1電子檔案概述3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTS（1）電子檔案概念電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。在子檔案的全部信息都以數(shù)字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機(jī)完成，利用時須借助計算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此，電子檔案又稱為“機(jī)讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。1電子檔案概述含義：◆借助計算機(jī)形成、轉(zhuǎn)換◆代碼形式存儲

◆有保存價值（2）電子檔案特點(diǎn)

1電子檔案概述

◆信息的非人工識讀性◆信息存儲的高密度性◆信息與載體之間的可分離性◆多種信息載體的集成性◆系統(tǒng)的依賴性（3）電子檔案種類

1電子檔案概述

◆文本文件◆命令文件◆圖像、圖形文件◆數(shù)據(jù)文件◆影像文件◆聲音文件◆多媒體文件（4）電子檔案的管理原則◆完整性原則◆可讀性原則◆可靠性原則

1電子檔案概述

◆集中統(tǒng)一管理◆建議紙質(zhì)文檔與電子文檔雙套歸檔◆文書檔案管理一體化（5）電子檔案的管理體系

傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息被固定，與載體不可分離，信息具有原始性特征。電子檔案可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成電子檔案信息易于更改，電子檔案的易變性，同紙質(zhì)文件比較，電子文件的修改等操作十分方便，可以變得不留痕跡。查找相關(guān)資料，就解決這一問題深入思考，形成個人認(rèn)知。如何改變“電子檔案的易變性”深入思考，形成科技小論文，不少于3000字。任務(wù)驅(qū)動2任務(wù)實(shí)訓(xùn)1電子檔案整理2電子檔案保管3電子檔案利用CONTENTS4任務(wù)實(shí)訓(xùn)（1）電子檔案的分類◆一般文件（以文書檔案為主）◆科技文件◆數(shù)據(jù)文件◆命令文件1電子檔案整理（2）電子檔案的存儲電子檔案的存儲方式，取決于單位電子文檔的收集歸檔方式。（3）電子文件的編目◆電子文件清單◆保管單位清單（1）保管內(nèi)容◆維護(hù)電子檔案載體物理性能安全。維護(hù)載體不受損傷?！舯ＷC電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。保存電子檔案所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相關(guān)定義、參數(shù)，同時考慮到電子檔案適應(yīng)新技術(shù)。2電子檔案保管（2）保管要求◆歸檔載體應(yīng)作防寫處理?！魡纹d體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓?！舸娣艜r應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離，防止磁場干擾?！舡h(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％?！魩旆績?nèi)要清潔、無腐蝕性氣體、通風(fēng)良好，地面不打蠟、不鋪地毯，電子檔案應(yīng)潔凈無塵?！魩旆考暗臋n案裝具要具有防火、防塵、防水性能，防止紫外線直接照射電子檔案。2電子檔案保管（3）保養(yǎng)維護(hù)

◆歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記?！魧Υ判暂d體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施?！魧Υ判暂d體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年?！魴n案保管部門應(yīng)定期將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。（4）電子檔案遷移隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》。（1）電子檔案提供利用特點(diǎn)◆復(fù)用性好◆方便快捷◆依賴網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)系統(tǒng)3電子檔案利用（2）電子檔案提供利用服務(wù)方式

◆電子文件的提供利用服務(wù)方式多種多樣，如就地閱覽、出借、復(fù)制供應(yīng)、咨詢、網(wǎng)絡(luò)利用、編研等，不同組織單位根據(jù)實(shí)際情況提供利用服務(wù)。（3）電子檔案提供利用注意問題

◆提高電子檔案信息安全意識◆制定電子檔案的利用制度。包括資格審查、閱覽操作、復(fù)制等◆引進(jìn)和應(yīng)用信息安全技術(shù)◆對復(fù)制件進(jìn)行可靠性審核◆加強(qiáng)電子檔案信息綜合利用技術(shù)的研究和開發(fā)電子檔案的載體形式有磁帶、軟盤、硬盤、光盤等，其保管時需要注意對溫濕度的控制，做到防光、防塵、防水、防有害氣體、防磁等，此外，檔案管理人員還要定期對電子檔案進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。如何開展電子檔案的保養(yǎng)與維護(hù)？任務(wù)驅(qū)動4任務(wù)實(shí)訓(xùn)1電子檔案收集2電子檔案鑒定CONTENTS3任務(wù)實(shí)訓(xùn)（1）收集積累要求1電子檔案收集◆記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。◆電子文件產(chǎn)生時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。◆對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失?！魧τ梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式?！魧τ脪呙鑳x等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。◆對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。◆對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式?！魧τ靡纛l設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式?！魧νㄓ密浖a(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集?！粲嬎銠C(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集?！魧μ子媒y(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存?！舳ㄆ谥谱麟娮游募膫浞?。（2）歸檔方式1電子檔案收集◆邏輯歸檔是指電子文件形成部門僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱電子文件。

◆物理歸檔是指將電子文件集中傳輸?shù)姜?dú)立的或者可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交。物理歸檔又可分為網(wǎng)絡(luò)歸檔和介質(zhì)歸檔兩種。

（3）歸檔時間◆電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實(shí)時進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。◆為保證電子文件的安全可以雙套制保存，也可對電子文件進(jìn)行備份。雙套制保存的時間應(yīng)該統(tǒng)一一致，電子文件的備份應(yīng)和原文件分開保存。

（4）歸檔質(zhì)量要求1電子檔案收集◆齊全完整◆真實(shí)有效◆整理、編輯、劃分保管期限（5）歸檔方法◆邏輯歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。◆物理歸檔◆規(guī)定同一載體形式◆防病毒（6）歸檔手續(xù)（1）電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定2電子檔案鑒定◆內(nèi)容鑒定◆技術(shù)狀態(tài)鑒定（2）確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限辦理審批手續(xù)后，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（3）電子檔案的銷毀對歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。張珊應(yīng)如何開展電子文件鑒定工作？任務(wù)驅(qū)動3任務(wù)實(shí)訓(xùn)1人事檔案概述2人事檔案工作3任務(wù)實(shí)訓(xùn)CONTENTS（1）人事檔案概念人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。1人事檔案概述含義：◆人事檔案的作用:是組織、人事部門考察了解和正確選擇使用一個人的重要依據(jù)?！羧耸聶n案來源:于組織、機(jī)構(gòu)的人事管理活動。

◆人事檔案的內(nèi)容:是反映一個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作情況、個性特征、專長愛好等情況的原始記錄，真實(shí)反映一個人的客觀情況。◆人事檔案的形式:是以個人姓名為特征組成的專卷或?qū)??！羧耸聶n案的要求:是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料。（2）人事檔案特點(diǎn)真實(shí)性、動態(tài)性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性。1人事檔案概述（3）人事檔案作用

◆了解個人的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的主要手段之一◆為人才開發(fā)提供依據(jù)：人事管理◆是澄清個人問題的憑證◆是編寫人物傳記和專業(yè)史的依據(jù)（1）人事檔案工作任務(wù)

2人事檔案工作◆做好收集、歸檔整理工作◆提高管理水平，適應(yīng)現(xiàn)代化利用要求（2）人事檔案工作的管理體制

◆集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)的管理體制（3）人事檔案工作機(jī)構(gòu)

2人事檔案工作《干部檔案工作條例》規(guī)定：

◆

縣以上（含縣）的組織、人事部門，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

◆每管理1000人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。

◆縣以下實(shí)行集中或相對集中管理檔案的單位，根據(jù)上述原則應(yīng)當(dāng)配備專職人員。不需要建立機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。（4）人事檔案工作人員的素質(zhì)

2人事檔案工作◆具有較高的職業(yè)道德和思想品德素質(zhì)◆了解相關(guān)的檔案法規(guī)，如：中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》◆努力學(xué)習(xí)檔案管理的理論、方法和技巧做好本職工作海天集團(tuán)公司為搶占市場，公司重視生產(chǎn)管理，今年來，公司業(yè)績年年增長，在人事檔案管理中一般采用在人員入職時填寫《人員信息登記表》，對于入職人員以前的人事檔案采用“自由”方式，即入職人員可以提供給公司，也可以自己保管，公司從不主動收取。海天集團(tuán)公司在人事檔案管理中是否符合相關(guān)規(guī)定？為什么？任務(wù)驅(qū)動3任務(wù)實(shí)訓(xùn)1人事檔案收集2人事檔案鑒定3人事檔案整理CONTENTS5人事檔案移交與轉(zhuǎn)遞4人事檔案保管與提供利用1人事檔案收集（1）人事檔案收集范圍《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》一共十類：◆履歷材料◆自傳材料◆鑒定、考核、考察材料◆學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評定崗位技能的材料◆政治歷史審查材料◆入黨入團(tuán)材料◆獎勵材料◆處分材料◆錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議的材料◆其他可供組織參考的材料，主要：工作能力、實(shí)績、學(xué)識水平、思想、身體等為主。1科技檔案收集◆辦理完畢的正式文件

◆材料齊全、完整◆手續(xù)齊備◆統(tǒng)一使用辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙。除電傳材料外，一般不得使用復(fù)印件替代原件。（2）人事檔案收集歸檔要求（3）人事檔案的收集主要方法1人事檔案收集◆建立健全并認(rèn)真執(zhí)行“歸檔制度”◆各部門形成的人事檔案應(yīng)按規(guī)定及時移交給人事檔案管理部門◆人事檔案管理部門對于各部門單位移交來的不合歸檔要求的人事檔案提出錯誤和要求并通知形成單位補(bǔ)辦或補(bǔ)送相關(guān)材料

（4）人事檔案收集制度1人事檔案收集◆移交是常規(guī)的制度-歸檔制度◆索要制度◆檢查核對制度◆補(bǔ)充制度

（1）鑒定工作的原2人事檔案鑒定取之有據(jù)，舍之有理（2）鑒定工作的內(nèi)容◆是否屬于人事檔案◆鑒定收集來的人事檔案是否是本人的檔案材料◆是否“處理完畢”以及“手續(xù)是否齊全”◆鑒定歸檔材料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性◆檢查是否有重復(fù)歸檔現(xiàn)象（3）剔除材料處理◆轉(zhuǎn)出◆退回◆留存◆銷毀（1）以“個人姓名”為特征建立“個人”案卷或?qū)?人事檔案整理《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》將人事檔案的正本分為10類，副本分為7類。（3）人事檔案類內(nèi)文件的排列①排列方法◆按檔案材料形成時間順序排列--正本的1、2、3、4、7、10類均按此法排列◆按材料內(nèi)容的重要程度不同進(jìn)行排列--正本的5、8類◆將時間因素和內(nèi)容因素結(jié)合起來對檔案材料進(jìn)行排序--正本的6、9類②排列要求◆保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使類內(nèi)的各材料成為一個有機(jī)的整體◆每份材料應(yīng)有固定位置◆能適應(yīng)人事檔案材料不斷增加的特點(diǎn)（4）人事檔案的編碼◆一般采用分類流水號（小流水號）（5）裝盒、填寫檔案盒脊背◆將編好頁碼的個人人事檔案，放入個人姓名特征的案卷盒內(nèi)（6）人事檔案上架排列◆以姓氏筆畫順序或姓氏字母順序為序上架排列◆以單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)排序，結(jié)合職務(wù)為序排列（2）人事檔案個人案卷的分類、組卷工作（1）人事檔案保管4人事檔案的保管與提供利用◆保管范圍：縣以上（含縣）的組織、人事部門管理干