遼寧省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評估工作問答

2006-7-269:41:42

點(diǎn)擊：5861、什么是企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評估(以下簡稱《評估辦法》)

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企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評估是遼寧省檔案局為規(guī)范企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案管理工作，促進(jìn)檔案工作的開展，使檔案能更好地為企事業(yè)單位服務(wù)而開展的一項(xiàng)對企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行的評估工作。省檔案局根據(jù)各單位提出的申請，委托由專家組成的評估小組或有資質(zhì)的檔案中介組織對企事業(yè)單位的檔案工作規(guī)范化管理水平進(jìn)行評估，并確定相應(yīng)的等級。

2、評估與以前的企業(yè)檔案管理升級是什么關(guān)系?

與以前開展的企業(yè)達(dá)標(biāo)、晉級、升級、認(rèn)定沒有聯(lián)系。以前獲得的各種稱號、榮譽(yù)與現(xiàn)在的評估等級不對應(yīng)?，F(xiàn)在開展的評估工作原則是企事業(yè)單位自愿參加，不搞統(tǒng)一要求，各單位可以根據(jù)本單位實(shí)際情況決定是否申請?jiān)u估。

3、《評估辦法》適用哪些單位?

適用在遼寧省境內(nèi)登記注冊的各類企事業(yè)單位。包括國有企業(yè)、民營企業(yè)、醫(yī)院、高(中)等院校和中(小)學(xué)。

4、凡是適用范圍內(nèi)的單位必須要經(jīng)過評估嗎?

不是。企事業(yè)單位可以自愿提出申請。

5、評估分為幾個級別，需要達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)?

評估分為3個級別。從低到高分別是“A級"、“AA級”、“AAA級"。按照《評估標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行評估，分?jǐn)?shù)在80分～90

分(含80分)為A級，90分～95分(含90分)為AA級，95分～l

00分(含95分)為AAA級。

6、評估有哪些程序？

答：評估程序分為申報(bào)、評估、審批、公告4個階段。申報(bào)，由企事業(yè)單位填寫《遼寧省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評估申請登記表》提出書面申請。各市檔案局集中向省檔案局行文申請進(jìn)行評估。沈陽、大連市申報(bào)“AAA級"和其他各市申報(bào)“AAA級”和“AA級"的單位，通過各市檔案局向省檔案局提出申請。沈陽、大連市可接受“AA級"和“A級”的申請，其他各市可接受“A級"的申請。

7、辦公地址在沈陽以外的省(中)直企業(yè)向誰提出申請？

在外地的省(中)直單位所屬的企業(yè)和科技事業(yè)單位，直接向省檔案局提出申請，同時抄送當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門。

8、評估小組由幾人組成生效？

評估小組一般由5～7人組成。評估小組的成員從評估員信息庫中抽取。

9、由各市組織評估的單位也要到省檔案局審批嗎？

各市組織的對企業(yè)科技事業(yè)單位進(jìn)行評估的，也須經(jīng)省檔案局審批。

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O、以前獲得過國家一級、國家二級稱號的單位，在這次評估工作中還必須從“A級”開始嗎？

評估工作原則上從低級到高級逐級申報(bào)，但從前工作確有基礎(chǔ)、經(jīng)自檢認(rèn)為達(dá)到相應(yīng)高級別標(biāo)準(zhǔn)，也可以按相應(yīng)級別申報(bào)。

11、評估要做哪些準(zhǔn)備？

擬申請?jiān)u估的單位，要與當(dāng)?shù)貦n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門取得聯(lián)系，接受相應(yīng)級別的評估前指導(dǎo)。檔案部門的主要工作放在評估前的指導(dǎo)上，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，在正式評估前必須有預(yù)評估。檔案部門提供的指導(dǎo)一律是無償?shù)摹?/p>

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2、申報(bào)時需要哪些材料?

申報(bào)單位須有請示文件，檔案工作總結(jié)、申請登記表、企業(yè)檔案工作基本情況表、檔案工作人員情況表、評估標(biāo)準(zhǔn)(填寫自檢分)，評估“AAA級”的單位要出具檔案部門負(fù)責(zé)人的高級技術(shù)職務(wù)資格的復(fù)印件。

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3、評估申請?jiān)鯓訉?

以甲單位申請“AAA級”評估為例，評估申請寫法如下：

(發(fā)

文

字

號)

甲單位關(guān)于檔案工作規(guī)范化管理AAA級評估的請示

遼寧省檔案局：

為進(jìn)一步貫徹落實(shí)《檔案法》，提高檔案工作的管理水平，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《遼寧省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理等級評估辦法》(遼檔發(fā)2005)15號)，對照《評估標(biāo)準(zhǔn)》，進(jìn)行自檢自查，我們認(rèn)為已經(jīng)達(dá)到AAA級評估標(biāo)準(zhǔn)，特申請對我單位的檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)行等級評估。1

4、審批時需要哪些材料?

評估小組提供，已填寫評估小組意見的申請登記表、評估標(biāo)準(zhǔn)(評估分)、現(xiàn)場評估結(jié)論、評估小組成員簽字名單、突出貢獻(xiàn)人員名單及推薦表。

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5、怎樣理解檔案的集中統(tǒng)一管理？

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。對企事業(yè)單位規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。統(tǒng)一管理，不是一定要統(tǒng)一保管，可分室保管。但要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、制定統(tǒng)一的管理制度，實(shí)行綜合管理，檔案分室的保管條件要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

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6、什么是將檔案工作納入計(jì)劃？

就是將檔案工作納入本單位的長期規(guī)劃和部門的工作計(jì)劃之中，以確保檔案工作有計(jì)劃地開展，確保工作的連續(xù)性。使檔案工作有制度上的保證，不因人的變動而改變。

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7、什么是檔案工作網(wǎng)絡(luò)？

就是檔案工作管理部門與內(nèi)設(shè)其他部門和各層次檔案工作的關(guān)系，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)并能行之有效地開展工作。做到檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部門執(zhí)行，網(wǎng)絡(luò)下的專兼職檔案員配備齊全。

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8、檔案工作人員的數(shù)量有什么規(guī)定？

對單位檔案員的數(shù)量和專兼職均不做統(tǒng)一規(guī)定。只要能滿足本單位檔案工作的正常開展，符合相應(yīng)等級要求的工作標(biāo)準(zhǔn)，是專職還是兼職，由企事業(yè)單位根據(jù)自身情況自主決定。

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9、檔案工作人員的素質(zhì)有什么要求？

檔案工作人員必須具有高中以上學(xué)歷，大學(xué)本科占到70％以上。中級以上技術(shù)職務(wù)達(dá)60％。評估“AAA級”的檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具備高級技術(shù)職務(wù)。

20、檔案工作人員的技能要求是什么？

檔案工作人員應(yīng)經(jīng)過崗位培訓(xùn)。具備對本行業(yè)(系統(tǒng))及單位內(nèi)部各部門指導(dǎo)的能力。能熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，開展檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作。

21、企業(yè)科技事業(yè)單位應(yīng)貫徹的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有

哪些？

有《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(檔發(fā)(2002)5號)、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》(檔發(fā)(2004)4號)、《遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定》(遼檔發(fā)(2004)20號、《(遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定)補(bǔ)充意見》(遼檔發(fā)(2005)9號)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T1

1822—2000)、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA／T28

2002)、《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字(1998)32號)、《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T

11821—2002)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T

l

8894--2002)、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA／T

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5--95)、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ

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2000)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22

2000)、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB

10609．3--89)等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

22、申報(bào)“AAA級”的單位都要有展室嗎?

是的，但不一定都叫展室?？梢愿鶕?jù)不同行業(yè)、單位命名。如“校史室”、“行史館”等。

23、各種應(yīng)歸檔文件材料歸檔的時間怎樣確定?

管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢的第二年上半年歸檔。工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔；外出參加公務(wù)活動形成的文件材料在活動結(jié)束后及時歸檔；會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后有會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交；電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等文件材料應(yīng)在文件結(jié)束后及時歸檔；變更、修改、補(bǔ)充的文件材料，單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料，企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料都應(yīng)隨時歸檔。24、無形資產(chǎn)指什么?

無形資產(chǎn)是指企業(yè)為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租給他人或?yàn)楣芾砟康亩钟械?、沒有實(shí)物形態(tài)的非貨幣性長期資產(chǎn)。法定無形資產(chǎn)是指受法律保護(hù)的各種無形資產(chǎn)。如：專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、特許權(quán)、租賃權(quán)等。非法定無形資產(chǎn)是不受專門法律保護(hù)的無形資產(chǎn)，如技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、商譽(yù)、客戶信息、存款客戶、保險(xiǎn)客戶等。對于非法定無形資產(chǎn)必須在日常工作中采取嚴(yán)格的保密措施，防止無形資產(chǎn)的流失。這樣就應(yīng)建立無形資產(chǎn)檔案。

25、如何建立和保存無形資產(chǎn)檔案?

根據(jù)無形資產(chǎn)的定義，企業(yè)應(yīng)對本單位的無形資產(chǎn)文件材料進(jìn)行收集、整理，移交到檔案室進(jìn)行保管。

26、什么是電子文件?

是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

27、什么是歸檔電子文件?

具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

28、什么是邏輯歸檔?

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

29、什么是物理歸檔?

把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

30、電子文件歸檔的套數(shù)

電子文件歸檔至少要有3套，以確保信息的完整、安全、可靠，并且要異地保存。

31、電子文件的載體有什么要求?

對保存電子文件的載體要求其記錄的數(shù)字信息能長期保存。如光盤、磁帶、硬盤。軟盤和各種存儲卡等不允許作為長期保存的物理載體。

32、電子文件歸檔的同時紙質(zhì)文件是否保存?

要保存。因?yàn)殡娮游募枰欢ǖ碾娮釉O(shè)備讀出來，因此一旦設(shè)備不能讀出時仍需要從紙質(zhì)文件上來閱讀。所以紙質(zhì)檔案與電子文件要同時歸檔，確保檔案的安全性。

33、企業(yè)是否執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》?

企業(yè)過去一般按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T

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2000)執(zhí)行。國家檔案局印發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22

2000)，是側(cè)重于文書檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，否則暫緩執(zhí)行此標(biāo)準(zhǔn)。

根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行實(shí)體分類的企業(yè)，黨群工作、行政管理作、經(jīng)營管理工作和生產(chǎn)技術(shù)管理工作四類的文件材料可參照《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，按“件”進(jìn)行整理；年歸檔量較少的企業(yè)，可將上