其中內(nèi)閣和軍機(jī)處更是政務(wù)處理中樞。清政府還在中央專門設(shè)立了為皇帝辦文宣諭的秘書機(jī)構(gòu)通政司、奏事處、稽察欽奏上諭事件處和中書科。清朝公文體式既有對(duì)明朝公文體式的繼承，又有許多改造和創(chuàng)新。清朝對(duì)中樞機(jī)關(guān)文書處理制度進(jìn)行改革，保證了清帝親批奏章獨(dú)裁政務(wù)的權(quán)力，保證了整個(gè)國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。清朝建立了我國(guó)封建社會(huì)完備的文書處理機(jī)構(gòu)內(nèi)閣和軍機(jī)處，收發(fā)機(jī)構(gòu)通使使司和奏事處。清朝制訂了檄回朱批制度、文件匯拱存查制度等嚴(yán)密的檔案制度，而且對(duì)檔案的典藏和管理也十分重視，曾設(shè)置專門保管檔案的檔房或清檔房，以專門貯藏皇帝和中樞機(jī)關(guān)的檔案。清朝完備的典章制度，細(xì)密龐雜的官制建設(shè)，高度發(fā)達(dá)的秘書工作對(duì)今天仍然具有借鑒意義。第一節(jié)清朝的中樞機(jī)構(gòu)與秘書機(jī)構(gòu)

一、清朝的中樞機(jī)構(gòu)（一）文館清朝是由女真族（滿族）建立起來(lái)的封建王朝。1616年，努爾哈赤在赫?qǐng)D阿拉建立“后金”，脫離了明朝的統(tǒng)治。1636年，努爾哈赤之子皇太極在沈陽(yáng)改國(guó)號(hào)為清。皇太極即位后，為了強(qiáng)化汗權(quán)，建立了一套與八旗制度相獨(dú)立的國(guó)家行政機(jī)構(gòu)，先后設(shè)置了文館（后改為內(nèi)三院）、六部、都察院和理藩院，合稱三院八衙門。天聰時(shí)，文館設(shè)滿漢儒臣，但不設(shè)長(zhǎng)官，組織極為松散，其組織狀況與所擔(dān)負(fù)的重任極不相稱。天聰三年（1629年）四月，皇太極把儒臣分為兩班，稱筆帖式（文書），也稱文館大學(xué)士，分別翻譯漢文典籍和記注本朝政事，實(shí)際上成了咨詢機(jī)構(gòu)和秘書班子。文館的主要職責(zé)有：（1）出納章奏。（2）傳宣詔令。（3）辦理來(lái)往“國(guó)書”，撰寫功臣敕書。（4）記注國(guó)史。（5）參謀助手。（6）翻譯漢書。從左到右：林則徐、左宗棠、李鴻章（二）內(nèi)閣順治十五年（1658年）七月，清王朝參照明制，改內(nèi)三院為內(nèi)閣。大學(xué)士改加殿、閣頭銜，稱“中和殿大學(xué)士”“保和殿大學(xué)士”“文華殿大學(xué)士”“武英殿大學(xué)士”“文淵閣大學(xué)士”“東閣大學(xué)士”（乾隆十三年去掉中和殿，增入體仁閣，成為三殿三閣）。大學(xué)士的品級(jí)改為正五品，怕大學(xué)士權(quán)力過(guò)重，而特降低其品秩，借以抑制。這時(shí)的內(nèi)閣，雖具有掌握最高政權(quán)的中樞機(jī)關(guān)的雛形，但因大學(xué)士降低了品秩，又減少了辦事人員，所以其權(quán)任反較順治初年之內(nèi)三院為輕了。內(nèi)閣大學(xué)士的品級(jí)，到雍正八年（1730年），滿、漢俱定為正一品。至此，大學(xué)士成為清王朝最高的官員，猶如歷朝的丞相。乾隆四年（1739年）設(shè)置協(xié)辦大學(xué)士，其品級(jí)比大學(xué)士稍低，從一品，以后并改為常設(shè)。內(nèi)閣學(xué)士的品級(jí)為從二品，均兼侍郎銜。其職掌是滿學(xué)士掌奏本章，漢學(xué)士掌批“題本”（內(nèi)外官員匯報(bào)皇帝之文書）。內(nèi)閣具體的職責(zé)有：（1）掌議政事，宣布綸音。（2）辦理本章。（3）辦理典禮祭祀事宜。（4）組織修書。（5）存貯檔籍。（三）軍機(jī)處雍正七年因西北用兵，往返軍報(bào)頻繁，內(nèi)閣距內(nèi)廷太遠(yuǎn)，皇帝不便親授機(jī)宜，故在內(nèi)廷設(shè)立軍機(jī)處，其全稱為“辦理軍機(jī)事務(wù)處”。初設(shè)時(shí)名為“軍機(jī)房”，雍正十年（公元1732年）改名辦理軍機(jī)處。軍機(jī)處是分割內(nèi)閣之權(quán)，所以說(shuō)它是“內(nèi)閣之分局”。軍機(jī)處的特點(diǎn)體現(xiàn)在：（1）被皇帝嚴(yán)格控制。（2）職掌寬泛。（3）人員精干。（4）辦事效率很高。（5）保密措施極嚴(yán)。（四）翰林院清初置文館于盛京，由儒臣翻譯滿漢書籍，并記注本朝得失。天聰十年（1636年），文館改為內(nèi)三院，其中包括后來(lái)設(shè)置的內(nèi)閣與翰林院的職掌。順治元年（1644年），沿明制置翰林院，為正三品衙門。二年又并入內(nèi)三院，改稱“內(nèi)翰林國(guó)史院”“內(nèi)翰林秘書院”“內(nèi)翰林弘文院”，升為從二品衙門。十五年（1658年）七月，改內(nèi)三院為內(nèi)閣，又另設(shè)翰林院，設(shè)滿、漢掌院學(xué)士各1人，都兼禮部侍郎頭銜。十八年（1661年），裁內(nèi)閣、翰林院，又設(shè)內(nèi)三院。至康熙九年（1670年），再改內(nèi)三院為內(nèi)閣，翰林院又成為一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。其長(zhǎng)官仍為掌院學(xué)士，滿、漢各1人，仍兼禮部侍郎頭銜?？滴跄觊g，因纂修各種文史書籍，需要大量文學(xué)之士，所以翰林院的編制人員很多。雍正以后，翰林院人員大為削減，多調(diào)充其他官職，或京內(nèi)科道、吏部，或京外道、府、州、縣。以后凡在翰林院任職滿６年之編修、檢討，由院保送，以知府任用，成為定例。雍正八年（1730年），升掌院學(xué)士為從二品，從大學(xué)士、尚書中特選兼任。翰林院自雍正以后，成為重要的國(guó)家儲(chǔ)才機(jī)關(guān)。乾隆五十八年（1793年），定掌院學(xué)士不再兼禮部侍郎官銜。自此以后，翰林院就成為更重要的國(guó)家秘書機(jī)關(guān)。二、清朝的秘書機(jī)構(gòu)（一）通政使司（二）中書科（三）奏事處（四）稽察欽奉上諭事件處（五）六科（六）六部的秘書機(jī)構(gòu)第二節(jié)清代的文書檔案工作一、清朝的公務(wù)文書（一）皇帝的專用文書（二）臣工上奏的文書（三）官府衙署的行文清朝南書房二、清朝的密奏制度密奏制度內(nèi)容主要有：（1）書寫。凡密奏，必須親自書寫，不得委托他人代筆?？滴踉嬲]臣下奏折不可令人寫，雍正規(guī)定即使文化水平低的官員，尤其是武官，奏折也必須親自寫。（2）用紙。奏折用紙可分為素紙、黃面黃紙、黃綾面黃紙、白綾面白紙四種。最后一種系大喪時(shí)才用，占量最少，素紙為陳情言事之用，占量最多。其他請(qǐng)安、謝恩用黃紙。用紙上的嚴(yán)格區(qū)別，目的是為了讓皇帝接到奏折后通過(guò)紙的顏色質(zhì)地即可分辨密奏內(nèi)容，按輕重緩急閱覽批復(fù)。（3）封套。密奏的裝封有嚴(yán)格的規(guī)定。封套面或書“密”字，或書“密奏”，或書“奏折”等字樣。（4）裝匣。奏折繕寫封套后，須裝入特制的匣內(nèi)，然后遞送?？滴醭赡軟]有折匣，用木夾板，雍正朝因夾板不夠嚴(yán)密，改用木匣。匣外加銅鎖，再用蓋有御押的黃紙封口，包以黃包袱，然后遣人遞送。（5）遞送。各省總督、巡撫的密奏，須派親信僚屬或家丁直送京城，路上不得耽擱，且不準(zhǔn)派兵護(hù)送，以免張揚(yáng)，到京后直接送至皇宮乾清門的奏事官收呈皇帝。如逢緊急事務(wù)，可由千總或把總等乘遞送，交由御定的幾位“轉(zhuǎn)折大臣”代轉(zhuǎn)。轉(zhuǎn)折的手續(xù)也比較嚴(yán)格，該交那位轉(zhuǎn)折大臣，別人不能替轉(zhuǎn)。（6）批閱。密奏由皇帝本人親自拆閱、批示，不委于他人。（7）發(fā)還。多數(shù)密奏經(jīng)皇帝朱批后，封交奏事房，發(fā)還給等候在京的具奏人家丁或親信帶回，交具奏人閱辦。少數(shù)密奏因所奏之事皇帝一時(shí)難以決斷，暫時(shí)“留中”，也有一些密奏皇帝認(rèn)為有保存價(jià)值，長(zhǎng)期“留中”不發(fā)。（8）繳回?？滴鯐r(shí)，批復(fù)后的密折發(fā)還具奏人，任其一直保存，不予收歸，以至有關(guān)王朝的機(jī)密泄漏、擴(kuò)散。因此雍正登基的第十四天，便下了一道收繳前朝密折的諭旨，使密折逐步形成了一種固定的文書制度。三、清朝的檔案工作

（1）建立了較系統(tǒng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。清朝繼續(xù)保留了前朝各級(jí)衙門中的檔案工作人員和檔案庫(kù)，中央和地方衙署設(shè)置了一大批新的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案庫(kù)，如典籍廳、滿本房、漢本房、檔房等?；适穼k仍被沿用為保存清朝實(shí)錄、圣訓(xùn)和玉牒的皇家御用檔案庫(kù)。（2）建立了較為細(xì)密的檔案分類、保管體系。清朝形成的檔案種類達(dá)數(shù)百種之多，雖然不見明文規(guī)定的分類制度，但分類別保管檔案，仍可見其較系統(tǒng)的分類體系。（3）有一批比較專業(yè)的檔案工作人員。清朝的檔案工作人員常由文書工作人員兼任，他們多為科舉出身，既熟知清朝的文書，又懂得檔案管理，專業(yè)水平較高；而那些書吏和幕僚則更是這方面的行家里手。（4）建立了較為系統(tǒng)的檔案工作制度。如一案一卷制度、匯抄制度、分類整理制度、定期查修制度、編目登記制度和保密制度等。清朝的檔案工作制度有一定的系統(tǒng)性，并能輔之以法律保障，較之前朝更趨完善。（5）對(duì)檔案的利用工作相當(dāng)重視。清朝把檔案的匯編和公布作為其強(qiáng)化統(tǒng)治的手段，號(hào)稱“以例治天下”，利用檔案中的例案匯編的康熙《刑部現(xiàn)行則例》《理藩院則例》《兵部督捕則例》和雍正《欽定吏部則例》、乾隆《欽定戶部則例》《欽定工部則例》等，都是各部院衙門理政的金科玉律。清朝利用檔案修史也十分盛行，從所修典籍的數(shù)量、內(nèi)容、種類來(lái)看，都是前所未有的，為今人留下了大量珍貴的資料，編修了自太祖至德宗十一朝實(shí)錄，修本紀(jì)、傳、志、表等史書。還編有6000余種地方志。（6）產(chǎn)生了專門的檔案學(xué)思想，造就了章學(xué)誠(chéng)等杰出的檔案學(xué)思想理論家。四、幕友與清朝的文書檔案工作

清朝大部分的地方官員是科甲出身，學(xué)的是四書五經(jīng)、子曰詩(shī)云，一旦當(dāng)?shù)胤缴系母改腹伲瑢?duì)征糧收稅、審人辦案、送往迎來(lái)、草擬公文等一項(xiàng)也做不來(lái)。而恰恰幕友靠自己具有刑名律例（法律）、錢糧會(huì)計(jì)（會(huì)計(jì)）、文書案牘等方面的專業(yè)知識(shí)和才能輔佐主官，稱之為作幕、佐治、或佐幕。（一）清幕友處理文檔工作的原因1．主官事務(wù)繁雜，必須延請(qǐng)幕友協(xié)助。作為主官，難以事事親歷親為，各房雖有書吏，也不能過(guò)欲倚重。2．清代官員的文化水平較低，不得不聘用幕友協(xié)助統(tǒng)治。清代官員的來(lái)源，他們或是滿人，或因科舉，或因恩蔭，或因捐納而任職。幕友恰恰博學(xué)深思，可以彌補(bǔ)官員文化水平的不足。3．雍正帝“奏折”制度的產(chǎn)生促使幕友進(jìn)一步接手文檔工作。雍正時(shí)期奏折被得