文件編號:文版本:C頁版本：01總頁數(shù)：9頁文件控制程序文件的修改履歷修改頁次修改章節(jié)修訂版本修訂細節(jié)生效日期修訂前修訂后制定：審核：批準：簽名：簽名：簽名：文件編號制定日期2010年12月10日文版本:C頁版本:01頁次第2頁，共9頁文件名稱：文件控制程序1.0 目的 1.1 有效地控制與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關的所有文件，確保使用文件的有效版本及可追溯性，防止各相關部門使用無效或作廢的文件。 1.2 保持文件的系統(tǒng)性，使相關人員可隨時查閱，并能妥善保存。2.0 范圍 2.1凡公司運作之相關質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全文件、資料均適用。3.0 定義3.1文件:本程序中所指的文件，也包括本公司自己編制的軟件和外來軟體文件。3.2 受控文件：須隨時保持最新資料并有發(fā)放及簽收記錄，對無效的文件須按規(guī)定回收或銷毀之文件。3.2.1內(nèi)部文件：由公司內(nèi)部自行撰寫發(fā)行之文件、資料……等，如體系文件。3.2.2體系文件分為下列四層：一級：質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理手冊，描述公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系運作之文件。二級：程序文件，規(guī)定公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理活動之文件。三級：部門文件、標準操作書，如:工作指導書、儀器/設備操作指導書、檢驗標準書、工程資料及圖紙等技術資料。四級：表單記錄，為質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全活動之客觀證據(jù)。3.2.3外來文件：非公司內(nèi)部所撰寫，從外部獲得之文件，如規(guī)范書、說明書、法規(guī)、國家/國際標準、政府法規(guī)、外來圖紙……等資料（包括程序軟件及客戶提供的產(chǎn)品測試平臺等相關軟體文件）。3.3非受控文件：與公司產(chǎn)品無關系的文件資料，由各部門自行保管，無需回收的文件。3.4技術文件:與產(chǎn)品直接相關的技術性文件和資料，例如：ECN、BOM、圖紙、作業(yè)指導書、軟件配置表等。4.0 權責4.1 評審和批準質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全手冊、程序文件各類文件之制定、修訂、廢止審核和批準權限，依照下表： 文件審批權責表文件類別制定、修訂、廢止審核批準質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全手冊管理者代表總經(jīng)理程序文件各權責部門經(jīng)理管理者代表總經(jīng)理部門/課室工作規(guī)范各權責部門部門經(jīng)理管理者代表作業(yè)指導書/設備操作指引類各權責部門課長部門經(jīng)理與產(chǎn)品直接相關的運行軟件各權責部門課長部門經(jīng)理內(nèi)/外部工作聯(lián)絡單各權責部門課長/經(jīng)理部門負責人/總經(jīng)理記錄表單/圖紙類/標準各權責部門組長/課長課長/經(jīng)理4.2文件制訂/修改人：負責將實際作業(yè)方式制訂/修訂形成文件,并簽名。4.3文件審核人：負責審查文件內(nèi)容之全面性、可操作性,并簽名。4.4文件批準人：負責批準文件之適用性，必要性，并簽名。4.5體系部：4.5.1負責質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全手冊、公司程序文件、部門規(guī)范性文件及經(jīng)管理者代表審批的相關列入文控中心管制的文件的登記管制、發(fā)行、回收舊版、保存等工作，同時監(jiān)督文件的格式及相關要求是否文件編號制定日期2010年12月10日文版本:C頁版本:01頁次第3頁，共9頁文件名稱:文件控制程序符合文件控制程序。4.5.2負責對4.5.1中的文件格式、編號之審核監(jiān)督確認。4.6技術文件的控制4.6.1部份技術文件由工程部及生產(chǎn)部按4.1條規(guī)定進行審批、加蓋技術文件章，作好登記、發(fā)行、回收、保存等工作。BOM、ECN、作業(yè)指導書、貼裝圖、產(chǎn)品生產(chǎn)軟硬件配置表由體系部受控發(fā)行。4.6.2相關部門有需要受控發(fā)行的文件到體系部蓋受章，按文件控制要求進行做到登記、發(fā)行、回收、保存工作。4.7文件編寫部門：負責相關文件變更之申請，對發(fā)行之本部門文件保管、維護及訓練、宣導。4.8對于不在4.1中的相關特殊性的文件審批，由部門負責人確定根據(jù)事項情況而定最終批準級別。5.0 流程/內(nèi)容： 5.1 流程:文件編號制定日期2010年12月10日文版本：C頁版本：01頁次第4頁，共9頁文件名稱：文件控制程序5.2內(nèi)容5.2.1質(zhì)量\環(huán)境\職業(yè)健康安全文件編號格式及原則：5.2.1.1 QualityManual質(zhì)量手冊(TQS100)環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊（TEOHS100） Where TQS=TrusTimeQUALITYSYSTEMWhere TEOHS=TrusTimeEnvironmentOccupationhealthsafetymanagementSYSTEM TQS=中信太和質(zhì)量體系TEOHS＝中信太和環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系 100=1stlevelDocumentcode一級文件代碼5.2.1.2 CompanyOperatingProcedure程序文件(e.g.TQS200-01)（e.g.TEOHS200-01） 200=2ndleveldocumentcode二級文件代碼 01=RunningNumber流水號5.2.1.3 WorkingInstruction部門工作規(guī)范(e.g.TQS300-QD-001)(e.g.TEOHS300-QD-001) 300=3rdleveldocumentcode三級文件代碼 QD=Departmentabbreviation部門名稱簡寫 001=RunningNumber流水號說明：部門工作規(guī)范：指各一級部門和二級課室的相關規(guī)范性文件等；作業(yè)指導類按5.2.1.4條進行編號。5.2.1.4 其它資料編號原則為:XXX-XX-XXXX-XXX流水號:如：001~009產(chǎn)品型號部門文件類型:作業(yè)指導書=SOP,材料清單=BOM,工程變更=ECN,機械圖紙=JXT,技術手冊=JSC,測試報告=YCS,產(chǎn)品流程圖=FLC，試驗規(guī)范=LAB，校正規(guī)范=CAL，元件承認書=FAA;軟件=SO;產(chǎn)品型號:該產(chǎn)品名稱，如適用于所有產(chǎn)品則用ALL代表.5.2.1.5外來文件的編碼原則為:XXXXXX-XXX流水號:如：001~009六位數(shù)字，即年月日各用兩位數(shù)字表示。特殊性要求：對于外來的軟體文件只作簽收記錄；無需在該軟體文件上進行編號。5.2.1.6Form表格(e.g.FM-QD-001A)(e.g.EOFM-QD-001A) Where FM=Form表格Where EOFM=Environmentoccupationhealthsafetyform表格 QD=Departmentabbreviation部門名稱代碼 001=RunningNumber流水號（各表格的流水編號以編寫部門為準進行連續(xù)延伸）A=表格版本(表格每改一次，就升一次版本；從A，B，C至Y，當輪第二次到A時就A1，B1，C1至Y1，當輪到第三次時在后直接加2，3，4，5一直加)。文件編號TQS200-02制定日期2010年12月10日文版本:C頁版本:01頁次第5頁，共9頁文件名稱:文件控制程序5.2.2部門代碼部門部門代碼部門部門代碼總裁辦GD體系部SD采購部PUD財務部FD商務部BD生產(chǎn)部PRD企劃部PD工程部ED進出口部ID計劃部PLD品質(zhì)部QD資材部WD人事部HR后勤部LD行政部RD5.2.3文件的制定、會簽、審核和批準5.2.3.1各類文件之制定、修訂、廢止、審核和批準權限參見4.1；5.2.3.2文件完成初稿后，必須依照“文件審核權責表”進行審核、批準，若通過，則將文件送交相應體系部，若未通過，則重新制作；送體系部受控的文件資料；依據(jù)4.5和4.6的規(guī)定到相關的體系部進行受控發(fā)行；編寫部門應將電子檔一起發(fā)到體系部分類存檔； 5.2.3.3 表單及記錄的管理請參照：《記錄管理控制程序》。5.2.3.4二級；三級（僅限于規(guī)范類文件）文件的編寫格式及字體要求（以下為文件內(nèi)容，宋體，10號字，標題為宋體，11號粗體字;1.0目的1.1XXXXXXX范圍2.1XXXXXXX3.0定義3.1XXXXXXX4.0權責4.1XXXXXXX4.1.1XXXXXXX5.0流程/內(nèi)容5.1流程5.1.1XXXXXXX5.1.1.1XXXXXXX5.2內(nèi)容6.0參考文件6.1XXXXXXX7.0記錄7.1XXXXXXX5.2.3.5一、二級文件制作完成后，在批準之前須經(jīng)過會簽程序；三級（部門規(guī)范類）文件僅限于部門內(nèi)部使用時無需會簽；即填寫《文件制作修改會簽單》幷與文件一起交相關部門會簽審閱；相關部門負責人會簽后須在《文件制作修改會簽單》上“會簽欄內(nèi)”簽字或簽署審閱意見或建議；相關部門全部會簽完成后；組織進行討論修改；修改后批準生效發(fā)行。5.2.3.6文件會簽時，相關需求部門應在《文件制作修改會簽單》上“分發(fā)部門”欄內(nèi)注明該文件的需求數(shù)量。5.2.3.7《文件制作修改會簽單》與相應已核準生效的文件原件一起交給文管中心登錄、發(fā)行。5.2.3.8文件在會簽審閱、批準后；編寫部門人員要組織對文件進行培訓學習；培訓的簽到記錄在送交文控發(fā)文件編號TQS200-02制定日期2010年12月10日文版本:C頁版本:01頁次第6頁，共9頁文件名稱:文件控制程序行時；和原件一并送體系部存檔；體系部監(jiān)督檢查文件的格式及培訓簽到記錄是否符合要求。5.2.3.9對于尚未正式發(fā)行的文件；根據(jù)其內(nèi)容的完整性；直接由當事部門按4.1審批后加蓋臨時印章；作為臨時文件投入使用，限時三天為有效期，否則自動作費；臨時文件不需要到文件控中心進行受控發(fā)行；待正式版發(fā)行后取代其臨時文 件，此臨時文件制作部門作銷毀處置。5.2.4 文件培訓、登記、發(fā)行、簽收 5.2.4.1 體系部接收到已經(jīng)批準之文件后；原件無需加蓋<受控文件>章；按指定的 份數(shù)進行復??；在復印件上每頁加蓋<受控文件>章；并根據(jù)制訂部門在《文件制作修改會簽單》上確定分發(fā)部門；由體系部登錄后分發(fā)至指定 部門；文件的生效日期以文件封面生效日期為準。收件人應當場核對 頁數(shù)、頁碼、 受控章無 誤后在《文件分發(fā)回收簽收登記表》上簽收。5.2.4.2 對于文件發(fā)行前的培訓；由體系部進行監(jiān)督和確認培訓簽到表；如果體系部未收到相關簽到表；可以不給予發(fā)行文件。5.2.4.3 體系部將收到所有的受控文件；必須記錄于《文件一覽表》；易于查閱。5.2.4.4 當受控文件使用中有破損或遺失；使用部門須填寫《文件申請單》；經(jīng) 該部門經(jīng)理確認后；由管理者代表批準；體系部收到批準的文件申請單后即時補發(fā)；體系部在相應發(fā)行管制記錄內(nèi) 注明補發(fā)記錄。5.2.4.5因客戶或其它廠商要求而發(fā)行之文件；該對口負責人須填寫《文件申請單》； 經(jīng)該部門經(jīng) 理確認；由管理者代表批準；憑批準后的《文件申請單》到體系部或技術文件發(fā)行部領用；該復印本不受控；文件上需加蓋《對外發(fā)行》印章。5.2.4.6外來文件由責權部門填寫《文件分發(fā)回收簽收登記表》；并寫明文件的來源；明確發(fā)行部門和數(shù)量，幷由責權部門負責人在外來文件上簽字確認；將外來文件原件與《文件分發(fā)回收簽收登記表》一并交給體系部或技術文件發(fā)行部（根據(jù)4.5條和4.6條原則進行受控發(fā)行）。5.2.4.7外來文件發(fā)行時應在文件每一頁加蓋紅色《外來文件》印章；要求使用部門相關人員在《文件分發(fā)回收簽收登記表》上簽收。對外發(fā)行的文件分發(fā)應由公司相關對外部門簽收；分發(fā)時應加蓋藍色《對外發(fā)行》章；文件失效或作廢時不回收。技術文件的培訓、登記、發(fā)行、簽收：5.2.5.1由工程部和測試技術課受控發(fā)行的文件；按此要求進行受控發(fā)行；當文件制定完成后；按4.1要求的權限審批；將原件無需加蓋<受控技術文件>章；按需求的 份數(shù)進行復??；在復印件上每頁加蓋<受控技術文件>章；并根據(jù)制訂部門在《文件制作修改會簽單》上確定分發(fā)部門；由制作部門/課室的文員登錄后分發(fā)至需求 部門；收件人應當場核對 頁數(shù)、頁碼、 受控章無 誤后在《文件分發(fā)簽收登記表》上簽收。5.2.5.2工程部和測試技術課受控發(fā)行的文件,在發(fā)出時建立《文件一覽表》；易于查閱。5.2.5.3當受控技術文件使用中有破損或遺失；使用部門須填寫《文件申請單》；經(jīng) 該部門經(jīng)理確認后；由該文件批準人審批同意；工程部和測試技術課文件管理員收到批準的文件申請單后即時補發(fā)；文件管理員應在文件發(fā)行登記表中注明補發(fā)記錄。5.2.6文件的更改、修訂、廢止5.2.6.1公司內(nèi)任何部門發(fā)現(xiàn)任何文件存在不完善之處時，均可以提出修改申請；由該部門文件管理員填寫《文件申請單》；按4.1權限人員審批表審批；由原制訂部門按規(guī)定程序執(zhí)行修改。文件編號TQS200-02制定日期2010年12月10日文版本:C頁版本:01頁次第7頁，共9頁文件名稱:文件控制程序5.2.6.2凡文件修改；必須在文件封面“文件修改履歷”中填寫相關修改的狀況；便于追溯。5.2.6.3文件首次發(fā)布時；文版本為A，頁版本為00。細小更改時；每次更改只升頁版本00至01；文件有超過十處修改或重大更改時；文版本A升為B；以此類推至Y止；當?shù)诙屋喕氐紸時版本應為A1，B1，C1---Y1止；當輪回第3，4，5次----；后面的序號應為3，4，5一直加。5.2.6.4所有的表格首次發(fā)布時；版本為A;每修改一次表格內(nèi)容時;版本A升為B;以此類推至Y止，當?shù)诙屋喕氐紸時版本應為A1，B1，C1---Y1止，當輪回第3，4，5次----；后面的序號應為3，4，5一直加。5.2.6.5如文件用于生產(chǎn)、檢驗、備料、測試等緊急情況下；可由該文件制定人在其內(nèi)容處直接進行劃改；并簽名即可臨時生效；然后兩天內(nèi)更新相關手動更改的文件。5.2.6.6修改后的文件依據(jù)5.4條要求執(zhí)行；文控員負責監(jiān)督在發(fā)出批準更新后的文件的同時；要求各相關部門將舊版文件回收到體系部；體系部在回收的舊文件上蓋《作廢》章；作銷毀處理。5.2.6.7當文件超過保存有效期；也就是文件已失去其使用價值時；由相關部門填寫文件申請單；經(jīng)管理者代表批準后廢止。5.2.6.8技術文件的更改、修訂、廢止5.2.6.8.1技術文件的更改、修訂；根據(jù)變更文件資料的要求;對現(xiàn)行的文件資料進行更新、升級；并回收舊的技術文件資料；對于過期的技術文件資料進行作廢處理。5.2.6.8.2技術文件的版升級識別為:文件首次發(fā)行版本為A;每修改一次內(nèi)容時;版本升為B;以此類推至Y止，當?shù)诙屋喕氐紸時版本應為A1，B1，C1---Y1止，當輪回第3，4，5次----；后面的序號應為3，4，5一直加。5.2.7文件的使用、管理文件正式發(fā)行后；各相關接收部門應安排對文件內(nèi)容；再一次的透過培訓或傳閱等方式來切實的了解；確保相關人員均得到充分的理解和落實。各部門使用之文件均應分類建立《文件一覽表》分類管理;便于查閱。體系部和技術文件發(fā)行部門應建立《文件一覽表》進行管理；同時建立《文件分發(fā)回收簽收登記表》以顯示文件發(fā)行及回收狀況；確保新版文件的發(fā)行和舊版文件回收。在文件發(fā)行之時；體系部和技術文件發(fā)行部門應監(jiān)督確認文件的內(nèi)容格式、字體及編碼是否符合文件控制的要求。文件未經(jīng)體系部或技術文件發(fā)行部加蓋紅色“受控章”或“技術章”或“外來文件”印章,不具有使用效力。5.2.7.6因工作需要，需借閱受控文件時；應在《文件分發(fā)回收簽收登記表》上記錄，經(jīng)體系部負責人同意后方可借閱；體系部或技術文件發(fā)行部保存的原稿不能外借。5.2.7.7文件原稿一律由體系部或技術文件發(fā)行部保存；包括電子檔文件；分發(fā)之文件由各部門自行保存。.8對外發(fā)行之文件；由對外接口部門負責申請；由4.1審批權限表審批發(fā)行；對外發(fā)行的文件加蓋“對外發(fā)行文件”印章；電子檔發(fā)行時，必須轉(zhuǎn)換成PDF檔，并加密后發(fā)行，不予以回收。舊版文件回收時；體系部和技術文件發(fā)行部須注明回收情形；各部門不得保留舊版；體系部必須對歷次的舊版原件進行保存；并加蓋藍色“舊版文件”章以做區(qū)別，避免誤用。內(nèi)部軟體文件的管理；必須按照文件控制程序的相關要求；SMT工程和測試技術課建立軟體文件的管理控制規(guī)范；具體控制細節(jié)見軟體文件的控制規(guī)范要求執(zhí)行。文件使用者不可隨意涂改文件內(nèi)容及亂寫亂畫；不可私自將蓋有受控印章的文件進行影印使用;現(xiàn)場不能使用有違背文件控制程序要求的文件。與產(chǎn)品相關的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理記錄由各部門按《記錄管理控制程序》進行。外來文件的管理5.2.8.1一般情況；外來文件是經(jīng)過接收部門轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件受控發(fā)行實施；如不需要轉(zhuǎn)換直接用于公司內(nèi)與產(chǎn)品及法律法規(guī)有關的外來文件使用；由接收部門將外來文件的原件打印出；送體系部或技術文件發(fā)行部進行編號、蓋章、登記受控發(fā)行；其它參考和學習性的外來文件由各部門自行管理。5.2.8.2客戶提供直接用于產(chǎn)品的測試軟件和平臺的相關軟體文件（不需要轉(zhuǎn)換使用的文件工具）；直接由測試技術課做好接收及發(fā)放登記；由測試技術課按文件控制的控制要求進行管理；建立《文件一覽表》；確保文件的可追溯性及準確性。5.2.8.3外來軟體文件（直接用于產(chǎn)品的測試軟件