文件控制程序

1目的

對環(huán)境管理、職業(yè)身心健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的基本建設(shè)、審核、修改、派發(fā)、辨識、處理和檔案展開掌控，保證文件的充分性和適宜性，并使與管理體系運轉(zhuǎn)的有關(guān)場所獲得和采用適當(dāng)文件的有效率版本。2適用范圍

本程序適用于于環(huán)境、職業(yè)身心健康安全管理體系和安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的各類文件。3職責(zé)

3.1安環(huán)部負(fù)責(zé)管理本程序的基本建設(shè)、修改和非政府實行，并負(fù)責(zé)管理掌控《環(huán)境、職業(yè)身心健康安全管理手冊》、程序文件等管理體系文件和安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)文件的基本建設(shè)、審核、修改，保證文件的充分性和適宜性。

3.2行政籌辦負(fù)責(zé)管理各類文件的派發(fā)，保證有關(guān)場所獲得和采用適當(dāng)文件的有效率版本。同時負(fù)責(zé)管理體系文件的處理和檔案，外來文件的管理。4工作程序

4.1文件的撰寫、審查、核準(zhǔn)及派發(fā)

我公司文件的撰寫和修改、審查、核準(zhǔn)及派發(fā)按以下規(guī)定繼續(xù)執(zhí)行：

序號

文件類別

撰寫、修改

檢核

批科東俄

播發(fā)擺

1

管理手冊

安環(huán)部

管理者代表

總經(jīng)理

行政籌辦

2

程序文件

安環(huán)部

管理者代表

總經(jīng)理

行政籌辦

3

作業(yè)文件

有關(guān)部門

管理者代表

總經(jīng)理

行政籌辦

4

外來文件

按原編號管理

行政籌辦負(fù)責(zé)人

管理者代表

行政辦4.2文件的編號

序號

文件名稱

文件編號

編號含義

1

環(huán)境、職業(yè)身心健康安全管理手冊

HS/ESM-A

HS：馬龍縣金成建筑有限責(zé)任公司

E：環(huán)境

S：職業(yè)身心健康安全

M：管理手冊

P：程序文件

W：作業(yè)文件2

程序(環(huán)境、安全)文件

HS/ESP-A-**-XX

3

程序(安全)文件

HS/SP-A-**-XX

4

程序(環(huán)境)文件

HS/EP-A-**-XX

5

作業(yè)(安全)文件

HS/SW-A-**-XX

6

作業(yè)(環(huán)境)文件

HS/EW-A-**-XX

R：記錄

A：版本（隨其版本的變化調(diào)整）

**：標(biāo)準(zhǔn)條款號

XX：序列號

7

安全記錄

HS/SR**-XX

8

環(huán)境記錄

HS/ER**-XX4.3文件的標(biāo)識

4.3.1文件的標(biāo)識包含THF1狀態(tài)、版本、派發(fā)號等標(biāo)識。

4.3.2文件根據(jù)THF1狀態(tài)可以分成THF1文件和非THF1文件，公司內(nèi)采用的文件均為THF1文件，非THF1文件通常就是為某種須要提供更多給我公司以外的人員采用。THF1文件在文件的首頁須要蓋章紅色“THF1”章。

4.3.3為保證文件能獲得有效率掌控，用版本號、派發(fā)號、修改狀態(tài)展開標(biāo)識。版本號使用大寫英文字母A、B……則表示第一版、第二版；派發(fā)無敵號阿拉伯?dāng)?shù)字01、02、……則表示；修改狀態(tài)通過文件修成修改記錄表展開記錄。

4.4文件派發(fā)

4.4.1行政籌辦展開文件派發(fā)，派發(fā)范圍應(yīng)當(dāng)保證文件采用的各場所都能夠贏得適用于的有效率版本，并核對《文件派發(fā)/廢舊記錄》，由文件領(lǐng)有用人蓋章證實。

4.4.2若文件采用人因文件損壞，嚴(yán)重影響采用時，攬回去損壞文件，換發(fā)嶄新文件，嶄新文件的派發(fā)號仍延用原文件的派發(fā)號。行政籌辦負(fù)責(zé)管理將損壞文件封存。

4.4.3若文件采用人將文件遺失，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，至行政籌辦辦理提出申請領(lǐng)有用相關(guān)手續(xù)。退還文件應(yīng)當(dāng)給與代萊派發(fā)號，原派發(fā)號補發(fā)，由文件管理人員在《文件派發(fā)/廢舊記錄》上標(biāo)明。

4.4.4外來文件由行政籌辦根據(jù)須要派發(fā)至各有關(guān)部門，并核對《文件派發(fā)/廢舊記錄》。

4.5文件的評審與修改

4.5.1文件的評審

4.5.1.1評審的頻次：正常情況下，每年非政府評審一次；當(dāng)發(fā)生以下情況時，可以隨時非政府評審。

A法律、法規(guī)發(fā)生變化；

B生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)出現(xiàn)關(guān)鍵性變化；

C安全生產(chǎn)有關(guān)的非政府機(jī)構(gòu)出現(xiàn)關(guān)鍵性變化；

D管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)出現(xiàn)關(guān)鍵性變化時；

4.5.1.2評審非政府：文件的評審，本著制定部門非政府二者評審的原則。

4.5.1.3評審內(nèi)容

A與法律、法規(guī)合乎性；

B與企業(yè)發(fā)展總體水平的二者適應(yīng)性；

C與工藝流程和裝置變化的二者適應(yīng)性；

D文件之間的相容性和相匹配性；

4.5.1.4評審輸入

4.5.1.4.1評審結(jié)果做為安全生產(chǎn)制度修改的主要依據(jù)之一。

4.5.1.4.2評審結(jié)果必須構(gòu)成書面材料，意見反饋給出席評審的人員和審核人。

4.5.2文件的修改

4.5.2.1正常情況下，文件的修改每兩年非政府修改一次。當(dāng)發(fā)生以下情況，可以隨時非政府修改。

A法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行文件與之發(fā)生沖突，或無法充份滿足用戶法律、法規(guī)建議；

B生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)出現(xiàn)關(guān)鍵性變化；

C嶄新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行文件無法全面覆蓋其管理建議；

D非政府機(jī)構(gòu)出現(xiàn)關(guān)鍵性變化，須要重新分配職責(zé)；

E各級人員素質(zhì)出現(xiàn)很大變化，文件的建議已經(jīng)充份轉(zhuǎn)型員工的自覺行動；

4.5.2.2修改非政府：文件的修改，本著制定部門非政府修改的原則，當(dāng)制定部門出現(xiàn)職能變化時，由該職能的時程承攬部門非政府。必要時，須要介紹該文件的制定的完整背景。

4.5.2.3當(dāng)文件須要修改時，由有關(guān)部門核對《文件修改申請單》并按4.1條規(guī)定展開審核。行政辦將《文件修改申請單》印發(fā)至各有關(guān)部門，當(dāng)文件換版或修改時，原版文件及改過去內(nèi)容自動補發(fā)。

4.5.2.4領(lǐng)有用文件的部門在接到《文件修改申請單》后，各有關(guān)部門使用換頁或局部（雙線劃改）等方式修改，并在《文件修改記錄表》上搞好記錄。

4.5.2.5《文件修改申請單》由行政籌辦留存，其他部門在文件修改后可以封存。

4.6文件的管理

4.6.1文件使用者應(yīng)當(dāng)?shù)卯?dāng)保管所采用的文件，嚴(yán)禁隨意錄入。

4.6.2行政籌辦利用《文件派發(fā)/廢舊記錄》對文件的有效性展開掌控。

4.6.3各部門應(yīng)付各使用者所持的文件展開日常檢查，辨認(rèn)出問題及時處理。

4.6.4對于電子版的文件、E-mail等由行政籌辦專人負(fù)責(zé)管理，拷盤或列印出來一份書面稿。

4.7外來文件的掌控

外來文件或或電子郵件由行政籌辦負(fù)責(zé)管理展開備案并派發(fā)至有關(guān)部門，并將文件備案在《外來文件目錄》上，每年追蹤一次有效率版本，并在《外來文件目錄》中做好備案。

4.8文件的補發(fā)

4.8.1補發(fā)文件應(yīng)當(dāng)及時由行政籌辦從采用部門歸還，并作出“補發(fā)”標(biāo)識；例如存有須要留存的補發(fā)文件須由文件管理人員作出“參照”標(biāo)識當(dāng)眾區(qū)別，并在《文件派發(fā)/廢舊記錄》上標(biāo)明。

4.8.2無須留存的補發(fā)文件，由行政部核對《文件（記錄）封存記錄》并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，集中統(tǒng)一封存。5有關(guān)記錄

序號

名稱

編號

保存期

附注

1

文件派發(fā)/廢舊記錄

HS/