Word版本，下載可自由編輯N項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定N項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé)，項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定一、目的妥當(dāng)保管管理處全部資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。二、適用范圍適用于XX物業(yè)管理處。三、職責(zé)3.1部門經(jīng)理...

項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定

一、目的

妥當(dāng)保管管理處全部資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。

二、適用范圍

適用于XX物業(yè)管理處。

三、職責(zé)

3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。

3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處全部資料的存放及分類歸檔工作。

3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。

四、辦法與過程控制

4.1管理處收發(fā)文件和資料采取各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。

4.2資料保管須按照公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢名目》和體系文件要求舉行資料的分類歸檔和收拾。

4.3資料柜須標(biāo)識清楚、顯然,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和平安。

4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。

4.5資料管理員下班后要將全部資料柜上鎖,避開文件、資料及物品遺失。

4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后,方可借閱。

4.7借閱者須在準(zhǔn)時歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)催促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并記下歸還人及歸還時光等,歸還的文件、資料要準(zhǔn)時歸檔。

4.8屬公司和管理處保密級文件須妥當(dāng)保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。

4.9文件、資料須按照體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲清單》相應(yīng)欄目舉行報廢和銷毀處理。

4.10資料管理員須定期對文件、資料、物品舉行收拾,保持環(huán)境整潔、干凈;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須準(zhǔn)時修補(bǔ),并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。

5.質(zhì)量記錄表格

《借閱記下表》

《文件資料